Vodič za OTA poruke

Gosti koji rezerviraju preko portala ne pišu vam e-poštom: pišu u razgovoru na portalu. Ovaj zaslon dovodi te razgovore u Vezpu, s cijelom njihovom poviješću, i omogućuje vam odgovaranje bez ulaska u extranet svakog kanala.

Koji portali imaju razgovore

Četiri: Booking.com, Airbnb, Expedia i VRBO. Samo poruke tih kanala prenosi channel manager: rezervacija koja je došla s drugog portala ili je primljena telefonom ovdje nema razgovor, i to nije pogreška.

Kako dolazite ovamo

• s kartice «Poruke» u donjoj traci, koja nosi i broj nepročitanih;
• iz Konfiguracije, stavka «Poruke»;
• s detalja rezervacije, stavka «Poruke»: tamo popis sadrži samo taj razgovor, a gumb za završene boravke se ne pojavljuje jer nije potreban.

Što vam govori jedan red

Tri oznake koje je dobro prepoznati

Na računalu dva okvira

Od 1200 piksela širine zaslon se dijeli: popis lijevo, otvoreni razgovor desno. Gore i Dolje kreću se popisom, Home vraća na vrh, a Enter otvara označeni razgovor. Na telefonu i tabletu popis ostaje, a dodir na red otvara razgovor na cijeloj stranici.

Osvježavanje popisa

Nova poruka dolazi od channel managera čim je gost napiše i pokreće obavijest na vašem telefonu. Popis koji već imate otvoren, međutim, ne iscrtava se ponovno: ponovno ga učitajte gumbom «Osvježi» u traci ili povlačenjem popisa prema dolje.

Čitanje poruke na drugom jeziku

Unutar razgovora, uz poruku na stranom jeziku, stoji gumb «Prikaži prijevod»; dok je prijevod na zaslonu, isti gumb postaje «Prikaži izvornik» i vraća vas natrag.

Nema svaka poruka taj gumb: pojavljuje se kada prijevod postoji. Ponekad ga portal pošalje s porukom, ponekad ga Vezpa doda kasnije; kada ga nema, ostaje izvornik.

Odgovaranje

Polje «Napišite poruku» stoji na dnu razgovora i raste do pet redaka. Na računalu Ctrl+Enter (ili Cmd+Enter) šalje, dok Enter sam započinje novi red: tako duga poruka ne izlazi napola napisana. Polje se prikazuje rolama koje mogu odgovarati: vidi Kdo može čitati i kdo može odgovarati niže.

Skok na rezervaciju

Zaglavlje razgovora, kada postoji povezana rezervacija, može se dodirnuti i otvara karticu te sobe. To je put do prijave, plaćanja i dokumenata bez vraćanja i traženja po popisu.

Kopiranje poruke

Uz svaki oblacić stoji gumb «Kopiraj poruku», koji tekst stavlja u međuspremnik. Tekst se može i označiti prstom ili mišem, ako vam treba samo dio.

Vraćanje na zatvorene razgovore

Popis sam izostavlja razgovore završenih boravaka. Gumb «Prikaži i završene boravke» vraća ih, a kada je uključen postaje «Sakrij završene boravke». Na kartici «Poruke» u donjoj traci gumb može biti u izborniku alata, ako je zaslon uzak.

Što ostaje izvan popisa, a što nikada

Postoji samo jedan rez: razgovori rezervacije kojoj je odjava već prošla ostaju izvan popisa. Granica je danas vašeg objekta, a ne poslužitelja: onaj koji odlazi jutros ostaje vidljiv cijeli dan. Tri skupine nikada se ne režu:

• razgovori s nepročitanim porukama, bez obzira na datume boravka — gost koji piše nakon odjave zbog računa ili zaboravljene stvari mora ostati dostupan, a brojač u traci broji točno taj popis;
• upiti prije rezervacije, koji uopće nemaju datum odlaska;
• razgovori boravka koji je u tijeku ili tek predstoji.

Rez skriva, ne briše: «Prikaži i završene boravke» vraća cijelu povijest, a s detalja rezervacije njezin se razgovor otvara ionako, i ako je gost otišao mjesecima prije.

Automatske poruke stižu u razgovor

Automatizacije — poruke koje Vezpa sama šalje prije dolaska, nakon odlaska, kada uđe plaćanje — ne putuju samo e-poštom. Kada rezervacija dolazi s jednog od četiri portala s razgovorom, Vezpa ih može dostaviti unutar razgovora, i nalazite ih ovdje uz svoje.

Put odabire sadržaj poruke, a pravilo je dobro znati jer mijenja ono što gost čita:

• Tekst bez podataka za kontakt u sebi (bez web adrese, bez e-pošte, bez telefona) dostavlja se prvenstveno u razgovor: tamo gleda gost s portala.
• Tekst koji sadrži kontakt — vezu za plaćanje, vezu za online prijavu, telefonski broj — prvo pokušava e-poštom, na pravu adresu gosta.
• Ako adrese e-pošte nema, ili je to adresa za preusmjeravanje kanala, taj tekst ide u razgovor. Tamo Vezpa uvijek uklanja adrese e-pošte, telefonske brojeve i veze na druge stranice, ali zadržava svoje veze (vezpa.it i aktivnu vlastitu domenu objekta) ondje gdje ih portal propušta.

