Οδηγός Μητρώου Επισκεπτών

Το Μητρώο Επισκεπτών εμφανίζει τα άτομα που είναι καταχωρημένα στο κατάλυμά σας. Πριν δείτε αποτελέσματα, πείτε στο Vezpa ποια χρονική περίοδο θέλετε να δείτε.

Πού θα βρείτε το Μητρώο

Πώς να ορίσετε τις ημερομηνίες

1. Πίνακας ελέγχου → ⋮ → Διαμόρφωση → Φορολογική & νομική συμμόρφωση
2. Πατήστε το κουμπί Μητρώο επισκεπτών: ανοίγει η σελίδα επιλογής περιόδου.
3. Πατήστε Ημερομηνία έναρξης, έπειτα Ημερομηνία λήξης, για να επιλέξετε την πρώτη και την τελευταία ημέρα της περιόδου που θέλετε.
4. Πατήστε Φόρτωση για να λάβετε τους επισκέπτες με διαμονή, έστω και μερική, στην επιλεγμένη περίοδο.

Μετά το πάτημα του Φόρτωση, η λίστα εμφανίζει κάθε επισκέπτη με διαμονή στην επιλεγμένη περίοδο: όνομα και επώνυμο, ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης, ιθαγένεια και κατάλυμα.

Γραμμές προς έλεγχο πριν την εξαγωγή

Τι περιέχει το εξαγόμενο μητρώο

Η λίστα στην οθόνη προορίζεται για γρήγορη ματιά. Το μητρώο που εξάγετε (δείτε την επόμενη ενότητα) περιέχει αντίθετα όλα τα στοιχεία που κατέγραψε το κατάλυμά σας για κάθε επισκέπτη: επώνυμο, όνομα, ημερομηνία γέννησης, ιθαγένεια, τύπο και αριθμό εγγράφου, ημερομηνία άφιξης, ημερομηνία αναχώρησης, κατάλυμα — οι ακριβείς στήλες εξαρτώνται από το μητρώο που επιλέγετε.

Μόλις φορτωθεί η λίστα, πατήστε Εξαγωγή. Ανοίγει ένα φύλλο που δείχνει την περίοδο που πρόκειται να εξαγάγετε — πάντα αυτή που μόλις φορτώσατε, ακόμη κι αν έχετε ήδη αλλάξει τις ημερομηνίες παραπάνω — και ζητά δύο πράγματα: ποιο μητρώο και ποια μορφή.

Τρεις μορφές, τρεις διαφορετικές χρήσεις

Ποιο μητρώο να επιλέξετε

Τα διαθέσιμα μητρώα εξαρτώνται από τη χώρα του καταλύματός σας. Υπάρχουν πάντα τουλάχιστον δύο επιλογές: ένα γενικό μητρώο και μια σύνοψη τουριστικού φόρου για τη δήλωση στον δήμο. Ορισμένες χώρες διαθέτουν επίσης ειδικό μητρώο, με στήλες ευθυγραμμισμένες με το σύστημα που ήδη χρησιμοποιεί η χώρα αυτή. Όπου έχουμε τεκμηριώσει τον φόρο της χώρας σας, η σύνοψη τον αναφέρει με την τοπική του ονομασία — για παράδειγμα poplatek z pobytu στην Τσεχία, taxe de séjour στη Γαλλία, Kurtaxe / Übernachtungsteuer στη Γερμανία· στις υπόλοιπες χώρες παραμένει η γενική σύνοψη. Σε κάθε περίπτωση, τα ποσά, οι απαλλαγές και οι προθεσμίες καθορίζονται από την τοπική αρχή: η σύνοψη παραθέτει τα δεδομένα σας, δεν εφαρμόζει τους κανόνες του δήμου σας.

Το όνομα του αρχείου

Το ληφθέν αρχείο φέρει στο όνομά του το μητρώο και την περίοδο, π.χ. cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: όποιος το λαμβάνει — λογιστής, επιθεωρητής — γνωρίζει αμέσως τι περιέχει χωρίς να χρειάζεται να το ανοίξει.

Το μητρώο επισκεπτών συνυπάρχει με το δικαίωμα διαγραφής προσωπικών δεδομένων (GDPR). Όταν τα δύο συγκρούονται, υπερισχύει η νομική υποχρέωση: ο ίδιος ο GDPR το προβλέπει στο άρθρο 17 παρ. 3 στοιχ. β, το οποίο εξαιρεί από τη διαγραφή δεδομένα που ένας εθνικός νόμος επιβάλλει να διατηρούνται.

Μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης, η διαγραφή ολοκληρώνεται: ο επισκέπτης παραμένει ορατός στο μητρώο με ανωνυμοποιημένα στοιχεία (εικονίδιο απορρήτου), ως απόδειξη ότι η διαμονή πραγματοποιήθηκε, χωρίς τα προσωπικά στοιχεία.