Vodič za Računovodstvo

Računovodstvo otvarate sa stranice «Nadzorna ploča» gumbom «Računovodstvo». Na vrhu su kartice «Pregled», «Kretanje», «Račun dobiti i gubitka», «Prihodi», «Troškovi», «Dobavljači» i «Dospijeća»: koje vidi koja uloga, pronaći ćete u Tko što vidi.

Razdoblje birate gumbima «Ovaj mjesec», «Prošli mjesec», «Ova godina» i «Prošla godina». Pregled ima tri pločice; dodirom na jednu otvara se kartica koja je objašnjava:

• «Dobit»: prihodi minus troškovi, crveno ako je negativna. Otvara račun dobiti i gubitka.
• «Za plaćanje»: troškovi koji još nisu plaćeni i koliko ih je. Otvara dospijeća.
• «Za naplatu u razdoblju»: ono što je zarađeno u odabranim mjesecima, a još nije plaćeno. Otvara prihode.

Ispod su grafikon «Troškovi po kategorijama» i «Sljedeća dospijeća».

Na vrhu su tri broja, prihodi, troškovi i dobit godine, s promjenom u odnosu na prethodnu godinu kad postoji prethodna godina za usporedbu. Grafikon za svako razdoblje prikazuje stupac prihoda i stupac troškova, a iznad njih liniju dobiti.

«Mjesec», «Tromjesečje» i «Godina» mijenjaju korak grafikona, strelice mijenjaju godinu. Dodirnete li jednu ili više kategorija, grafikon prikazuje samo njihove troškove: dobit ostaje stvarna, prihodi minus svi troškovi. «Grupirane» stavlja troškove u jedan stupac, «Jedna po jedna» dijeli ih po kategorijama.

Tablica s razdobljima u stupcima (na telefonu se pomiče u stranu) i ovim recima:

• «Prihodi»: otvara se po stavkama, tj. po vrsti smještaja, odjelu blagajne i Wellnessu;
• «Troškovi»: otvara se po kategorijama;
• «Dobit», istaknuta;
• «Provizije OTA (izvan dobiti)», kad postoje računi za provizije (vidi Provizije OTA);
• «Dobit prethodne godine», za usporedbu.

Iznad tablice pojavljuju se napomene o brojkama koje treba provjeriti: troškovi bez PDV-a, uplate veće od ukupnog iznosa rezervacije (stavka «Višak», obično neevidentiran povrat), boravci podijeljeni između više tvrtki.

• Računaju se samo primljene uplate: predujmovi i ostaci rezervacija, plaćene prodaje blagajne i Wellnessa. Kartica ostavljena kao jamstvo nije prihod dok je ne terećite.
• Računaju se u mjesecu na koji se odnose: smještaj se dijeli noć po noć, pa boravak od 30. travnja do 3. svibnja daje jednu noć travnju i dvije svibnju.
• Turistička pristojba ostaje izvan: naplaćujete je za općinu.
• Povrat rezervacije otkazane preko Booking Enginea smanjuje prihode.

Kartica grupira po mjesecima i stavkama; svaka stavka pokazuje zarađeno (ono što pripada tim mjesecima) i naplaćeno. Iznosi na ovoj kartici uvijek su s PDV-om.

Na dnu je «Izdani dokumenti»: računi, knjižna odobrenja, potvrde i blagajnički računi iz razdoblja. Tu su za pregled i ne zbrajaju se s prihodima, jer su uplata i njezin račun isti novac.

1. Dodirnite gumb + «Trošak».
2. Upišite «Iznos» i odaberite «Kategorija»: ta su dva dovoljna, zatim «Spremi».
3. Po potrebi otvorite «Više pojedinosti»: dobavljač (ako ga nema, upišite njegov naziv: Vezpa nudi da ga doda), tvrtka, «Mjesec na koji se odnosi», «Broj mjeseci», dospijeće, plaćeno, «Stopa PDV-a (%)» (predlaže je kategorija), «Broj dokumenta» i bilješke.

