Guida Booking Engine

Il Booking Engine è una pagina pubblica della tua struttura su cui l’ospite guarda le date libere, sceglie l’alloggio e prenota. Una prenotazione che arriva da qui non passa da un portale, quindi non paga la commissione di un portale.

L’indirizzo predefinito è vezpa.it/prenota/tuo-indirizzo. Si raggiunge dall’app in «Configurazione» → «Booking Engine», e la pagina di configurazione ha quattro schede: «Impostazioni Struttura», «Lingue Booking Engine», «Pagamento» e «Tipologie nel Booking Engine».

Che cosa fa l’ospite

Su una pagina sola sceglie le date e quanti alloggi gli servono, fino a cinque, dichiarando gli occupanti di ciascuno. Sotto compaiono subito i prezzi: per ogni alloggio libero una riga per ogni sistemazione che offri (solo pernottamento, colazione, mezza o pensione completa) col prezzo dell’alloggio con quella sistemazione per l’intero soggiorno e il suo pulsante «Prenota». Sotto le righe legge come si paga: il pagamento alla prenotazione, l’acconto, la carta a garanzia o il pagamento in struttura, come hai impostato nella scheda «Pagamento». Lì vede anche gli extra obbligatori e gli eventuali addebiti automatici, che si sommano nel riepilogo prima di pagare. Gli addebiti automatici si contano per ogni alloggio prenotato, quando il prezzo dell'alloggio supera la loro soglia; gli extra scelti non la fanno scattare. Si impostano nel catalogo. La tassa di soggiorno, se c’è, è indicata a parte e non entra né nel prezzo della riga né nel totale pagato sul sito. Si paga in struttura, a meno che tu abbia acceso «Includi tasse nei pagamenti online», in «Adempimenti fiscali e legali» → «Tasse»: allora si incassa con i link di pagamento Stripe, e il riepilogo non chiede più di pagarla dopo il check-in. Con la carta a garanzia, quando l’arrivo è ormai così vicino che il giorno dell’addebito è già arrivato, legge che la cancellazione non è più gratuita. Gli alloggi non liberi restano in fondo, in grigio, col motivo scritto (pieno, soggiorno minimo, troppi ospiti, nessun prezzo) e il pulsante «Vedi date libere», che apre il calendario di quell’alloggio con le notti già piene segnate. Lo stesso calendario si apre premendo «Prenota» prima di aver scelto le date. Se gli alloggi liberi sono meno di quanti ne ha chiesti, il sito glielo dice e propone le prime date in cui ci sono tutti. Oltre i cinque lo invitiamo a scriverti. Se ha già scelto un alloggio e fa una nuova ricerca, il sito lo avvisa e gli chiede di confermare, perché la nuova ricerca toglie dalla prenotazione quello che aveva scelto. Una volta scelte le date, la foto grande, la galleria e le dotazioni della struttura lasciano il posto ai risultati, che salgono in cima alla pagina.

Se la proprietà è gestita come appartamenti o case, e non come albergo, il sito parla di alloggi e non di camere, in tutte le lingue: è quello che l’ospite sta davvero prenotando.

Chi può toccare questa pagina

La configurazione della struttura è riservata a chi ha il permesso di configurarla: il direttore e l’assistente. Osservatore e governante non la modificano. Con un’eccezione: «Aspetto del sito» — colori, caratteri e «Vantaggi della prenotazione diretta» — lo cambia solo il direttore; per gli altri il pulsante è spento.

Non c’è niente da chiedere a noi: la pagina di configurazione è disponibile da subito, e finché non pubblichi nessun ospite vede niente. Puoi lasciarla a metà e tornarci quando vuoi.

