Käyttöönotto-opas

Rekisteröinnin suorittamisen jälkeen sovellus opastaa sinut 2-vaiheisen käyttöönoton läpi kohteesi perustamiseksi. Olet käytössä muutamassa minuutissa.

Älä huolehdi kaiken syöttämisestä heti: voit aina muokata kohteesi tietoja ja lisätä uusia huoneita myöhemmin Kohde-välilehdeltä.

Heti rekisteröitymisen jälkeen lähetämme sinulle vahvistussähköpostin. Sinun täytyy vahvistaa osoitteesi ennen kuin voit luoda kohteesi.

1. Tarkista sähköpostisi — Saat hetken kuluttua sähköpostin, jossa on vahvistuslinkki.
2. Klikkaa linkkiä — Avautuu verkkosivu, joka vahvistaa sähköpostiosoitteesi.
3. Palaa sovellukseen — Odotusnäyttö tarkistaa tilan automaattisesti muutaman sekunnin välein, tai napauta ”Vahvistin, tarkista nyt” tarkistaaksesi heti.
4. Eikö sähköposti saapunut? — Napauta ”Lähetä uudelleen” (käytettävissä 60 sekunnin välein).
5. Kirjoitusvirhe osoitteessa? — Jos rekisteröityessä verkkotunnus muistuttaa tunnettua sähköpostipalvelua (esimerkiksi ”gmil.com” eikä ”gmail.com”), kentän alle tulee ”Tarkoititko …?”: napauta sitä, niin osoite korjautuu. Väärään osoitteeseen vahvistus ei voi tulla perille.

Ensimmäisessä vaiheessa määrität kohteesi perustiedot.

Mitä sinun on syötettävä

1. Maa — Valitse maa, jossa kohteesi sijaitsee. Tämä määrittää käytettävissä olevat ominaisuudet.
2. Kohdetyyppi — Valitse Hotelli, Huoneistonhallitsija tai Yksittäinen yksikkö.
3. Nimi — Kohteesi nimi (esim. "Hotelli Bellavista", "Aurinkohuoneistot").
4. Osoite — Katu, kaupunki, postinumero ja alue.
5. Yhteystiedot — Kohteen sähköposti ja puhelinnumero. Kansainvälinen suuntanumero valitaan numeron vieressä olevasta lipusta, ja se on pakollinen: näin numero näkyy kokonaisena kuiteissa, laskuissa, vieraille lähetettävissä sähköposteissa ja verkkosivustolla.

Kohdetyypit

• Hotelli — Kohde, jossa on useita huoneita yhden operaattorin hallinnoimana. Varaukset voivat sisältää useita huoneita.
• Huoneistonhallitsija — Hallitse useita huoneistoja tai itsenäisiä yksiköitä, joilla kullakin on oma profiilinsa.
• Yksittäinen yksikkö — Yksi majoitusyksikkö (B&B, lomakoti, huone). Yksinkertaistettu asennus.

Valitsitko väärän tyypin?

Niin kauan kuin teet asetuksia, voit vielä korjata: sivulla Miten haluat lisätä huoneesi näet majoitustesi nykyisen järjestyksen ja Muuta-painikkeen. Voit vaihtaa erillisistä majoituksista huonetyypeittäin järjestettyyn kohteeseen ja takaisin. Lomatalojen hallinnoijat eivät voi vaihtaa: jokaisella yksiköllä on oma osoite ja omat koodit.

Huomio: kun siirryt erillisiin majoituksiin, jokaisesta tyypistä jää yksi yksikkö ja muut poistetaan. Vezpa näyttää ensin tarkan luettelon siitä, mikä katoaa, ja estää toiminnon, jos jollakin noista huoneista on jo varauksia.

Toisessa vaiheessa luot ensimmäisen huonetyyppisi tai huoneistosi.