Mjesec na koji se odnosi je mjesec kojem trošak pripada, čak i ako ga platite kasnije. S «Broj mjeseci» trošak se dijeli na jednake dijelove: godišnje osiguranje na 12 mjeseci teži jednu dvanaestinu mjesečno.

«Učitaj XML» čita talijanski e-račun FatturaPA, kao .xml ili potpisan kao .p7m: dobavljača, broj, datum, iznose, PDV i dospijeće. Odobrenje ulazi s minusom. Trošak ide tvrtki na koju glasi račun (PDV ID primatelja): ako to nije nijedna Vaša, datoteka se odbija. Ulazi kao za plaćanje, sa zadanom kategorijom dobavljača.

U Italiji računi dobavljača mogu stizati i sami. Ako na stranici «Tvrtke (OIB)» kartica tvrtke ima redak «Računi dobavljača», direktor bira «putem Vezpe»: svaki račun koji stigne iz SDI-ja postaje trošak te tvrtke za plaćanje, s oznakom «Primljeni račun», i ne može se izbrisati. Ako je već postojao kao trošak, unesen ručno ili iz XML-a, Vezpa ga povezuje s njim umjesto da stvori drugi. Uz «putem knjigovođe» prima ih knjigovođa, a ovdje ih dodajete s «Učitaj XML». Kako se uključuje, objašnjava vodič za e-račune.

Popis se filtrira po kategoriji, dobavljaču i stanju («Sve», «Za plaćanje», «Plaćeni»). Svaki trošak možete izmijeniti, izbrisati, označiti s «Označi kao plaćen» ili «Označi kao neplaćen» i kopirati u drugi mjesec s «Dupliciraj», praktično za režije. Trošak bez kategorije prikazuje se kao «Bez kategorije»; troškovi u drugoj valuti ostaju izvan zbroja.

Za troškove koji se vraćaju isti (plaće, kredit, najam, pretplate) upotrijebite «Ponavljaj» u kartici troška: «Svaki mjesec», «Svaka 3 mjeseca» ili «Svake godine», uz «Do» ako ponavljanje ima kraj. Vrijedi za troškove unesene ručno, ne za one iz XML-a. Vezpa sam stvara trošak svakog razdoblja, istog dana u mjesecu (31. postaje posljednji dan u kraćim mjesecima), za plaćanje, s iznosima, dobavljačem, kategorijom i tvrtkom prvoga. Na popisu troškovi jednog ponavljanja imaju ikonu sa strelicama u krugu. Zaustavlja se gumbom «Zaustavi ponavljanje», s prvog troška ili s bilo kojeg od stvorenih; i brisanje prvoga ga zaustavlja, a već stvoreni troškovi ostaju. Promjena iznosa ili dobavljača prvog troška mijenja sljedeće, ne one već stvorene. «Dupliciraj» i dalje služi za jednu kopiju.

Ako naplaćujete online putem Stripea, njegove naknade ulaze same: svaki mjesec jedan trošak dobavljača Stripe, u kategoriji «Naknade za plaćanja», već plaćen, s oznakom «Automatski». Vezpa ga ažurira svaki dan, zato se ne može uređivati ni brisati.

Svaki dobavljač pokazuje koliko ste potrošili i koliko je još za plaćanje u odabranom razdoblju. Dobavljači nastaju sami, iz troška ili iz XML datoteke.

Upravitelj mijenja «Naziv», «PDV ID» i «Zadana kategorija»: sa zadanom kategorijom novi troškovi tog dobavljača, i oni iz XML-a, dobivaju je sami.

«Troškovi za plaćanje»: neplaćeni troškovi, a oni kojima je prošlo dospijeće označeni su kao «Dospjelo». «Označi kao plaćen» dodirujete izravno ovdje. Račun za provizije kanala koji je još otvoren ima oznaku «Za usklađivanje».

«Očekivane uplate»: rezervacije s dolaskom u posljednjih 12 mjeseci ili u sljedećih 30 dana koje još imaju otvoren saldo. Dodirom na jednu otvara se rezervacija.

Na ovoj kartici iznosi su uvijek s PDV-om: to su iznosi koje plaćate i primate.

