Guide Enregistrement du client

L'enregistrement commence par les données personnelles du client. Chaque champ est conçu pour réduire la saisie au minimum : autocomplétion intelligente, suggestions issues de l'historique et préremplissage automatique rendent la procédure rapide, même avec des clients étrangers.

Remplissage pas à pas

1. Nom — commencez à saisir et le système propose les clients déjà enregistrés par le passé grâce à l'autocomplétion depuis l'historique clients. Si vous sélectionnez une suggestion, tous les champs d'identité se préremplissent automatiquement (prénom, date de naissance, nationalité, document, etc.). C'est la manière la plus rapide d'enregistrer un client de retour.
2. Prénom — le prénom du client. Si vous avez sélectionné une suggestion à l'étape précédente, le prénom est déjà rempli.
3. Sexe — le champ n'apparaît que là où il sert vraiment : là où la réglementation du pays de l'établissement l'exige, ou là où le registre des voyageurs l'imprime. Si vous ne le voyez pas, rien n'a été oublié : aucune autorité ne le demande là, et vous n'avez pas à le remplir. Là où il apparaît, il peut aussi être obligatoire : s'il l'est, l'application vous le signale à l'enregistrement et vous amène au champ à compléter.
4. Date de naissance — à sélectionner dans le calendrier intégré. La date sert également au calcul automatique des exonérations de taxe de séjour (par ex. mineurs de moins de 14 ans) et à détecter les anniversaires des clients présents dans l'établissement, affichés dans le bandeau de la Direction.
5. Lieu de naissance — champ à autocomplétion avec un drapeau du pays à côté de chaque proposition du menu et à côté de la valeur déjà enregistrée. Dans les établissements en Italie, il propose les communes italiennes avec la province (par ex. "ROMA - RM", "FIRENZE - FI") et les pays étrangers (par ex. "Allemagne") ; dans les établissements des autres pays, il propose les principales villes du monde, chacune avec son pays (par ex. "Berlin (Allemagne)"). La valeur doit être choisie dans la liste qui apparaît pendant la saisie : un texte tapé mais jamais confirmé est retiré quand vous quittez le champ, car seule une entrée choisie porte la référence qui identifie le lieu sans ambiguïté. Là où la réglementation du pays ne l'exige pas, le champ est facultatif.
6. Nationalité — autocomplétion des pays disponibles, chacun affiché dans la langue courante de l'application (italien, anglais ou allemand). Lorsque vous sélectionnez un pays, l'indicatif téléphonique international est défini automatiquement (par ex. +39 pour l'Italie, +49 pour l'Allemagne, +33 pour la France). Le drapeau du pays apparaît à côté de chaque proposition du menu et à côté du champ, comme pour le lieu de naissance et la résidence.
7. Domicile — commune ou ville de résidence, avec la même autocomplétion, le même drapeau et le même format que le lieu de naissance.

Données pour la facture

Dans la section facultative Données pour la facture (sous les contacts, visible uniquement pour le responsable de la réservation), les champs changent à nouveau selon le pays. Pour les établissements italiens, le bloc reste celui de toujours : Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI et PEC. Pour tous les autres établissements, le bloc ne demande ni SDI ni PEC — des notions qui n'existent qu'en Italie — et affiche à la place un sélecteur Particulier / Entreprise : sur «Particulier», aucun champ fiscal n'apparaît ; sur «Entreprise» apparaissent la raison sociale, le numéro de TVA et, lorsque le pays du client en possède un, le numéro de registre du commerce.

Les libellés de ces champs portent le nom réel que l'identifiant porte dans le bon pays : le champ de TVA prend son nom d'après le pays de l'établissement (un établissement tchèque l'appelle DIČ, quel que soit le pays du client) ; le champ du registre du commerce, lui, prend son nom d'après le pays du client et n'apparaît que si ce pays en possède un — une entreprise allemande n'a pas d'IČO, et ne voit donc pas ce champ. Si le client est une entreprise tchèque, un bouton apparaît également pour remplir la raison sociale, le numéro de TVA et l'adresse complète (rue, numéro, code postal, ville et région) depuis le registre public ARES, quel que soit le pays de l'établissement. Enfin, le pays de facturation ne part plus systématiquement d'«Italie» : il part de la nationalité du client si elle est déjà connue, sinon du pays de l'établissement, et doit toujours être choisi dans la liste qui apparaît pendant la saisie — sans sélection valide, l'enregistrement reste bloqué.

Vezpa intègre un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui lit les données directement sur la pièce d'identité du client. Au lieu de saisir manuellement le nom, le prénom, la date de naissance et le numéro du document, il suffit de cadrer le document avec l'appareil photo : le système remplit tout automatiquement.

Comment ça marche

1. Touchez "Scanner le document" dans l'écran d'enregistrement. L'appareil photo de l'appareil s'ouvre.
2. Cadrez le document — le système détecte automatiquement les bords de la carte d'identité ou du passeport et déclenche la photo lorsque le document est bien positionné.
3. L'OCR analyse l'image et en extrait : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, sexe, numéro du document et date d'expiration. Les données sont insérées dans les champs d'identité correspondants.
4. Vérifiez et corrigez — contrôlez les champs préremplis. L'OCR offre une excellente précision, mais les noms comportant des caractères spéciaux ou les documents usés peuvent demander de petites corrections manuelles.