1. Compila «Titolo della pagina» e il testo descrittivo, carica le foto, scrivi le informazioni di arrivo
2. Nella scheda «Tipologie nel Booking Engine» rendi visibile almeno un alloggio: appena finita la configurazione iniziale nascono tutti esclusi, e finché restano così chi apre la tua pagina non trova niente da prenotare
3. Controlla l’indirizzo sotto «URL del sito»: c’è già, ricavato dal titolo della pagina, e lo cambi con la matita
4. Premi «Pubblica»: da quel momento gli ospiti possono prenotare

L’indirizzo è l’unica cosa obbligatoria

La pubblicazione viene rifiutata solo se manca l’indirizzo: senza, la pagina non risponderebbe a nessun link. Lo trovi già scritto, e con «Modifica URL» lo cambi: solo lettere minuscole, numeri e trattini, almeno tre caratteri, e deve essere libero. Alcune parole sono riservate a Vezpa e vengono rifiutate.

Gli avvisi prima di pubblicare non ti fermano

Prima di pubblicare l’app elenca quello che manca: nessun alloggio in vendita, incasso online non configurato, nessuna foto, nessuna descrizione. Sono avvisi, non condizioni: se vuoi pubblicare con poche foto, pubblichi. I primi due però vogliono dire che non stai vendendo, e vale la pena chiuderli prima.

Collegare Stripe non serve per pubblicare, e nessuno te lo chiede prima. Serve per incassare online, e appena le tue impostazioni chiedono un acconto o una cauzione diventa indispensabile: l’ospite arriva in fondo alla prenotazione, non riesce a pagare e la prenotazione non si crea affatto. Siccome l’acconto parte dal 100%, la configurazione appena nata è proprio questa.

Hai due strade, e sono equivalenti: collegare Stripe, oppure portare a zero sia l’acconto sia la cauzione e incassare all’arrivo. Con una delle due l’avviso prima della pubblicazione sparisce.

Collegare Stripe

1. Nella scheda dei pagamenti, nel riquadro «Pagamenti online», tocca «Configura Stripe»: si apre il sito di Stripe, con il nome e il sito della struttura già compilati da Vezpa
2. Compila quello che Stripe chiede: dati personali, IBAN, documento d’identità. Sono dati veri, verificati da Stripe
3. Torna nell’app: il riquadro si aggiorna da solo, e l’icona «Verifica configurazione» lo rilegge subito. Se Stripe chiede ancora qualcosa, il riquadro lo elenca con la data entro cui completare: tocca «Completa Onboarding» e riprendi da dove eri
4. Quando il riquadro dice «Pagamenti online attivi», l’incasso online è attivo

I soldi degli ospiti arrivano sul conto che hai indicato a Stripe, non a noi. Vezpa trattiene lo 0,5% di quello che incassi online, calcolato sull’importo effettivamente addebitato: su un acconto del 30% è lo 0,5% di quel 30%, non del soggiorno. Il costo dell’incasso con carta invece lo stabilisce Stripe e cambia da Paese a Paese: lo trovi sul suo listino.

I tre modi di incassare

• Tutto subito — l’ospite paga l’intero soggiorno quando prenota. È lo standard: «Acconto richiesto (%)» nasce a 100
• Un acconto — porti quella percentuale sotto 100 e l’ospite versa solo quella quota; il resto si salda prima dell’arrivo
• Niente online — acconto e cauzione a zero: l’ospite prenota senza pagare e incassi tu all’arrivo. In questo caso Stripe non ti serve

Quello che l’ospite legge in cima

• «Titolo della pagina» — il nome della struttura come lo leggono gli ospiti
• «Descrittivo link» — al massimo 240 caratteri, uno per ogni lingua attiva sul Booking Engine. Non serve soltanto ai motori di ricerca: è anche il sottotitolo che l’ospite legge sulla home del sito, sotto il nome della struttura. Ognuno lo vede nella propria lingua; se quella è vuota si ripiega sull’inglese e poi sul testo base, e se sono vuoti tutti il sottotitolo non compare affatto
• «URL del sito» — l’indirizzo pubblico, in sola lettura fino a quando non tocchi «Modifica URL»
• «Indirizzo visibile» e «Link Google Maps» — dove sei e come ci si arriva
• Il codice del registro — dove il tuo Paese tiene un registro delle strutture (CIN in Italia, RNAL in Portogallo, numero di registrazione in Francia, Spagna, Paesi Bassi e Belgio) il campo compare qui, ed è obbligatorio per salvare questa pagina: il sito lo stampa in chiaro. Se gestisci appartamenti il codice non è della struttura ma di ogni singolo alloggio, e si scrive nella sua scheda sotto «Tipologie»: un alloggio senza codice non viene pubblicato, gli altri restano online

