Guide til e-mailautomatiseringer

Konfigurer automatiske e-mails til hver fase af opholdet: før ankomst, check-in, turistskat, tak og meget mere

Indhold

1. Hvad er en e-mailautomatisering 2. De 6 skabeloner 3. Triggers — hvornår e-mailen sendes 4. Flersprogede tekster 5. Flettefelter 6. Aktivering 7. Tilladelser, ejendomme og grænser

1. Hvad er en e-mailautomatiseringKonfigurerbare automatiske e-mails for hvert overnatningssted

E-mailautomatiseringer giver dig mulighed for at sende automatiske e-mails til gæster (og dig selv) i de forskellige faser af opholdet uden manuel handling. Hver automatisering udløses af en trigger (en begivenhed eller et tidspunkt) og sender teksten, du har skrevet på gæstens sprog.

Hvad bruges de til

  • Gæst: modtager nyttige oplysninger på det rigtige tidspunkt (ankomstinstruktioner, adgangskode, skatpåmindelse, tak).
  • Vært: modtager automatiske notifikationer, når gæsten fuldfører online check-in eller når der kræves handling.

Omfang per værelse

Hver automatisering kan tildeles specifikke værelsetyper på dit overnatningssted: du kan bruge forskellige tekster til de forskellige enheder eller deaktivere en automatisering for et værelse under vedligeholdelse.

Automatiseringer forstyrrer aldrig bookingflowet: hvis afsendelse mislykkes på grund af manglende e-mailadresse eller midlertidig fejl, forbliver bookingen uændret, og fejlen registreres i afsendelsesloggen.

2. De 6 skabelonerKlar-til-brug modeller til øjeblikkelig aktivering

Vezpa opretter automatisk 6 forudindstillede automatiseringer for dit overnatningssted. De oprettes med tomme tekster og deaktiveret kontakt: skriv blot teksten på de sprog, du bruger, og aktiver. Knappen "Brug eksempeltekst" udfylder en starttekst på hvert sprog, som du frit kan redigere.

Før ankomst
2 dage før check-in
Påmindelse med tidspunkter, vejledning og praktiske ankomstoplysninger.
Husregler / Adgangskoder
Efter gennemførelse af online check-in
Sender dørkode, Wi-Fi, husregler og endelige adgangsinstruktioner.
Vært-alarm — gæstedata klar
Efter gennemførelse af online check-in
Underretter manageren om, at gæsten har gennemført registreringen, og dataene er tilgængelige.
Turistskat-påmindelse
1 dag før check-out
Minder gæsten om saldoen på turistskatten med beløb og betalingslink.
Tak / Anmodning om anmeldelse
1 dag efter check-out
Siger farvel til gæsten og inviterer dem til at efterlade en anmeldelse på Booking, Airbnb eller Google.
Påmindelse om ufuldstændig betaling
Ved mislykket eller ufuldstændig betaling
Informerer gæsten om, at betalingen mislykkedes, og giver et link til at prøve igen.
Skabelonerne dækker de mest almindelige brugsscenarier. Du kan også oprette brugerdefinerede automatiseringer via knappen "+" på automatiseringslisten og frit vælge triggers og tekster.

3. Triggers — hvornår e-mailen sendesTidsbaserede eller begivenhedsbaserede

Hver automatisering har en trigger, der bestemmer, hvornår e-mailen sendes. Der er to familier af triggers:

Tidsbaserede triggers

E-mailen sendes baseret på en referencedato med en konfigurerbar forskydning i dage, timer eller minutter, før eller efter:

  • Relativt til check-in — f.eks. «2 dage før check-in» (for forankomst)
  • Relativt til check-out — f.eks. «1 dag før check-out» (for skatpåmindelse) eller «1 dag efter check-out» (for tak)
  • Relativt til bookingen — f.eks. «1 time efter booking» (for en personlig bekræftelse)

Tidsbaserede triggers evalueres hvert 30. minut af planlæggeren. Tidspunktet beregnes i overnatningsstedets tidszone.

