Guide til handlingsregister

Handlingsregistret besvarer et spørgsmål, som enhver direktør før eller siden stiller sig selv: hvem har ændret hvad, hvornår, og hvad der var der før. Det er den kronologiske liste over alle handlinger, der er foretaget på din indkvartering, med forfatter, klokkeslæt og oprindelse — app, webpanel, Bookingmotor, OTA eller en automatisk opgave.

Hver linje viser en kort beskrivelse af handlingen, hvem der har udført den (med vedkommendes rolle på tidspunktet for handlingen) og hvorfra. Du kan filtrere efter handlingstype, person, oprindelse eller søge på tekst.

Ikke alle handlinger vejer lige tungt: nogen der ændrer en pris (relevant) er noget andet end nogen, der blot åbner en skærm eller udløser en rutinesynkronisering (informativ). Derfor er filteret «kun vigtige ting» slået til som standard: det viser kun relevante og kritiske handlinger, så registret forbliver overskueligt.

Slå filteret fra, når du også har brug for at se de informative handlinger, for eksempel når du undersøger nærmere, hvad der skete på et bestemt tidspunkt.

Filterikonet i headeren åbner et panel med tre menuer — Kilde, Type, Bruger — der anvendes med det samme, uden en knap «Anvend». «Fjern filtre» nulstiller alt med ét tryk.

Hvad søgningen dækker

Infoikonet ved siden af søgefeltet præciserer omfanget: søgningen finder egennavne — værelse, gæst, leverandør, hvem der har handlet — men ikke handlingens oversatte ordlyd. At søge på «rediger» på dit eget sprog giver ingen resultater: søg i stedet på et konkret navn.

Tryk på en linje i registret for at åbne dens detalje: hvis handlingen ændrede en værdi, ser du hvad der var før, og hvad der er nu, felt for felt.

På telefonen glider detaljen op nedefra; på tabletten åbner den i et vindue; på computeren står listen til venstre, og detaljen forbliver altid åben til højre, med den første linje, der kan åbnes, allerede valgt.

Ved masseændringer — for eksempel en priskorrektion, der anvendes på hele perioden, eller på flere værelser samtidig — stopper detaljen ikke ved et generisk resumé: du får før/efter-værdien dag for dag, for hvert involveret værelse.

Når du er inde på en bookings kort og kun vil kende dens egen historik, behøver du ikke gå tilbage til det generelle register og filtrere: knappen «Historik» på bookingens kort åbner direkte alle ændringer, der er foretaget på den booking over tid.

Loggen registrerer også forbindelserne mellem portalernes værelser og Vezpas værelser — det trin, der afgør, hvor portalens reservationer lander. Når et portalværelse knyttes til en værelsestype, vises en linje som: "Portalværelse 12345 (Booking.com) knyttet til Standard".

Når en kode fjernes, fortæller linjen også hvorfor: hvis den er flyttet til en anden type, står der, hvor den er havnet ("Portalværelse 12345 (Booking.com) frakoblet fra Standard — nu knyttet til Deluxe"); har du i stedet brugt "Frakobl", bliver portalværelset frit igen ("Portalværelse 12345 (Booking.com) frakoblet fra Standard").

Handlingsregistret er forbeholdt direktøren: det viser, hvad alt personalet har gjort — assistenter, husholderske og alle andre, der arbejder på indkvarteringen — og er derfor et tilsynsværktøj, ikke en funktion, der deles med de andre roller.

Oplysningerne i registret bliver ikke for evigt: opbevaringen afhænger af, hvor vigtig handlingen er.

Når fristen for linje-for-linje-detaljen er overskredet, forsvinder hændelsen ikke fra registret: den forbliver synlig med sit resumé, blot uden opdelingen dag for dag.