Lecture NFC

Là où le téléphone le permet, à côté de "Scanner le document" apparaît aussi « Lire avec NFC » : en approchant le document de l’appareil, la puce électronique transmet les mêmes données avec une précision supérieure à la seule photo.

Comment approcher le document : faites-le glisser lentement sur le téléphone jusqu'à ce que la puce soit accrochée. Sur iPhone, le capteur NFC se trouve en haut : passez le document le long du bord supérieur. Sur Android, il se trouve au dos, au centre ou près des appareils photo : passez le document sur le dos du téléphone. Dès que vous entendez un son ou sentez une vibration, arrêtez-vous et ne bougez plus rien jusqu'à la fin de la lecture : si le document bouge, la lecture s'interrompt et doit être refaite.

Carte d'identité allemande. Sa puce ne peut être lue que par les autorités : quand l'appareil photo reconnaît une carte d'identité allemande, l'application n'essaie même pas de la lire et vous le dit tout de suite. Photographiez le verso de la carte, là où se trouvent les lignes de caractères <<<, ou saisissez les données à la main. Le passeport allemand, lui, se lit normalement.

Les types de documents acceptés dépendent du pays où se trouve l'établissement et de la réglementation locale en vigueur. Vezpa affiche automatiquement uniquement les documents pertinents, ce qui évite toute confusion et garantit la conformité vis-à-vis des autorités compétentes.

Documents par pays

Champs du document

Pour chaque document, le type et le numéro sont demandés au minimum ; les autres champs dépendent du pays de l'établissement :

• Type de document — sélectionné dans la liste propre au pays
• Numéro du document — le code alphanumérique imprimé sur le document
• Délivré par — il apparaît là où le pays de l'établissement le prévoit, et ne demande pas la même chose partout : en Italie, c'est le lieu ou l'autorité qui a délivré le document (nécessaire à la Questura pour l'envoi Alloggiati Web), ailleurs c'est l'État qui l'a délivré. Si vous ne le voyez pas, votre pays ne le demande pas.
• Date d'expiration — le système vérifie automatiquement que le document est encore valable et signale ceux qui sont périmés

Les photos de la pièce d'identité

Si vous avez activé «Photo de la pièce d'identité» dans «Configuration» › «Fiscalité & conformité légale» › «Enregistrement en ligne», le client qui fait l'enregistrement en ligne photographie le recto et le verso de sa pièce, et ici apparaît l'encadré «Photo de la pièce d'identité» avec les miniatures «Recto» et «Verso». Touchez une miniature pour l'agrandir, la corbeille pour la supprimer. L'encadré n'existe que si le client a envoyé au moins une photo, et seuls les rôles qui gèrent les réservations le voient.

Leur place dépend de l'écran. Sur un ordinateur ou une tablette large, les photos sont dans un panneau à droite du formulaire : la photo touchée s'agrandit dans le panneau et les champs restent libres à côté, pour recopier les données en regardant la pièce. Sur téléphone, les miniatures sont le premier bloc de la page : la photo touchée s'ouvre dans un cadre en haut et le formulaire défile en dessous ; «Plein écran» l'affiche sur tout l'écran, et un toucher vous ramène au cadre. Dans les deux cas, «Recto» et «Verso» passent d'une face à l'autre, les doigts ou la molette agrandissent, et le X ferme la photo en rendant toute la page au formulaire.

Les photos sont conservées chiffrées et s'effacent d'elles-mêmes 7 jours après le départ. Comment l'activer, et pourquoi ne le faire que si c'est vraiment nécessaire, est expliqué dans le guide de l'Établissement.

Sous le document, dans certains pays deux cases supplémentaires apparaissent : le numéro de visa et le motif du séjour. Aujourd'hui c'est la République tchèque qui les demande, où la police des étrangers les prévoit dans la notification d'hébergement. Comme pour l'adresse, tu n'as rien à configurer : elles apparaissent d'elles-mêmes là où elles servent.

Aucune des deux n'est obligatoire, et c'est voulu : beaucoup d'étrangers n'ont pas de visa, et un motif de séjour non indiqué est enregistré par l'autorité comme « autre ». Remplis-les quand le client te donne la réponse, laisse-les vides quand il n'y en a pas : une case vide est une donnée manquante, une case remplie au hasard est une donnée fausse.

Le bloc de l'adresse de résidence n'est pas le même pour tous : ce que l'application vous montre est décidé par le pays de l'établissement. Dans une partie des pays, le bloc n'apparaît pas du tout et la résidence se renseigne avec la seule ville dans les données personnelles ; ailleurs, il apparaît avec plusieurs cases, et elles ne sont pas les mêmes partout.

Il n'y a qu'une règle à retenir : remplissez les champs que vous voyez. Les champs obligatoires vous le disent — si vous en laissez un vide, l'enregistrement s'arrête et l'application vous indique lequel ; les autres peuvent rester vides. Il n'existe pas de liste de champs valable partout, et une case que vous ne voyez pas n'est pas masquée par erreur : votre pays ne la demande pas.

