Miten hallitsen tiimiä Vezpassa?

Tiimin hallintaopas

Jäsenen kutsuminenTilien luominen kohteen henkilöstölle

Vain tilin omistaja — se, joka rekisteröi majoituskohteen ja jonka nimissä sopimus ja maksut ovat — voi lisätä tai poistaa tiimin jäseniä. Työntekijän tilin luot itse ja valitset itse käyttäjätunnuksen ja salasanan: Vezpa ei lähetä kutsusähköpostia.

Näin luot työntekijälle tilin

Avaa alanavigaatiosta osio Majoituspaikka ja napauta Tiimi: kohta näkyy vain tilin omistajalle
Napauta sivun Tiimin hallinta alaosassa Lisää käyttäjä — painike on näkyvissä niin kauan kuin tilauksessasi on vapaita paikkoja, ja ylhäällä oleva laskuri kertoo, montako olet jo käyttänyt
Kirjoita ikkunassa Uusi käyttäjä se Käyttäjätunnus, jonka haluat työntekijälle antaa: vapaasti valittava kirjautumisnimi, vähintään 3 merkkiä, eri kuin kenelläkään muulla Vezpa-käyttäjällä. Sähköpostiosoitetta ei tarvita
Kirjoita ensimmäinen Salasana — oikealla oleva kuvake näyttää tai piilottaa sen. Sen on läpäistävä tavanomaiset turvatarkistukset, joten ei liian lyhyitä eikä liian yleisiä salasanoja
Valitse kieli, jolla työntekijä käyttää sovellusta ja saa viestit: oletuksena on majoituskohteen kieli
Napauta Lisää: tili on heti valmis ja näkyy tiimin listassa roolilla Käyttäjä

Vezpa ei lähetä työntekijälle mitään sähköpostia. Käyttäjätunnuksen ja salasanan valitsit sinä, joten välität ne itse haluamallasi tavalla — kasvotusten, viestillä, puhelimessa. Ennen kuin hän saa ne, hän ei pääse sovellukseen.

Majoituspaikka → Tiimi → Lisää käyttäjä → Tunnukset työntekijälle → Laitesidonta

Työntekijä lataa Vezpa-sovelluksen ja kirjautuu antamallasi käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Ensimmäisellä kirjautumisella tili sidotaan automaattisesti käytettyyn laitteeseen (laitesidonta).

Roolia ei valita tässä: jokainen uusi jäsen syntyy Käyttäjänä. Vaihdat sen kohdasta Majoituspaikka → Roolit ja oikeudet (vain johtajalle): sieltä annat Avustajan, Revenue Managerin, Hyvinvointityöntekijän, Käyttäjän, Siivousvastaavan tai Tarkkailijan roolin ja ylennät Johtajaksi.

Jos työntekijä hukkaa salasanan, tiliä ei tarvitse luoda uudelleen: sivulla Tiimin hallinta valitse hänen kortiltaan Vaihda salasana, aseta uusi ja kerro se hänelle.

RoolitSeitsemän käyttöoikeustasoa, yksi kullekin profiilille

Vezpa jakaa tiimin 7 rooliin. Viisi työskentelee sovelluksen vakiohallintapaneelissa, kahdella on oma paneeli. Anna jokaiselle työntekijälle rooli, joka vastaa parhaiten hänen todellista työtään.

