Ръководство за автоматизации на имейл

Конфигурирайте автоматични имейли за всяка фаза на престоя: преди пристигане, настаняване, туристически данък, благодарност и още много

Съдържание

1. Какво е автоматизация на имейл 2. 6-те шаблона 3. Тригери — кога се изпраща имейлът 4. Многоезични текстове 5. Полета за обединяване 6. Активиране 7. Права, обекти и ограничения

1. Какво е автоматизация на имейлКонфигурируеми автоматични имейли за всеки имот

Автоматизациите на имейл ви позволяват да изпращате автоматични имейли на гостите (и на себе си) в различните фази на престоя, без никакви ръчни действия. Всяка автоматизация се задейства от тригер (събитие или момент от времето) и изпраща текста, който сте написали на езика на госта.

За какво служат

  • Гост: получава полезна информация в точния момент (инструкции за пристигане, код за достъп, напомняне за данък, благодарност).
  • Домакин: получава автоматични известия, когато гостът завърши онлайн настаняването или когато са необходими действия.

Обхват по стая

Всяка автоматизация може да бъде присвоена на конкретни типове стаи на вашия имот: можете да използвате различни текстове за различните единици или да деактивирате автоматизация за стая в ремонт.

Автоматизациите никога не пречат на потока на резервациите: ако изпращането се провали поради липсващ имейл адрес или временна грешка, резервацията остава непроменена и грешката се записва в дневника за изпращане.

2. 6-те шаблонаГотови модели за незабавно активиране

Vezpa автоматично създава 6 предварително конфигурирани автоматизации за вашия имот. Те се създават с празни текстове и деактивиран превключвател: просто напишете текста на езиците, които използвате, и активирайте. Бутонът "Използвай примерен текст" предварително попълва начален текст на всеки език, който можете свободно да редактирате.

Преди пристигане
2 дни преди настаняване
Напомняне с часове, насоки и практическа информация за пристигане.
Правила на дома / Кодове за достъп
След завършване на онлайн настаняването
Изпраща код за вратата, Wi-Fi, правилата на дома и окончателните инструкции за достъп.
Сигнал за домакина — данните за госта са готови
След завършване на онлайн настаняването
Уведомява директора на хотел, че гостът е завършил регистрацията и данните са налични.
Напомняне за туристически данък
1 ден преди напускане
Напомня на госта салдото на туристическия данък с сума и линк за плащане.
Благодарност / Искане за отзив
1 ден след напускане
Сбогува се с госта и го кани да остави отзив в Booking, Airbnb или Google.
Напомняне за незавършено плащане
При неуспешно или незавършено плащане
Уведомява госта, че плащането е неуспешно, и предоставя линк за повторен опит.
Шаблоните покриват най-честите случаи на употреба. Можете също да създавате персонализирани автоматизации с бутона "+" в списъка с автоматизации, избирайки свободно тригери и текстове.

3. Тригери — кога се изпраща имейлътВремеви или базирани на събития

Всяка автоматизация има тригер, който определя кога се изпраща имейлът. Има два вида тригери:

Времеви тригери

Имейлът се изпраща въз основа на референтна дата с конфигурируемо отместване в дни, часове или минути, преди или след:

  • Спрямо настаняването — напр. «2 дни преди настаняването» (преди пристигане)
  • Спрямо напускането — напр. «1 ден преди напускането» (напомняне за данък) или «1 ден след напускането» (благодарност)
  • Спрямо резервацията — напр. «1 час след резервацията» (персонализирано потвърждение)

Времевите тригери се оценяват на всеки 30 минути от планировчика. Времето се изчислява в часовата зона на имота.

Когато интервалът е в дни, избирате и часа на изпращане по местното време на обекта: например в деня на напускане в 10:00. При часове или минути часът не се показва, защото отброяването започва от полунощ на референтния ден.

Тригери базирани на събития

Имейлът се изпраща в момента, в който в системата настъпи конкретно събитие:

  • Онлайн настаняването завършено — гостът е завършил самостоятелната регистрация
  • Плащането е успешно — плащането в Stripe е успешно
  • Плащането е неуспешно — опитът за плащане е неуспешен
  • Отмяна — резервацията е отменена
Гарантирана идемпотентност: всеки имейл се изпраща най-много веднъж за резервация и събитие, дори при множество близки прегледи или дублирани събития.
Без ретроактивно попълване: автоматизациите не се изпращат за резервации, създадени преди активирането на автоматизацията. Вземат се предвид само новите резервации (след активирането).

4. Многоезични текстовеПо един текст за всеки език на Booking Engine

За всяка автоматизация можете да напишете отделен текст на всеки от активните езици на вашия Booking Engine. При изпращане на имейла системата автоматично открива езика на госта и изпраща съответния текст.

Как работи изборът на език

  • Приоритет 1: езикът на портала, използван от госта за резервацията (напр. ако е използвал Booking Engine на английски, получава имейла на английски)
  • Приоритет 2: езикът по подразбиране на подединицата (конфигуриран в секцията Конфигурация)
  • Резервен: италиански

Примерен текст

Бутонът "Използвай примерен текст", наличен за всеки език в конструктора, предварително попълва начален текст с вече вмъкнати полета за обединяване. Можете да го редактирате свободно, като запазите заместителите, от които се нуждаете.

Не е задължително да попълвате всички езици. Ако текстът за даден език липсва, имейлът не се изпраща на гости с този език (без празно изпращане и без изпращане на италиански по подразбиране).