Mitä sinun on syötettävä

1. Nimi — lyhyt koodi, enintään 8 merkkiä, isoin tai pienin kirjaimin (tallentuu täsmälleen kirjoitetussa muodossa): sillä tunnistat huonetyypin kalenterissa ja hinnoissa. Sovellus ehdottaa ”DBL”, ”SGL”, ”APT1”. Ei ”Kahden hengen huone”: se ei mahdu.
2. Määrä — montako samanlaista yksikköä luodaan kerralla (vain huonetyypeittäin toimivissa kohteissa). Määrällä 3 DBL:stä tulee DBL1, DBL2, DBL3. Enintään 99 kerrallaan.
3. Enimmäishenkilömäärä — montako vierasta siellä voi enintään nukkua.
4. Hinta — ei aseteta tässä: lomake ei kysy sitä, ja majoituskohde syntyy ilman hintaa. Asetat sen myöhemmin Hinnat-välilehdellä, jossa säädät myös ateriavaihtoehtojen erot.
5. Mitä hintaan sisältyy — majoitus, B&B, puolihoito, täysihoito: laita päälle se, mitä myyt. Jos et laita mitään, sovellus laittaa majoituksen ja kertoo siitä.
6. Sijainti — Napauta «Valitse kartalta» ja hae osoite: tähtäin pysyy keskellä ja merkitsee tarkan kohdan. OTA-kanavat tarvitsevat sen julkaistakseen sinut. Jos sitä ei ole nyt, voit asettaa sen myöhemmin Majoituksen tiedoista — heti pakollinen se on vain huoneistojen hallinnoijille. Selaimessa tehtävässä kokeilussa karttaa ei piirretä: osoitteen kirjoitat silti, ja sijainti asettuu itsestään. Asennetussa sovelluksessa kartta on paikallaan. Käyttöönoton lopuksi sovellus kertoo, jos se puuttuu, ja vie sinut kohtaan, jossa se asetetaan.

Rekisteröinnin tulos

Pyynnön lähettämisen jälkeen rekisteröinti jatkuu itsestään channel managerilla.

Rekisteröity ei tarkoita myynnissä — Kanava ei myy vielä: kaksi vaihetta on jäljellä. Valtuuta yhteys portaalin ekstranetissä, napauta sitten ”Avaa kanavayhdistäminen”, yhdistä huoneesi ja napauta ”Käytä”.

Jos jokin epäonnistuu — Sovellus kertoo aina, kenen ongelma se on:

• Meidän ongelmamme — Ongelma on meidän puolellamme: portaaliin ei saapunut mitään. Hoidamme asiaa jo ja kirjoitamme sinulle heti, kun voit yrittää uudelleen.
• Jotain korjattavaa — Portaali ei tunnista antamaasi koodia. Tarkista se portaalin extranetissä ja syötä se uudelleen, yritä sitten uudelleen.

Viimeinen vaihe, vain kerran: kaksivaiheinen vahvistus suojaa vieraidesi tiedot ja maksut. Tarvitset puhelimeen todennussovelluksen: se luo 6-numeroisen koodin, joka kysytään kirjautuessa.

1. Asenna todennussovellus puhelimeen — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Jos sinulla on jo sellainen, siirry kohtaan 2. Ne ovat ilmaisia ja luovat 6-numeroisen koodin, joka vaihtuu 30 sekunnin välein. Mikä tahansa 6-numeroisia koodeja luova sovellus käy.
2. Yhdistä Vezpa sovellukseen — Napauta puhelimessa AVAA TODENNUSSOVELLUS: Vezpa lisää itsensä sovellukseen, mitään ei tarvitse skannata. Tietokoneelle ei tarvitse asentaa mitään: todennussovellus tulee puhelimeen. Avaa se, napauta + ja valitse ”Skannaa QR-koodi”, ja suuntaa se tietokoneen näytöllä olevaan QR-koodiin.
3. Anna 6-numeroinen koodi — Napauta Jatka ja anna koodi (tietokoneella Skannasin QR-koodin, jatka) ja kirjoita 6 numeroa. Avaa todennussovellus puhelimessa ja etsi kohta ”Vezpa”: sen vieressä on 6-numeroinen koodi, joka vaihtuu 30 sekunnin välein. Syötä se, joka näkyy juuri silloin; jos se vanhenee kirjoittaessasi, käytä seuraavaa.

Jos skannaus ei onnistu, kohdan tai syötä manuaalisesti alta löytyy Salainen koodi. Valitse todennussovelluksessa ”Anna asetusavain”, liitä koodi ja jätä tyypiksi ”Aikaan perustuva”.