Gdje prolaze veze Vezpa, portal po portal:

• Airbnb: uvijek. Airbnb dopušta veze nakon potvrde rezervacije, a Vezpa prima samo potvrđene rezervacije.
• Booking.com: uvijek. Veze koje niste odobrili Booking.com zamjenjuje s [Link was removed], zato jednom napravite korak u extranetu: Objekt → Postavke poruka → Sigurnosne postavke → «Dodaj poveznicu» → vezpa.it (i svoju domenu, ako je koristite: odande polazi poveznica za check-in). Do tada gost čita poruku, ali ne i vezu.
• Expedia i VRBO: nikada; veze se uklanjaju.

Privitak, s druge strane, nikada ne ide u razgovor: PDF račun izlazi samo e-poštom, a ako e-pošte nema, Vezpa ne šalje osakaćenu poruku, nego vam to kaže.

Kdo može čitati i kdo može odgovarati

Svatko s pristupom objektu može čitati razgovore, i to u cijelosti. Za odgovaranje je potrebno dopuštenje pisanja po rezervacijama: imaju ga Upravitelj, Asistent i Korisnik. Revenue Manageru, Wellness djelatniku, Domaćici i Promatraču polje za odgovor uopće se ne prikazuje: na njegovom mjestu, na dnu razgovora, stoji sivi red s lokotom: «Samo za čitanje: odgovor gostu šalje osoba koja upravlja rezervacijama.»

Tim četirima rolama točka za nepročitano ostaje upaljena i nakon što otvore razgovor, i to je namjerno: brojač pripada objektu, a ne vama, i njegovo bi gašenje skrilo poruku onome koji na nju mora odgovoriti. Stanja čitanja po korisniku nema: to bi bila druga funkcija.

Demonstracijski objekti ne šalju

Na demonstracijskim računima odgovor ne izlazi na kanal, i ne ostaje ni u razgovoru: Vezpa se zaustavlja prije nego što ga zapiše. Vidite obavijest o neuspjelom slanju, ali oblacić se ne pojavljuje. To je namjerno i sprječava da probni objekt piše stvarnom gostu.

Oblacići bez teksta

Neki portali prenose događaje koji nisu poruke (prethodno odobrenje, sistemska obavijest): redove bez ikakva teksta. Vezpa ih ne iscrtava, jer prazan oblacić više izgleda kao pogreška nego kao događaj bez sadržaja.

Poruka s privitkom prikazuje samu datoteku: fotografija se pojavljuje u oblačiću i dodirom se otvara preko cijelog zaslona, gdje je «Podijeli» prosljeđuje onome kome treba; PDF je red koji se dodirne da bi se otvorio. Datoteke stižu nekoliko sekundi nakon poruke. Ako se neka ne može dobiti — format različit od fotografija i PDF-a ili datoteka koju portal više ne daje — oblačić to kaže: otvorite je na portalu.

• Ne mogu naći razgovor nekog gosta. Ako je boravak završio, popis ga reže: uključite «Prikaži i završene boravke». Ako rezervacija nije došla s Booking.coma, Airbnba, Expedije ili VRBO-a, razgovora uopće nema.
• Popis je prazan. Na objektu koji još nije primio nijednu poruku to je normalno. Pokušajte «Osvježi»: popis se iznova čita s poslužitelja, ne osvježava se sam dok ga gledate.
• Rezervacija za tri mjeseca je na vrhu. Poredak slijedi datum posljednje poruke, ne datum dolaska. Taj je datum napisan u svakom redu.
• Umjesto imena gosta čitam naziv portala. Znači da kanal nije poslao ime i da nema povezane rezervacije iz koje bi se uzelo — obično upit prije rezervacije.
• Odgovor nije izašao. Poruka ostaje u razgovoru, označena s «Slanje nije uspjelo», a red se ipak pomiče na vrh. Pokušajte ponovno: ako portal kratko nije bio dostupan, drugi pokušaj prođe.
• Piše da nedostaje identifikator razgovora. To je vrijednost koju portal zahtijeva a koju Vezpa za taj razgovor ne posjeduje. Taj odgovor treba napisati iz extraneta kanala; kasniji razgovori odavde ponovno rade.
• Odgovorio sam na e-poštu gosta i nikada ništa nisam dobio. Ako adresa završava na domenu portala, to je adresa za preusmjeravanje: koristite ovaj zaslon.
• Vidim automatsku poruku bez veze koju sam napisao. U razgovoru ostaju samo veze Vezpa: adresa neke druge stranice, e-pošta ili telefon napisani u tekstu uklanjaju se. Veze Vezpa ({link_self_checkin} i slične), naprotiv, nikada ne stižu uklonjene: ako bi ih razgovor uklonio, automatizacija ne izlazi i zapisnik slanja to kaže. Vidi Automatske poruke stižu u razgovor gore.
• Gumba za završene boravke nema. Ne pojavljuje se kada ste došli s detalja rezervacije: tamo je popis već taj jedan razgovor.
• Ne vidim polje za odgovor. Vaša rola može čitati razgovore ali ne pisati po rezervacijama: na mjestu polja stoji sivi red koji počinje s «Samo za čitanje». Zamolite Upravitelja da promijeni vašu rolu, ili pustite da odgovori netko s dopuštenjem.
• Otvorio sam razgovor i točka za nepročitano je još tu. To se događa rolama koje ne mogu odgovarati, i namjerno je: brojač pripada objektu, a njegovo bi gašenje skrilo poruku onome koji tek mora odgovoriti.