E-mail automatizálások útmutató

Az e-mailek, amelyek maguktól mennek ki: melyek vannak már, mikor indulnak és mit fednek le

Tartalom

Mi az automatizálás A hat, amely már megvan Mikor megy ki az e-mail A szövegek, nyelvenként A mezők, amelyek helyére adat kerül Bekapcsolás, és mit fed le Ki változtathatja, és melyik szálláshelyen Ha valami nem stimmel

Mi az automatizálásEgy e-mail, amely magától megy ki, amikor történik valami

Az automatizálás olyan e-mail, amelyet a Vezpa az Ön közbelépése nélkül küld el, amint teljesül a választott feltétel: két nappal az érkezés előtt, abban a pillanatban, amikor a vendég befejezi az online check-int, az indulás utáni napon. Az alkalmazásban a Konfiguráció szekcióból érhetők el, az «Automatizálások» alatt.

Ki kapja meg

A «Kinek küldjük az e-mailt» mezőnek két értéke van és több nincs: «Vendég», aki a saját nyelvén kapja meg az üzenetet, és «Ön (szállásadó)», ami belső értesítés a szálláshely címére.

Egy szálláshelyhez tartoznak, nem a fiókhoz

Minden automatizálás egy szálláshelyhez tartozik. Ha a fiókja többet kezel, a lista minden kártyája az összefoglaló alatt megnevezi, melyikhez tartozik, a szálláshelyet pedig a létrehozáskor a felső menüből választja ki: szerkesztés közben zárva marad, mert egy automatizálást egyik szálláshelyről a másikra átvinni megváltoztatná, mely foglalásokkal foglalkozik.

A sikertelen küldés nem nyúl a foglaláshoz: bekerül a küldési naplóba az okával együtt (egyik tartaléknyelven sincs szöveg, nincs mód elérni a vendéget, egy hivatkozás üresen jött volna ki), és a foglalás úgy marad, ahogy volt.

A hat, amely már megvanAz első naptól léteznek, szöveggel bennük és kikapcsolt kapcsolóval

Minden szálláshelyhez a Vezpa hat automatizálást készít elő. Nem üresen születnek: a példaszöveg már meg van írva a Booking Engine minden nyelvén. Ami kikapcsolva születik, az a kapcsoló: amíg be nem kapcsolja, semmi nem megy ki.

«Foglalás visszaigazolása»
Amint a foglalás rögzítve van
Attól a pillanattól számol, amikor a foglalást rögzítették, és a kézzel beírt foglalásokra, valamint a portálokról érkezőkre vonatkozik. A Booking Engine-ből érkező foglalásoknál nem indul el, mert azok már elküldik a saját visszaigazolásukat a fizetés eredményével.
«Érkezés előtt - önálló bejelentkezés»
Két nappal a check-in előtt
Az érkezés előtti üzenet, az online check-inre vezető hivatkozással.
«Házirendek / ajtókódok»
Amint a vendég befejezi az online check-int
Házirend és ajtókódok, csak azoknak a vendégeknek, akik regisztráltak.
«Figyelmeztetés: vendégadatok készen állnak»
Ugyanabban a pillanatban, de Önnek
Belső értesítés a szálláshely címére: a vendég adatai ki vannak töltve.
«Idegenforgalmi adó emlékeztető»
Egy nappal a check-out előtt
Felkéri a vendéget, hogy fizesse be az adót. Ha az adó már kifizetettnek számít, az e-mail nem megy ki.
«Köszönet / értékelés kérése»
Egy nappal a check-out után
Elköszön a vendégtől, és értékelést kér.
Azon a haton a «Példaszöveg használata» gomb visszateszi a kezdő szöveget abba a nyelvbe, amelyben éppen ír. Az Ön által létrehozott automatizálásokon ez a gomb nincs ott: példaszöveg csak olyan üzenethez létezik, amelynek ismerjük a célját.

A saját automatizálásai

Az «Új automatizálás» gombbal továbbiakat ad hozzá: nevet, kiváltót, címzettet és szövegeket választ. Amikor a lista üres, az oldal kimondja: «Nincsenek automatizálások. Koppintson a + gombra egy létrehozásához.»

Mikor megy ki az e-mailHárom kiváltó időt számol, három egy tényt követ

A kiváltót a «Mikor» szakaszban választja ki. Hat van belőlük, két családban.

