Hur hanterar jag teamet i Vezpa?

Guide Teamhantering

Bjuda in en medlemSkapa konto för boendets personal

Bara kontots ägare — den som registrerade boendet och står för avtal och betalningar — kan lägga till eller ta bort medlemmar i teamet. Medarbetarens konto skapar du själv och du väljer själv användarnamn och lösenord: Vezpa skickar inget inbjudningsmejl.

Så skapar du ett konto åt en medarbetare

Öppna sektionen Anläggning i den nedre navigeringsraden och tryck på Team: posten visas bara för kontots ägare
Längst ned på sidan Teamhantering trycker du på Lägg till användare — knappen finns så länge din plan har lediga platser, och räknaren högst upp visar hur många du redan använt
I fönstret Ny användare skriver du det Användarnamn du vill ge medarbetaren: ett fritt valt inloggningsnamn på minst 3 tecken, som ingen annan Vezpa-användare har. Ingen e-postadress behövs
Skriv det första Lösenordet — ikonen till höger visar eller döljer det. Det måste klara de vanliga säkerhetskontrollerna, så inga för korta eller för vanliga lösenord
Välj det språk medarbetaren ska använda appen på och få meddelanden på: det står redan på boendets språk
Tryck på Lägg till: kontot är klart direkt och visas i teamlistan med rollen Användare

Vezpa skickar inget mejl till medarbetaren. Användarnamnet och lösenordet valde du, så det är du som lämnar över dem på det sätt du vill — personligen, i ett meddelande, per telefon. Innan medarbetaren har dem går det inte att logga in.

Anläggning → Team → Lägg till användare → Överlämna uppgifterna → Enhetsbindning

Medarbetaren laddar ned Vezpa-appen och loggar in med användarnamnet och lösenordet du gav. Vid första inloggningen kopplas kontot automatiskt till den enhet som används (enhetsbindning).

Rollen väljs inte här: varje ny medlem startar som Användare. För att ändra den öppnar du Anläggning → Roller och behörigheter (endast för föreståndaren): därifrån tilldelar du Assistent, Revenue Manager, Wellnessmedarbetare, Användare, Husfru eller Observatör, och befordrar till Föreståndare.

Om medarbetaren tappar bort lösenordet behöver du inte skapa kontot på nytt: på sidan Teamhantering, på hens kort, använder du Ändra lösenord, sätter ett nytt och lämnar över det.

RollerSju åtkomstnivåer, en för varje profil

Vezpa organiserar teamet i 7 roller. Fem arbetar på appens standarddashboard, två har en egen. Ge varje medarbetare den roll som ligger närmast det personen faktiskt gör.

Roll	Åtkomst	Typiskt användningsfall
Föreståndare	Fullständig och obegränsad åtkomst: priser, OTA, teamhantering, statistik, adminpanel.	Ägare, huvudansvarig, fastighetsförvaltare
Assistent	Full operativ åtkomst: rums- och wellnessbokningar, in-/utcheckning, gästregistrering, avgifter och depositioner, priser, boendets inställningar, OTA och bokningsmotorn, skatteuppgifter. Hanterar varken team eller roller.	Biträdande föreståndare, receptionsansvarig
Revenue Manager	Priser och intäktsstrategi: ser och ändrar priser och öppnar RMS — om modulen är aktiv —, kalender och bokningar är skrivskyddade. Rör inte inställningar, team, wellness eller skatteuppgifter; att ångra RMS automatiska åtgärder stannar hos föreståndaren.	Extern revenue-konsult, prisansvarig
Wellnessmedarbetare	Spa och wellnesstjänster: skapar och hanterar wellnessbokningar och öppnar wellnessdelen. Ser inte rumspriser, inställningar eller team.	Spamedarbetare, hudterapeut, ansvarig för wellnessavdelningen
Användare	Grundläggande arbete med bokningar, rum och wellness: skapa och ändra, in-/utcheckning och avgifter. Inga priser, inställningar, team eller skatteuppgifter. Varje ny medlem startar med den här rollen.	Säsongsmedarbetare, hjälp i receptionen
Husfru	Dedikerat gränssnitt för städning: rumsstatus (städad), anteckningar, avdelningstavlan.	Städpersonal, housekeeping-ansvarig
Observatör	Enbart läsåtkomst, begränsad till tilldelade rum. Ser kalender och bokningar filtrerade.	Lägenhetsägare i en grupp, partner med delvis insyn