Kun majoituskohde on luotu, sinulla on jo toimiva kokonaisuus, mutta ei vielä valmis. Johtaminen-näkymän yläreunassa näkyy muistutus jäljellä olevien vaiheiden määrästä: avaa lista napauttamalla. Löydät sen aina kohdasta Profiili > Asetusten tila.

Olennaiset

Ilman näitä kahta vaihetta kohde ei voi myydä.

1. Viimeistele majoituksesi — Tarkista majoitustesi huoneet, vieraat ja ruokailuvaihtoehdot.
2. Aseta hintasi — Kopioi hinnat OTA-kanavasta tai aseta ne Hinnat-sivulla.

Suositellut

Nämä ovat ovet, joista varaukset tulevat: ne eivät ole pakollisia, mutta niin kauan kuin ne ovat kiinni, mitään ei tule.

1. Ota käyttöön Booking Engine — Vastaanota suoria varauksia verkkosivustoltasi.
2. Majoituskohteen tiedot — Osoite, puhelin, sähköposti ja sijainti: niitä tarvitaan OTA-kanavien yhdistämiseen.
3. Yhdistä OTA-kanava — Julkaise Bookingissa, Airbnb:ssä ja muissa portaaleissa.

Valinnaiset

Nämä riippuvat siitä, miten työskentelet ja missä olet. Dynaamiset hinnat näkyvät vain, jos sopimuksesi sisältää ne.

1. Matkailuvero — Määritä matkailuvero, jos se koskee sinua.
2. Sähköpostiautomaatiot — Lähetä automaattisia viestejä vieraillesi.
3. Viranomaisliitännät — Yhdistä Alloggiati/PayTourist tai maasi järjestelmä.
4. Dynaaminen hinnoittelu (RMS) — Ota käyttöön automaattinen kausiluontoinen hinnanhallinta.

Jokaisessa vaiheessa on kaksi painiketta. Määritä vie suoraan oikealle sivulle, valmiiksi täytettävään kohtaan avattuna. Myöhemmin poistaa sen laskurista poistamatta sitä: se jää listalle merkinnällä Lykätty, ja voit palauttaa sen milloin tahansa. Valinta koskee vain tätä kohdetta.

Niin kauan kuin majoituskohde ei myy missään, kaksi myynnin avaavaa vaihetta — oma varaussivusi ja yhteys portaaliin — eivät ole kohdassa Suositellut vaan kohdassa Olennaiset, eikä olennaisissa vaiheissa näy Myöhemmin-painiketta: kumpikaan tie ei ole pakollinen, mutta kysymystä ei voi vaimentaa. Heti kun toinen niistä on aktiivinen, ne palaavat kohtaan Suositellut. Samasta syystä sovellus kysyy heti julkaisun jälkeen, missä haluat myydä, ja avaa valitsemasi tien.

Jokaisella vaiheella on luettava nimi, ja painike vie oikealle sivulle. Luettelossa ei enää näy sisäisiä koodeja: jokainen rivi selittää itsensä. Ja Määritä avaa juuri sen kohdan, joka pitää täyttää — Majoituskohteen tiedot avaa osoitteen, puhelimen, sähköpostin ja sijainnin muokkauksen, ei yleistä sivua, jolta kohta pitää vielä etsiä. Luetteloa ei enää tarvitse tulkita: se on lista, jolla toimitaan.

Kun 2 vaihetta on suoritettu, hallintapaneelisi on valmis. Tässä mitä suosittelemme saadaksesi Vezpa PMS:sta parhaan hyödyn:

1. Määritä hinnat — Siirry Hinnasto-välilehdelle määrittääksesi kausihinnoittelun, päivittäiset hinnat ja alennukset.
2. Yhdista OTA:t — Kohdasta Asetukset > OTA-kanavat, aktivoi jakelukanavat (Booking.com, Airbnb, Expedia jne.) varausten automaattiseen vastaanottoon.
3. Aktivoi Booking Engine — Kohdasta Asetukset > Booking Engine, määritä booking engine suorien varausten vastaanottamiseksi verkkosivuiltasi.
4. Kutsu tiimisi — Kohdasta Asetukset > Tiimi, lisää tiimin jäseniä asianmukaisilla rooleilla (avustaja, siivousvastaava, tarkkailija).