Průvodce správou týmu

Pouze majitel účtu — ten, kdo ubytování zaregistroval a je uveden na smlouvě a platbách — může přidávat nebo odebírat členy týmu. Účet spolupracovníka zakládáte vy sami a sami volíte uživatelské jméno i heslo: Vezpa neposílá žádný e-mail s pozvánkou.

Jak založit účet spolupracovníkovi

1. Otevřete sekci Ubytovací zařízení ve spodní navigační liště a klepněte na Tým: položka se zobrazuje jen majiteli účtu
2. Dole na stránce Správa týmu klepněte na Přidat uživatele — tlačítko tam je, dokud má váš tarif volná místa, a počítadlo nahoře ukazuje, kolik jste jich už využili
3. V okně Nový uživatel napište Uživatelské jméno, které chcete spolupracovníkovi dát: volně zvolené přihlašovací jméno, alespoň 3 znaky, odlišné od jména každého jiného uživatele Vezpa. E-mailová adresa není potřeba
4. Napište počáteční Heslo — ikona vpravo ho zobrazí nebo skryje. Musí projít standardními bezpečnostními kontrolami, takže žádná příliš krátká ani příliš běžná hesla
5. Vyberte jazyk, ve kterém bude spolupracovník aplikaci používat a dostávat sdělení: přednastavený je jazyk ubytování
6. Klepněte na Přidat: účet je hned připravený a objeví se v seznamu týmu s rolí Uživatel

Spolupracovník si stáhne aplikaci Vezpa a přihlásí se uživatelským jménem a heslem, které jste mu dali. Při prvním přihlášení se účet automaticky naváže na použité zařízení (vazba zařízení).

Vezpa rozděluje tým do 7 rolí. Pět z nich pracuje na standardní nástěnce aplikace, dvě mají vlastní nástěnku. Každému spolupracovníkovi přidělte roli, která nejlépe odpovídá tomu, co skutečně dělá.

Dvě rodiny nástěnek

Pět rolí pracuje na standardní nástěnce aplikace, každá s částmi, které jim role zpřístupňuje:

Hospodyně a pozorovatel mají naopak vlastní nástěnku, postavenou jen pro jejich práci:

* Pozorovatel vidí kalendář v režimu pouze pro čtení a omezený pouze na pokoje přiřazené manažerem.

Pro ochranu dat ubytování Vezpa používá vazbu zařízení: každý týmový účet je při prvním přihlášení navázán na jedno zařízení. To zabraňuje používání stejného účtu na více zařízeních a chrání před neoprávněným přístupem.

Jak vazba zařízení funguje

• Při prvním přihlášení aplikace zaregistruje jedinečný identifikátor zařízení (UUID) a naváže ho k účtu
• Od toho okamžiku účet funguje výhradně na tomto zařízení
• Jakýkoli pokus o přihlášení z jiného zařízení je zablokován s chybovou zprávou

Jak provést reset

1. Přejděte do Konfigurace > Role a oprávnění
2. Vyberte člena, který potřebuje reset
3. Klepněte na tlačítko Resetovat zařízení
4. Člen se může přihlásit z nového zařízení — vazba proběhne automaticky při příštím přihlášení

Pokud ztratíte přístup ke svému účtu — zapomenuté heslo nebo aplikace authenticator již není dostupná — můžete si jej obnovit sami, bez kontaktování podpory.

Zapomenuté heslo

Pokud si nepamatujete heslo, můžete si ho sami obnovit přímo z přihlašovací obrazovky.

1. Na přihlašovací obrazovce klepněte na Zapomenuté heslo?
2. Zadejte e-mail nebo uživatelské jméno svého účtu a potvrďte
3. Zkontrolujte svůj e-mail — pokud je adresa registrovaná, obdržíte odkaz pro obnovení hesla
4. Otevřete odkaz a nastavte nové heslo

Obnovovací kód

Když aktivujete dvoufázové ověření (2FA), aplikace vám zobrazí osobní obnovovací kód: uložte si ho na bezpečné místo. Můžete ho použít místo kódu z aplikace authenticator vždy, když se přihlašujete a nemáte po ruce telefon s authenticatorem.