A kiváltók, amelyek időt számolnak

Egy dátumból indulnak és egy távolsággal mozdulnak, «előtt» vagy «után», «nap», «óra» vagy «perc» egységben:

  • «Check-inhez kapcsolódó» — az érkezés dátuma
  • «Check-outhoz kapcsolódó» — a távozás dátuma
  • «Foglalás dátumához kapcsolódó» — az a pillanat, amikor a foglalást rögzítették

Ha a távolság napban van, megjelenik a «Küldés időpontja» is, a szálláshely helyi idejében: például 10:00-kor a check-out napján. Órával vagy perccel ez a mező nem jelenik meg, mert a számolás a viszonyítási nap éjfelén kezdődik.

Az idő szerinti kiváltókat minden harminc percben ellenőrzi a rendszer. A távolságnak felső határa van: legfeljebb 60 nap, óra vagy perc.

A kiváltók, amelyek egy tényt követnek

Abban a pillanatban sülnek el, amikor a tény megtörténik, és nincs sem távolságuk, sem küldési idejük:

  • «Eseményre: online check-in befejezve»
  • «Eseményre: fizetés befejezve»
  • «Eseményre: foglalás lemondva»
A sikertelen fizetés nem kiváltó. Nincs a listán, és nem figyelmetlenségből: a rendszerben semmi nem jelzi azt a fizetést, amely nem ment át, így egy arra állított automatizálás örökre csendben maradna. Ha olyan vendég után akar menni, aki nem fizetett, használja az alább leírt ismétlést.

Az emlékeztető ismétlése, és hol áll meg

Az «Emlékeztető ismétlése» beállítással ugyanaz az üzenet időközönként újra kimegy, amíg nem teljesül a választott feltétel. Négy feltétel van: «Idegenforgalmi adó kifizetve», «Foglalás egyenlege kifizetve», «Előleg kifizetve», «Online bejelentkezés befejezve». Egyikük kötelező az ismétlés bekapcsolásához: nélküle a bekapcsolás elutasításra kerül.

A felső határok: az «Ismételj minden» legfeljebb 30 (nap vagy óra), a «Küldések maximális száma» legfeljebb 10. És minden esetben, ahogy az alkalmazás írja: «Az emlékeztető minden esetben megáll a check-out után vagy amikor a foglalást lemondják.»

A megállási feltétel ismétlés nélkül is számít: állítsa be egy olyan üzenetre, amely egyszer megy ki, és az az üzenet nem jut el ahhoz a vendéghez, aki azt a dolgot már megtette. Ezért nem jut el az adó emlékeztetője ahhoz, aki már fizetett.
Ugyanaz az üzenet foglalásonként és előfordulásonként csak egyszer megy ki: két egymáshoz közeli ellenőrzés, vagy egy kétszer jelzett esemény, nem szül két e-mailt.

A szövegek, nyelvenkéntEgy fül a Booking Engine minden nyelvéhez

Minden automatizáláshoz megírja a «Tárgy» és a «Szövegtörzs» részt a Booking Engine-ben aktív minden nyelven: a nyelvi fülek pontosan azok. Adjon hozzá egy nyelvet a Booking Engine-hez, és az új fül itt megjelenik.

Melyik nyelvet kapja a vendég

A Vezpa sorban próbálkozik, és megáll az első kitöltött szövegnél:

  1. annak a portálnak a nyelve, amelyen a vendég foglalt, ha az engedélyezettek egyike
  2. a szálláshely alapértelmezett nyelve
  3. angol
  4. olasz
Tehát egy üresen hagyott nyelv nem állítja meg a küldést: egy német vendég német szöveg nélkül is megkapja az üzenetet, angolul vagy olaszul. A küldés csak akkor marad ki, ha egyik nyelvnek sincs szövege a négy közül. Ha fontos, hogy mindenki a saját nyelvén olvasson, azokat a füleket ki kell tölteni.

A mezők, amelyek helyére adat kerülKapcsos zárójelben lévő helyőrzők, küldéskor kitöltve

A szövegbe helyőrzőket tehet, amelyek az e-mail kimenetelekor a foglalás valódi adataivá válnak. Egyszeres kapcsos zárójelben írják őket, mindet kisbetűvel. Nem kell megtanulnia: a «Mező beillesztése» gomb felsorolja őket annak az adatnak a nevével együtt, amelyet beszúrnak.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}
A helyőrzők nevei minden nyelven ugyanazok: mezőnevek, nem lefordítandó szavak. Pontosan úgy írja le őket, ahogy fent állnak.

