Sähköpostiautomaatioiden opas

Määritä automaattisesti lähtevät sähköpostiviestit oleskelun jokaista eri vaihetta varten: ennen saapumista, sisäänkirjautumisen yhteydessä, matkailuveron muistutus, kiitosviesti ja paljon muuta

Sisältö

1. Mikä on sähköpostiautomaatio 2. Kuusi valmista esiasetusta 3. Liipaisimet — milloin sähköposti lähtee 4. Monikieliset tekstit 5. Yhdistämiskentät 6. Käyttöönotto 7. Käyttöoikeudet, omistajuus ja rajat

1. Mikä on sähköpostiautomaatio Automaattisia sähköposteja, jotka voidaan määrittää jokaiselle majoituskohteelle erikseen

Sähköpostiautomaatioiden avulla voit lähettää vierailleen — ja halutessasi myös itsellesi — automaattisia sähköpostiviestejä oleskelun eri vaiheissa ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään käsin. Jokainen automaatio käynnistyy oman liipaisimensa perusteella, eli joko jonkin tapahtuman tai tietyn ajanhetken perusteella, ja se lähettää vieraalle juuri sen tekstin, jonka olet itse siihen kirjoittanut, ja aina sillä kielellä, jota kyseinen vieras itse käyttää.

Mihin niitä tarvitaan

  • Vieras: saa hyödyllistä tietoa juuri oikealla hetkellä (esimerkiksi saapumisohjeet, kulkukoodin, muistutuksen matkailuverosta ja aivan lopuksi vielä kiitosviestin).
  • Isäntä: saa automaattisia ilmoituksia silloin, kun vieras on saanut verkkosisäänkirjautumisen valmiiksi tai kun jokin muu toimenpide vaatii hänen huomiotaan.

Kohdennus huoneittain

Jokainen automaatio voidaan kohdistaa tiettyihin majoituskohteesi huonetyyppeihin: voit siis käyttää eri tekstejä eri majoituksille tai poistaa jonkin automaation kokonaan käytöstä sellaiselta huoneelta, joka on parhaillaan huollossa.

Automaatiot eivät koskaan häiritse varausten normaalia kulkua: jos lähetys epäonnistuu sen vuoksi, että sähköpostiosoite puuttuu tai että kyseessä on tilapäinen virhe, varaus säilyy täysin ennallaan ja tapahtunut virhe kirjataan lähetysten lokiin.

2. Kuusi valmista esiasetusta Valmiit mallit, jotka voit ottaa käyttöön heti

Vezpa luo majoituskohteellesi automaattisesti kuusi valmiiksi määriteltyä automaatiota (esiasetusta). Ne luodaan siten, että niiden tekstit ovat tyhjiä ja kytkin on pois päältä: sinun riittää siis kirjoittaa teksti niillä kielillä, joita itse käytät, ja ottaa automaatio sen jälkeen käyttöön. Painike "Käytä esimerkkitekstiä" täyttää valmiiksi pohjatekstin jokaisella kielellä, ja voit sitten muokata sitä täysin vapaasti.

Ennen saapumista
2 päivää ennen sisäänkirjautumista
Muistutus, jossa kerrotaan kellonajat, ajo-ohjeet perille sekä muut käytännön tiedot saapumista varten.
Talon säännöt / kulkukoodit
Sen jälkeen kun verkkosisäänkirjautuminen on valmis
Lähettää ovikoodin, wifi-tunnukset, talon säännöt sekä viimeiset ohjeet sisäänpääsyä varten.
Ilmoitus isännälle — vieraan tiedot valmiina
Sen jälkeen kun verkkosisäänkirjautuminen on valmis
Ilmoittaa ylläpitäjälle, että vieras on täyttänyt rekisteröinnin ja että tiedot ovat nyt saatavilla.
Muistutus matkailuverosta
1 päivä ennen uloskirjautumista
Muistuttaa vierasta matkailuveron maksamisesta, ja mukana ovat sekä summa että maksulinkki.
Kiitos / arvostelupyyntö
1 päivä uloskirjautumisen jälkeen
Kiittää vierasta ja kutsuu hänet jättämään arvostelun Bookingiin, Airbnbhen tai Googleen.
Muistutus keskeneräisestä maksusta
Kun maksu epäonnistuu tai jää kesken
Ilmoittaa vieraalle, ettei maksu mennyt läpi, ja antaa hänelle linkin, jonka kautta hän voi yrittää maksamista uudelleen.
Esiasetukset kattavat kaikkein yleisimmät käyttötilanteet. Voit lisäksi luoda myös omia mukautettuja automaatioita automaatioiden listassa olevasta "+"-painikkeesta, ja voit valita niille liipaisimen ja tekstit täysin vapaasti.