Le lingue del sito

Nella scheda «Lingue Booking Engine» scegli in quali lingue il sito parla: fino a ventidue. La lingua del Paese della struttura è sempre accesa e non si spegne, e la trovi col lucchetto. Per ogni lingua accesa ti vengono chiesti il descrittivo e le informazioni di arrivo; una lingua accesa e lasciata vuota ricade sull’inglese, e poi sul testo base.

Le informazioni di arrivo

Sotto «Informazioni Arrivo», nella stessa scheda delle lingue, scrivi quello che l’ospite ritrova nella conferma di prenotazione: orari di check-in e check-out, come raggiungerti, dove ritirare le chiavi, le note importanti. Lì stanno anche il nome della rete WiFi e la sua password, che sono gli stessi per tutte le lingue.

I quattro numeri che decidono l’incasso

Tre stanno nella scheda «Pagamento». Il primo, il preavviso, sta invece accanto alle informazioni di arrivo, nella scheda delle lingue: cercalo lì.

• Preavviso minimo (giorni) — quanto anticipo serve per prenotare. 0 = accetti prenotazioni anche per oggi. «Prenotazioni in giornata fino alle»: Passata quest'ora, chi prenota oggi può arrivare solo da domani. Vale solo per il Booking Engine: i canali OTA hanno la loro impostazione.
• Giorni per il pagamento — predefinito 14. Non si contano dalla prenotazione, ma a ritroso dal check-in. Sotto quella soglia il sito pretende l’intero importo e la prenotazione non è più rimborsabile; sopra, l’ospite può ancora disdire e riavere i suoi soldi
• Acconto richiesto (%) — predefinito 100, cioè tutto il soggiorno pagato subito. Un valore più basso incassa solo quella quota alla prenotazione e il resto prima dell’arrivo
• Deposito cauzionale — la garanzia danni: la carta resta salvata e la addebiti solo se serve. 0 = nessuna cauzione

Le dotazioni dicono all’ospite che cosa trova: in camera (TV, Wi-Fi, frigorifero, asciugacapelli, cucina) e nella struttura (parcheggio, ascensore, piscina, colazione).

Quelle di camera si impostano nella configurazione dell’alloggio, nel riquadro Dotazioni sotto le caratteristiche. Se lavori per tipologie, le imposti sulla tipologia e si propagano agli alloggi che ne fanno parte. Quelle della struttura si impostano una volta sola nella pagina Booking Engine e non vanno ripetute su ogni camera.

Le voci del nostro elenco hanno la loro icona e arrivano già tradotte in tutte le lingue del tuo Booking Engine. Se ti manca qualcosa, il direttore può aggiungere una voce scritta da sé: puoi darle anche un'icona, scelta fra tutte quelle disponibili, e la stessa icona può stare su quante voci vuoi. La scrivi poi nelle lingue che vendi. Una voce senza traduzione si mostra comunque, nel testo che hai scritto, così non sparisce senza che tu te ne accorga.

L’ospite le vede sul Booking Engine: quelle di camera nella scheda dell’alloggio, sia quando sceglie fra le sistemazioni libere sia sulla pagina della struttura; quelle della struttura sopra l’elenco delle sistemazioni.

La scheda «Tipologie nel Booking Engine» decide che cosa il sito vende. Per un albergo le impostazioni valgono per tutta la tipologia: tutte le doppie avranno la stessa descrizione e le stesse foto. Per chi gestisce case e appartamenti ogni unità ha le sue.