Når intervallet er i dage, vælger du også afsendelsestidspunktet i indkvarteringens lokale tid: for eksempel på afrejsedagen kl. 10:00. Ved timer eller minutter vises tidspunktet ikke, fordi optællingen starter ved midnat på referencedagen.

Begivenhedsbaserede triggers

E-mailen sendes i det øjeblik, en bestemt hændelse indtræffer i systemet:

  • Online check-in gennemført — gæsten har afsluttet selvbetjeningsregistreringen
  • Betaling lykkedes — Stripe-betalingen var vellykket
  • Betaling mislykkedes — betalingsforsøget var ikke vellykket
  • Annullering — bookingen er annulleret
Idempotens garanteret: hver e-mail sendes højst én gang per booking og forekomst, selv ved multiple tætte sweeps eller duplikerede begivenheder.
Ingen tilbagefyldning: automatiseringer sendes ikke for bookinger oprettet før aktivering af automatiseringen. Kun nye bookinger (efter aktivering) tages i betragtning.

4. Flersprogede teksterÉn tekst per Booking Engine-sprog

For hver automatisering kan du skrive en separat tekst på hvert af de aktive sprog i din Booking Engine. Når e-mailen sendes, registrerer systemet automatisk gæstens sprog og sender den tilsvarende tekst.

Sådan fungerer sprogvalg

  • Prioritet 1: portalsprog brugt af gæsten til at booke (f.eks. hvis de brugte Booking Engine på engelsk, modtager de e-mailen på engelsk)
  • Prioritet 2: standardsprog for underenheden (konfigureret i afsnittet Konfiguration)
  • Fallback: italiensk

Eksempeltekst

Knappen "Brug eksempeltekst", som er tilgængelig for hvert sprog i editoren, udfylder på forhånd en starttekst med flettefelterne allerede indsat. Du kan frit redigere den og beholde de pladsholdere, du har brug for.

Det er ikke obligatorisk at udfylde alle sprog. Hvis teksten for et sprog mangler, sendes e-mailen ikke til gæster med det sprog (ingen tom eller standard italiensk afsendelse).

5. FlettefelterDynamiske pladsholdere i teksten

Du kan indsætte pladsholdere i teksten, som automatisk erstattes med de faktiske bookingdata på afsendelsestidspunktet. Pladsholdere bruger enkelt klammeparentes-syntaks: Du behøver ikke huske dem: i builderen viser knappen «Indsæt felt» dem sammen med navnet på de data, de indsætter.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Beskrivelse af pladsholderne

  • {ospite_nome} — navnet på hovedgæsten
  • {ospiti_num} — samlet antal gæster
  • {check_in} / {check_out} — datoer formateret på e-mailens sprog
  • {notti} — antal overnatninger i opholdet
  • {camera_nome} — navnet på værelses-/boligtypen
  • {struttura_nome} — navnet på dit overnatningssted
  • {indirizzo} — overnatningsstedets adresse
  • {link_self_checkin} — direkte link til gæstens online check-in
  • {link_pagamento_tassa} — link til betaling af turistskatten
  • {importo_tassa} — det beløb af turistskatten, der stadig mangler at blive betalt (restbeløbet), i overnatningsstedets valuta
  • {importo_tassa_totale} — det samlede turistskattebeløb for hele opholdet
  • {saldo_residuo} — bookingens resterende saldo
  • {link_prenotazione} — link til bookingens visningsside
  • {whatsapp_struttura} — overnatningsstedets WhatsApp-nummer (hvis konfigureret)
Ukendte pladsholdere (ikke på denne liste) efterlades i teksten præcis som skrevet, uden fejl. Du kan skrive tekster som «Wi-Fi: {wifi_noegle}» uden problemer — men den pladsholder erstattes ikke.
Brug ikke syntaksen med dobbelte klammeparenteser (som i webskabeloner): automatiseringstekster er ikke Django-skabeloner, så dobbelte klammeparenteser forårsager renderingsfejl.
{importo_tassa} er den turistskat, der stadig mangler at blive betalt (restbeløbet), ikke totalen, og den formateres med ejendommens valuta og separatorer. Brug {importo_tassa_totale} til det samlede beløb.