La section de la signature apparaît seulement là où la loi exige la signature du client sur le formulaire d'enregistrement : en Allemagne, en Autriche, en France et en Espagne. La signature est facultative. Dans les autres pays qui ont un formulaire d'enregistrement, le bouton qui le génère reste là, et le PDF s'imprime avec une ligne à signer sur papier. Il n'y a rien à configurer.

La signature sert à l'établissement comme preuve, pas à l'autorité : aucun des systèmes gouvernementaux connectés ne la reçoit. C'est pourquoi, là où le formulaire existe, la recueillir et la conserver avec le PDF est ce qui vous protège en cas de contrôle.

Comment recueillir la signature

1. Touchez le bouton "Signature du client" dans l'écran d'enregistrement. Une zone de dessin blanche s'ouvre en plein écran.
2. Le client signe à l'écran avec le doigt ou avec un stylet. La zone de dessin prend en charge les tracés fluides et permet d'effacer et de recommencer.
3. Touchez "Confirmer" pour enregistrer la signature. Celle-ci est enregistrée sous forme d'image vectorielle en haute résolution.
4. La signature est automatiquement incluse dans le PDF du formulaire d'enregistrement prévu par votre pays, prêt à être imprimé ou archivé numériquement.

Pendant l'enregistrement, vous pouvez indiquer si le client a droit à des exonérations ou à des réductions sur la taxe de séjour (ou city tax / Kurtaxe). Cette section n'apparaît que si l'établissement a configuré au moins une taxe dans les paramètres.

Exonération automatique selon l'âge

Si vous avez configuré des tranches d'âge dans les paramètres de la taxe (par ex. mineurs de moins de 14 ans exonérés, plus de 65 ans à tarif réduit), le système calcule automatiquement l'exonération à partir de la date de naissance du client saisie dans les données d'identité. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire : Vezpa compare l'âge du client aux tranches configurées et applique l'exonération ou la réduction correcte.

Exonération manuelle

Pour les exonérations qui ne peuvent pas être calculées automatiquement à partir de l'âge, vous pouvez sélectionner manuellement le motif dans la liste. Quelques exemples courants :

• Résidents de la commune — de nombreuses communes exonèrent leurs résidents de la taxe touristique
• Forces de l'ordre en service — militaires et policiers en mission opérationnelle
• Patients en cours de soins — clients hospitalisés ou en hôpital de jour dans des établissements de santé proches
• Chauffeurs de groupes touristiques — accompagnateurs et conducteurs d'autocars
• Personnes en situation de handicap et accompagnateurs — prévu dans de nombreux règlements communaux

Réduction

Si la commune prévoit des tarifs réduits pour certaines catégories de clients, vous pouvez appliquer la réduction en pourcentage ou forfaitaire configurée dans les paramètres de la taxe. La réduction est calculée automatiquement sur le montant journalier pour le nombre de nuits du séjour.

Dans la liste déroulante «Chambre / Hébergement», où vous choisissez à quelle chambre appartient le client que vous enregistrez, l'entrée d'une réservation sans hébergement attribué est écrite en rouge et en gras et porte «Hébergement non attribué» après le numéro de réservation, à la place du nom de l'hébergement. Le texte dit ce que dit la couleur, cela se comprend donc sans distinguer le rouge.

Vous pouvez enregistrer le client quand même : l'enregistrement ne dépend pas de l'attribution de l'hébergement, ni l'envoi aux autorités. Le rouge rappelle seulement qu'il reste un hébergement à attribuer sur cette réservation ; vous l'attribuez depuis la fiche de la réservation, avec le bouton «Attribuer l'hébergement».

Une fois la fiche remplie, le client est enregistré avec un bouton orange — et il y en a deux. Le premier se trouve en bas de la page et porte le libellé complet «Enregistrer un client» (ou «Enregistrer le client principal» lorsque vous enregistrez le client principal de la réservation), avec le nombre de nuits du séjour. Le second se trouve en haut, juste à côté de la flèche de retour, et porte seulement le mot «ENREGISTRER».

C'est le même geste, et non deux fonctions différentes : appuyer sur l'un ou sur l'autre fait exactement la même chose. Il y en a deux parce que la fiche d'enregistrement est longue : lorsque vous remplissez les premiers champs, vous n'avez plus besoin de faire défiler jusqu'en bas pour enregistrer, car le bouton du haut reste visible pendant le défilement. Pendant l'enregistrement, les deux se désactivent en même temps et affichent l'indicateur d'attente, afin que le client ne soit pas enregistré deux fois.

Au moment de l'enregistrement, Vezpa effectue les contrôles décrits dans ce guide : les champs obligatoires prévus par le pays de l'établissement, la pièce d'identité là où elle est exigée et la signature là où la réglementation la prévoit. S'il manque quelque chose ou si une valeur n'a pas été choisie dans la liste, la fiche reste ouverte et vous indique ce qu'il faut corriger ; lorsque tout est en ordre, le client est ajouté à la réservation et la fiche se ferme.