Rooli	Pääsy	Tyypillinen käyttö
Johtaja	Täysi ja rajoittamaton pääsy: hinnoittelu ja tuottojen hallinta, OTA-määritys, tiimin hallinta, tilastot, admin-paneeli, kohteen asetukset, Booking Engine.	Omistaja, pääjohtaja, kiinteistönhoitaja
Avustaja	Täysi operatiivinen pääsy: huone- ja hyvinvointivaraukset, check-in/out, vieraiden rekisteröinti, veloitukset ja ennakkomaksut, hinnat, majoituskohteen asetukset, OTA-kanavat ja Booking Engine, verotiedot. Ei hallinnoi tiimiä eikä rooleja.	Varajohtaja, vastaanoton esimies
Revenue Manager	Hinnat ja tuottostrategia: näkee ja muokkaa hintoja ja avaa RMS:n — jos moduuli on käytössä —, kalenteri ja varaukset vain luku -tilassa. Ei koske asetuksiin, tiimiin, hyvinvointiin eikä verotietoihin; RMS:n automaattisten toimien peruminen pysyy johtajalla.	Ulkopuolinen revenue-konsultti, hinnoitteluvastaava
Hyvinvointityöntekijä	Kylpylä ja hyvinvointipalvelut: luo ja hallinnoi hyvinvointivarauksia ja avaa hyvinvointiosion. Ei näe huonehintoja, asetuksia eikä tiimiä.	Kylpylätyöntekijä, kosmetologi, hyvinvointikeskuksen vastaava
Käyttäjä	Varausten perustyö, huoneet ja hyvinvointi: luonti ja muokkaus, check-in/out ja veloitukset. Ei hintoja, asetuksia, tiimiä eikä verotietoja. Tällä roolilla syntyy jokainen uusi jäsen.	Kausityöntekijä, vastaanoton apulainen
Siivousvastaava	Omistettu siivouskäyttöliittymä: huoneen tila (siivottu), huonemuistiinpanot, osastotaulu. Ei näe summia, vierastietoja tai varauksia.	Siivoushenkilöstö, siivousjohtaja
Tarkkailija	Vain luku -pääsy, rajoitettu yksinomaan osoitettuihin huoneisiin. Näkee suodatetun kalenterin ja varaukset. Ei pääsyä hintoihin, OTA:ihin, tiimiin tai tilastoihin.	Huoneiston omistaja ryhmässä, kumppani osittaisella näkyvyydellä

Johtajia voi olla useampi. Kuka tahansa johtaja voi nimittää toisen kohdasta «Roolit ja oikeudet»; vain majoituskohteen omistaja voi poistaa johtajan roolin, ja vähintään yhden on aina jäätävä. Johtajan poistaminen käytöstä tai tilin poisto on estäynyt, kunnes rooli on otettu pois.

Kaksi hallintapaneelien perhettä

Viisi roolia työskentelee sovelluksen vakiohallintapaneelissa, kukin roolinsa avaamilla osioilla:

Johtaja Avustaja Revenue Manager Hyvinvointityöntekijä Käyttäjä

Siivousvastaavalla ja tarkkailijalla on sen sijaan oma paneeli, joka on rakennettu vain heidän työtään varten:

Siivousvastaava Tarkkailija

Siivousvastaavalla on täysin omistettu käyttöliittymä: näkee vain huoneluettelon yhdellä tilalla (siivottu), voi jättää muistiinpanoja ja jättää viestejä johdolle osastotaululla. Ei koskaan näe summia, hintoja tai vieraiden henkilötietoja.

Joka yö järjestelmä nollaa varattujen huoneiden sekä lähtö- ja vaihtohuoneiden tilan automaattisesti tilaan siivottava, joten siivousvastaava löytää aamulla aina ajantasaisen tilanteen.

