Guida Storico Clienti

La scheda cliente raccoglie tutto quello che sai di un ospite: anagrafica, documento, contatti, note, dati per fattura e l'elenco di tutti i suoi soggiorni. Da qui correggi quello che si può correggere, riprenoti in due tocchi e, se te lo chiede, cancelli i suoi dati personali.

Come ci si arriva

La linguetta «Reparti» della barra di navigazione ha tre schede: «Alloggi», «Prenotazioni» e «Clienti». La terza è questa. Ci si arriva anche dalla scheda di una prenotazione, con la voce del menu a tre puntini che porta al cliente.

La ricerca è una ricerca, non un elenco

La scheda «Clienti» non mostra tutti i tuoi ospiti: a ricerca vuota elenca i clienti più recenti, e tutti gli altri si cercano. Due criteri, e l'app capisce da sola quale stai usando.

La ricerca parte quando premi invio, non mentre scrivi. Il cognome si cerca anche senza accenti: se la forma esatta non trova nulla, Vezpa riprova ignorando i segni diacritici, quindi Cesko trova Česko. Tornano al massimo venti risultati, i più recenti per ultima modifica.

Ogni scheda del risultato porta nome e cognome e, sotto, la data di nascita, la cittadinanza, il telefono e la prima riga delle note. Toccala per aprire la scheda completa.

Le sei sezioni della scheda

Scorrendo dall'alto: «Dati Personali», «Documento», «Contatti e Note», «Dati per fattura», «Storico Prenotazioni» con il numero fra parentesi, e in fondo la riprenotazione e la cancellazione dei dati.

La matita: che cosa apre davvero

L'icona della matita in barra mette in modifica due sezioni, non una: «Contatti e Note» e «Dati per fattura». Tutto il resto — cognome, nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, residenza, documento — resta in sola lettura: quei dati si correggono dove si raccolgono, cioè nella scheda di registrazione dell'ospite.

In modifica compaiono «Telefono», «Email», «Note / Ricordo» e due interruttori: «Esonerato da tassa di soggiorno» e «Ricorda Compleanno». Le note sono il posto delle preferenze ricorrenti — la stanza alta, il cuscino in più, un'intolleranza — e la loro prima riga compare già nei risultati di ricerca. Il segno di spunta in barra salva, la croce annulla e rimette i valori di partenza.

«Dati per fattura»: l'indirizzo qui è quello della fattura

Sotto «Dati per fattura» ci sono gli identificativi fiscali del cliente e un indirizzo. Quell'indirizzo è l'indirizzo di fatturazione — quello che finisce sul documento che emetti — e non la residenza della persona, cioè l'indirizzo che i sistemi governativi dichiarano alle autorità. Sono due dati distinti, e da questa schermata si scrive solo il primo.

Le etichette degli identificativi seguono due regole diverse. La partita IVA porta il nome che ha nel Paese della tua struttura, perché sei tu a fatturare; il codice del registro imprese segue invece il Paese del cliente, e dove quel Paese non ne ha uno noto il campo non compare affatto. «Codice Destinatario SDI (7 caratteri)» e «PEC» esistono solo per le strutture italiane: sono un adempimento italiano, non una funzione tolta agli altri.

Se il cliente non ha ancora nessun dato di fattura, al posto delle righe c'è scritto che non ce n'è, con l'invito a usare la matita.

Lo storico dei soggiorni

Sotto c'è l'elenco di tutte le prenotazioni della persona, dalla più recente. Ogni riquadro porta l'etichetta colorata del canale, il trattamento, le date di arrivo e partenza e il totale nella valuta della struttura; una prenotazione annullata porta in più l'etichetta «Cancellata». Toccando un riquadro si apre la scheda di quella prenotazione, con addebiti, pagamenti e tutto il resto.

L'etichetta verde dei soggiorni

Nei risultati della ricerca, sotto il nome, e in cima alla scheda del cliente compare un'etichetta verde con i soggiorni che la persona ha fatto nella tua struttura: «1 soggiorno» la prima volta, e da due in su «Abituale · 3 soggiorni». Si calcola da sola, non c'è niente da impostare: contano le prenotazioni non cancellate e già iniziate della persona, riconosciuta attraverso lo storico, cioè anche le prenotazioni passate collegate a lei. Una prenotazione futura non conta finché l'ospite non arriva.

La stessa informazione compare nella scheda di una prenotazione: se l'ospite principale è già stato da te, vedi «Abituale · 2 soggiorni precedenti», e lì basta un solo soggiorno precedente. La trovi descritta nella guida della prenotazione.

VIP ed etichette dell'ospite

Sotto l'etichetta verde dei soggiorni, la scheda del cliente porta la pastiglia «VIP»: toccala per accenderla, toccala di nuovo per spegnerla. Vale su tutto lo storico della persona: anche le prenotazioni successive, che creano una scheda nuova per ogni soggiorno, la vedono accesa. La stella compare anche nell'elenco clienti e nella scheda di una prenotazione dell'ospite.

Accanto ci sono le etichette dell'ospite, colorate: le preferenze che vuoi ricordare, per esempio «piano alto» o «cuscino extra». La x su un'etichetta la toglie; «Etichetta», con il segno +, apre un foglio in cui sceglierne una già esistente oppure crearne una con «Nuova etichetta»: un nome fino a 30 caratteri, un colore e «Aggiungi». Anche le etichette valgono su tutto lo storico, e togliendone una la togli da tutte le schede collegate alla persona.

Nell'elenco clienti, a ricerca vuota, compaiono i clienti più recenti, e sopra l'elenco ci sono i filtri «VIP», «Abituale», «Etichetta» e «Nazionalità». Il dettaglio è nella guida delle prenotazioni.

