Průvodce automatizacemi e-mailů

Nastavte automatické e-maily pro každou fázi pobytu: před příjezdem, check-in, turistická daň, poděkování a mnohem více

Obsah

1. Co je automatizace e-mailu 2. 6 šablon 3. Spouštěče — kdy se e-mail odešle 4. Vícejazyčné texty 5. Slučovací pole 6. Aktivace 7. Oprávnění, zařízení a limity

1. Co je automatizace e-mailuKonfigurovatelné automatické e-maily pro každé ubytování

Automatizace e-mailů vám umožňují odesílat automatické e-maily hostům (a sobě) v různých fázích pobytu bez jakékoli ruční akce. Každá automatizace se spustí spouštěčem (událostí nebo časovým okamžikem) a odešle text, který jste napsali v jazyce hosta.

K čemu slouží

  • Host: dostává užitečné informace ve správný čas (pokyny k příjezdu, přístupový kód, připomínka daně, poděkování).
  • Hostitel: dostává automatická oznámení, když host dokončí online check-in nebo když jsou potřeba akce.

Rozsah dle pokoje

Každá automatizace může být přiřazena specifickým typům pokojů vašeho ubytování: pro různé jednotky můžete používat různé texty nebo automatizaci pro pokoj v rekonstrukci zakázat.

Automatizace nikdy nenarušují tok rezervací: pokud se odeslání nezdaří kvůli chybějícímu e-mailu nebo dočasné chybě, rezervace zůstane nezměněna a chyba se zaznamená do protokolu odesílání.

2. 6 šablonPřipravené modely k okamžité aktivaci

Vezpa automaticky vytvoří 6 přednastavených automatizací pro vaše ubytování. Jsou vytvořeny s prázdnými texty a vypnutým přepínačem: stačí napsat text v jazycích, které používáte, a aktivovat. Tlačítko "Použít ukázkový text" předvyplní výchozí text v každém jazyce, který můžete volně upravovat.

Před příjezdem
2 dny před check-inem
Připomínka s časy, trasou a praktickými informacemi o příjezdu.
Domácí řád / Přístupové kódy
Po dokončení online check-inu
Odešle kód dveří, Wi-Fi, domácí řád a závěrečné pokyny pro přístup.
Upozornění hostitele — data hosta připravena
Po dokončení online check-inu
Upozorní manažera, že host dokončil registraci a data jsou dostupná.
Připomínka turistické daně
1 den před check-outem
Připomene hostu zůstatek turistické daně s částkou a platebním odkazem.
Poděkování / Žádost o recenzi
1 den po check-outu
Rozloučí se s hostem a pozve ho zanechat recenzi na Booking, Airbnb nebo Google.
Připomínka neúplné platby
Při neúspěšné nebo neúplné platbě
Upozorní hosta, že platba se nezdařila, a poskytne odkaz pro opakování.
Šablony pokrývají nejběžnější případy použití. Vlastní automatizace lze vytvořit tlačítkem "+" v seznamu automatizací a volně vybírat spouštěče a texty.

3. Spouštěče — kdy se e-mail odešleČasové nebo událostní

Každá automatizace má spouštěč, který určuje, kdy se e-mail odešle. Existují dvě rodiny spouštěčů:

Časové spouštěče

E-mail se odesílá na základě referenčního data s konfigurovatelným posunem v dnech, hodinách nebo minutách, před nebo po:

  • Relativně k check-inu — např. «2 dny před check-inem» (před příjezdem)
  • Relativně k check-outu — např. «1 den před check-outem» (připomínka daně) nebo «1 den po check-outu» (poděkování)
  • Relativně k rezervaci — např. «1 hodina po rezervaci» (personalizované potvrzení)

Časové spouštěče jsou vyhodnocovány každých 30 minut plánovačem. Čas se počítá v časovém pásmu ubytování.

Když je interval zadán ve dnech, zvolíte i čas odeslání v místním čase ubytování: například v den odjezdu v 10:00. U hodin nebo minut se čas nezobrazuje, protože se počítá od půlnoci referenčního dne.