• «Visibile nel Booking Engine» — l’interruttore che mette l’alloggio in vetrina o lo tiene fuori senza cancellarlo
• «Descrittivo» e «Descrizione» — il nome e il testo dell’alloggio, uno per ogni lingua accesa
• Le opzioni — lettino, accessibilità, animali, terzo letto, letti separabili, vista. Qui si leggono soltanto: si accendono in «Configurazione Alloggio», non da questa pagina
• Le foto — quelle che l’ospite guarda mentre sceglie dove dormire

L’accessibilità, e perché nasce spenta

Se l’opzione dell’accessibilità è accesa, il sito mostra all’ospite una casella «Disabili» che può spuntare, e la richiesta arriva sulla prenotazione. Gli alloggi creati da settembre 2026 nascono con l’opzione spenta: dichiarare l’accessibilità su una pagina pubblica è materia regolata, e deve essere una tua scelta. Quelli più vecchi possono averla accesa da prima, quindi conviene controllarli uno per uno.

Gli extra e la SPA

Dopo aver scelto tutti gli alloggi, l’ospite arriva al passo «Personalizza il soggiorno»: per ogni alloggio vede gli extra che può aggiungere come schede, con la foto, l’icona o niente, come hai deciso tu, e con la descrizione nella sua lingua; gli extra obbligatori compaiono come «Incluso» e li vede già nella lista, accanto all’alloggio, perché un costo che non si può togliere va visto prima di scegliere. Se la SPA è attiva e vendi prodotti o trattamenti sul sito, nello stesso passo compaiono anche loro, con le stesse regole di pagamento di prima. Il totale si aggiorna mentre sceglie; poi «Continua» porta ai dati dell’ospite. Se non c’è niente da offrire il passo non compare. Gli extra sono gli articoli del catalogo con «Booking Engine» acceso, nell’ordine che hai scelto lì; quelli comprati entrano nel conto soggiorno della prenotazione come righe a sé, ciascuna con la sua IVA. In fondo alla pagina resta la sezione «SPA e negozio» con il collegamento alla SPA e, se l’hai acceso, al negozio; quando il Booking Engine sta dentro il tuo sito, quei collegamenti si aprono in una nuova scheda.

Le foto, e dove si caricano

Nel blocco «Immagini» ci sono il logo — che compare nell’intestazione del sito solo se accendi «Mostra logo nel sito» — e l’«Immagine promozionale», che esce in fondo alla pagina sotto gli alloggi. Sotto trovi le scorciatoie a tutte le gallerie: quella della struttura e una per ogni alloggio, ognuna col proprio nome e con quante foto contiene già. Tocca una riga per aprirla e aggiungere o riordinare le foto; al ritorno il numero si aggiorna.

Da «Aspetto del sito», nella prima scheda, si apre il pannello che veste il tuo sito. Quello che non tocchi resta com’è: finché non cambi qualcosa tu, la pagina non si muove di un pixel.

Il pannello lo modifica solo il direttore. Gli altri ruoli vedono il pulsante «Aspetto del sito» spento, con la frase «Solo il direttore può cambiare l’aspetto del sito.»: colori, caratteri e vantaggi della prenotazione diretta restano come li ha scelti il direttore.

• «Anteprima» — in cima, e mostra subito il pulsante che fa incassare
• «Combinazioni pronte» — un tocco e i colori si sistemano insieme; poi ne ritocchi uno per volta. Non cambiano né i caratteri né gli angoli
• «Colori» — uno per volta, in esadecimale. Ogni campo mostra «Ripristina il valore predefinito» appena lo tocchi
• «Caratteri e forma» — il carattere dei titoli, quello del testo e l’arrotondamento degli angoli
• «Vantaggi della prenotazione diretta» — uno per riga, in ogni lingua del sito. Compaiono sulla pagina d’ingresso; l’ospite legge la sua lingua, con l’inglese come ripiego

Il tuo sito risponde su vezpa.it/prenota/tuo-indirizzo. Puoi collegarci un «Dominio personalizzato» — per esempio iltuohotel.it — e farlo da solo, senza aspettare nessuno. Il dominio lo compri tu presso un registrar: noi non lo vendiamo, lo colleghiamo e ne teniamo il certificato. Da parte nostra non ha costi aggiuntivi.