Ved bookinger fra portaler med chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kan en automatisering til gæsten nå frem i portalens samtale i stedet for pr. e-mail. En tekst med et link, f.eks. {link_self_checkin}, prøver først gæstens rigtige e-mail; findes den ikke, går den til chatten, hvor Vezpas links (vezpa.it og dit aktive eget domæne) bliver stående altid, på Airbnb og på Booking.com. På Expedia og VRBO fjernes links.

På Booking.com er der ét trin, du skal gøre én gang, i extranettet: Overnatningssted → Beskedindstillinger → Sikkerhedsindstillinger → “Tilføj et link” → vezpa.it, og også dit eget domæne, hvis overnatningsstedet bruger et (check-in-linket starter derfra). Indtil du gør det, modtager gæsten beskedens tekst, men læser [Link was removed] i stedet for linket: Booking.com erstatter de links, du ikke har godkendt. På Airbnb er der intet at gøre.

En besked med et link sendes aldrig lemlæstet: hvis den eneste vej er en chat, der ville fjerne linket (Expedia, VRBO), bliver afsendelsen sprunget over og noteret i afsendelsesloggen med årsagen.

6. AktiveringKontakt, værelser og live-forhåndsvisning

En automatisering sender intet, før den er aktiveret. For at aktivere den:

  1. Åbn automatiseringen fra listen i afsnittet Automatiseringer i appen
  2. Skriv (eller udfyld med eksempeltekst) teksten på standardsproget for dit overnatningssted — dette er påkrævet for at aktivere
  3. Tilføj tekster på de andre sprog, du vil understøtte
  4. I afsnittet Værelser i bygmesteren skal du vælge de værelsetyper, der skal gælde for automatiseringen (alle er valgt som standard)
  5. Aktiver kontakten "Aktiver automatisering"
Live-forhåndsvisningen i bygmesteren viser, hvordan e-mailen vil se ud med flettefelter erstattet af eksempelværdier. Brug forhåndsvisningen til at kontrollere formateringen inden aktivering.

Deaktivering og redigering

Du kan deaktivere en automatisering til enhver tid ved blot at slukke for kontakten. Ændringer i tekst eller tildelte værelser gemmes med det samme og gælder for de næste e-mails i køen.

Husk: automatiseringer sendes aldrig for demo-overnatningssteder eller for gæster uden registreret e-mailadresse.

7. Tilladelser, ejendomme og grænser Hvem må redigere, på hvilken ejendom og med hvilke lofter

Flere ejendomme og skrivebeskyttet

Hvis din konto har mere end én ejendom, viser hvert kort på listen i Automatiseringer under opsummeringen den ejendom, det hører til, og ved oprettelse vælger du ejendommen i rullemenuen. Ejendommen vælges kun ved oprettelse: ved redigering er den låst. Hvis din rolle ikke må konfigurere ejendommen, kan siden stadig læses, men er skrivebeskyttet: ingen plusknap, ingen kontakter, ingen Gem.

Hvem må redigere automatiseringer

At oprette, redigere, aktivere eller slette en automatisering kræver tilladelse til at konfigurere ejendommen: det har direktøren og assistenten. Afsendelsesloggen er også forbeholdt dem, fordi den viser gæsternes e-mailadresser; observatør og husholderske har ikke adgang.

Forhåndsvisning og feltgrænser

Forhåndsvisningen viser teksten med eksempeldata på dit sprog, datoer tæt på i dag og beløb i ejendommens valuta. Skriver du et felt, der ikke findes, vises under forhåndsvisningen en rød besked med de felter, der ikke genkendes: ret dem, før du aktiverer. Bemærk: {importo_tassa} er den skat, der stadig mangler at blive betalt, mens {importo_tassa_totale} er det samlede beløb. Talfelterne har en grænse: højst 10 påmindelser, gentagelsesinterval højst 30 og forskydning højst 60; et tomt felt vender tilbage til den seneste gyldige værdi i stedet for at gemme nul.

Har du brug for hjælp?

Hvis du har spørgsmål om konfiguration af automatiseringer, skal du åbne en supportbillet direkte fra Vezpa-appen — vores team svarer hurtigst muligt.