Událostní spouštěče

E-mail se odešle ve chvíli, kdy v systému nastane konkrétní událost:

  • Online check-in dokončen — host dokončil samoobslužnou registraci
  • Platba úspěšná — platba Stripe proběhla úspěšně
  • Platba neúspěšná — pokus o platbu se nezdařil
  • Storno — rezervace byla zrušena
Garantovaná idempotence: každý e-mail se odešle nejvýše jednou na rezervaci a výskyt, a to i při více po sobě jdoucích sweepech nebo duplicitních událostech.
Žádné zpětné doplnění: automatizace se neodesílají pro rezervace vytvořené před aktivací automatizace. Zohledňují se pouze nové rezervace (po aktivaci).

4. Vícejazyčné textyJeden text na jazyk Booking Enginu

Pro každou automatizaci můžete psát samostatný text v každém z aktivních jazyků vašeho Booking Enginu. Při odeslání e-mailu systém automaticky zjistí jazyk hosta a odešle odpovídající text.

Jak funguje výběr jazyka

  • Priorita 1: jazyk portálu, který host použil k rezervaci (např. pokud použil Booking Engine v angličtině, obdrží e-mail v angličtině)
  • Priorita 2: výchozí jazyk pododděleníku (nakonfigurovaný v sekci Konfigurace)
  • Záložní: italština

Ukázkový text

Tlačítko "Použít ukázkový text", dostupné pro každý jazyk v editoru, předvyplní výchozí text s již vloženými slučovacími poli. Můžete jej volně upravit a ponechat si zástupné symboly, které potřebujete.

Vyplnění všech jazyků není povinné. Pokud text pro jazyk chybí, e-mail hostům v tomto jazyce odeslán není (žádné prázdné odeslání ani výchozí italština).

5. Slučovací poleDynamické zástupné symboly v textu

Do textu můžete vkládat zástupné symboly, které jsou při odeslání automaticky nahrazeny skutečnými daty rezervace. Zástupné symboly používají syntaxi jednoduchých složených závorek: Nemusíte si je pamatovat: v editoru je tlačítko «Vložit pole» vypíše spolu s názvem údaje, který vkládají.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Popis zástupných symbolů

  • {ospite_nome} — jméno hlavního hosta
  • {ospiti_num} — celkový počet hostů
  • {check_in} / {check_out} — data naformátovaná v jazyce e-mailu
  • {notti} — počet nocí pobytu
  • {camera_nome} — název typu pokoje/ubytovací jednotky
  • {struttura_nome} — název vašeho ubytování
  • {indirizzo} — adresa ubytování
  • {link_self_checkin} — přímý odkaz na online check-in hosta
  • {link_pagamento_tassa} — odkaz na platbu pobytového poplatku
  • {importo_tassa} — částka pobytového poplatku, která ještě zbývá zaplatit (zůstatek), v měně ubytování
  • {importo_tassa_totale} — celková částka pobytového poplatku za celý pobyt
  • {saldo_residuo} — zbývající zůstatek rezervace
  • {link_prenotazione} — odkaz na stránku s náhledem rezervace
  • {whatsapp_struttura} — WhatsApp číslo ubytování (pokud je nastaveno)
Neznámé zástupné symboly (které nejsou v tomto seznamu) zůstanou v textu přesně tak, jak byly napsány, bez chyb. Díky tomu můžete bez problémů psát texty jako «Wi-Fi: {wifi_klic}» — ale tento zástupný symbol nebude nahrazen.
Nepoužívejte syntaxi dvojitých složených závorek (jako ve webových šablonách): texty automatizací nejsou Django šablony, takže dvojité závorky způsobují chyby vykreslování.
{importo_tassa} je poplatek z pobytu, který ještě zbývá zaplatit (zůstatek), nikoli celková částka, a je formátován měnou a oddělovači zařízení. Pro celkovou částku použijte {importo_tassa_totale}.