3. Liipaisimet — milloin sähköposti lähtee Aikaan tai tapahtumaan perustuvat

Jokaisella automaatiolla on oma liipaisimensa, joka määrää sen, milloin sähköposti lähetetään. Liipaisimia on olemassa kaikkiaan kahta eri perhettä:

Aikaan perustuvat liipaisimet

Sähköposti lähtee liikkeelle jonkin viitepäivämäärän perusteella, ja sen siirtymän voi määrittää itse päivinä, tunteina tai minuutteina, joko ennen kyseistä päivää tai sen jälkeen:

  • Suhteessa sisäänkirjautumiseen — esimerkiksi "2 päivää ennen sisäänkirjautumista" (viestiä varten, joka lähtee ennen saapumista)
  • Suhteessa uloskirjautumiseen — esimerkiksi "1 päivä ennen uloskirjautumista" (muistutusta matkailuverosta varten) tai "1 päivä uloskirjautumisen jälkeen" (kiitosviestiä varten)
  • Suhteessa varaukseen — esimerkiksi "1 tunti varauksen jälkeen" (mukautettua vahvistusviestiä varten)

Ajastin arvioi aikaan perustuvat liipaisimet 30 minuutin välein. Kellonaika lasketaan aina sen aikavyöhykkeen mukaisesti, joka on määritetty majoituskohteelle.

Kun aikaväli on päivissä, valitset myös lähetysajan majoituskohteen paikallisessa ajassa: esimerkiksi lähtöpäivänä klo 10:00. Tunneilla tai minuuteilla aikaa ei näytetä, koska laskenta alkaa viitepäivän keskiöstä.

Tapahtumaan perustuvat liipaisimet

Sähköposti lähtee juuri sillä hetkellä, kun järjestelmässä tapahtuu jokin tietty ennalta määritelty tapahtuma:

  • Verkkosisäänkirjautuminen valmis — vieras on saanut itsepalveluna tehtävän rekisteröinnin päätökseen
  • Maksu onnistui — Stripe-maksu on mennyt onnistuneesti läpi
  • Maksu epäonnistui — maksuyritys ei onnistunut
  • Peruutus — varaus on peruutettu
Taattu idempotenssi: jokainen sähköposti lähetetään enintään yhden kerran varausta ja tapahtumakertaa kohden, vaikka lähellä toisiaan olevia tarkistuskierroksia tai kaksoiskappaleina saapuvia tapahtumia sattuisi useitakin.
Ei takautuvaa lähetystä: automaatioita ei lähetetä sellaisille varauksille, jotka on luotu ennen kyseisen automaation käyttöönottoa. Huomioon otetaan siis vain uudet varaukset, jotka on tehty vasta käyttöönoton jälkeen.

4. Monikieliset tekstit Oma teksti jokaiselle Booking Engine -kielelle

Voit kirjoittaa jokaiselle automaatiolle erillisen tekstin jokaisella sellaisella kielellä, joka on käytössä omassa Booking Enginessäsi. Kun sähköposti lähtee liikkeelle, järjestelmä tunnistaa automaattisesti vieraan käyttämän kielen ja lähettää hänelle juuri sitä kieltä vastaavan tekstin.

Miten kielen valinta toimii

  • Prioriteetti 1: sen portaalin kieli, jolla vieras on tehnyt varauksensa (jos hän esimerkiksi käytti Booking Engineä englanniksi, hän saa sähköpostin englanniksi)
  • Prioriteetti 2: alayksikön oletuskieli (se määritetään Asetukset-osiossa)
  • Varavaihtoehto: italia

Esimerkkiteksti

Painike "Käytä esimerkkitekstiä", joka on käytettävissä jokaiselle kielelle erikseen muokkausnäkymässä, täyttää valmiiksi pohjatekstin, johon yhdistämiskentät on jo lisätty valmiiksi. Voit muokata tekstiä vapaasti ja säilyttää samalla ne paikkamerkit, joita todella tarvitset.

