Οδηγός Διαχείρισης Ομάδας

Μόνο ο κάτοχος του λογαριασμού — αυτός που καταχώρησε το κατάλυμα και στο όνομά του είναι η σύμβαση και οι πληρωμές — μπορεί να προσθέτει ή να αφαιρεί μέλη της ομάδας. Τον λογαριασμό του συνεργάτη τον δημιουργείτε εσείς, επιλέγοντας εσείς όνομα χρήστη και κωδικό: το Vezpa δεν στέλνει κανένα email πρόσκλησης.

Πώς να δημιουργήσετε λογαριασμό για έναν συνεργάτη

1. Πίνακας ελέγχου → ⋮ → Διαμόρφωση → Ομάδα
2. Στο κάτω μέρος της σελίδας Διαχείριση ομάδας πατήστε Προσθήκη χρήστη — το κουμπί υπάρχει όσο το πρόγραμμά σας έχει ελεύθερες θέσεις, και ο μετρητής επάνω δείχνει πόσες έχετε ήδη χρησιμοποιήσει
3. Στο παράθυρο Νέος χρήστης γράψτε το Όνομα χρήστη που θέλετε να δώσετε στον συνεργάτη: ένα ελεύθερο όνομα σύνδεσης, τουλάχιστον 3 χαρακτήρων, διαφορετικό από κάθε άλλον χρήστη Vezpa. Δεν χρειάζεται διεύθυνση email
4. Γράψτε τον αρχικό Κωδικό πρόσβασης — το εικονίδιο δεξιά τον εμφανίζει ή τον κρύβει. Πρέπει να περάσει τους τυπικούς ελέγχους ασφαλείας, άρα όχι κωδικοί πολύ σύντομοι ή πολύ κοινοί
5. Επιλέξτε τη γλώσσα με την οποία ο συνεργάτης θα χρησιμοποιεί την εφαρμογή και θα λαμβάνει τις ενημερώσεις: ξεκινά με τη γλώσσα του καταλύματος
6. Πατήστε Προσθήκη: ο λογαριασμός είναι έτοιμος αμέσως και εμφανίζεται στη λίστα της ομάδας με τον ρόλο Χρήστης

Ο συνεργάτης κατεβάζει την εφαρμογή Vezpa και συνδέεται με το όνομα χρήστη και τον κωδικό που του δώσατε. Στην πρώτη σύνδεση ο λογαριασμός συνδέεται αυτόματα με τη συσκευή που χρησιμοποιήθηκε (δέσμευση συσκευής).

Το Vezpa οργανώνει την ομάδα σε 7 ρόλους. Πέντε δουλεύουν στον τυπικό πίνακα της εφαρμογής, δύο έχουν δικό τους πίνακα. Δώστε σε κάθε συνεργάτη τον ρόλο που πλησιάζει περισσότερο σε αυτό που πραγματικά κάνει.

Δύο οικογένειες πινάκων

Πέντε ρόλοι δουλεύουν στον τυπικό πίνακα της εφαρμογής, ο καθένας με τις ενότητες που ενεργοποιεί ο ρόλος του:

Η γκουβερνάντα και ο παρατηρητής έχουν αντίθετα δικό τους πίνακα, φτιαγμένο μόνο για τη δουλειά τους:

* Ο παρατηρητής βλέπει το ημερολόγιο σε λειτουργία μόνο ανάγνωσης και περιορισμένο μόνο στα δωμάτια που ανατέθηκαν από τον διευθυντή.

Για την προστασία των δεδομένων του καταλύματος, το Vezpa χρησιμοποιεί δέσμευση συσκευής: κάθε λογαριασμός ομάδας δεσμεύεται σε μία μόνο συσκευή κατά την πρώτη σύνδεση. Αυτό αποτρέπει τη χρήση του ίδιου λογαριασμού σε πολλαπλές συσκευές και προστατεύει από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Πώς λειτουργεί η δέσμευση συσκευής

• Κατά την πρώτη σύνδεση, η εφαρμογή καταχωρεί ένα μοναδικό αναγνωριστικό συσκευής (UUID) και το δεσμεύει στον λογαριασμό
• Από εκείνο το σημείο, ο λογαριασμός λειτουργεί αποκλειστικά σε αυτήν τη συσκευή
• Κάθε απόπειρα σύνδεσης από διαφορετική συσκευή μπλοκάρεται με μήνυμα σφάλματος