Oikeudet rooleittainTäysi ominaisuustaulukko

Ominaisuus	Johtaja	Avustaja	Revenue Manager	Hyvinvointityöntekijä	Käyttäjä	Siivousvastaava	Tarkkailija
Hallintapaneeli (tilastot ja yhteenvedot)	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Ei	Vain luku*
Varauskalenteri	Kyllä	Kyllä	Vain luku	Vain luku	Kyllä	Ei	Vain luku*
Osastot (huonevarausten luettelo)	Kyllä	Kyllä	Vain luku	Ei	Kyllä	Ei	Vain luku*
Huonevarausten luonti / muokkaus	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Kyllä	Ei	Ei
Check-in / Check-out ja vieraiden rekisteröinti	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Kyllä	Ei	Ei
Veloitukset, ennakkomaksut ja maksut	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Kyllä	Ei	Ei
Hyvinvointivaraukset (luonti / muokkaus)	Kyllä	Kyllä	Ei	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei
Hyvinvointi- / kylpyläosio	Kyllä	Kyllä	Ei	Kyllä	Ei	Ei	Ei
Hinnat	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei
RMS — Revenue Management (avaaminen ja asetukset)	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei
RMS:n automaattisten toimien peruminen	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
OTA / Channel Manager	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Booking Engine (asetukset)	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Majoituskohteen asetukset	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Verotiedot ja matkailuvero	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Huoneen siivoustila	Kyllä	Kyllä	Vain luku	Vain luku	Kyllä	Kyllä	Ei
Osastotaulu	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei	Kyllä	Kyllä	Ei
Roolit ja oikeudet	Kyllä	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Tiimin hallinta (Tiimi)	Vain omistaja	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei	Ei
Oman salasanan vaihtaminen	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä

* Tarkkailija näkee kalenterin vain luku -tilassa ja rajoitettuna vain johtajan osoittamiin huoneisiin.

Oikeudet pakotetaan palvelinpuolella: vaikka jäsen yrittäisi päästä luvattomaan toimintoon, taustajärjestelmä estää pyynnön. Turvallisuus ei riipu pelkästään käyttöliittymästä.

Laitteiden hallintaYksi tili, yksi laite — taattu turvallisuus

Kohteen tietojen suojaamiseksi Vezpa käyttää laitesidontaa: jokainen tiimitili sidotaan yhteen laitteeseen ensimmäisellä kirjautumisella. Tämä estää saman tilin käytön useilla laitteilla ja suojaa luvattomalta pääsyiltä.

Kuinka laitesidonta toimii

Ensimmäisellä kirjautumisella sovellus rekisteröi yksilöllisen laitetunnisteen (UUID) ja sitoo sen tiliin
Siitä eteenpäin tili toimii yksinomaan kyseisellä laitteella
Kirjautumisyritys toiselta laitteelta estetään virheilmoituksella

Tilanne	Mitä tehdä
Jäsen vaihtoi puhelinta tai tablettia	Johtajan on suoritettava laitteen nollaus Roolit ja oikeudet -sivulta
Jäsen ei voi kirjautua	Tarkista, että laite on sidottu laite. Tarvittaessa suorita nollaus
Jäsen asensi sovelluksen uudelleen	Jos sama laite, kirjautuminen toimii normaalisti. Jos eri laite, nollaus tarvitaan
Johtaja käyttää useita laitteita	Ei toimenpiteitä: johtaja on vapautettu laitesidonnasta

Kuinka suorittaa nollaus

Siirry kohtaan Asetukset > Roolit ja oikeudet
Valitse jäsen, joka tarvitsee nollauksen
Napauta Nollaa laite -painiketta
Jäsen voi kirjautua uudelta laitteelta — sidonta tapahtuu automaattisesti seuraavalla kirjautumisella

Käyttöoikeus suljetaan poistamalla tili käytöstä tai poistamalla tili: «Roolit ja oikeudet» → «Poista käyttäjä käytöstä» / «Poista käyttäjä».

Johtaja (omistaja) on vapautettu laitesidonnasta ja voi vapaasti käyttää mitä tahansa laitetta: puhelinta, tablettia, pöytäkonetta.

Tilin turvallisuusUnohtunut salasana, palautuskoodi ja kadonnut authenticator

Jos menetät pääsyn tiliisi — unohtunut salasana tai authenticator-sovellus ei ole enää käytettävissä — voit palauttaa sen itse ottamatta yhteyttä tukeen.

Unohtunut salasana

Jos et muista salasanaasi, voit nollata sen itse suoraan kirjautumisnäytöltä.

