Οδηγός Εισαγωγής
Δημιουργήστε το κατάλυμα και τα δωμάτιά σας στο Vezpa PMS σε λίγα μόνο λεπτά
Περιεχόμενα
Καλωσήρθατε στη VezpaΤο κατάλυμά σας απέχει μόνο 2 βήματα
Μετά την ολοκλήρωση της εγγραφής, η εφαρμογή θα σας καθοδηγήσει μέσα από μια εισαγωγή 2 βημάτων για να ρυθμίσετε το κατάλυμά σας. Θα είστε έτοιμοι σε λίγα μόνο λεπτά.
Μην ανησυχείτε για την εισαγωγή όλων αμέσως: μπορείτε πάντα να επεξεργαστείτε τα στοιχεία του καταλύματος και να προσθέσετε νέα δωμάτια αργότερα από την καρτέλα Διαμόρφωση.
Επιβεβαιώστε το Email σαςΤο πρώτο βήμα, πριν δημιουργήσετε το κατάλυμά σας
Αμέσως μετά την εγγραφή, σας στέλνουμε ένα email επιβεβαίωσης. Πρέπει να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνσή σας πριν μπορέσετε να δημιουργήσετε το κατάλυμά σας.
- Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας — Θα λάβετε ένα email με σύνδεσμο επιβεβαίωσης μέσα σε λίγες στιγμές.
- Κάντε κλικ στον σύνδεσμο — Ανοίγει μια ιστοσελίδα που επιβεβαιώνει τη διεύθυνση email σας.
- Επιστρέψτε στην εφαρμογή — Η οθόνη αναμονής ελέγχει αυτόματα κάθε λίγα δευτερόλεπτα, ή πατήστε «Επιβεβαίωσα, έλεγξε τώρα» για άμεσο έλεγχο.
- Δεν έλαβατε το email; — Πατήστε «Επαναποστολή email» (διαθέσιμο κάθε 60 δευτερόλεπτα).
- Λάθος στη διεύθυνση; — Κατά την εγγραφή, αν ο τομέας μοιάζει με γνωστό πάροχο email (για παράδειγμα «gmil.com» αντί για «gmail.com»), κάτω από το πεδίο εμφανίζεται «Μήπως εννοείτε …;»: πατήστε το και η διεύθυνση διορθώνεται. Σε λάθος διεύθυνση η επιβεβαίωση δεν μπορεί να φτάσει.
Βήμα 1 — Δημιουργία ΚαταλύματοςΒασικά στοιχεία για την επιχείρησή σας
Στο πρώτο βήμα ρυθμίζετε τις βασικές πληροφορίες του καταλύματός σας.
Τι πρέπει να εισαγάγετε
- Χώρα — Επιλέξτε τη χώρα όπου βρίσκεται το κατάλυμά σας. Αυτό καθορίζει ποιες λειτουργίες είναι διαθέσιμες.
- Τύπος καταλύματος — Επιλέξτε μεταξύ Ξενοδοχείο, Διαχειριστής Διαμερισμάτων ή Μεμονωμένη Μονάδα.
- Όνομα — Το όνομα του καταλύματός σας (π.χ. "Hotel Bellavista", "Sunshine Apartments").
- Διεύθυνση — Οδός, πόλη, ταχυδρομικός κώδικας και περιοχή.
- Στοιχεία επικοινωνίας — Email και τηλέφωνο καταλύματος. Ο διεθνής κωδικός επιλέγεται από τη σημαία δίπλα στον αριθμό και είναι υποχρεωτικός: έτσι ο αριθμός εμφανίζεται ολόκληρος σε αποδείξεις, τιμολόγια, email προς τους επισκέπτες και στον ιστότοπο.
Τύποι καταλυμάτων
- Ξενοδοχείο — Κατάλυμα με πολλαπλά δωμάτια που διαχειρίζεται ένας χειριστής. Οι κρατήσεις μπορούν να περιλαμβάνουν πολλαπλά δωμάτια.
- Διαχειριστής Διαμερισμάτων — Διαχείριση πολλαπλών διαμερισμάτων ή ανεξάρτητων μονάδων, καθεμία με δικό της προφίλ.
- Μεμονωμένη Μονάδα — Μία μεμονωμένη μονάδα φιλοξενίας (B&B, εξοχική κατοικία, δωμάτιο). Απλοποιημένη ρύθμιση.