Svaki objekt počinje s deset standardnih kategorija, među njima «Provizije kanala». Upravitelj njima upravlja gumbom «Kategorije» na kartici Troškovi:

• «Preimenuj» i «Zadana stopa PDV-a (%)», koja se predlaže u novim troškovima;
• «Sakrij» i «Prikaži»: skrivena kategorija više se ne predlaže za nove troškove;
• «Dodaj kategoriju» za Vaše stavke.

Standardne kategorije ne mogu se izbrisati; one koje ste dodali mogu, ako ih nijedan trošak ne koristi.

Ikona % na vrhu prebacuje između «Iznosi s PDV-om» i «Iznosi bez PDV-a». Vrijedi za Kretanje i račun dobiti i gubitka te, u Pregledu, za dobit s pojedinostima ispod nje i za grafikon «Troškovi po kategorijama».

• Bez PDV-a prihodi su umanjeni za svoju stopu: u Italiji smještaj bez 10 %, drugdje sa stopom objekta. Troškovi se računaju po osnovici.
• Trošak čiji PDV nije poznat, ili uplata koja nije vezana uz rezervaciju, računa se u cijelosti i bez PDV-a: na to upozorava napomena.
• «Za plaćanje» i «Za naplatu u razdoblju» uvijek su s PDV-om, kao i kartica Prihodi: to je novac koji stvarno izlazi i ulazi.

Provizije portala računaju se iz rezervacija: ulaze među troškove, u kategoriju «Provizije kanala», podijeljene noć po noć kao boravak.

Račun za provizije koji Vam šalje kanal je «Za usklađivanje»: evidentirate ga u istoj kategoriji, ručno ili iz XML-a, kako biste provjerili koliko je kanal zadržao, ali se od dobiti ne oduzima drugi put. Dok nije plaćen, prikazuje se u «Za plaćanje» i u dospijećima, jer je to stvaran dug. U računu dobiti i gubitka ima vlastiti redak, «Provizije OTA (izvan dobiti)».

Ako račun ima više tvrtki (vidi vodič za e-račune), na vrhu se pojavljuje izbornik «Tvrtka»: «Sve tvrtke» ili samo jedna. S jednom tvrtkom izbornika nema.

• Prihod ide tvrtki sobe ili odjela; boravak u sobama različitih tvrtki dijeli se među njima noć po noć.
• Trošak iz XML-a ide tvrtki čiji je PDV ID na računu; ručno uneseni trošak tvrtki odabranoj u «Više pojedinosti», inače uobičajenoj tvrtki dobavljača, inače glavnoj tvrtki.
• Svako izvješće čita se za jednu tvrtku ili za sve zajedno: iznosi jedne tvrtke nikad ne završe na PDV ID-u druge.

• Upravitelj: sve kartice, prekidač PDV-a, kategorije i uređivanje dobavljača.
• Asistent: samo «Troškovi» i «Dobavljači». Unosi troškove i učitava XML, stvara nove dobavljače iz troška i mijenja troškove koje je sam unio ručno; ne vidi prihode ni dobit i ne mijenja kategorije ni dobavljače.
• Ostale uloge nemaju gumb «Računovodstvo».

Statistike računaju promet prema datumu odlaska: sve što je gost potrošio, s provizijom portala, u mjesecu u kojem odlazi, plaćeno ili ne. Računovodstvo računa naplaćeni novac, u mjesecu na koji se odnosi svaka noć. Isti mjeseci zato mogu dati različite zbrojeve, i tako treba biti: Statistike govore koliko ste prodali, Računovodstvo koliko ste naplatili i potrošili.

Ispod grafikona prometa u Statistikama upravitelj pronalazi napomenu «Zašto Statistike prikazuju drukčiji promet».

Ikona «Porezni dokumenti» na vrhu otvara stranice dokumenata koje Vaš objekt izdaje, na primjer e-račune i račune: pojavljuje se kad je barem jedan od njih aktivan.

Računovodstvo ne izdaje dokumente i ništa ne šalje poreznoj upravi: navodi ih na kartici Prihodi, pod «Izdani dokumenti», bez zbrajanja s prihodima.