Kaikkia kieliä ei ole pakko täyttää. Jos jonkin kielen teksti puuttuu, sähköpostia ei lähetetä lainkaan kyseistä kieltä käyttäville vieraille (tyhjää viestiä ei siis lähetetä, eikä viestiä myöskään lähetetä oletusarvoisesti italian kielellä).

5. Yhdistämiskentät Dynaamiset paikkamerkit tekstin sisällä

Voit lisätä tekstin sisään paikkamerkkejä, jotka korvataan lähetyshetkellä automaattisesti kyseisen varauksen omilla todellisilla tiedoilla. Paikkamerkeissä käytetään yhden aaltosulkeen syntaksia: Niitä ei tarvitse muistaa ulkoa: editorissa «Lisää kenttä» -painike luettelee ne yhdessä lisättävän tiedon nimen kanssa.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Paikkamerkkien kuvaukset

  • {ospite_nome} — varauksen päävieraan eli majoituksen vastuuhenkilön nimi
  • {ospiti_num} — vieraiden kokonaismäärä varauksessa
  • {check_in} / {check_out} — päivämäärät muotoiltuina sähköpostissa käytettävän kielen mukaan
  • {notti} — oleskelun öiden lukumäärä
  • {camera_nome} — varatun huone- tai majoitustyypin nimi
  • {struttura_nome} — oman majoituskohteesi nimi
  • {indirizzo} — majoituskohteen katuosoite
  • {link_self_checkin} — suora linkki vieraan omaan verkkosisäänkirjautumiseen
  • {link_pagamento_tassa} — linkki, jonka kautta matkailuveron voi maksaa
  • {importo_tassa} — vielä maksamatta oleva matkailuveron summa (jäännös) majoituskohteen omassa valuutassa
  • {importo_tassa_totale} — koko oleskelun matkailuveron kokonaissumma
  • {saldo_residuo} — varauksen vielä maksamatta oleva loppusumma
  • {link_prenotazione} — linkki sivulle, jolla varausta voi tarkastella
  • {whatsapp_struttura} — majoituskohteen WhatsApp-numero (jos se on määritetty)
Tuntemattomat paikkamerkit (eli ne, joita ei ole tässä luettelossa) jätetään tekstiin täsmälleen sellaisina kuin ne on siihen kirjoitettu, eikä niistä aiheudu minkäänlaista virhettä. Näin voit kirjoittaa vaikka "Wi-Fi: {chiave_wifi}" ilman mitään ongelmia — mutta sitä paikkamerkkiä ei silloin korvata millään.
Älä käytä kaksinkertaisten aaltosulkeiden syntaksia (sitä samaa, jota käytetään verkkosivupohjissa): automaatioiden tekstit eivät ole Django-pohjia, joten kaksinkertaiset aaltosulkeet aiheuttavat renderöintivirheitä.
{importo_tassa} on vielä maksamatta oleva matkailuvero (eli jäännös), ei siis kokonaissumma, ja se muotoillaan majoituskohteen valuutan ja erotinmerkkien mukaisesti. Kokonaissummaa varten käytä kenttää {importo_tassa_totale}.

Chatillisten portaalien (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) varauksissa vieraalle lähtevä automaatio voi saapua portaalin keskusteluun sähköpostin sijaan. Linkin sisältävä teksti, esimerkiksi {link_self_checkin}, yrittää ensin vieraan oikeaa sähköpostia; jos sitä ei ole, se menee chattiin, jossa Vezpan linkit (vezpa.it ja aktiivinen oma verkkotunnuksesi) säilyvät aina, Airbnb:ssä ja Booking.comissa. Expediassa ja VRBO:ssa linkit poistetaan.

Booking.comissa on yksi vaihe, joka tehdään vain kerran extranetissä: Majoituspaikka → Viestiasetukset → Turvallisuusasetukset → ”Lisää linkki” → vezpa.it, ja myös oma verkkotunnuksesi, jos majoituspaikka käyttää sellaista (sieltä lähtee check-in-linkki). Ennen kuin teet sen, vieras saa viestin tekstin, mutta linkin paikalla lukee [Link was removed]: Booking.com korvaa linkit, joita et ole hyväksynyt. Airbnb:ssä ei tarvitse tehdä mitään.