Det kan finnas fler än en föreståndare. Vilken föreståndare som helst kan utse en till under «Roller och behörigheter»; bara boendets ägare kan ta bort rollen som föreståndare, och minst en måste alltid finnas kvar. Att inaktivera eller radera en föreståndare förblir spärrat tills rollen har tagits bort.

Två familjer av dashboards

Fem roller arbetar på appens standarddashboard, var och en med de delar som rollen öppnar:

Föreståndare Assistent Revenue Manager Wellnessmedarbetare Användare

Husfrun och observatören har i stället en egen dashboard, byggd enbart för deras arbete:

Husfru Observatör

Husfrun har ett helt dedikerat gränssnitt: ser bara rumslistan med en enda status, kan lämna anteckningar och kommunicera med ledningen på avdelningstavlan. Ser aldrig belopp, priser eller gästpersonuppgifter.

Varje natt gör systemet automatiskt en återställning till att städa av de upptagna rummen och dem med avresa eller byte, så att husfrun alltid hittar situationen uppdaterad på morgonen.

Behörigheter per rollKomplett funktionstabell

Nedan finns den fullständiga kartan över vad varje roll kan göra i appen. Rader med asterisk (*) anger särskilda begränsningar.

Funktion	Föreståndare	Assistent	Revenue Manager	Wellnessmedarbetare	Användare	Husfru	Observatör
Dashboard (statistik och sammanfattningar)	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Nej	Endast läsning*
Bokningskalender	Ja	Ja	Endast läsning	Endast läsning	Ja	Nej	Endast läsning*
Avdelningar (lista över rumsbokningar)	Ja	Ja	Endast läsning	Nej	Ja	Nej	Endast läsning*
Skapa / ändra rumsbokningar	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Nej	Nej
In-/utcheckning och gästregistrering	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Nej	Nej
Avgifter, depositioner och betalningar	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Nej	Nej
Wellnessbokningar (skapa / ändra)	Ja	Ja	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej
Wellness-/spadelen	Ja	Ja	Nej	Ja	Nej	Nej	Nej
Priser	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
RMS — Revenue Management (öppna och konfigurera)	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Ångra RMS automatiska åtgärder	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
OTA / Channel Manager	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Bokningsmotor (inställningar)	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Boendets inställningar	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Skatteuppgifter och turistskatt	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Rumsstädningsstatus	Ja	Ja	Endast läsning	Endast läsning	Ja	Ja	Nej
Avdelningstavla	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej
Roller och behörigheter	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Teamhantering (Team)	Endast ägaren	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Byta sitt eget lösenord	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja

* Observatören ser kalendern skrivskyddad och begränsad till de rum som föreståndaren har tilldelat.

Behörigheterna kontrolleras på serversidan: även om en medlem skulle försöka nå en obehörig funktion blockerar backend förfrågan. Säkerheten beror inte enbart på gränssnittet.

EnhetshanteringEtt konto, en enhet — garanterad säkerhet

För att skydda boendets data använder Vezpa enhetsbindning: varje teamkonto kopplas till en enda enhet vid första inloggningen. Det hindrar att samma konto används på flera enheter samtidigt och skyddar mot obehörig åtkomst.