U rezervací z portálů s chatem (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) může automatizace pro hosta dorazit do konverzace na portálu místo e-mailem. Text s odkazem, například {link_self_checkin}, nejprve zkouší skutečný e-mail hosta; pokud chybí, jde do chatu, kde odkazy Vezpa (vezpa.it a vaše aktivní vlastní doména) zůstávají vždy, na Airbnb i na Booking.com. Na Expedii a VRBO se odkazy odstraňují.

Na Booking.com je potřeba udělat jen jednou jeden krok v extranetu: Ubytování → Předvolby zpráv → Nastavení zabezpečení → „Přidat odkaz“ → vezpa.it, a také svou vlastní doménu, pokud ji ubytování používá (odtud začíná odkaz na check-in). Dokud to neuděláte, host dostane text zprávy, ale místo odkazu uvidí [Link was removed]: Booking.com nahrazuje odkazy, které jste neschválili. Na Airbnb není třeba nic dělat.

Zpráva s odkazem nikdy neodejde zkomolená: pokud je jedinou cestou chat, který by odkaz odstranil (Expedia, VRBO), odeslání se přeskočí a zapíše do protokolu odeslání i s důvodem.

6. AktivacePřepínač, pokoje a živý náhled

Automatizace nic neodesílá, dokud není aktivována. Jak ji aktivovat:

  1. Otevřete automatizaci ze seznamu v sekci Automatizace aplikace
  2. Napište (nebo předvyplňte ukázkovým textem) text ve výchozím jazyce vašeho ubytování — to je povinné pro aktivaci
  3. Přidejte texty v dalších jazycích, které chcete podporovat
  4. V sekci Pokoje editoru vyberte typy pokojů, na které se automatizace vztahuje (ve výchozím nastavení jsou všechny vybrány)
  5. Zapněte přepínač "Aktivovat automatizaci"
Živý náhled v editoru ukazuje, jak bude e-mail vypadat se slučovacími poli nahrazenými ukázkovými hodnotami. Použijte náhled k ověření formátování před aktivací.

Deaktivace a úprava

Automatizaci můžete kdykoli deaktivovat pouhým vypnutím přepínače. Změny v textu nebo přiřazených pokojích se ukládají okamžitě a platí pro další e-maily ve frontě.

Pamatujte: automatizace se nikdy neodesílají pro demo ubytování ani pro hosty bez registrované e-mailové adresy.

7. Oprávnění, zařízení a limity Kdo smí upravovat, pro které zařízení a s jakými stropy

Více zařízení a režim jen pro čtení

Pokud váš účet spravuje více než jedno ubytovací zařízení, v Automatizacích každá karta v seznamu pod souhrnem ukazuje zařízení, ke kterému patří, a při vytváření zařízení vyberete z rozbalovacího menu. Zařízení se volí jen při vytváření: při úpravě zůstává uzamčené. Pokud vaše role nesmí zařízení konfigurovat, stránka zůstává čitelná, ale jen pro čtení: žádné tlačítko +, žádné přepínače, žádné Uložit.

Kdo smí upravovat automatizace

Vytvoření, úprava, zapnutí nebo smazání automatizace vyžaduje oprávnění konfigurovat zařízení: mají je manažer a asistent. Také protokol odeslání je vyhrazen jim, protože zobrazuje e-mailové adresy hostů; pozorovatel a hospodyně k němu nemají přístup.

Náhled a limity polí

Náhled ukazuje text s ukázkovými údaji ve vašem jazyce, s daty blízkými dnešku a částkami v měně zařízení. Pokud napíšete pole, které neexistuje, pod náhledem se objeví červené upozornění se seznamem nerozpoznaných polí: opravte je před zapnutím. Pozor: {importo_tassa} je poplatek, který ještě zbývá zaplatit, zatímco {importo_tassa_totale} je celková částka. Číselná pole mají strop: nejvýše 10 upomínek, interval opakování nejvýše 30 a posun nejvýše 60; prázdné pole se vrátí k poslední platné hodnotě, místo aby uložilo nulu.

Potřebujete pomoc?

Pokud máte dotazy ke konfiguraci automatizací, otevřete ticket podpory přímo v aplikaci Vezpa — náš tým odpoví v co nejkratší době.