Linkin sisältävä viesti ei koskaan lähde typistettynä: jos ainoa reitti on chat, joka poistaisi linkin (Expedia, VRBO), lähetys ohitetaan ja kirjataan lähetyslokiin syineen.

6. Käyttöönotto Kytkin, huoneet ja reaaliaikainen esikatselu

Automaatio ei lähetä yhtään mitään niin kauan, kuin sitä ei ole otettu käyttöön. Näin otat sen käyttöön:

  1. Avaa automaatio listasta sovelluksen Automaatiot-osiossa
  2. Kirjoita teksti (tai täytä se valmiiksi esimerkkitekstillä) majoituskohteesi oletuskielellä — tämä vaihe on pakollinen käyttöönottoa varten
  3. Lisää tekstit myös niillä muilla kielillä, joita haluat tukea
  4. Valitse muokkausnäkymän Huoneet-osiossa ne huonetyypit, joihin automaatiota sovelletaan (oletusarvoisesti kaikki huonetyypit ovat valittuina)
  5. Kytke päälle "Ota automaatio käyttöön" -kytkin
Muokkausnäkymän reaaliaikainen esikatselu näyttää sinulle, miltä sähköposti tulee näyttämään, kun yhdistämiskentät on korvattu esimerkkiarvoilla. Tarkista muotoilu esikatselusta ennen kuin otat automaation käyttöön.

Käytöstä poistaminen ja muokkaaminen

Voit poistaa automaation käytöstä milloin tahansa aivan yksinkertaisesti sammuttamalla sen kytkimen. Tekstiin tai valittuihin huoneisiin tehdyt muutokset tallentuvat välittömästi ja vaikuttavat seuraaviin jonossa oleviin sähköpostiviesteihin.

Muista: automaatioita ei lähetetä koskaan demokohteille eikä myöskään sellaisille vieraille, joilla ei ole rekisteröityä sähköpostiosoitetta.

7. Käyttöoikeudet, omistajuus ja rajat Kuka voi muokata, missä kohteessa ja millaisilla ylärajoilla

Useampi kohde ja vain luku -tila

Jos tilisi hallinnoi useampaa kuin yhtä kohdetta, Automaatiot-sivulla jokaisessa listan kortissa näkyy yhteenvedon alapuolella sen kohteen nimi, johon automaatio kuuluu, ja uutta automaatiota luodessasi valitset kohteen pudotusvalikosta. Kohde valitaan ainoastaan luontivaiheessa: muokattaessa se pysyy lukittuna. Jos roolisi ei voi määrittää majoituskohteen asetuksia, sivua voi edelleen selata, mutta ainoastaan vain luku -tilassa: ei +-painiketta, ei kytkimiä eikä Tallenna-painiketta.

Kuka voi muokata automaatioita

Automaation luominen, muokkaaminen, käyttöön ottaminen tai poistaminen edellyttää sellaista käyttöoikeutta, jolla voi määrittää majoituskohteen asetukset: tämä oikeus on johtajalla ja avustajalla. Myös lähetysten loki on varattu vain heille, koska siinä näkyvät vieraiden sähköpostiosoitteet; tarkkailija ja siivousvastaava eivät pääse siihen lainkaan käsiksi.

Esikatselu ja kenttien rajat

Esikatselu näyttää tekstin esimerkkitietojen kanssa sinun omalla kielelläsi, päivämäärillä jotka ovat lähellä tätä päivää, ja summilla majoituskohteen omassa valuutassa. Jos kirjoitat kentän, jota ei ole olemassa, esikatselun alapuolelle ilmestyy punainen varoitus, jossa luetellaan kaikki tunnistamattomat kentät: korjaa virhe ennen kuin otat automaation käyttöön. Huomaa: {importo_tassa} on vielä maksamatta oleva vero, kun taas {importo_tassa_totale} on kokonaissumma. Numerokentillä on oma ylärajansa: enintään 10 muistutusta, toiston enimmäisväli 30 ja enimmäisennakko 60; tyhjäksi jätetty kenttä palautuu viimeiseen kelvolliseen arvoonsa sen sijaan, että se tallentaisi nollan.

Tarvitsetko apua?

Jos sinulla on kysyttävää automaatioiden määrittämisestä, avaa tukipyyntö suoraan Vezpa-sovelluksesta — tiimimme vastaa sinulle mahdollisimman pian.