Πώς να εκτελέσετε επαναφορά

1. Μεταβείτε σε Διαμόρφωση > Ρόλοι και δικαιώματα
2. Επιλέξτε το μέλος που χρειάζεται την επαναφορά
3. Πατήστε το κουμπί Επαναφορά συσκευής
4. Το μέλος μπορεί να συνδεθεί από τη νέα συσκευή — η δέσμευση θα γίνει αυτόματα στην επόμενη σύνδεση

Αν χάσετε την πρόσβαση στον λογαριασμό σας — ξεχασμένος κωδικός πρόσβασης ή η εφαρμογή authenticator δεν είναι πλέον διαθέσιμη — μπορείτε να τον επαναφέρετε μόνοι σας, χωρίς να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη.

Ξεχασμένος κωδικός πρόσβασης

Αν δεν θυμάστε τον κωδικό πρόσβασής σας, μπορείτε να τον επαναφέρετε μόνοι σας απευθείας από την οθόνη σύνδεσης.

1. Στην οθόνη σύνδεσης, πατήστε Ξεχάσατε τον κωδικό;
2. Εισαγάγετε το email ή το username του λογαριασμού σας και επιβεβαιώστε
3. Ελέγξτε το email σας — αν η διεύθυνση είναι καταχωρημένη, θα λάβετε έναν σύνδεσμο για επαναφορά του κωδικού
4. Ανοίξτε τον σύνδεσμο και ορίστε τον νέο κωδικό πρόσβασης

Κωδικός ανάκτησης

Όταν ενεργοποιείτε την επαλήθευση δύο βημάτων (2FA), η εφαρμογή σας εμφανίζει έναν προσωπικό κωδικό ανάκτησης: φυλάξτε τον σε ασφαλές μέρος. Μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε αντί για τον κωδικό της εφαρμογής authenticator κάθε φορά που συνδέεστε, αν δεν έχετε το τηλέφωνο με τον authenticator διαθέσιμο.

• Ο κωδικός ανάκτησης είναι μοναδικός: υπάρχει πάντα μόνο ένας ενεργός ανά λογαριασμό
• Κάθε φορά που τον χρησιμοποιείτε για σύνδεση, το σύστημα τον αντικαθιστά αυτόματα με έναν νέο — αποθηκεύστε αμέσως τον νέο κωδικό που εμφανίζεται
• Ένας νέος κωδικός δημιουργείται και εμφανίζεται επίσης κάθε φορά που ρυθμίζετε ξανά την επαλήθευση δύο βημάτων (για παράδειγμα μετά το «Έχασα τον authenticator»)
• Αν χάσετε τόσο τον κωδικό όσο και τον authenticator, χρησιμοποιήστε «Έχασα τον authenticator» κατά τη σύνδεση για να επαναφέρετε την επαλήθευση δύο βημάτων μέσω email

Έχασα τον authenticator

Αν έχετε χάσει τόσο την πρόσβαση στην εφαρμογή authenticator όσο και τον κωδικό ανάκτησης, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την επαλήθευση δύο βημάτων μέσω email.

1. Στην οθόνη επαλήθευσης κωδικού, πατήστε Έχασα τον authenticator
2. Επιβεβαιώστε τα διαπιστευτήριά σας (username και κωδικό πρόσβασης)
3. Ελέγξτε το email σας και ανοίξτε τον σύνδεσμο που λάβατε
4. Η επαλήθευση δύο βημάτων απενεργοποιείται: στην επόμενη σύνδεσή σας θα σας ζητηθεί να την ρυθμίσετε ξανά

Όταν δημιουργείτε έναν χρήστη με ρόλο Παρατηρητή, πρέπει να καθορίσετε ακριβώς ποια δωμάτια μπορεί να δει. Αυτός ο μηχανισμός είναι απαραίτητος για καταλύματα με πολλαπλούς ιδιοκτήτες ή για παροχή μερικής πρόσβασης σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Πώς να αναθέσετε δωμάτια

1. Δημιουργήστε το νέο μέλος με ρόλο Παρατηρητή από την ενότητα Ομάδας
2. Στην οθόνη ρύθμισης, επιλέξτε ένα ή περισσότερα δωμάτια για ανάθεση από την πλήρη λίστα δωματίων
3. Επιβεβαιώστε την επιλογή — ο παρατηρητής θα βλέπει αποκλειστικά κρατήσεις και ημερολόγιο για τα επιλεγμένα δωμάτια