Επιλέξατε λάθος τύπο;
Όσο κάνετε τη διαμόρφωση μπορείτε ακόμη να διορθώσετε: στη σελίδα Πώς θέλετε να προσθέσετε τα δωμάτιά σας βρίσκετε την τρέχουσα οργάνωση των καταλυμάτων και το κουμπί Αλλαγή. Μπορείτε να περάσετε από μεμονωμένα καταλύματα σε κατάλυμα οργανωμένο ανά τύπο δωματίου και αντίστροφα. Όσοι διαχειρίζονται εξοχικές κατοικίες δεν μπορούν να αλλάξουν: κάθε μονάδα έχει δική της διεύθυνση και κωδικούς.
Προσοχή: με τη μετάβαση σε μεμονωμένα καταλύματα μένει μία μονάδα ανά τύπο και οι υπόλοιπες διαγράφονται. Το Vezpa σας δείχνει πρώτα την ακριβή λίστα όσων εξαφανίζονται και μπλοκάρει την ενέργεια αν κάποιο από αυτά τα δωμάτια έχει ήδη κρατήσεις.
Βήμα 2 — Δημιουργία ΔωματίωνΡυθμίστε τα δωμάτια ή τα διαμερίσματά σας
Στο δεύτερο βήμα δημιουργείτε τον πρώτο τύπο δωματίου ή διαμέρισμα.
Τι πρέπει να εισαγάγετε
- Όνομα — ένας σύντομος κωδικός, έως 8 χαρακτήρες, με κεφαλαία ή πεζά (αποθηκεύεται ακριβώς όπως γράφεται): έτσι αναγνωρίζετε τον τύπο δωματίου στο ημερολόγιο και στις τιμές. Η εφαρμογή προτείνει «DBL», «SGL», «APT1». Όχι «Δίκλινο Δωμάτιο»: δεν χωράει.
- Ποσότητα — πόσες πανομοιότυπες μονάδες να δημιουργηθούν μαζί (μόνο για καταλύματα με τύπους δωματίων). Με ποσότητα 3, το DBL γίνεται DBL1, DBL2, DBL3. Έως 99 τη φορά.
- Μέγιστη χωρητικότητα — πόσοι επισκέπτες μπορούν να κοιμηθούν το πολύ.
- Η τιμή — δεν ορίζεται εδώ: η φόρμα δεν τη ζητά και το κατάλυμα δημιουργείται χωρίς τιμή. Την ορίζετε μετά από την καρτέλα Τιμές, όπου ρυθμίζετε και τις διαφορές ανάμεσα στις υπηρεσίες.
- Τι περιλαμβάνεται στην τιμή — διανυκτέρευση, B&B, ημιδιατροφή, πλήρης διατροφή: ενεργοποιήστε ό,τι πουλάτε. Αν δεν ενεργοποιήσετε τίποτα, η εφαρμογή ενεργοποιεί τη διανυκτέρευση και σας το λέει.
- Τοποθεσια — Πατησε «Επιλογη στον χαρτη» και αναζητησε τη διευθυνση: το στοχαστρο μενει σταθερο στο κεντρο και σημαδευει το ακριβεσ σημειο. Οι OTA τη χρειαζονται για να σε δημοσιευσουν. Αν δεν την εχεις τωρα, μπορεις να την ορισεις αργοτερα απο τις Λεπτομερειες καταλυματος — αμεσα υποχρεωτικη ειναι μονο για οσους διαχειριζονται διαμερισματα. Στη δοκιμή από το πρόγραμμα περιήγησης ο χάρτης δεν σχεδιάζεται: τη διεύθυνση την γράφεις κανονικά και η θέση ορίζεται μόνη της. Στην εγκατεστημένη εφαρμογή ο χάρτης υπάρχει. Στο τέλος της ρύθμισης, αν λείπει, η εφαρμογή το επισημαίνει και οδηγεί εκεί όπου ορίζεται.
Αποτέλεσμα της καταχώρισης
Μετά την αποστολή του αιτήματος, η καταχώριση συνεχίζει μόνη της στον channel manager.
«Καταχωρήθηκε» δεν σημαίνει «σε πώληση» — Το κανάλι δεν πουλάει ακόμη: απομένουν δύο βήματα. Εγκρίνετε τη σύνδεση από το extranet της πύλης, μετά πατήστε «Άνοιγμα Αντιστοίχισης Καναλιών», αντιστοιχίστε τα δωμάτια και πατήστε «Εφαρμογή».