Melyik mit szúr be

  • {ospite_nome} — a fő vendég neve
  • {ospiti_num} — a vendégek teljes száma
  • {check_in} / {check_out} — a dátumok, az e-mail nyelvén kiírva
  • {notti} — a tartózkodás éjszakáinak száma
  • {camera_nome} — a szállástípus neve
  • {struttura_nome} — a szálláshely neve
  • {indirizzo} — a szálláshely címe
  • {link_self_checkin} — hivatkozás a vendég online check-injére
  • {link_pagamento_tassa} — hivatkozás az idegenforgalmi adó befizetésére
  • {importo_tassa} — az idegenforgalmi adó, amely még fizetendő
  • {importo_tassa_totale} — a tartózkodás teljes idegenforgalmi adója
  • {saldo_residuo} — ami a foglaláson rendezendő maradt
  • {link_prenotazione} — hivatkozás a foglalás oldalára
  • {whatsapp_struttura} — a szálláshely WhatsApp-száma, ha megadott egyet

Az összegek a szálláshely valutájában jönnek ki, az e-mail nyelvének elválasztóival.

{importo_tassa} a még fizetendő idegenforgalmi adó, nem a teljes. A tartózkodás egész összegéhez használja az {importo_tassa_totale} mezőt: két különböző szám, és egy részben kifizetett adónál a különbség látszik.
Nem létező mezőt nem lehet elmenteni. Írjon {nome_ospite}-t az {ospite_nome} helyett, és az előnézet alatt vörös figyelmeztetés sorolja fel a fel nem ismert mezőket, a «Mentés» pedig elutasításra kerül és megnevezi az elsőt. Tehát ez nem mód arra, hogy zárójel maradjon a szövegben: olyan szöveg, amelyben nem mező a zárójel, nem megy át.

Az előnézet példa, nem bizonyíték

Az «Előnézet» kártya kitalált adatokkal mutatja a szöveget (kitalált névvel, a mai naphoz közeli dátumokkal), és arra van, hogy az üzenet formáját ellenőrizze. Az alkalmazás számolja ki, nem a kiszolgáló: nem a valódi e-mail, és néhány mező szögletes zárójelben jelenik meg érték helyett. A valódi küldéseket a küldési naplóban látja.

A csevegővel rendelkező portálok (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) foglalásainál a vendégnek szóló automatizálás e-mail helyett a portál beszélgetésében is megérkezhet. A linket tartalmazó szöveg, például a(z) {link_self_checkin}, előbb a vendég valódi e-mail-címét próbálja; ha nincs ilyen, a csevegőbe megy, ahol a Vezpa linkjei (vezpa.it és az Ön aktív saját domainje) az Airbnb-n és a Booking.com-on mindig megmaradnak. Az Expedián és a VRBO-n a linkek törlődnek.

A Booking.com-on egyszer el kell végezni egy lépést az extraneten: Szálláshely → Üzenetbeállítások → Biztonsági beállítások → «Link hozzáadása» → vezpa.it, és a saját domainjét is, ha a szálláshely használ ilyet (onnan indul a check-in linkje). Amíg ez nincs meg, a vendég megkapja az üzenet szövegét, de a link helyén ezt olvassa: [Link was removed]. A Booking.com cseréli le így a jóvá nem hagyott linkeket. Az Airbnb-n nincs teendő.

A linket tartalmazó üzenet soha nem megy ki megcsonkítva: ha az egyetlen út egy olyan csevegő, amely törölné a linket (Expedia, VRBO), a küldés kimarad, és az ok bekerül a naplóba.

Bekapcsolás, és mit fed leElőször «Mentés», aztán a kapcsoló

Az automatizálás semmit nem küld, amíg az «Aktív» kapcsoló ki van kapcsolva. Az út ez:

  1. nyissa meg az automatizálást a listából, vagy hozzon létre egyet az «Új automatizálás» gombbal
  2. a «Mikor» szakaszban válassza ki a kiváltót, a távolságot és, ahol érvényes, a «Küldés időpontja» értékét
  3. írja meg a «Tárgy» és a «Szövegtörzs» részt legalább a szálláshely alapértelmezett nyelvén: az a szöveg nélkül a bekapcsolás elutasításra kerül
  4. a «Típusok» szakaszban döntse el, mely szállásokra érvényes
  5. érintse meg a «Mentés» gombot
  6. kapcsolja be az «Aktív» kapcsolót
A két mozdulat külön van, és a sorrend számít: egy éppen létrehozott automatizáláson a kapcsoló kikapcsolva és érinthetetlenül marad, amíg nem mentett. A szövegek és a típusok változásai nem mentődnek maguktól: «Mentés» nélkül elvesznek.

