Οδηγός Αυτοματισμών Email

Ρυθμίστε αυτόματα email για κάθε φάση της διαμονής: πριν την άφιξη, check-in, τουριστικός φόρος, ευχαριστίες και πολλά ακόμα

Περιεχόμενα

1. Τι είναι ένας αυτοματισμός email 2. Τα 6 πρότυπα 3. Εκκινητές — πότε αποστέλλεται το email 4. Πολύγλωσσα κείμενα 5. Πεδία συγχώνευσης 6. Ενεργοποίηση 7. Άδειες, καταλύματα και όρια

1. Τι είναι ένας αυτοματισμός emailΔιαμορφώσιμα αυτόματα email για κάθε κατάλυμα

Οι Αυτοματισμοί Email σας επιτρέπουν να στέλνετε αυτόματα email στους επισκέπτες (και στον εαυτό σας) στις διάφορες φάσεις της διαμονής, χωρίς καμία χειροκίνητη ενέργεια. Κάθε αυτοματισμός ενεργοποιείται από έναν εκκινητή (ένα συμβάν ή μια χρονική στιγμή) και στέλνει το κείμενο που έχετε γράψει στη γλώσσα του επισκέπτη.

Σε τι χρησιμεύουν

  • Επισκέπτης: λαμβάνει χρήσιμες πληροφορίες τη σωστή στιγμή (οδηγίες άφιξης, κωδικός πρόσβασης, υπενθύμιση φόρου, ευχαριστίες).
  • Οικοδεσπότης: λαμβάνει αυτόματες ειδοποιήσεις όταν ο επισκέπτης ολοκληρώσει το online check-in ή όταν απαιτούνται ενέργειες.

Εμβέλεια ανά δωμάτιο

Κάθε αυτοματισμός μπορεί να ανατεθεί σε συγκεκριμένους τύπους δωματίων του καταλύματός σας: μπορείτε να χρησιμοποιείτε διαφορετικά κείμενα για τις διάφορες μονάδες ή να απενεργοποιείτε έναν αυτοματισμό για ένα δωμάτιο υπό συντήρηση.

Οι αυτοματισμοί δεν επηρεάζουν ποτέ τη ροή κρατήσεων: αν η αποστολή αποτύχει λόγω απουσίας email ή προσωρινού σφάλματος, η κράτηση παραμένει αμετάβλητη και το σφάλμα καταγράφεται στο ιστορικό αποστολής.

2. Τα 6 πρότυπαΈτοιμα μοντέλα για άμεση ενεργοποίηση

Η Vezpa δημιουργεί αυτόματα 6 προκαθορισμένους αυτοματισμούς για το κατάλυμά σας. Δημιουργούνται με κενά κείμενα και απενεργοποιημένο διακόπτη: απλώς γράψτε το κείμενο στις γλώσσες που χρησιμοποιείτε και ενεργοποιήστε. Το κουμπί "Χρήση δείγματος κειμένου" συμπληρώνει εκ των προτέρων ένα αρχικό κείμενο σε κάθε γλώσσα που μπορείτε να επεξεργαστείτε ελεύθερα.

Πριν την άφιξη
2 ημέρες πριν το check-in
Υπενθύμιση με ώρες, οδηγίες και πρακτικές πληροφορίες άφιξης.
Κανόνες σπιτιού / Κωδικοί πρόσβασης
Μετά την ολοκλήρωση του online check-in
Αποστολή κωδικού πόρτας, Wi-Fi, κανόνων σπιτιού και τελικών οδηγιών πρόσβασης.
Ειδοποίηση οικοδεσπότη — δεδομένα επισκέπτη έτοιμα
Μετά την ολοκλήρωση του online check-in
Ενημερώνει τον διαχειριστή ότι ο επισκέπτης ολοκλήρωσε την εγγραφή και τα δεδομένα είναι διαθέσιμα.
Υπενθύμιση τουριστικού φόρου
1 ημέρα πριν το check-out
Υπενθυμίζει στον επισκέπτη το υπόλοιπο τουριστικού φόρου με ποσό και σύνδεσμο πληρωμής.
Ευχαριστίες / Αίτημα κριτικής
1 ημέρα μετά το check-out
Αποχαιρετά τον επισκέπτη και τον προσκαλεί να αφήσει κριτική στο Booking, Airbnb ή Google.
Υπενθύμιση ημιτελούς πληρωμής
Σε αποτυχία ή ημιτελή πληρωμή
Ενημερώνει τον επισκέπτη ότι η πληρωμή απέτυχε και παρέχει σύνδεσμο για νέα προσπάθεια.
Τα πρότυπα καλύπτουν τις πιο συνηθισμένες περιπτώσεις χρήσης. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους αυτοματισμούς με το κουμπί "+" στη λίστα αυτοματισμών, επιλέγοντας ελεύθερα εκκινητές και κείμενα.