Så fungerar enhetsbindningen

Vid första inloggningen registrerar appen en unik identifierare (UUID) för enheten och kopplar den till kontot
Från och med då fungerar kontot uteslutande på den enheten
Varje inloggningsförsök från en annan enhet blockeras med ett felmeddelande

Situation	Vad göra
Medlemmen har bytt telefon	Föreståndaren måste göra en enhetsåterställning från sidan Roller och behörigheter
Medlemmen kan inte logga in	Kontrollera att det är rätt enhet. Vid behov, gör återställning
Medlemmen har installerat om appen	Om det är samma enhet fungerar inloggningen normalt. Om en annan enhet, krävs återställning
Föreståndaren loggar in från flera enheter	Ingen åtgärd krävs: föreståndaren är undantagen från enhetsbindning

Så gör du en återställning

Gå till Konfiguration > Roller och behörigheter
Välj den medlem som behöver återställningen
Tryck på knappen Återställ enhet
Medlemmen kan nu logga in från den nya enheten — kopplingen sker automatiskt vid nästa inloggning

En åtkomst stängs genom att inaktivera eller ta bort kontot: «Roller och behörigheter» → «Inaktivera användare» / «Ta bort användare».

Föreståndaren (ägaren) är undantagen från enhetsbindning och kan logga in fritt från vilken enhet som helst: telefon, surfplatta, stationär dator.

KontosäkerhetGlömt lösenord, återställningskod och förlorad authenticator

Om du förlorar åtkomsten till ditt konto — glömt lösenord eller authenticator-appen inte längre tillgänglig — kan du återställa det själv, utan att kontakta supporten.

Glömt lösenord

Om du inte kommer ihåg lösenordet kan du återställa det själv direkt från inloggningsskärmen.

Tryck på Glömt lösenord? på inloggningsskärmen
Ange e-postadressen eller användarnamnet för ditt konto och bekräfta
Kontrollera din e-post — om adressen är registrerad får du en länk för att återställa lösenordet
Öppna länken och ange det nya lösenordet

Av säkerhetsskäl visas alltid samma meddelande, oavsett om adressen är registrerad eller inte: ingen kan ta reda på om en e-postadress är kopplad till ett Vezpa-konto.

Återställningskod

När du aktiverar tvåstegsverifiering (2FA) visar appen en personlig återställningskod: spara den på ett säkert ställe. Du kan använda den istället för koden från authenticator-appen varje gång du loggar in, om du inte har telefonen med authenticatorn nära till hands.

Återställningskoden är unik: det finns alltid bara en aktiv per konto
Varje gång du använder den för att logga in ersätter systemet den automatiskt med en ny — spara genast den nya koden som visas
En ny kod genereras och visas även varje gång du konfigurerar tvåstegsverifiering på nytt (till exempel efter "Jag har förlorat min authenticator")
Om du förlorar både koden och din authenticator, använd "Jag har förlorat min authenticator" vid inloggning för att återställa tvåstegsverifiering via e-post

Återställningskoden ger tillgång till ditt konto precis som lösenordet: behandla den med samma sekretess och dela den inte med någon.

Förlorat authenticator

Om du har förlorat både åtkomsten till authenticator-appen och återställningskoden kan du inaktivera tvåstegsverifieringen via e-post.

Tryck på Jag har förlorat min authenticator på kodverifieringsskärmen
Bekräfta dina inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord)
Kontrollera din e-post och öppna länken du fått
Tvåstegsverifieringen inaktiveras: vid nästa inloggning ombeds du konfigurera den igen

Även detta flöde kräver rätt lösenord: ingen kan inaktivera din tvåstegsverifiering utan att också känna till kontots lösenord.

Observatörens rumSynlighet begränsad till tilldelade rum

När du skapar en användare med rollen Observatör måste du ange exakt vilka rum som kan ses. Den här mekanismen är avgörande för anläggningar med flera ägare eller för att ge delvis åtkomst till externa medarbetare.

