Průvodce knihou hostů
Procházejte seznam hostů podle období a exportujte správnou knihu pro svou zemi
Výběr obdobíFiltrujte hosty podle rozmezí dat
Kniha hostů zobrazuje seznam osob registrovaných ve vašem ubytovacím zařízení. Než se zobrazí výsledky, sdělte aplikaci Vezpa, jaké časové období chcete prohlížet.
Kde knihu hostů najdete
Jak nastavit data
- Přehled → ⋮ → Konfigurace → Daně & právní soulad
- Klepněte na tlačítko Kniha hostů: otevře se stránka s výběrem období.
- Klepněte na pole Datum od a poté Datum do a vyberte první a poslední den období, které chcete prohlížet.
- Stiskněte Načíst, abyste získali seznam hostů, kteří měli ve zvoleném období pobyt, i jen částečný.
Zobrazení knihy hostůSeznam hostů za zvolené období
Po stisknutí tlačítka Načíst se zobrazí každý host s pobytem ve zvoleném období: jméno a příjmení, datum příjezdu a odjezdu, státní příslušnost a ubytovací jednotka.
Řádky, které je třeba zkontrolovat před exportem
| Signál | Význam |
|---|---|
| Červená ikona | Osobní údaje jsou neúplné: chybí informace o hostovi. Doplňte je před předložením knihy. |
| Ikona ochrany soukromí | Host je anonymizovaný: žádost o výmaz podle GDPR již byla provedena. Řádek zůstává jako doklad pobytu, bez osobních údajů. |
Co obsahuje exportovaná kniha
Seznam na obrazovce slouží k rychlému přehledu. Kniha, kterou exportujete (viz další sekce), naopak obsahuje všechny údaje, které zařízení o každém hostovi zaznamenalo: příjmení, jméno, datum narození, státní příslušnost, druh a číslo dokladu, datum příjezdu, datum odjezdu, ubytovací jednotka — přesné sloupce závisí na zvolené knize.
Export knihy hostůZvolte knihu a formát
Po načtení seznamu klepněte na Exportovat. Otevře se okno, které zobrazí období, jež se chystáte exportovat — vždy to právě načtené, i kdybyste mezitím upravili data výše — a zeptá se na dvě věci: kterou knihu a v jakém formátu.
Tři formáty, tři různá použití
| Formát | K čemu slouží |
|---|---|
| Kniha připravená k předložení, naformátovaná a v jazyce, který používáte v aplikaci. | |
| Excel | Stejná data v tabulkovém procesoru, se kterým lze dále pracovat: součty, filtry, řazení. |
| CSV | Jednoduchá tabulka kompatibilní s jakýmkoli tabulkovým programem. |
Kterou knihu zvolit
Nabízené knihy závisí na zemi vašeho zařízení. Vždy jsou k dispozici alespoň dvě možnosti: obecný registr a přehled poplatku z pobytu určený k podání obci. Některé země mají navíc vlastní knihu se sloupci sladěnými se systémem, který daná země již používá. Tam, kde jsme poplatek vaší země zdokumentovali, jej přehled nazývá jeho místním názvem — například poplatek z pobytu v České republice, taxe de séjour ve Francii, Kurtaxe / Übernachtungsteuer v Německu; v ostatních zemích zůstává obecný přehled. V každém případě částky, osvobození a lhůty stanoví místní orgán: přehled srovná vaše údaje, pravidla vaší obce neuplatňuje.
| Země | Kniha |
|---|---|
| Česká republika | Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, pouze cizinci (§101 zák. č. 326/1999 Sb.) |
| Itálie | Sloupce sladěné s Alloggiati Web / ISTAT + registrační údaje (ubytovací jednotka, poplatek z pobytu) |
| Německo | Sloupce sladěné s formulářem Meldeschein + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Rakousko | Sloupce sladěné s Meldeamt (Gästemeldung) + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Francie | Sloupce sladěné s fiche de police + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Belgie | Sloupce sladěné s belgickou evidencí ubytovaných osob + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Španělsko | Sloupce sladěné se SES Hospedajes + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Portugalsko | Sloupce sladěné se SIBA + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Chorvatsko | Sloupce sladěné s eVisitor + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Slovinsko | Sloupce sladěné s eTurizem + registrační údaje (ubytovací jednotka) |
| Maďarsko | Sloupce sladěné s NTAK + registrační údaje (jmenné údaje) |
| Bulharsko | Sloupce sladěné s ESTI |
| Všechny ostatní země | Obecný registr — ověřte požadavky své země |
Název souboru
Stažený soubor má v názvu knihu i období, například cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: příjemce — účetní, kontrolor — hned pozná, co obsahuje, aniž by ho musel otevírat.
Uchovávání a GDPRProč může být výmaz zamítnut
Kniha hostů existuje souběžně s právem na výmaz osobních údajů (GDPR). Pokud se obě věci dostanou do konfliktu, má přednost zákonná povinnost: samotné GDPR to stanoví v čl. 17 odst. 3 písm. b), který z výmazu vyjímá údaje, jejichž uchovávání ukládá vnitrostátní zákon.
Po uplynutí lhůty uchovávání výmaz proběhne úspěšně: host zůstává v knize hostů viditelný s anonymizovanými údaji (ikona ochrany soukromí) jako doklad, že pobyt proběhl, ale bez osobních údajů.
Potřebujete pomoc?
Kontaktujte nás přímo z aplikace prostřednictvím integrovaného systému podpory v sekci Konfigurace.