Αν κάτι αποτύχει — Η εφαρμογή σας λέει πάντα ποιανού είναι το πρόβλημα:
- Δικό μας πρόβλημα — Το πρόβλημα είναι δικό μας: στην πλατφόρμα δεν έφτασε τίποτα. Το φροντίζουμε ήδη και θα σας γράψουμε μόλις μπορέσετε να ξαναδοκιμάσετε.
- Κάτι προς διόρθωση — Η πλατφόρμα δεν αναγνωρίζει τον κωδικό που εισαγάγατε. Ελέγξτε τον στο extranet της πλατφόρμας και εισαγάγετέ τον ξανά, μετά δοκιμάστε ξανά.
Επαλήθευση σε δύο βήματαΤο τελευταίο βήμα, μία μόνο φορά
Τελευταίο βήμα, μία μόνο φορά: η επαλήθευση σε δύο βήματα προστατεύει τα δεδομένα των πελατών σας και τις πληρωμές. Χρειάζεστε μια εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας στο κινητό: δημιουργεί έναν 6ψήφιο κωδικό που θα σας ζητείται στη σύνδεση.
- Εγκαταστήστε μια εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας στο κινητό — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Αν έχετε ήδη μία, πηγαίνετε στο βήμα 2. Είναι δωρεάν και δημιουργούν έναν 6ψήφιο κωδικό που αλλάζει κάθε 30 δευτερόλεπτα. Κάνει οποιαδήποτε εφαρμογή δημιουργεί 6ψήφιους κωδικούς.
- Συνδέστε το Vezpa με την εφαρμογή — Στο κινητό πατήστε ΑΝΟΙΓΜΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗΣ: το Vezpa προστίθεται μόνο του στην εφαρμογή, χωρίς σάρωση. Στον υπολογιστή δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα: η εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας πάει στο κινητό. Ανοίξτε την, πατήστε + και επιλέξτε «Σάρωση κωδικού QR», και στρέψτε την στον κωδικό QR στην οθόνη του υπολογιστή.
- Εισαγάγετε τον 6ψήφιο κωδικό — Πατήστε Συνεχίστε και εισαγάγετε τον κωδικό (στον υπολογιστή Σάρωσα τον κωδικό QR, συνέχεια) και πληκτρολογήστε τα 6 ψηφία. Ανοίξτε την εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας στο κινητό και βρείτε την καταχώριση «Vezpa»: δίπλα της υπάρχει ένας 6ψήφιος κωδικός που αλλάζει κάθε 30 δευτερόλεπτα. Εισαγάγετε αυτόν που βλέπετε εκείνη τη στιγμή· αν λήξει ενώ τον πληκτρολογείτε, χρησιμοποιήστε τον επόμενο.
Αν η σάρωση δεν πετύχει, κάτω από το ή εισαγάγετε χειροκίνητα υπάρχει ο Μυστικός κωδικός. Στην εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας επιλέξτε «Εισαγωγή κλειδιού ρύθμισης», επικολλήστε τον κωδικό και αφήστε τον τύπο «Βάσει χρόνου».
Ολοκληρώστε τη ρύθμισηΗ λίστα που δείχνει τι λείπει
Μόλις δημιουργηθεί το κατάλυμα έχετε ήδη ένα σύστημα που λειτουργεί, αλλά όχι ακόμη πλήρες. Στην κορυφή της Διεύθυνσης εμφανίζεται μια υπενθύμιση με τα βήματα που απομένουν: πατήστε την για να ανοίξετε τη λίστα. Τη βρίσκετε πάντα στο Προφίλ > Κατάσταση ρύθμισης.
Βασικά
Χωρίς αυτά τα δύο βήματα το κατάλυμα δεν μπορεί να πουλήσει.
- Ολοκληρώστε τα καταλύματά σας — Ελέγξτε τα δωμάτια, τους επισκέπτες και τα πλάνα διατροφής των καταλυμάτων σας.
- Ορίστε τις τιμές σας — Αντιγράψτε τιμές από ένα OTA ή ορίστε τις στη σελίδα Τιμοκατάλογος.
Προτεινόμενα
Είναι οι πόρτες από τις οποίες μπαίνουν οι κρατήσεις: δεν είναι υποχρεωτικές, αλλά όσο μένουν κλειστές δεν φτάνει τίποτα.
- Ενεργοποιήστε το Booking Engine — Λάβετε απευθείας κρατήσεις από την ιστοσελίδα σας.
- Στοιχεία καταλύματος — Διεύθυνση, τηλέφωνο, email και τοποθεσία: χρειάζονται για τη σύνδεση των καναλιών OTA.