3. Εκκινητές — πότε αποστέλλεται το emailΧρονικοί ή βασισμένοι σε συμβάν

Κάθε αυτοματισμός έχει έναν εκκινητή που καθορίζει πότε αποστέλλεται το email. Υπάρχουν δύο οικογένειες εκκινητών:

Χρονικοί εκκινητές

Το email αποστέλλεται βάσει ημερομηνίας αναφοράς με διαμορφώσιμη μετατόπιση σε ημέρες, ώρες ή λεπτά, πριν ή μετά:

  • Σχετικά με το check-in — π.χ. «2 ημέρες πριν το check-in» (για πριν την άφιξη)
  • Σχετικά με το check-out — π.χ. «1 ημέρα πριν το check-out» (για υπενθύμιση φόρου) ή «1 ημέρα μετά το check-out» (για ευχαριστίες)
  • Σχετικά με την κράτηση — π.χ. «1 ώρα μετά την κράτηση» (για προσαρμοσμένη επιβεβαίωση)

Οι χρονικοί εκκινητές αξιολογούνται κάθε 30 λεπτά από τον χρονοπρογραμματιστή. Η ώρα υπολογίζεται στη ζώνη ώρας του καταλύματος.

Όταν το διάστημα ορίζεται σε ημέρες, επιλέγετε και την ώρα αποστολής, στην τοπική ώρα του καταλύματος: για παράδειγμα την ημέρα της αναχώρησης στις 10:00. Με ώρες ή λεπτά η ώρα δεν εμφανίζεται, γιατί η μέτρηση ξεκινά από τα μεσάνυχτα της ημέρας αναφοράς.

Εκκινητές συμβάντος

Το email αποστέλλεται τη στιγμή που συμβαίνει ένα συγκεκριμένο γεγονός στο σύστημα:

  • Ολοκλήρωση online check-in — ο επισκέπτης ολοκλήρωσε την αυτόματη εγγραφή
  • Επιτυχής πληρωμή — η πληρωμή Stripe ήταν επιτυχής
  • Αποτυχία πληρωμής — η προσπάθεια πληρωμής δεν ήταν επιτυχής
  • Ακύρωση — η κράτηση ακυρώθηκε
Εγγύηση ιδεμπότεντ: κάθε email αποστέλλεται το πολύ μία φορά ανά κράτηση και εμφάνιση, ακόμα και σε πολλαπλές διαδοχικές σαρώσεις ή διπλά συμβάντα.
Χωρίς αναδρομική συμπλήρωση: οι αυτοματισμοί δεν αποστέλλονται για κρατήσεις που δημιουργήθηκαν πριν την ενεργοποίηση του αυτοματισμού. Λαμβάνονται υπόψη μόνο νέες κρατήσεις (μετά την ενεργοποίηση).

4. Πολύγλωσσα κείμεναΈνα κείμενο ανά γλώσσα του Booking Engine

Για κάθε αυτοματισμό μπορείτε να γράψετε ξεχωριστό κείμενο σε κάθε μία από τις ενεργές γλώσσες του Booking Engine σας. Κατά την αποστολή του email, το σύστημα εντοπίζει αυτόματα τη γλώσσα του επισκέπτη και αποστέλλει το αντίστοιχο κείμενο.

Πώς λειτουργεί η επιλογή γλώσσας

  • Προτεραιότητα 1: γλώσσα της πύλης που χρησιμοποίησε ο επισκέπτης για την κράτηση (π.χ. αν χρησιμοποίησε το Booking Engine στα αγγλικά, λαμβάνει το email στα αγγλικά)
  • Προτεραιότητα 2: προεπιλεγμένη γλώσσα της υπο-μονάδας (ρυθμισμένη στην ενότητα Διαμόρφωση)
  • Εναλλακτική: Ιταλικά

Δείγμα κειμένου

Το κουμπί "Χρήση δείγματος κειμένου", διαθέσιμο για κάθε γλώσσα στον δημιουργό, συμπληρώνει εκ των προτέρων ένα αρχικό κείμενο με τα πεδία συγχώνευσης ήδη ενσωματωμένα. Μπορείτε να το τροποποιήσετε ελεύθερα, διατηρώντας τα σύμβολα κράτησης θέσης που χρειάζεστε.

Δεν είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση όλων των γλωσσών. Αν το κείμενο για μια γλώσσα απουσιάζει, το email δεν αποστέλλεται στους επισκέπτες αυτής της γλώσσας (καμία κενή αποστολή ούτε προεπιλεγμένη αποστολή στα ιταλικά).