Napauta kirjautumisnäytöllä Unohditko salasanan?
Syötä tilisi sähköposti tai käyttäjätunnus ja vahvista
Tarkista sähköpostisi — jos osoite on rekisteröity, saat linkin salasanan nollaamiseen
Avaa linkki ja aseta uusi salasana

Turvallisuussyistä näytetty viesti on aina sama riippumatta siitä, onko osoite rekisteröity: kukaan ei voi selvittää, kuuluuko sähköposti Vezpa-tiliin.

Palautuskoodi

Kun otat käyttöön kaksivaiheisen todennuksen (2FA), sovellus näyttää sinulle henkilökohtaisen palautuskoodin: säilytä se turvallisessa paikassa. Voit käyttää sitä authenticator-sovelluksen koodin sijaan aina kirjautuessasi, jos sinulla ei ole authenticator-puhelinta käsillä.

Palautuskoodi on ainutkertainen: tiliä kohden on aina vain yksi aktiivinen
Aina kun käytät sitä kirjautumiseen, järjestelmä korvaa sen automaattisesti uudella — tallenna näytetty uusi koodi heti
Uusi koodi luodaan ja näytetään myös aina, kun määrität kaksivaiheisen todennuksen uudelleen (esimerkiksi kohdan "Authenticator hukassa" jälkeen)
Jos menetät sekä koodin että authenticatorin, käytä kirjautuessasi "Authenticator hukassa" -toimintoa kaksivaiheisen todennuksen nollaamiseen sähköpostitse

Palautuskoodi antaa pääsyn tilillesi aivan kuten salasana: käsittele sitä samalla luottamuksellisuudella äläkä jaa sitä kenellekään.

Authenticator hukassa

Jos olet menettänyt sekä pääsyn authenticator-sovellukseen että palautuskoodin, voit poistaa kaksivaiheisen todennuksen käytöstä sähköpostitse.

Napauta koodin vahvistusnäytöllä Authenticator hukassa
Vahvista tunnuksesi (käyttäjätunnus ja salasana)
Tarkista sähköpostisi ja avaa saamasi linkki
Kaksivaiheinen todennus poistetaan käytöstä: seuraavalla kirjautumiskerralla sinua pyydetään määrittämään se uudelleen

Myös tämä toiminto vaatii oikean salasanan: kukaan ei voi poistaa kaksivaiheista todennusta käytöstä tietämättä myös tilin salasanaa.

Tarkkailijan huoneetNäkyvyys rajoitettu osoitettuihin huoneisiin

Kun luot käyttäjän Tarkkailija-roolilla, sinun on määritettävä tarkasti, mitkä huoneet hän voi nähdä. Tämä mekanismi on välttämätön kohteille, joissa on useita omistajia, tai osittaisen pääsyn myöntämiseen ulkoisille yhteistyökumppaneille.

Kuinka osoittaa huoneet

Luo uusi jäsen Tarkkailija-roolilla Tiimi-osiosta
Määritysnäytöllä valitse yksi tai useampi osoitettava huone täyden huoneluettelon joukosta
Vahvista valinta — tarkkailija näkee yksinomaan varaukset ja kalenterin valituille huoneille

Mitä tarkkailija näkee

Kalenteri — vain osoitettujen huoneiden rivit; kaikki muut rivit ovat täysin piilossa
Varaukset — vain varaukset, jotka sisältävät vähintään yhden osoitetun huoneen, tietoineen
Hallintapaneeli — ei saatavilla, varattu johtajalle ja avustajalle
Hinnat, OTA, tiimi, tilastot — täysin piilossa, ei valikossa

Käyttöesimerkki: huoneistonhallitsijat

Kohteessa, joka hallitsee eri omistajien huoneistoja, jokainen omistaja voi saada tarkkailijatilin, jonka näkyvyys on rajoitettu omaan huoneistoonsa. Näin:

Jokainen omistaja näkee vain oman huoneistonsa varaukset
Heillä ei ole pääsyä muiden huoneistojen tietoihin, hintoihin tai varauksiin
He voivat seurata käyttöastetta ja päivämääriä muuttamatta mitään

Läpinäkyvyyttä ilman riskejä: tarkkailija voi tarkistaa oman huoneistonsa varaukset itsenäisesti, mikä vähentää johdolle esitettyjä tietopyyntöjä ja lisää luottamusta palveluun.

