Hvordan administrerer jeg teamet i Vezpa?

Fra Indkvartering > Team kan du invitere medarbejdere med 6 forskellige roller: «Assistent», «Revenue Manager», «Wellnessmedarbejder», «Bruger», «Husholderske» og «Observatør», hver med specifikke rettigheder.

Guide Teamadministration

Invitér et medlemOpret konto for indkvarteringens personale

Kun kontoens ejer — den, der har registreret ejendommen og står for kontrakt og betalinger — kan tilføje eller fjerne teammedlemmer. Medarbejderens konto opretter du selv og vælger selv brugernavn og adgangskode: Vezpa sender ingen invitationsmail.

Sådan opretter du en konto til en medarbejder

Åbn sektionen Ejendom i den nederste navigationslinje og tryk på Team: punktet vises kun for kontoens ejer
Nederst på siden Teamadministration trykker du på Tilføj bruger — knappen er der, så længe din plan har ledige pladser, og tælleren øverst viser, hvor mange du allerede har brugt
I vinduet Ny bruger skriver du det Brugernavn, du vil give medarbejderen: et frit valgt loginnavn på mindst 3 tegn, som ingen anden Vezpa-bruger har. Der skal ikke bruges en e-mailadresse
Skriv den første Adgangskode — ikonet til højre viser eller skjuler den. Den skal bestå de almindelige sikkerhedstjek, så ingen for korte eller for almindelige adgangskoder
Vælg det sprog, medarbejderen bruger appen på og modtager beskeder på: det står allerede på ejendommens sprog
Tryk på Tilføj: kontoen er klar med det samme og vises på teamlisten med rollen Bruger

Vezpa sender ingen e-mail til medarbejderen. Brugernavn og adgangskode har du valgt, så det er dig, der giver dem videre, som du foretrækker — personligt, i en besked, over telefonen. Indtil medarbejderen har dem, kan vedkommende ikke logge ind.

Ejendom → Team → Tilføj bruger → Overlevér oplysningerne → Enhedsbinding

Medarbejderen henter Vezpa-appen og logger ind med det brugernavn og den adgangskode, du har givet. Ved første login bliver kontoen automatisk knyttet til den anvendte enhed (enhedsbinding).

Rollen vælges ikke her: hvert nyt medlem starter som Bruger. For at ændre den åbner du Ejendom → Roller og tilladelser (kun for direktøren): derfra tildeler du Assistent, Revenue Manager, Wellnessmedarbejder, Bruger, Husholderske eller Observatør, og forfremmer til Direktør.

Mister medarbejderen adgangskoden, behøver du ikke oprette kontoen igen: på siden Teamadministration bruger du Skift adgangskode på vedkommendes kort, sætter en ny og giver den videre.

RollerSyv adgangsniveauer, ét til hver profil

Vezpa organiserer teamet i 7 roller. Fem arbejder på appens standard-dashboard, to har deres eget. Giv hver medarbejder den rolle, der ligger tættest på det, vedkommende faktisk laver.

Rolle	Adgang	Typisk anvendelse
Direktør	Komplet adgang: priser, OTA, team, statistik, admin-panel, Bookingmotor.	Ejer, hovedforvalter, property manager
Assistent	Fuld operationel adgang: værelses- og wellnessbookinger, check-ind/ud, gæsteregistrering, gebyrer og depositum, priser, indstillinger for overnatningsstedet, OTA og Bookingmotor, skattedata. Administrerer hverken team eller roller.	Vicedirektør, receptionsansvarlig
Revenue Manager	Priser og indtjeningsstrategi: ser og ændrer priser og åbner RMS — hvis modulet er aktivt —, kalender og bookinger er skrivebeskyttet. Rører ikke indstillinger, team, wellness eller skattedata; at fortryde RMS' automatiske handlinger forbliver hos direktøren.	Ekstern revenue-konsulent, prisansvarlig
Wellnessmedarbejder	Spa og wellnessydelser: opretter og styrer wellnessbookinger og åbner wellnessafsnittet. Ser ikke værelsespriser, indstillinger eller team.	Spamedarbejder, kosmetolog, leder af wellnessafdelingen
Bruger	Grundlæggende arbejde med bookinger, værelser og wellness: oprette og redigere, check-ind/ud og gebyrer. Ingen priser, indstillinger, team eller skattedata. Hvert nyt medlem starter med denne rolle.	Sæsonmedarbejder, hjælp i receptionen
Husholderske	Dedikeret rengøringsgrænseflade: værelsesstatus (rengjort), noter, afdelingstavlen. Ser aldrig beløb eller gæstedata.	Rengøringspersonale, housekeeping-ansvarlig
Observatør	Kun læseadgang, begrænset til tildelte værelser. Ser filtreret kalender og bookinger.	Lejlighedsejer i en gruppe, partner med delvis synlighed