5. Πεδία συγχώνευσηςΔυναμικά σύμβολα κράτησης θέσης στο κείμενο

Μπορείτε να εισάγετε στο κείμενο σύμβολα κράτησης θέσης που αντικαθίστανται αυτόματα με τα πραγματικά δεδομένα κράτησης κατά την αποστολή. Τα σύμβολα κράτησης θέσης χρησιμοποιούν σύνταξη μονού αγκύλου: Δεν χρειάζεται να τα απομνημονεύσετε: στον επεξεργαστή, το κουμπί «Εισαγωγή πεδίου» τα εμφανίζει μαζί με το όνομα του δεδομένου που εισάγουν.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Περιγραφή των συμβόλων κράτησης θέσης

  • {ospite_nome} — όνομα του κύριου επισκέπτη
  • {ospiti_num} — συνολικός αριθμός επισκεπτών
  • {check_in} / {check_out} — ημερομηνίες μορφοποιημένες στη γλώσσα του email
  • {notti} — αριθμός διανυκτερεύσεων της διαμονής
  • {camera_nome} — όνομα του τύπου δωματίου/καταλύματος
  • {struttura_nome} — όνομα του καταλύματός σας
  • {indirizzo} — διεύθυνση του καταλύματος
  • {link_self_checkin} — απευθείας σύνδεσμος για το online check-in του επισκέπτη
  • {link_pagamento_tassa} — σύνδεσμος για την πληρωμή του τουριστικού φόρου
  • {importo_tassa} — ποσό του τουριστικού φόρου που απομένει να πληρωθεί (το υπόλοιπο), στο νόμισμα του καταλύματος
  • {importo_tassa_totale} — συνολικό ποσό του τουριστικού φόρου για όλη τη διαμονή
  • {saldo_residuo} — υπόλοιπο ποσό της κράτησης
  • {link_prenotazione} — σύνδεσμος στη σελίδα προβολής της κράτησης
  • {whatsapp_struttura} — αριθμός WhatsApp του καταλύματος (αν έχει ρυθμιστεί)
Άγνωστα σύμβολα κράτησης θέσης (που δεν υπάρχουν σε αυτή τη λίστα) παραμένουν στο κείμενο ακριβώς όπως γράφτηκαν, χωρίς σφάλματα. Αυτό σας επιτρέπει να γράφετε κείμενα όπως «Wi-Fi: {wifi_kleidi}» χωρίς πρόβλημα — αλλά αυτό το σύμβολο δεν θα αντικατασταθεί.
Μην χρησιμοποιείτε σύνταξη διπλής αγκύλης (όπως στα web templates): τα κείμενα αυτοματισμών δεν είναι Django templates, οπότε οι διπλές αγκύλες προκαλούν σφάλματα απεικόνισης.
Το {importo_tassa} είναι ο τουριστικός φόρος που απομένει να πληρωθεί (το υπόλοιπο), όχι το σύνολο, και μορφοποιείται με το νόμισμα και τους διαχωριστές του καταλύματος. Για το συνολικό ποσό χρησιμοποιήστε το {importo_tassa_totale}.

Στις κρατήσεις από πύλες με συνομιλία (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), ένας αυτοματισμός προς τον επισκέπτη μπορεί να φτάσει μέσα στη συνομιλία της πύλης αντί για email. Ένα κείμενο με σύνδεσμο, όπως το {link_self_checkin}, δοκιμάζει πρώτα το πραγματικό email του επισκέπτη· αν δεν υπάρχει, πηγαίνει στη συνομιλία, όπου οι σύνδεσμοι της Vezpa (vezpa.it και το ενεργό δικό σας domain) παραμένουν πάντα, στο Airbnb και στο Booking.com. Στο Expedia και στο VRBO οι σύνδεσμοι αφαιρούνται.

Στο Booking.com υπάρχει ένα βήμα που γίνεται μόνο μία φορά, στο extranet: Κατάλυμα → Προτιμήσεις μηνυμάτων → Ρυθμίσεις ασφαλείας → «Προσθήκη συνδέσμου» → vezpa.it, και επίσης το δικό σας domain, αν το κατάλυμα χρησιμοποιεί (από εκεί ξεκινά ο σύνδεσμος του check-in). Μέχρι να το κάνετε, ο επισκέπτης λαμβάνει το κείμενο του μηνύματος, αλλά στη θέση του συνδέσμου διαβάζει [Link was removed]: το Booking.com αντικαθιστά τους συνδέσμους που δεν έχετε εγκρίνει. Στο Airbnb δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα.

Ένα μήνυμα με σύνδεσμο δεν φεύγει ποτέ ακρωτηριασμένο: αν ο μόνος δρόμος είναι μια συνομιλία που θα αφαιρούσε τον σύνδεσμο (Expedia, VRBO), η αποστολή παραλείπεται και καταγράφεται στο αρχείο αποστολών με τον λόγο.

