Vad är gästregistret och var hittar jag det?

Det är listan över gäster på ditt boende för en vald period. Du hittar det under Boende > Skatt och rättslig efterlevnad > Gästregister, synligt för föreståndare och assistent. Ange ett start- och slutdatum (upp till 366 dagar) och tryck på Ladda.

Vilket register och format ska jag exportera, och varför kan en GDPR-raderingsbegäran nekas?

De tillgängliga registren beror på boendets land: det finns alltid ett generellt register och en sammanfattning av turistskatten, och vissa länder har även ett eget register med kolumner anpassade till det system de redan använder (för Tjeckien, Evidenční kniha och Domovní kniha). Export sker som PDF, Excel eller CSV. Om en gäst fortfarande är inom landets lagstadgade bevarandeperiod — 6 år för Tjeckien — nekar Vezpa en GDPR-raderingsbegäran för denne och visar orsaken.

Guide till Gästregister

Välj PeriodenFiltrera gäster efter datumintervall

Gästregistret visar de personer som är registrerade på din anläggning. Innan du ser resultat, tala om för Vezpa vilken tidsperiod du vill se.

Var du hittar Registret

Boende → Skatt & juridisk efterlevnad → Gästregister → Läs in

Så ställer du in datumen

Översikt → ⋮ → Konfiguration → Skatt & juridisk efterlevnad
Tryck på knappen Gästregister: sidan med periodväljaren öppnas.
Tryck på Startdatum och sedan Slutdatum för att välja första och sista dagen i perioden du vill granska.
Tryck på Läs in för att hämta gäster med en vistelse, även delvis, under den angivna perioden.

Som standard är datumen förifyllda med första och sista dagen i innevarande månad. Du kan ändra dem fritt, även över flera månader eller år.

Perioden får inte överstiga 366 dagar: för längre intervall, läs in och exportera ett år i taget.

Denna sida är synlig för Föreståndare och Assistent. Andra roller ser inte posten Gästregister under Skatt & juridisk efterlevnad.

Visa RegistretGästlistan för perioden

Efter att ha tryckt på Läs in visar listan varje gäst med en vistelse under den valda perioden: för- och efternamn, ankomst- och avresedatum, nationalitet och boende.

En gäst som fortfarande bor på anläggningen har inget avresedatum: i stället ser du ”Pågående”, inte ett påhittat datum.

Rader att kontrollera före export

Signal	Betydelse
Röd ikon	Personuppgifterna är ofullständiga: information om gästen saknas. Komplettera den innan du visar upp registret.
Integritetsikon	Gästen är anonymiserad: en GDPR-begäran om radering har redan utförts. Raden finns kvar som bevis för vistelsen, utan personuppgifterna.

Överst i listan hittar du antalet funna gäster och, om sådana finns, rader med ofullständiga uppgifter: en snabb överblick över vad som behöver åtgärdas före export.

Vad det exporterade registret innehåller

Listan på skärmen är avsedd för en snabb överblick. Registret du exporterar (se nästa avsnitt) innehåller däremot alla uppgifter din anläggning har registrerat om varje gäst: efternamn, förnamn, födelsedatum, nationalitet, dokumenttyp och -nummer, ankomstdatum, avresedatum, boende — exakta kolumner beror på valt register.

Exportera RegistretVälj register och format

När listan är inläst, tryck på Exportera. Ett blad öppnas som visar perioden du är på väg att exportera — alltid den du just läst in, även om du redan har ändrat datumen ovan — och frågar om två saker: vilket register och vilket format.

Tre format, tre olika användningar

Format	Vad det används till
PDF	Registret klart att visas upp, formaterat och på det språk du använder i appen.
Excel	Samma data i ett bearbetbart kalkylblad: summor, filter, sortering.
CSV	En enkel tabell, kompatibel med alla kalkylprogram.

Vilket register ska väljas

De erbjudna registren beror på din anläggnings land. Det finns alltid minst två alternativ: ett generiskt register och en sammanställning av turistskatt avsedd för anmälan till kommunen. Vissa länder har dessutom ett eget register, med kolumner anpassade efter det system landet redan använder. Där vi har dokumenterat ditt lands skatt kallar sammanställningen den vid dess lokala namn — till exempel poplatek z pobytu i Tjeckien, taxe de séjour i Frankrike, Kurtaxe / Übernachtungsteuer i Tyskland; i övriga länder används den generiska sammanställningen. I samtliga fall fastställs belopp, undantag och tidsfrister av den lokala myndigheten: sammanställningen radar upp dina uppgifter, den tillämpar inte din kommuns regler.

För Tjeckien är de två registren de som föreskrivs i lag: Evidenční kniha (alla gäster, med skattekolumnen — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) och Domovní kniha (endast utländska gäster, med syftet med vistelsen — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). För alla andra länder har det egna registret kolumner anpassade efter det angivna systemet: kontrollera alltid om din lokala lagstiftning kräver mer.

Land	Register
Tjeckien	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, endast utländska gäster (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Italien	Kolumner anpassade efter Alloggiati Web / ISTAT + registerdata (boende, turistskatt)
Tyskland	Kolumner anpassade efter Meldeschein + registerdata (boende)
Österrike	Kolumner anpassade efter Meldeamt (Gästemeldung) + registerdata (boende)
Frankrike	Kolumner anpassade efter fiche de police + registerdata (boende)
Belgien	Kolumner anpassade efter gästregistret + registerdata (boende)
Spanien	Kolumner anpassade efter SES Hospedajes + registerdata (boende)
Portugal	Kolumner anpassade efter SIBA + registerdata (boende)
Kroatien	Kolumner anpassade efter eVisitor + registerdata (boende)
Slovenien	Kolumner anpassade efter eTurizem + registerdata (boende)
Ungern	Kolumner anpassade efter NTAK + registerdata (namnuppgifter)
Bulgarien	Kolumner anpassade efter ESTI
Alla andra länder	Generiskt register — kontrollera ditt lands krav

Filnamnet

Den nedladdade filen har register och period i namnet, t.ex. cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: den som tar emot den — en redovisningskonsult, en inspektör — vet direkt vad den innehåller utan att öppna den.

Efter att den skapats öppnas enhetens dela-meny: du kan skicka filen via e-post, spara den eller ladda upp den till molnlagring.

Bevarande och GDPRVarför en begäran om radering kan avslås

Gästregistret existerar sida vid sida med rätten till radering av personuppgifter (GDPR). När de två står i konflikt vinner den rättsliga skyldigheten: GDPR föreskriver detta i art. 17.3 b, som undantar från radering uppgifter som en nationell lag kräver ska bevaras.

Tjeckien: lagen kräver att gästregistret bevaras i 6 år efter vistelsens slut. Om du begär GDPR-radering av en gäst som fortfarande är inom denna period, avslår Vezpa begäran och visar orsaken: det är inget fel, det är lagen som anläggningen omfattas av.

När bevarandeperioden har passerat lyckas raderingen: gästen förblir synlig i registret med anonymiserade uppgifter (integritetsikon), som bevis för att vistelsen ägde rum, utan personuppgifterna.

För andra länder än Tjeckien har Vezpa idag ingen verifierad bevarandeperiod: kontrollera de tidsfrister som din anläggnings lokala lagstiftning föreskriver.