Der kan være flere direktører. Enhver direktør kan udpege en ny under «Roller og tilladelser»; kun ejeren af overnatningsstedet kan fjerne rollen som direktør, og der skal altid blive mindst én tilbage. At deaktivere eller slette en direktør er fortsat spærret, indtil rollen er fjernet.

To familier af dashboards

Fem roller arbejder på appens standard-dashboard, hver med de punkter deres rolle åbner:

Direktør Assistent Revenue Manager Wellnessmedarbejder Bruger

Husholdersken og observatøren har derimod et dedikeret dashboard, bygget udelukkende til deres arbejde:

Husholderske Observatør

Husholdersken har en helt dedikeret grænseflade: ser kun værelseslisten med én status (rengjort), kan efterlade noter og kommunikere med ledelsen på afdelingstavlen.

Hver nat laver systemet automatisk et reset til skal rengøres af status for de optagne værelser og dem med afrejse eller skift, så husholdersken altid finder situationen opdateret om morgenen.

Tilladelser efter rolleKomplet funktionstabel

Herunder er det fuldstændige overblik over, hvad hver rolle kan i appen. Rækker med stjerne (*) angiver særlige begrænsninger.

Funktion	Direktør	Assistent	Revenue Manager	Wellnessmedarbejder	Bruger	Husholderske	Observatør
Dashboard (statistik og oversigter)	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Nej	Kun læsning*
Bookingkalender	Ja	Ja	Kun læsning	Kun læsning	Ja	Nej	Kun læsning*
Afdelinger (liste over værelsesbookinger)	Ja	Ja	Kun læsning	Nej	Ja	Nej	Kun læsning*
Oprette / redigere værelsesbookinger	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Nej	Nej
Check-ind / Check-ud og gæsteregistrering	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Nej	Nej
Gebyrer, depositum og betalinger	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Nej	Nej
Wellnessbookinger (oprette / redigere)	Ja	Ja	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej
Wellness- / spaafsnittet	Ja	Ja	Nej	Ja	Nej	Nej	Nej
Priser	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
RMS — Revenue Management (åbne og opsætte)	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Fortryde RMS' automatiske handlinger	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
OTA / Channel Manager	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Bookingmotor (indstillinger)	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Indstillinger for overnatningsstedet	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Skattedata og turistskat	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Rengøringsstatus for værelser	Ja	Ja	Kun læsning	Kun læsning	Ja	Ja	Nej
Afdelingstavlen	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej
Roller og tilladelser	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Teamadministration (Team)	Kun ejeren	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Ændre sin egen adgangskode	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja

* Observatøren ser kalenderen som skrivebeskyttet og kun for de værelser, direktøren har tildelt.

Tilladelserne håndhæves på serveren: selv hvis et medlem forsøgte at få adgang til en ikke-tilladt funktion, ville backend blokere anmodningen. Sikkerheden afhænger ikke kun af brugerfladen.

EnhedsadministrationÉn konto, én enhed — sikkerhed garanteret

For at beskytte stedets data bruger Vezpa enhedsbinding: hver teamkonto knyttes til en enkelt enhed ved første login. Det forhindrer, at den samme konto bruges på flere enheder samtidig, og beskytter mod uautoriseret adgang.