Jos et osoita yhtään huonetta tarkkailijalle, hän näkee tyhjän näytön. Varmista, että valitset vähintään yhden huoneen tilin luonnin yhteydessä.

Kuka hallinnoi käyttöoikeuksiaOmistaja, johtaja ja käyttöoikeuksien peruminen

Käyttöoikeuksia ohjaavilla kahdella sivulla on eri kohderyhmä, ja sovelluksessa ne näkyvät vain niille, jotka voivat niitä oikeasti käyttää.

Sivu	Kuka sen näkee	Mitä se mahdollistaa
Tiimi	Vain tilin omistaja	Jäsenten lisääminen ja poistaminen, jäsenen salasanan nollaus, laitteen lukituksen avaus, jäsenen kielen vaihto
Roolit ja oikeudet	Vain johtaja	Roolin määrittäminen, tilin aktivointi tai käytöstä poisto, tarkkailijalle näkyvien kohteiden valinta

Avustaja ei enää näe näitä kahta kohtaa Kohde-sivulla: aiemmin hän avasi ne ja sai vain hylkäysviestejä, koska palvelin on aina varannut ne omistajalle ja johtajalle.

Useassa kohteessa työskentelevän työntekijän poistaminen

Jos työntekijällä on pääsy useaan kohteeseen, hänen poistamisensa yhdestä ei poista hänen tiliään: hän menettää pääsyn vain siihen kohteeseen, josta poistat hänet, ja jatkaa työskentelyä muissa normaalisti. Sovellus vahvistaa tämän omalla viestillään.

Työntekijä on vain tässä kohteessa → tili poistetaan, kuten ennenkin
Työntekijä on myös muissa kohteissa → vain tämän kohteen käyttöoikeus perutaan
Sama koskee käytöstä poistamista kohdassa ”Roolit ja oikeudet”: se ei sammuta tiliä muissa kohteissa

Johtajaa ei voi poistaa tiimistä: poistaminen edellyttää, että hänen roolinsa alennetaan ensin kohdassa ”Roolit ja oikeudet”. Tilin omistajaa ei voi poistaa missään tapauksessa.

Oman salasanan vaihtaminen

Salasana on henkilökohtainen tieto: jokainen rooli — myös siivousvastaava ja tarkkailija — vaihtaa sen oman näyttönsä oikean yläkulman tilivalikosta ilman johdon apua. Omistaja voi silti nollata jäsenen salasanan Tiimi-sivulta, esimerkiksi jos työntekijä jää ulos sovelluksesta.

Siivousvastaavan ja tarkkailijan näkymät

Siivousvastaavan tai tarkkailijan roolissa työskennellään omalla näytöllä. Yläpalkki tarjoaa nyt samat mukavuudet kuin muutkin näkymät:

”?” — avaa näytön vaiheittaisen oppaan uudelleen milloin haluat
Teema — vaihtaa vaalean ja tumman välillä
Kieli — vaihtaa sovelluksen kielen, riippumatta kohteen maasta; se koskee myös Vezpan lähettämiä ilmoituksia ja sähköposteja
Tilivalikko — oman salasanan vaihto ja uloskirjautuminen; uloskirjautuminen palauttaa kirjautumisnäyttöön

Siivousvastaava näkee valitun päivän huoneluettelon, ja yhteenvedon ruudut toimivat suodattimina; tarkkailijalla on kolme vain luku -välilehteä (varaukset, tilastot, kalenteri), rajattuna hänelle osoitettuihin kohteisiin.