5. Полета за обединяванеДинамични заместители в текста

Можете да вмъквате в текста заместители, които автоматично се заменят с реалните данни на резервацията при изпращане. Заместителите използват синтаксис с единична фигурна скоба: Не е нужно да ги помните наизуст: в редактора бутонът «Вмъкни поле» ги изброява заедно с името на данните, които вмъкват.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Описание на заместителите

  • {ospite_nome} — име на основния гост
  • {ospiti_num} — общ брой гости
  • {check_in} / {check_out} — дати, форматирани на езика на имейла
  • {notti} — брой нощувки на престоя
  • {camera_nome} — име на типа стая/единица
  • {struttura_nome} — име на вашия имот
  • {indirizzo} — адрес на имота
  • {link_self_checkin} — директен линк към онлайн настаняването на госта
  • {link_pagamento_tassa} — линк за плащане на туристическия данък
  • {importo_tassa} — сума на туристическия данък, която още не е платена (остатъкът), във валутата на имота
  • {importo_tassa_totale} — обща сума на туристическия данък за целия престой
  • {saldo_residuo} — оставащо салдо по резервацията
  • {link_prenotazione} — линк към страницата за преглед на резервацията
  • {whatsapp_struttura} — WhatsApp номер на имота (ако е конфигуриран)
Непознати заместители (не в този списък) остават в текста точно такива, каквито са написани, без грешки. Това ви позволява да пишете текстове като «Wi-Fi: {wifi_klyuch}» без проблем — но този заместител няма да бъде заменен.
Не използвайте синтаксис с двойни фигурни скоби (като в уеб шаблоните): текстовете на автоматизациите не са Django шаблони, затова двойните скоби причиняват грешки при рендериране.
{importo_tassa} е туристическият данък, който още не е платен (остатъкът), а не общата сума, и е форматиран с валутата и разделителите на обекта. За общата сума използвайте {importo_tassa_totale}.

При резервации от портали с чат (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) автоматизацията към госта може да пристигне в разговора на портала вместо по имейл. Текст с връзка, например {link_self_checkin}, първо опитва истинския имейл на госта; ако няма такъв, отива в чата, където връзките на Vezpa (vezpa.it и вашият активен собствен домейн) остават винаги, в Airbnb и в Booking.com. В Expedia и VRBO връзките се премахват.

В Booking.com има една стъпка, която се прави само веднъж, в екстранета: Имот → Предпочитания за съобщения → Настройки за сигурност → „Добавяне на връзка“ → vezpa.it, а също и собствения ви домейн, ако имотът използва такъв (оттам тръгва връзката за check-in). Докато не я направите, гостът получава текста на съобщението, но на мястото на връзката чете [Link was removed]: Booking.com заменя връзките, които не сте одобрили. В Airbnb няма нищо за правене.

Съобщение с връзка никога не тръгва осакатено: ако единственият път е чат, който би премахнал връзката (Expedia, VRBO), изпращането се пропуска и се записва в дневника на изпращанията с причината.

6. АктивиранеПревключвател, стаи и визуализация на живо

Автоматизацията не изпраща нищо, докато не е активирана. За да я активирате:

  1. Отворете автоматизацията от списъка в секцията Автоматизации на приложението
  2. Напишете (или попълнете с примерен текст) текста на езика по подразбиране на вашия имот — това е задължително за активиране
  3. Добавете текстове на другите езици, които искате да поддържате
  4. В секцията Стаи на конструктора изберете типовете стаи, за които да се прилага автоматизацията (по подразбиране всички са избрани)
  5. Включете превключвателя "Активирай автоматизацията"
Визуализацията на живо в конструктора показва как ще изглежда имейлът с полетата за обединяване, заменени с примерни стойности. Използвайте визуализацията, за да проверите форматирането преди активиране.

Деактивиране и редактиране

Можете да деактивирате автоматизация по всяко време, като просто изключите превключвателя. Промените в текста или в присвоените стаи се запазват незабавно и се прилагат за следващите имейли в опашката.

Помнете: автоматизациите никога не се изпращат за демо имоти или за гости без регистриран имейл адрес.

7. Права, обекти и ограничения Кой може да променя, за кой обект и с какви тавани

Няколко обекта и режим само за четене

Ако профилът Ви управлява повече от един обект, в Автоматизации всяка карта в списъка показва под обобщението обекта, към който принадлежи, а при създаване избирате обекта от падащото меню. Обектът се избира само при създаване: при редактиране остава заключен. Ако Вашата роля не може да настройва обекта, страницата остава за преглед, но само за четене: без бутон +, без превключватели, без Запази.

Кой може да променя автоматизациите

Създаването, промяната, включването или изтриването на автоматизация изисква право за настройване на обекта: имат го директорът на хотел и асистентът. Регистърът на изпращанията също е запазен за тях, защото показва имейл адресите на гостите; наблюдателят и камериерката нямат достъп до него.

Преглед и ограничения на полетата

Прегледът показва текста с примерни данни на Вашия език, с дати близо до днешната и суми във валутата на обекта. Ако напишете поле, което не съществува, под прегледа се появява червено предупреждение със списък на неразпознатите полета: поправете ги преди включване. Внимание: {importo_tassa} е данъкът, който още не е платен, докато {importo_tassa_totale} е общата сума. Числовите полета имат таван: най-много 10 напомняния, интервал на повторение най-много 30 и отместване най-много 60; празно поле се връща към последната валидна стойност, вместо да запише нула.

Нуждаете се от помощ?

Ако имате въпроси относно конфигурирането на автоматизациите, отворете билет за поддръжка директно от приложението Vezpa — нашият екип отговаря в най-кратко възможно време.