Sådan fungerer enhedsbindingen

Ved første login registrerer appen en unik identifikator (UUID) for enheden og knytter den til kontoen
Fra det øjeblik fungerer kontoen udelukkende på den enhed
Ethvert forsøg på at logge ind fra en anden enhed blokeres med en fejlmeddelelse

Situation	Hvad skal gøres
Medlemmet har skiftet telefon eller tablet	Direktøren skal lave et enhedsreset fra siden Roller og tilladelser
Medlemmet kan ikke logge ind	Kontrollér, at enheden er den tilknyttede. Lav evt. reset
Medlemmet har geninstalleret appen	Hvis det er samme enhed, fungerer login normalt. Hvis en anden enhed, kræves reset
Direktøren logger ind fra flere enheder	Ingen handling krævet: direktøren er fritaget fra enhedsbinding

Sådan laver du et reset

Gå til Konfiguration > Roller og tilladelser
Vælg det medlem, der har brug for et reset
Tryk på knappen Nulstil enhed
Medlemmet kan nu logge ind fra den nye enhed — tilknytningen sker automatisk ved næste login

En adgang lukkes ved at deaktivere eller slette kontoen: «Roller og tilladelser» → «Deaktiver bruger» / «Slet bruger».

Direktøren (ejeren) er fritaget fra enhedsbinding og kan frit logge ind fra enhver enhed: telefon, tablet, stationær computer.

KontosikkerhedGlemt adgangskode, gendannelseskode og mistet authenticator

Hvis du mister adgangen til din konto — glemt adgangskode eller authenticator-appen ikke længere tilgængelig — kan du selv gendanne den uden at kontakte support.

Glemt adgangskode

Hvis du ikke kan huske din adgangskode, kan du selv nulstille den direkte fra login-skærmen.

Tryk på Glemt adgangskode? på login-skærmen
Indtast din kontos e-mail eller brugernavn og bekræft
Tjek din indbakke — hvis adressen er registreret, modtager du et link til at nulstille adgangskoden
Åbn linket og angiv den nye adgangskode

Af sikkerhedsmæssige årsager er beskeden altid den samme, uanset om adressen er registreret eller ej: ingen kan finde ud af, om en e-mail er knyttet til en Vezpa-konto.

Gendannelseskode

Når du aktiverer totrinsbekræftelse (2FA), viser appen en personlig gendannelseskode: gem den et sikkert sted. Du kan bruge den i stedet for koden fra authenticator-appen, hver gang du logger ind, hvis du ikke har telefonen med authenticatoren ved hånden.

Gendannelseskoden er unik: der findes altid kun én aktiv pr. konto
Hver gang du bruger den til at logge ind, erstatter systemet den automatisk med en ny — gem straks den nye kode, der vises
En ny kode genereres og vises også, hver gang du konfigurerer totrinsbekræftelse igen (for eksempel efter "Jeg har mistet min authenticator")
Hvis du mister både koden og din authenticator, skal du bruge "Jeg har mistet min authenticator" ved login for at nulstille totrinsbekræftelse via e-mail

Gendannelseskoden giver adgang til din konto på samme måde som adgangskoden: behandl den med samme fortrolighed, og del den ikke med nogen.

Mistet authenticator

Hvis du har mistet både adgangen til authenticator-appen og gendannelseskoden, kan du deaktivere totrinsbekræftelse via e-mail.

Tryk på Jeg har mistet min authenticator på kodebekræftelsesskærmen
Bekræft dine loginoplysninger (brugernavn og adgangskode)
Tjek din indbakke, og åbn det modtagne link
Totrinsbekræftelse deaktiveres: ved næste login bliver du bedt om at konfigurere den igen

Denne proces kræver også den korrekte adgangskode: ingen kan deaktivere din totrinsbekræftelse uden også at kende kontoens adgangskode.

ObservatørværelserSynlighed begrænset til tildelte værelser

Når du opretter en bruger med rollen Observatør, skal du angive præcis, hvilke værelser vedkommende kan se. Denne mekanisme er afgørende for steder med flere ejere eller for at give delvis adgang til eksterne medarbejdere.