- Συνδέστε ένα κανάλι OTA — Δημοσιεύστε στο Booking, Airbnb και σε άλλες πλατφόρμες.
Προαιρετικά
Εξαρτώνται από τον τρόπο που δουλεύετε και από τη χώρα σας. Οι δυναμικές τιμές εμφανίζονται μόνο αν τις περιλαμβάνει το πρόγραμμά σας.
- Τουριστικός φόρος — Ρυθμίστε τον τουριστικό φόρο, εφόσον ισχύει.
- Αυτοματισμοί email — Στείλτε αυτόματα μηνύματα στους επισκέπτες σας.
- Κυβερνητικοί σύνδεσμοι — Συνδέστε το Alloggiati/PayTourist ή το σύστημα της χώρας σας.
- Δυναμική τιμολόγηση (RMS) — Ενεργοποιήστε την αυτόματη εποχιακή διαχείριση τιμών.
Κάθε βήμα έχει δύο κουμπιά. Το Ρύθμιση σας πάει κατευθείαν στη σωστή σελίδα, ήδη ανοιχτή στο σημείο που πρέπει να συμπληρώσετε. Το Αργότερα το βγάζει από την καταμέτρηση χωρίς να το σβήσει: μένει στη λίστα ως Αναβλήθηκε και μπορείτε να το επαναφέρετε όποτε θέλετε. Η επιλογή ισχύει μόνο για αυτό το κατάλυμα.
Όσο το κατάλυμα δεν πουλάει πουθενά, τα δύο βήματα που ανοίγουν μια πώληση — η δική σας σελίδα κρατήσεων και η σύνδεση με μια πύλη — δεν βρίσκονται στα Προτεινόμενα αλλά στα Βασικά, και στα βασικά βήματα το κουμπί Αργότερα δεν εμφανίζεται: κανένας από τους δύο δρόμους δεν είναι υποχρεωτικός, αλλά το ερώτημα δεν μπορεί να αποσιωπηθεί. Μόλις ένας από τους δύο είναι ενεργός, επιστρέφουν στα Προτεινόμενα. Για τον ίδιο λόγο, μόλις δημοσιεύσετε το κατάλυμα η εφαρμογή σάς ρωτά πού θέλετε να πουλήσετε και ανοίγει τον δρόμο που θα επιλέξετε.
Κάθε βήμα έχει ευανάγνωστο όνομα και το κουμπί σας πάει στη σωστή σελίδα. Στη λίστα δεν εμφανίζονται πλέον εσωτερικοί κωδικοί: κάθε γραμμή εξηγείται μόνη της. Και το Ρύθμιση ανοίγει ακριβώς το σημείο που πρέπει να συμπληρωθεί — τα Στοιχεία καταλύματος ανοίγουν τον επεξεργαστή διεύθυνσης, τηλεφώνου, email και τοποθεσίας, όχι μια γενική σελίδα όπου πρέπει να ψάξετε. Η λίστα δεν είναι πλέον κάτι που ερμηνεύεται: είναι κάτι που εκτελείται.
Μετά την ΕισαγωγήΠροτεινόμενα πρώτα βήματα
Μόλις ολοκληρωθούν τα 2 βήματα, ο Πίνακας Ελέγχου σας είναι έτοιμος. Δείτε τι προτείνουμε για να αξιοποιήσετε στο μέγιστο το Vezpa PMS:
- Ρυθμίστε τιμές — Μεταβείτε στην καρτέλα Τιμές για να ρυθμίσετε εποχιακή τιμολόγηση, ημερήσιες τιμές και εκπτώσεις.
- Συνδέστε OTA — Από Διαμόρφωση > Κανάλια OTA, ενεργοποιήστε κανάλια διανομής (Booking.com, Airbnb, Expedia κ.λπ.) για αυτόματη λήψη κρατήσεων.
- Ενεργοποιήστε τη Μηχανή Κρατήσεων — Στο Διαμόρφωση > Μηχανή Κρατήσεων, ρυθμίστε τη μηχανή κρατήσεων για να λαμβάνετε απευθείας κρατήσεις από την ιστοσελίδα σας.
- Προσκαλέστε την ομάδα σας — Από Διαμόρφωση > Ομάδα, προσθέστε μέλη ομάδας με τους κατάλληλους ρόλους (βοηθός, γκουβερνάντα, παρατηρητής).
Χρειάζεστε βοήθεια;
Επικοινωνήστε μαζί μας από την εφαρμογή μέσω του ενσωματωμένου συστήματος υποστήριξης στην ενότητα Διαμόρφωση.