Τι βλέπει ο παρατηρητής

• Ημερολόγιο — μόνο τις γραμμές για τα ανατεθειμένα δωμάτια· όλες οι άλλες γραμμές είναι εντελώς κρυμμένες
• Κρατήσεις — μόνο κρατήσεις που περιλαμβάνουν τουλάχιστον ένα ανατεθειμένο δωμάτιο, με σχετικές λεπτομέρειες
• Dashboard — μη διαθέσιμο, δεσμευμένο για διευθυντή και βοηθό
• Τιμές, OTA, ομάδα, στατιστικά — εντελώς κρυμμένα, δεν εμφανίζονται στο μενού

Περίπτωση χρήσης: διαχειριστές διαμερισμάτων

Σε ένα κατάλυμα που διαχειρίζεται διαμερίσματα από διαφορετικούς ιδιοκτήτες, κάθε ιδιοκτήτης μπορεί να λάβει λογαριασμό παρατηρητή με ορατότητα περιορισμένη στο δικό του διαμέρισμα. Με αυτόν τον τρόπο:

• Κάθε ιδιοκτήτης βλέπει μόνο τις κρατήσεις του δικού του διαμερίσματος
• Δεν έχει πρόσβαση σε δεδομένα, τιμές ή κρατήσεις άλλων διαμερισμάτων
• Μπορεί να παρακολουθεί πληρότητα και ημερομηνίες χωρίς να μπορεί να τροποποιήσει τίποτα

Οι δύο σελίδες που ελέγχουν τις προσβάσεις απευθύνονται σε διαφορετικά πρόσωπα και στην εφαρμογή εμφανίζονται μόνο σε όποιον μπορεί πραγματικά να τις χρησιμοποιήσει.

Αφαίρεση συνεργάτη που εργάζεται σε περισσότερα καταλύματα

Αν ένας συνεργάτης έχει πρόσβαση σε περισσότερα καταλύματα, η αφαίρεσή του από ένα δεν διαγράφει τον λογαριασμό του: χάνει την πρόσβαση μόνο στο κατάλυμα από το οποίο τον αφαιρείτε και συνεχίζει να εργάζεται κανονικά στα υπόλοιπα. Η εφαρμογή σας το επιβεβαιώνει με ειδικό μήνυμα.

• Συνεργάτης που υπάρχει μόνο σε αυτό το κατάλυμα → ο λογαριασμός διαγράφεται, όπως και πριν
• Συνεργάτης που υπάρχει και σε άλλα καταλύματα → ανακαλείται μόνο η πρόσβαση σε αυτό το κατάλυμα
• Το ίδιο ισχύει και για την απενεργοποίηση από τους «Ρόλους και δικαιώματα»: δεν απενεργοποιεί τον λογαριασμό στα άλλα καταλύματα

Αλλαγή του δικού σας κωδικού πρόσβασης

Ο κωδικός πρόσβασης είναι προσωπικό δεδομένο: κάθε ρόλος — συμπεριλαμβανομένων γκουβερνάντας και παρατηρητή — τον αλλάζει από το μενού λογαριασμού επάνω δεξιά στη δική του οθόνη, χωρίς να περάσει από τη διεύθυνση. Ο κάτοχος μπορεί ωστόσο να επαναφέρει τον κωδικό ενός μέλους από τη σελίδα Ομάδα, για παράδειγμα αν ο συνεργάτης μείνει έξω από την εφαρμογή.

Οι πίνακες γκουβερνάντας και παρατηρητή

Όποιος έχει ρόλο γκουβερνάντας ή παρατηρητή εργάζεται σε αποκλειστική οθόνη. Η επάνω γραμμή προσφέρει τώρα τις ίδιες ευκολίες με τους άλλους πίνακες:

• «?» — ανοίγει ξανά τον οδηγό βήμα-βήμα της οθόνης, όποτε θέλετε
• Θέμα — εναλλαγή ανάμεσα σε φωτεινό και σκοτεινό
• Γλώσσα — αλλάζει τη γλώσσα της εφαρμογής, ανεξάρτητα από τη χώρα του καταλύματος; ισχύει και για τις ειδοποιήσεις και τα email που σας στέλνει η Vezpa
• Μενού λογαριασμού — αλλαγή του δικού σας κωδικού και αποσύνδεση· το logout σας επιστρέφει στην οθόνη σύνδεσης