• Obnovovací kód je jedinečný: na účet vždy existuje pouze jeden aktivní
• Pokaždé, když ho použijete k přihlášení, systém ho automaticky nahradí novým — nově zobrazený kód si hned uložte
• Nový kód se také vygeneruje a zobrazí pokaždé, když znovu nastavíte dvoufázové ověření (například po „Ztratil/a jsem authenticator“)
• Pokud ztratíte kód i authenticator, použijte při přihlášení „Ztratil/a jsem authenticator“ pro resetování dvoufázového ověření přes e-mail

Ztratil/a jsem authenticator

Pokud jste ztratili přístup k aplikaci authenticator i obnovovací kód, můžete dvoufázové ověření deaktivovat přes e-mail.

1. Na obrazovce ověření kódu klepněte na Ztratil/a jsem authenticator
2. Potvrďte své přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo)
3. Zkontrolujte svůj e-mail a otevřete přijatý odkaz
4. Dvoufázové ověření se deaktivuje: při příštím přihlášení budete požádáni o jeho opětovné nastavení

Když vytvoříte uživatele s rolí Pozorovatel, musíte přesně specifikovat, které pokoje může vidět. Tento mechanismus je nezbytný pro ubytování s více vlastníky nebo pro udělení částečného přístupu externím spolupracovníkům.

Jak přiřadit pokoje

1. Vytvořte nového člena s rolí Pozorovatel ze sekce Tým
2. Na konfigurační obrazovce vyberte jeden nebo více pokojů k přiřazení z úplného seznamu pokojů
3. Potvrďte výběr — pozorovatel uvidí výhradně rezervace a kalendář pro vybrané pokoje

Co pozorovatel vidí

• Kalendář — pouze řádky pro přiřazené pokoje; všechny ostatní řádky jsou úplně skryté
• Rezervace — pouze rezervace zahrnující alespoň jeden přiřazený pokoj, se souvisejícími detaily
• Nástěnka — není k dispozici, vyhrazena pro manažera a asistenta
• Ceníky, OTA, tým, statistiky — úplně skryté, nejsou v menu

Příklad použití: správci apartmánů

V ubytování spravujícím apartmány různých vlastníků může každý vlastník obdržet účet pozorovatele s viditelností omezenou na vlastní apartmán. Tím pádem:

• Každý vlastník vidí pouze rezervace svého vlastního apartmánu
• Nemá přístup k údajům, cenám ani rezervacím jiných apartmánů
• Může sledovat obsazenost a termíny, aniž by mohl cokoli měnit

Dvě stránky, které řídí přístupy, mají různé adresáty a v aplikaci se zobrazují jen tomu, kdo je opravdu může použít.

Odebrání spolupracovníka, který pracuje na více nemovitostech

Pokud má spolupracovník přístup k více nemovitostem, jeho odebrání z jedné nesmaže jeho účet: ztratí přístup pouze k nemovitosti, ze které ho odebíráte, a na ostatních pracuje dál běžným způsobem. Aplikace vám to potvrdí zvláštní zprávou.

• Spolupracovník je pouze v této nemovitosti → účet je smazán, jako dříve
• Spolupracovník je i v jiných nemovitostech → odebere se pouze přístup k této nemovitosti
• Totéž platí pro deaktivaci z „Rolí a oprávnění“: nevypne účet v ostatních nemovitostech

Změna vlastního hesla

Heslo je osobní údaj: každá role — včetně hospodyně a pozorovatele — si ho změní z nabídky účtu vpravo nahoře na své obrazovce, bez zásahu vedení. Majitel může heslo člena přesto resetovat na stránce Tým, například když se spolupracovník do aplikace nedostane.

Nástěnky hospodyně a pozorovatele

Kdo má roli hospodyně nebo pozorovatele, pracuje na vyhrazené obrazovce. Horní lišta nyní nabízí stejné pohodlí jako ostatní nástěnky:

• „?“ — kdykoli znovu otevře průvodce obrazovkou krok za krokem
• Motiv — přepíná mezi světlým a tmavým
• Jazyk — mění jazyk aplikace, nezávisle na zemi ubytování; platí i pro oznámení a e-maily, které vám Vezpa posílá
• Nabídka účtu — změna vlastního hesla a odhlášení; odhlášení vrátí na přihlašovací obrazovku