Mely szállásokra érvényes

A «Típusok» szakasz szállástípus szerint csoportosít, nem egyes szoba szerint. Minden csoport, amelyet az «Új csoport» gombbal ad hozzá, a saját típusait és a saját szövegeit tartja, így írhat egy üzenetet a lakosztályoknak és egy másikat a kétágyas szobáknak. A «Többi típus» csoport mindazt lefedi, amit nem rendelt hozzá, amíg a «Küldés a többi típusnak is» bekapcsolva marad. Az a típus, amely egyik csoportban sincs és ez a kapcsoló sem fedi le, nem kap semmit.

Mit fed le: a múltat nem hozza be

Az automatizálás bekapcsolása semmit nem küld arra, ami már elmúlt. A próba nem a foglalás dátuma: a kiszámolt küldési dátum. Az üzenet csak akkor megy ki, ha az a dátum a kapcsoló bekapcsolása utánra esik.

  • egy hónapokkal ezelőtt rögzített foglalás, amelynek a check-inje a jövő héten van, megkapja az érkezés előtti üzenetet: a küldési dátuma a jövőben van
  • egy tegnap rögzített foglalás, amelynek a check-inje holnap reggel, nem kap két nappal korábbra állított érkezés előtti üzenetet: az a dátum már elmúlt
A kapcsoló kikapcsolása törli azt a pillanatot, amikor bekapcsolták: az újbóli bekapcsolás onnan indul, és ami közben elmúlt, az elmaradt. Egy bekapcsolt automatizáláson a távolság, az egység, az irány vagy a küldési idő megváltoztatása szintén visszaállítja ezt a jelet, mert minden foglalás küldési dátumát elmozdítja.

Szerkesztés és kikapcsolás

Az automatizálást bármikor kikapcsolhatja, a listából vagy a saját oldaláról: az a kapcsoló azonnal hat, a «Mentés» megkerülésével.

Ki változtathatja, és melyik szálláshelyenEzek az e-mailek a szálláshely nevében mennek ki

Automatizálást létrehozni, módosítani, bekapcsolni vagy törölni a szálláshely konfigurálásának jogosultságát kéri: az Igazgató és az Asszisztens rendelkezik vele. A többi szerepkörnél az oldal csak olvasható marad: nincs gomb a létrehozáshoz, nincsenek kapcsolók, nincs «Mentés».

A küldési napló

Minden automatizálás naplója felsorolja a küldéseket az eredményükkel, a használt nyelvvel, a címmel és bármely hiba okával. Annak van fenntartva, aki a szálláshelyet konfigurálhatja, pontos okból: a vendégek e-mail-címeit mutatja. A Megfigyelő és a Szobalány nem jut el hozzá.

A számmezők felső határai

Három mezőnek van felső határa: a kiváltó távolsága legfeljebb 60, az «Ismételj minden» legfeljebb 30, a «Küldések maximális száma» legfeljebb 10. Az üresen hagyott mező az utolsó érvényes értékre áll vissza, ahelyett hogy nullát mentene.

Ha valami nem stimmelAz okok, amiért egy e-mail nem megy ki

  • Az automatizálás be van kapcsolva, de semmi nem ment ki. Nézze meg a kiszámolt dátumot: ha a kapcsoló bekapcsolása elé esett, semmi nem megy ki. És ellenőrizze, hogy a szövegek megírása után megérintette-e a «Mentés» gombot.
  • Egy típus nem kap semmit. A «Típusok» szakaszban annak a típusnak olyan csoportban kell lennie, amelynek a szövege ki van töltve, vagy a «Többi típus» csoportnál be kell lennie kapcsolva a «Küldés a többi típusnak is» beállításnak.
  • A mentés elutasításra kerül. Szinte mindig van egy kézzel beírt helyőrző, amely nem létezik: az előnézet alatti vörös figyelmeztetés megnevezi.
  • A vendég rossz nyelven kapta meg az e-mailt. Hiányzik a szöveg az ő nyelvén: a szálláshely nyelvére esik vissza, aztán angolra, aztán olaszra.
  • A napló azt mondja, a küldés kimaradt. Az ok ott áll mellette: nincs mód elérni azt a vendéget, egyik tartaléknyelven sincs szöveg, egy hivatkozás üresen jött volna ki, egy linket a portál csevegője törölt volna (lásd E-mail vagy portálcsevegő, és a linkek), vagy egy megállási feltétel már teljesült.
  • Bemutató szálláshelyeken semmi nem megy ki, szándékosan: a próbafiók nem ír a vendégeknek.

Segítségre van szüksége?

Ha bármi kétsége van az automatizálásokkal, nyisson jegyet a Vezpa alkalmazásból: a támogatási rendszer a Konfiguráció szekcióban van.