Riprenotare

«Nuova prenotazione con questo ospite» non salta subito alla schermata di prenotazione: prima controlla i dati che il Paese della tua struttura pretende per registrare un ospite.

• Se non manca niente, un messaggio verde te lo conferma e la schermata si apre.
• Se manca qualcosa, un avviso elenca esattamente quali dati mancano. Da lì puoi tornare indietro a completarli, oppure premere «Prenota comunque»: la prenotazione si fa lo stesso, e i dati si completano al momento della registrazione.

In tutti e due i casi la schermata di nuova prenotazione arriva già compilata con quello che sai della persona: non si reinserisce niente.

Cancellare i dati personali di un ospite

In fondo alla scheda, la sezione «Cancellazione GDPR» porta il pulsante rosso «Cancella dati personali». Serve a rispondere alla richiesta di un ospite che vuole essere cancellato.

1. Il primo avviso spiega che stai per cancellare in modo irreversibile tutti i dati personali di questo ospite. Si prosegue con «Continua».
2. Il secondo chiede la conferma definitiva. Si prosegue con «Cancella definitivamente».

Le conferme sono due apposta, perché non si torna indietro.

Che cosa viene svuotato: cognome e nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, residenza, tipo e numero del documento e chi lo ha rilasciato, telefono, email, note, firma, gli identificativi fiscali e l'indirizzo di fatturazione. Vengono anche spenti il promemoria del compleanno e l'esonero dalla tassa.

Che cosa resta: le righe delle prenotazioni con le loro date e i loro importi — i conti della struttura non si riscrivono — e le comunicazioni già trasmesse alle autorità, che sono negli archivi di chi le ha ricevute e non nei tuoi. Nel registro ospiti la riga del soggiorno resta visibile con i dati anonimizzati.

Quando la cancellazione viene rifiutata

In alcuni Paesi la legge impone di conservare il registro ospiti per un periodo minimo, e in quel caso l'obbligo di conservare batte la richiesta di cancellare. Se l'ospite — o anche una sola delle schede collegate a lui — è ancora dentro quella finestra, Vezpa rifiuta e scrive il motivo.

Su computer la scheda è un pannello

Su schermo largo «Clienti» si divide in due: l'elenco a sinistra e la scheda a destra, che cambia quando selezioni un altro cliente. In quel pannello la guida a passi non parte da sola, perché si ricostruirebbe a ogni cliente selezionato: la riapri quando vuoi dal menu in alto a destra, voce «Guida a schermo». L'icona di espansione in barra apre la stessa scheda a tutta pagina.

Chi può fare che cosa

Aprire e leggere una scheda cliente può farlo chiunque tranne l'osservatore. Correggere i dati, riprenotare e cancellare i dati personali seguono invece il permesso di scrivere sulle prenotazioni: ce l'hanno direttore, assistente e il ruolo Utente. La cancellazione dei dati personali non è quindi riservata al solo direttore: mettiti d'accordo con chi lavora con te su chi la esegue.

Accendere o spegnere «VIP» e mettere o togliere le etichette dell'ospite segue lo stesso permesso di scrivere sulle prenotazioni: chi apre la scheda senza quel permesso vede la stella e le etichette, ma non le cambia.

• Scrivo il nome e non trova niente. La ricerca guarda il cognome, e solo dall'inizio della parola. Il nome di battesimo non è un criterio di ricerca, e nemmeno l'email.
• Ho scritto e non è successo niente. La ricerca parte all'invio, non mentre digiti.
• Cerco un numero di telefono e non lo trova. Servono almeno due cifre; gli spazi non contano. Se hai scritto anche delle lettere, l'app sta cercando un cognome.
• Il cliente che cerco non c'è, ma so che è stato da me. Tornano al massimo venti risultati: restringi scrivendo qualche lettera in più.
• Non riesco a correggere la residenza da qui. È in sola lettura apposta. La residenza è l'indirizzo che si dichiara alle autorità e si corregge nella scheda di registrazione dell'ospite; qui si scrive solo l'indirizzo della fattura.
• Ho corretto l'indirizzo della fattura e la residenza è rimasta quella di prima. È il comportamento giusto: sono due dati distinti.
• Non vedo il Codice Destinatario o la PEC. Compaiono solo per le strutture italiane.
• Non vedo il campo del codice fiscale del cliente. Fuori dall'Italia compare solo se il Paese del cliente ha un registro imprese che sappiamo nominare. La partita IVA invece c'è sempre.
• Ho salvato e mi dice che la partita IVA non è valida. Il controllo sul formato italiano scatta solo quando il Paese del cliente è l'Italia. Per un cliente estero i due campi sono liberi.
• Una prenotazione dell'elenco non si apre. Si aprono quelle a cui è agganciato un alloggio; se manca, la prenotazione si raggiunge dall'elenco prenotazioni.
• La guida a passi non è partita. Su computer, nella scheda affiancata all'elenco non parte da sola: aprila dal menu in alto a destra.
• Il cliente è già stato da me, ma l'etichetta dei soggiorni non c'è o il numero è più basso. Contano solo le prenotazioni di questa struttura non cancellate e già iniziate: una prenotazione futura non conta ancora. Un soggiorno passato registrato come un'altra persona, e non collegato a questa scheda, non viene contato.
• Con un filtro acceso non trovo un cliente che so essere VIP. A ricerca vuota i filtri guardano fra i clienti modificati più di recente, non in tutto l'archivio: per un cliente di tanto tempo fa scrivi anche il cognome.