Sådan tildeler du værelserne

Opret det nye medlem med rollen Observatør fra afsnittet Team
På konfigurationsskærmen vælger du et eller flere værelser, der skal tildeles, fra den komplette liste over stedets værelser
Bekræft valget — observatøren vil udelukkende se bookingerne og kalenderen for de valgte værelser

Hvad ser observatøren

Kalender — kun rækkerne for de tildelte værelser; alle andre rækker er helt skjult
Bookinger — kun bookinger, der inkluderer mindst ét af de tildelte værelser, med de tilhørende detaljer
Overblik — ikke tilgængelig, dashboardet er forbeholdt direktør og assistent
Priser, OTA, team, statistik — helt skjulte, findes ikke i menuen

Anvendelse: lejlighedsforvalter

I en indkvartering, der administrerer lejligheder for forskellige ejere, kan hver ejer modtage en observatørkonto med synlighed begrænset til egen lejlighed. På den måde:

Hver ejer ser kun bookingerne for sin egen indkvartering
Vedkommende har ikke adgang til data, priser eller bookinger for de øvrige lejligheder
Vedkommende kan følge belægningen og datoerne uden at kunne ændre noget

Gennemsigtighed uden risiko: observatøren kan selv kontrollere bookingerne for sin egen indkvartering, hvilket reducerer antallet af informationsforespørgsler til direktøren og øger tilliden til servicen.

Hvis du ikke tildeler nogen værelser til observatøren, ser vedkommende en tom skærm. Sørg for at vælge mindst ét værelse under oprettelsen.

Hvem styrer adgangeneEjer, direktør og tilbagekaldelse af adgang

De to sider, der styrer adgangene, har hver deres modtagere og vises i appen kun for dem, der reelt kan bruge dem.

Side	Hvem ser den	Hvad den giver mulighed for
Team	Kun kontoens ejer	Tilføje og fjerne medlemmer, nulstille et medlems adgangskode, frigive enheden, ændre et medlems sprog
Roller og tilladelser	Kun direktøren	Tildele rollen, aktivere eller deaktivere en konto, vælge de indkvarteringer, observatøren kan se

Assistenten ser ikke længere disse to punkter på siden Indkvartering: før åbnede assistenten dem og fik kun afvisninger, fordi serveren altid har forbeholdt dem til ejeren og direktøren.

Fjerne en medarbejder, der arbejder på flere indkvarteringer

Hvis en medarbejder har adgang til flere indkvarteringer, sletter det ikke kontoen at fjerne vedkommende fra én: adgangen mistes kun til den indkvartering, du fjerner vedkommende fra, og arbejdet fortsætter som normalt på de andre. Appen bekræfter det med en særskilt besked.

Medarbejder kun til stede i denne indkvartering → kontoen slettes, som før
Medarbejder også til stede i andre indkvarteringer → kun adgangen til denne indkvartering tilbagekaldes
Det samme gælder deaktivering fra »Roller og tilladelser«: den slukker ikke kontoen i de andre indkvarteringer

En direktør kan ikke fjernes fra teamet: for at fjerne vedkommende skal rollen først nedgraderes fra »Roller og tilladelser«. Kontoens ejer kan under ingen omstændigheder fjernes.

Skift din egen adgangskode

Adgangskoden er personlig: enhver rolle — også husholderske og observatør — skifter den fra kontomenuen øverst til højre på sin egen skærm uden at gå gennem ledelsen. Ejeren kan dog stadig nulstille et medlems adgangskode fra Team-siden, for eksempel hvis medarbejderen er låst ude af appen.

Husholderskens og observatørens dashboards

Den, der har rollen husholderske eller observatør, arbejder på en dedikeret skærm. Den øverste bjælke byder nu på de samme bekvemmeligheder som de øvrige dashboards:

»?« — åbner skærmens trin-for-trin-guide igen, når du vil
Tema — skifter mellem lyst og mørkt
Sprog — skifter appens sprog, uafhængigt af indkvarteringens land; det gælder også de notifikationer og e-mails, Vezpa sender dig
Kontomenu — skift af egen adgangskode og log ud; logout fører tilbage til login-skærmen

Husholdersken ser listen over den valgte dags værelser, og oversigtens felter fungerer som filter; observatøren har tre faner i skrivebeskyttet tilstand (bookinger, statistik, kalender) begrænset til de tildelte indkvarteringer.