Come scrivere l’indirizzo

Scrivi l’indirizzo come ti viene: con www., con https://, con una barra alla fine. Colleghiamo sempre l’indirizzo base — per esempio www.iltuosito.it diventa iltuosito.it — e te lo diciamo prima di procedere. Se l’indirizzo è di primo livello — come iltuosito.it — colleghiamo anche la versione con www. e non devi fare altro; se invece colleghi un sottodominio — come booking.iltuosito.it — pubblichiamo soltanto quello.

Se quell’indirizzo è già usato

Prima di collegare controlliamo dove punta oggi il tuo indirizzo. Se risponde già da un altro server — per esempio perché ci hai già un sito — ci fermiamo e te lo diciamo: collegandolo a Vezpa, quel sito non sarebbe più raggiungibile. Ti proponiamo un indirizzo libero da usare al suo posto, di solito booking.iltuosito.it, così il tuo sito resta dov’è e le prenotazioni vivono accanto. Se vuoi procedere lo stesso, il pulsante «Collega comunque» è lì.

Il dominio lo compri tu

Vezpa non vende domini. Se non ne hai ancora uno, lo acquisti presso un registrar e poi torni qui per collegarlo: noi lo agganciamo e ci occupiamo del certificato di sicurezza.

1. Tocca «Collega dominio» e scrivi l’indirizzo come ti viene: al resto pensiamo noi
2. Vezpa ti mostra i record DNS da copiare nel pannello del registrar, con le guide pronte per i registrar più diffusi
3. Salva i record dal registrar, poi torna qui e tocca «Verifica adesso»
4. Appena il DNS punta a noi, il certificato HTTPS viene emesso e il dominio diventa attivo

La scheda in cima dice sempre a che punto sei: «In attesa DNS», «Emissione SSL...», «Attivo», «Errore» col motivo, oppure nessun dominio configurato. Con «Rimuovi» torni all’indirizzo su vezpa.it e puoi collegarne un altro: ricordati poi di aggiornare i link che avevi già condiviso.

Condividere il link

Nella «Configurazione» la scheda del Booking Engine porta due pulsanti: «Copia link», che lo mette negli appunti, e «Condividi», che apre il menu di condivisione del dispositivo. Usa quel link e non uno scritto a mano: lo compone il server, e tiene conto del dominio tuo quando c’è.

Come l’ospite dichiara i bambini

Nel pannello degli ospiti, sotto il contatore «Bambini», compare un menu per ciascun bambino, numerato, con «Meno di 1 anno» come prima voce. Non è chi prenota a dover sapere le tue soglie: dichiara l’età, e la fascia la ricava il nostro server.

Il menu arriva alla soglia più alta fra gli alloggi che il sito mostra, e ogni tipologia riprezza poi con le proprie: un’età che su un alloggio è ancora ragazzo su un altro può contare adulto, e il prezzo che l’ospite vede tiene già conto dell’alloggio che sta guardando. Se nessun alloggio in vetrina ha una fascia bambini, il contatore e il menu non compaiono affatto.

Le prenotazioni che arrivano

• Compaiono nel calendario col canale «Booking Engine», come qualunque altra prenotazione
• Ti arriva una notifica sul telefono per ognuna
• L’ospite riceve la conferma per email, con le informazioni di arrivo nella lingua in cui ha prenotato

Correggere qualcosa

Le impostazioni si cambiano quando vuoi, e con «Salva» il sito le mostra subito. Se cambiano gli orari di check-in o il modo di accedere, aggiorna le informazioni di arrivo: quelle finiscono nella conferma dell’ospite, e una conferma vecchia lo manda al citofono sbagliato.