Какво е регистърът на гостите и къде се намира?

Това е списъкът на гостите на обекта за избран период. Намира се в Обект > Данъци и правно съответствие > Регистър на гостите, видим за директор на хотел и асистент. Посочете начална и крайна дата (до 366 дни) и натиснете Зареди.

Кой регистър и формат да избера, и защо заявка за изтриване по GDPR може да бъде отказана?

Предложените регистри зависят от държавата на обекта: винаги има общ регистър и обобщение на туристическия данък, а някои държави имат и специален регистър с колони, съобразени със системата, която вече използват (за Чехия — Evidenční kniha и Domovní kniha). Експортира се в PDF, Excel или CSV. Ако гост все още е в законовия срок на съхранение за своята държава — 6 години за Чехия — Vezpa отказва GDPR заявка за изтриване за него и показва причината.

Ръководство за регистъра на гостите

Разглеждайте списъка с гости по период и изнасяйте правилния регистър за вашата държава

Съдържание

Избор на период Преглед на регистъра Изнасяне на регистъра Съхранение и ОРЗД

Избор на периодФилтрирайте гостите по времеви диапазон

Регистърът на гостите показва лицата, регистрирани във вашия обект. Преди да видите резултати, посочете на Vezpa какъв период искате да прегледате.

Къде да намерите Регистъра

Обект → Данъчно & правно съответствие → Регистър на гостите → Зареди

Как да зададете датите

Табло → ⋮ → Конфигурация → Данъчно & правно съответствие
Докоснете бутона Регистър на гостите: отваря се страницата за избор на период.
Докоснете Начална дата, после Крайна дата, за да изберете първия и последния ден от желания период.
Натиснете Зареди, за да получите гостите с престой, дори частичен, в посочения период.

По подразбиране датите са попълнени с първия и последния ден от текущия месец. Можете да ги променяте свободно, дори за няколко месеца или години.

Периодът не може да надвишава 366 дни: за по-дълги периоди зареждайте и изнасяйте по една година наведнъж.

Тази страница е видима за Директор на хотел и Асистент. Останалите роли не виждат елемента Регистър на гостите в Данъчно & правно съответствие.

Преглед на регистъраСписъкът с гости за периода

След натискане на Зареди, списъкът показва всеки гост с престой в избрания период: собствено и фамилно име, дати на пристигане и заминаване, гражданство и обект за настаняване.

Гост, който все още е в обекта, няма дата на заминаване: вместо това виждате „В ход“, а не измислена дата.

Редове за проверка преди изнасяне

Сигнал	Значение
Червена икона	Личните данни са непълни: липсва информация за госта. Допълнете я преди представяне на регистъра.
Икона за поверителност	Гостът е анонимизиран: заявка за изтриване по ОРЗД вече е изпълнена. Редът остава като доказателство за престоя, без личните данни.

В горната част на списъка ще намерите броя на намерените гости и, ако има такива, на редовете с непълни данни: бърз поглед върху това, което трябва да се коригира преди изнасяне.

Какво съдържа изнесеният регистър

Списъкът на екрана е предназначен за бърз преглед. Регистърът, който изнасяте (вижте следващия раздел), съдържа вместо това всички данни, които обектът ви е регистрирал за всеки гост: фамилия, име, дата на раждане, гражданство, вид и номер на документ, дата на пристигане, дата на заминаване, обект за настаняване — точните колони зависят от избрания регистър.

Изнасяне на регистъраИзберете регистър и формат

След зареждане на списъка, докоснете Експорт. Отваря се лист, показващ периода, който предстои да изнесете — винаги току-що зареденият, дори ако междувременно вече сте променили датите по-горе — и иска две неща: кой регистър и какъв формат.

Три формата, три различни употреби

Формат	За какво служи
PDF	Регистърът, готов за представяне, оформен и на езика, който използвате в приложението.
Excel	Същите данни в работна електронна таблица: суми, филтри, сортиране.
CSV	Обикновена таблица, съвместима с всяка програма за електронни таблици.

Кой регистър да изберете

Предлаганите регистри зависят от държавата на вашия обект. Винаги има поне две опции: общ регистър и обобщение на туристическия данък, предназначено за деклариране пред общината. Някои държави имат и специален регистър, с колони, съответстващи на системата, която тази държава вече използва. Там, където сме документирали данъка на вашата държава, обобщението го назовава с местното му наименование — например poplatek z pobytu в Чехия, taxe de séjour във Франция, туристически данък в България; в останалите държави остава общото обобщение. При всички случаи размерите, освобождаванията и сроковете се определят от местния орган: обобщението подрежда вашите данни, но не прилага правилата на вашата община.

За Чехия двата регистъра са тези, определени от закона: Evidenční kniha (всички гости, с колоната на данъка — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) и Domovní kniha (само чужденци, с целта на престоя — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). За всички останали държави специалният регистър има колони, съответстващи на посочената система: винаги проверявайте дали местните ви разпоредби изискват нещо повече.

Държава	Регистър
Чехия	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, само чужденци (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Италия	Колони, съответстващи на Alloggiati Web / ISTAT + регистърни данни (обект за настаняване, туристически данък)
Германия	Колони, съответстващи на Meldeschein + регистърни данни (обект за настаняване)
Австрия	Колони, съответстващи на Meldeamt (Gästemeldung) + регистърни данни (обект за настаняване)
Франция	Колони, съответстващи на fiche de police + регистърни данни (обект за настаняване)
Белгия	Колони, съответстващи на регистъра на гостите + регистърни данни (обект за настаняване)
Испания	Колони, съответстващи на SES Hospedajes + регистърни данни (обект за настаняване)
Португалия	Колони, съответстващи на SIBA + регистърни данни (обект за настаняване)
Хърватия	Колони, съответстващи на eVisitor + регистърни данни (обект за настаняване)
Словения	Колони, съответстващи на eTurizem + регистърни данни (обект за настаняване)
Унгария	Колони, съответстващи на NTAK + регистърни данни (именни данни)
България	Колони, съответстващи на ESTI
Всички останали държави	Общ регистър — проверете изискванията на вашата държава

Името на файла

Изтегленият файл носи в името си регистъра и периода, напр. cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: който го получи — счетоводител, инспектор — веднага знае какво съдържа, без да го отваря.

След създаването се отваря менюто за споделяне на устройството: можете да изпратите файла по имейл, да го запазите или да го качите в облачно хранилище.

Съхранение и ОРЗДЗащо заявка за изтриване може да бъде отказана

Регистърът на гостите съществува паралелно с правото на изтриване на лични данни (ОРЗД). Когато двете влязат в конфликт, надделява законовото задължение: самият ОРЗД предвижда това в чл. 17, параграф 3, буква б, който изключва от изтриване данни, чието съхранение изисква национален закон.

Чехия: законът изисква регистърът на гостите да се съхранява 6 години след края на престоя. Ако поискате изтриване по ОРЗД на гост, който все още е в този период, Vezpa отказва заявката и показва причината: не е повреда, а законът, на който е подчинен обектът.

След изтичане на периода на съхранение изтриването успява: гостът остава видим в регистъра с анонимизирани данни (икона за поверителност), като доказателство, че престоят е бил, без личните данни.

За държави, различни от Чехия, Vezpa днес няма проверен период на съхранение: проверете сроковете, определени от местните разпоредби на вашия обект.

Нуждаете се от помощ?

Свържете се с нас от приложението чрез вградената система за поддръжка в раздел Конфигурация.