Så tilldelar du rummen

Skapa den nya medlemmen med rollen Observatör från avsnittet Team
På konfigurationsskärmen väljer du ett eller flera rum att tilldela från den fullständiga listan över anläggningens rum
Bekräfta valet — observatören ser då enbart bokningarna och kalendern för de valda rummen

Vad observatören ser

Kalender — enbart raderna för tilldelade rum; alla andra rader är helt dolda
Bokningar — enbart bokningar som inkluderar minst ett av de tilldelade rummen, med tillhörande detaljer
Översikt — inte tillgänglig, dashboarden är förbehållen föreståndare och assistent
Priser, OTA, team, statistik — helt dolda, finns inte i menyn

Användningsfall: lägenhetsförvaltare

På en anläggning som förvaltar lägenheter åt olika ägare kan varje ägare få ett observatörskonto med insyn begränsad till sin egen lägenhet. På så sätt:

Varje ägare ser endast bokningarna för sitt eget boende
Ägaren har inte åtkomst till uppgifter, priser eller bokningar för de övriga lägenheterna
Ägaren kan följa beläggningen och datumen utan att kunna ändra något

Insyn utan risker: observatören kan på egen hand kontrollera bokningarna för sitt eget boende, vilket minskar antalet informationsförfrågningar till förvaltaren och ökar förtroendet för tjänsten.

Om du inte tilldelar några rum till observatören ser denne en tom skärm. Säkerställ att du väljer minst ett rum vid kontoskapandet.

Vem styr åtkomstenÄgare, föreståndare och återkallad åtkomst

De två sidor som styr åtkomsten har olika mottagare och visas i appen bara för dem som verkligen kan använda dem.

Sida	Vem ser den	Vad den tillåter
Team	Endast kontots ägare	Lägga till och ta bort medlemmar, återställa en medlems lösenord, låsa upp enheten, byta en medlems språk
Roller och behörigheter	Endast föreståndaren	Tilldela rollen, aktivera eller inaktivera ett konto, välja vilka boenden observatören ser

Assistenten ser inte längre dessa två poster på sidan Boende: tidigare öppnades de men gav bara avslagsmeddelanden, eftersom servern alltid har förbehållit dem åt ägaren och föreståndaren.

Ta bort en medarbetare som arbetar med flera boenden

Om en medarbetare har åtkomst till flera boenden raderas inte kontot när du tar bort personen från ett av dem: åtkomsten försvinner bara för det boende du tar bort personen från, och arbetet fortsätter som vanligt med de övriga. Appen bekräftar det med ett särskilt meddelande.

Medarbetaren finns bara i det här boendet → kontot raderas, precis som förut
Medarbetaren finns även i andra boenden → endast åtkomsten till det här boendet återkallas
Detsamma gäller inaktivering från ”Roller och behörigheter”: den stänger inte av kontot i de andra boendena

En föreståndare går inte att ta bort från teamet: för att ta bort personen måste rollen först nedgraderas från ”Roller och behörigheter”. Kontots ägare går aldrig att ta bort.

Byta sitt eget lösenord

Lösenordet är personligt: varje roll — även husfru och observatör — byter det från kontomenyn uppe till höger på sin egen skärm, utan att gå via ledningen. Ägaren kan ändå återställa en medlems lösenord från Team-sidan, till exempel om medarbetaren är utelåst från appen.

Husfruns och observatörens dashboards

Den som har rollen husfru eller observatör arbetar på en egen skärm. Den övre raden erbjuder nu samma bekvämligheter som övriga dashboards:

”?” — öppnar skärmens steg-för-steg-guide igen, när du vill
Tema — växlar mellan ljust och mörkt
Språk — byter appens språk, oberoende av boendets land; det gäller även aviseringarna och e-postmeddelandena som Vezpa skickar dig
Kontomeny — byte av eget lösenord och utloggning; utloggningen tar dig tillbaka till inloggningsskärmen

Husfrun ser listan över den valda dagens rum, och sammanfattningens rutor fungerar som filter; observatören har tre flikar i skrivskyddat läge (bokningar, statistik, kalender) begränsade till de tilldelade boendena.