Guide till e-postautomatiseringar

Konfigurera automatiska e-postmeddelanden för varje fas av vistelsen: före ankomst, incheckning, turistskatt, tack och mycket mer

Innehåll

1. Vad är en e-postautomatisering 2. De 6 mallarna 3. Triggers — när e-postmeddelandet skickas 4. Flerspråkiga texter 5. Sammanfogningsfält 6. Aktivering 7. Behörigheter, anläggningar och gränser

1. Vad är en e-postautomatiseringKonfigurerbara automatiska e-postmeddelanden för varje boende

E-postautomatiseringar låter dig skicka automatiska e-postmeddelanden till gäster (och dig själv) i de olika faserna av vistelsen utan manuell åtgärd. Varje automatisering utlöses av en trigger (en händelse eller ett tillfälle) och skickar texten du skrivit på gästens språk.

Vad de används till

  • Gäst: får användbar information vid rätt tidpunkt (ankomstinstruktioner, åtkomstkod, skattepåminnelse, tack).
  • Värd: får automatiska aviseringar när gästen slutför online incheckning eller när åtgärder krävs.

Omfång per rum

Varje automatisering kan tilldelas specifika rumstyper på ditt boende: du kan använda olika texter för de olika enheterna eller inaktivera en automatisering för ett rum under underhåll.

Automatiseringar stör aldrig bokningsflödet: om sändning misslyckas på grund av saknad e-postadress eller tillfälligt fel förblir bokningen oförändrad och felet registreras i sändningsloggen.

2. De 6 mallarnaFärdiga modeller för omedelbar aktivering

Vezpa skapar automatiskt 6 förinställda automatiseringar för ditt boende. De skapas med tomma texter och inaktiverad switch: skriv bara texten på de språk du använder och aktivera. Knappen "Använd exempeltext" fyller i en starttext på varje språk som du fritt kan redigera.

Före ankomst
2 dagar före incheckning
Påminnelse med tider, vägbeskrivning och praktisk ankomstinformation.
Husregler / Åtkodstkoder
Efter slutförd online incheckning
Skickar dörrkod, Wi-Fi, husregler och slutliga åtkomstinstruktioner.
Värdalert — gästdata redo
Efter slutförd online incheckning
Meddelar föreståndaren att gästen slutfört registreringen och att data är tillgängliga.
Turistskattpåminnelse
1 dag före utcheckning
Påminner gästen om turistskattens saldo med belopp och betalningslänk.
Tack / Begäran om recension
1 dag efter utcheckning
Säger adjö till gästen och bjuder in dem att lämna en recension på Booking, Airbnb eller Google.
Påminnelse om ofullständig betalning
Vid misslyckad eller ofullständig betalning
Informerar gästen om att betalningen misslyckades och ger en länk för att försöka igen.
Mallarna täcker de vanligaste användningsfallen. Du kan också skapa anpassade automatiseringar via knappen "+" i automatiseringslistan och fritt välja triggers och texter.

3. Triggers — när e-postmeddelandet skickasTidsbaserade eller händelsebaserade

Varje automatisering har en trigger som bestämmer när e-postmeddelandet skickas. Det finns två familjer av triggers:

Tidsbaserade triggers

E-postmeddelandet skickas baserat på ett referensdatum med en konfigurerbar offset i dagar, timmar eller minuter, före eller efter:

  • Relativt till incheckning — t.ex. «2 dagar före incheckning» (för före ankomst)
  • Relativt till utcheckning — t.ex. «1 dag före utcheckning» (för skatpåminnelse) eller «1 dag efter utcheckning» (för tack)
  • Relativt till bokningen — t.ex. «1 timme efter bokning» (för personlig bekräftelse)

Tidsbaserade triggers utvärderas var 30:e minut av schemaläggaren. Tiden beräknas i boendets tidszon.

När intervallet anges i dagar väljer du även sändningstiden, i boendets lokala tid: till exempel på avresedagen kl. 10:00. Med timmar eller minuter visas inte tiden, eftersom räkningen börjar vid midnatt på referensdagen.

Händelsebaserade triggers

E-postmeddelandet skickas i det ögonblick en viss händelse inträffar i systemet:

  • Online incheckning slutförd — gästen har avslutat självbetjäningsregistreringen
  • Betalning lyckades — Stripe-betalningen var framgångsrik
  • Betalning misslyckades — betalningsförsöket var inte framgångsrikt
  • Avbokning — bokningen har avbokats
Idempotens garanterad: varje e-post skickas högst en gång per bokning och förekomst, även vid flera tätt följande sweeps eller duplicerade händelser.
Ingen backfill: automatiseringar skickas inte för bokningar skapade innan automatiseringen aktiverades. Endast nya bokningar (efter aktivering) beaktas.