6. ΕνεργοποίησηΔιακόπτης, δωμάτια και προεπισκόπηση σε πραγματικό χρόνο

Ένας αυτοματισμός δεν στέλνει τίποτα έως ότου ενεργοποιηθεί. Για να τον ενεργοποιήσετε:

  1. Ανοίξτε τον αυτοματισμό από τη λίστα στην ενότητα Αυτοματισμοί της εφαρμογής
  2. Γράψτε (ή προσυμπληρώστε με δείγμα κειμένου) το κείμενο στην προεπιλεγμένη γλώσσα του καταλύματός σας — αυτό είναι υποχρεωτικό για ενεργοποίηση
  3. Προσθέστε κείμενα στις άλλες γλώσσες που θέλετε να υποστηρίξετε
  4. Στην ενότητα Δωμάτια του εργαλείου κατασκευής, επιλέξτε τους τύπους δωματίων στους οποίους θα εφαρμοστεί ο αυτοματισμός (προεπιλογή: όλα επιλεγμένα)
  5. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη "Ενεργοποίηση αυτοματισμού"
Η προεπισκόπηση σε πραγματικό χρόνο στο εργαλείο κατασκευής δείχνει πώς θα εμφανιστεί το email με τα πεδία συγχώνευσης αντικατεστημένα από παραδείγματα τιμών. Χρησιμοποιήστε την προεπισκόπηση για να ελέγξετε τη μορφοποίηση πριν την ενεργοποίηση.

Απενεργοποίηση και επεξεργασία

Μπορείτε να απενεργοποιήσετε έναν αυτοματισμό οποιαδήποτε στιγμή απλώς απενεργοποιώντας τον διακόπτη. Οι αλλαγές στο κείμενο ή στα δωμάτια που έχουν ανατεθεί αποθηκεύονται αμέσως και εφαρμόζονται στα επόμενα email στην ουρά.

Θυμηθείτε: οι αυτοματισμοί δεν αποστέλλονται ποτέ για καταλύματα επίδειξης ή για επισκέπτες χωρίς καταχωρημένη διεύθυνση email.

7. Άδειες, καταλύματα και όρια Ποιος μπορεί να αλλάξει, σε ποιο κατάλυμα και με ποια όρια

Πολλά καταλύματα και μόνο ανάγνωση

Στους Αυτοματισμούς, αν ο λογαριασμός σας διαχειρίζεται περισσότερα από ένα καταλύματα, κάθε κάρτα της λίστας δείχνει κάτω από τη σύνοψη το κατάλυμα στο οποίο ανήκει, ενώ κατά τη δημιουργία επιλέγετε το κατάλυμα από το αναπτυσσόμενο μενού. Το κατάλυμα επιλέγεται μόνο κατά τη δημιουργία: στην επεξεργασία παραμένει κλειδωμένο. Αν ο ρόλος σας δεν μπορεί να ρυθμίσει το κατάλυμα, η σελίδα παραμένει αναγνώσιμη αλλά μόνο για ανάγνωση: χωρίς κουμπί +, χωρίς διακόπτες, χωρίς Αποθήκευση.

Ποιος μπορεί να αλλάξει τους αυτοματισμούς

Η δημιουργία, η αλλαγή, η ενεργοποίηση ή η διαγραφή ενός αυτοματισμού απαιτεί την άδεια ρύθμισης του καταλύματος: την έχουν ο διευθυντής και ο βοηθός. Και το μητρώο αποστολών είναι δικό τους, γιατί δείχνει τις διευθύνσεις email των επισκεπτών· ο παρατηρητής και η γκουβερνάντα δεν έχουν πρόσβαση.

Προεπισκόπηση και όρια πεδίων

Η προεπισκόπηση δείχνει το κείμενο με ενδεικτικά δεδομένα στη γλώσσα σας, με ημερομηνίες κοντά στο σήμερα και ποσά στο νόμισμα του καταλύματος. Αν γράψετε πεδίο που δεν υπάρχει, κάτω από την προεπισκόπηση εμφανίζεται κόκκινη ειδοποίηση με τα μη αναγνωρισμένα πεδία: διορθώστε τα πριν την ενεργοποίηση. Προσοχή: το {importo_tassa} είναι ο φόρος που απομένει να πληρωθεί, ενώ το {importo_tassa_totale} είναι το συνολικό ποσό. Τα αριθμητικά πεδία έχουν όριο: το πολύ 10 υπενθυμίσεις, διάστημα επανάληψης έως 30 και μετατόπιση έως 60· ένα κενό πεδίο επιστρέφει στην τελευταία έγκυρη τιμή αντί να αποθηκεύσει μηδέν.

Χρειάζεστε βοήθεια;

Αν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τη ρύθμιση των αυτοματισμών, ανοίξτε ένα αίτημα υποστήριξης απευθείας από την εφαρμογή Vezpa — η ομάδα μας απαντά στον συντομότερο δυνατό χρόνο.