4. Flerspråkiga texterEn text per Booking Engine-språk

För varje automatisering kan du skriva en separat text på vart och ett av de aktiva språken i din Booking Engine. När e-postmeddelandet skickas identifierar systemet automatiskt gästens språk och skickar motsvarande text.

Hur språkval fungerar

  • Prioritet 1: portalspråk som gästen använde för att boka (t.ex. om de använde Booking Engine på engelska, får de e-postmeddelandet på engelska)
  • Prioritet 2: standardspråk för underenheten (konfigurerat i avsnittet Konfiguration)
  • Fallback: italienska

Exempeltext

Knappen "Använd exempeltext", som finns för varje språk i byggaren, fyller i en starttext med sammanfogningsfälten redan infogade. Du kan fritt redigera den och behålla de platshållare du behöver.

Det är inte obligatoriskt att fylla i alla språk. Om texten för ett språk saknas skickas e-postmeddelandet inte till gäster med det språket (ingen tom eller standarditaliens sändning).

5. SammanfogningsfältDynamiska platshållare i texten

Du kan infoga platshållare i texten som automatiskt ersätts med faktiska bokningsdata vid sändningstillfället. Platshållare använder enkel klammerparentes-syntax: Du behöver inte memorera dem: i byggaren listar knappen «Infoga fält» dem tillsammans med namnet på uppgiften de infogar.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Beskrivning av platshållarna

  • {ospite_nome} — namnet på huvudgästen
  • {ospiti_num} — totalt antal gäster
  • {check_in} / {check_out} — datum formaterade på e-postens språk
  • {notti} — antal nätter i vistelsen
  • {camera_nome} — namnet på rums-/boendetypen
  • {struttura_nome} — namnet på ditt boende
  • {indirizzo} — boendets adress
  • {link_self_checkin} — direktlänk till gästens incheckning online
  • {link_pagamento_tassa} — länk för betalning av turistskatten
  • {importo_tassa} — det belopp av turistskatten som återstår att betala (restbeloppet), i boendets valuta
  • {importo_tassa_totale} — det totala turistskattebeloppet för hela vistelsen
  • {saldo_residuo} — bokningens återstående saldo
  • {link_prenotazione} — länk till bokningens visningssida
  • {whatsapp_struttura} — boendets WhatsApp-nummer (om konfigurerat)
Okända platshållare (inte på den här listan) lämnas i texten exakt som skrivna, utan fel. Du kan skriva texter som «Wi-Fi: {wifi_nyckel}» utan problem — men den platshållaren ersätts inte.
Använd inte syntaxen med dubbla klammerparenteser (som i webbmallar): automatiseringstexter är inte Django-mallar, så dubbla klammerparenteser orsakar renderingsfel.
{importo_tassa} är den turistskatt som återstår att betala (saldot), inte totalen, och formateras med anläggningens valuta och avgränsare. För hela beloppet använder du {importo_tassa_totale}.

För bokningar från portaler med chatt (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kan en automatisering till gästen komma fram i portalens konversation i stället för via e-post. En text med en länk, till exempel {link_self_checkin}, försöker först med gästens riktiga e-post; finns den inte går den till chatten, där Vezpas länkar (vezpa.it och din aktiva egna domän) står kvar alltid, på Airbnb och på Booking.com. På Expedia och VRBO tas länkar bort.

På Booking.com finns ett steg som görs en enda gång, i extranätet: Boende → Meddelandeinställningar → Säkerhetsinställningar → ”Lägg till en länk” → vezpa.it, och även din egen domän om boendet använder en (där börjar incheckningslänken). Tills du gör det får gästen meddelandets text men läser [Link was removed] där länken skulle stå: Booking.com ersätter de länkar du inte har godkänt. På Airbnb behöver du inte göra något.

Ett meddelande med en länk skickas aldrig stympat: om den enda vägen är en chatt som skulle ta bort länken (Expedia, VRBO), hoppas utskicket över och noteras i utskicksloggen med orsaken.

6. AktiveringSwitch, rum och live-förhandsvisning

En automatisering skickar ingenting förrän den är aktiverad. För att aktivera den:

  1. Öppna automatiseringen från listan i avsnittet Automatiseringar i appen
  2. Skriv (eller fyll i med exempeltext) texten på standardspråket för ditt boende — detta krävs för att aktivera
  3. Lägg till texter på de andra språk du vill stödja
  4. I avsnittet Rum i byggaren väljer du de rumstyper som automatiseringen ska tillämpas på (alla är valda som standard)
  5. Aktivera switchen "Aktivera automatisering"
Liveförhandsvisningen i byggaren visar hur e-postmeddelandet ser ut med sammanfogningsfält ersatta av exempelvärden. Använd förhandsvisningen för att kontrollera formateringen innan aktivering.

Inaktivering och redigering

Du kan inaktivera en automatisering när som helst genom att enkelt stänga av switchen. Ändringar i texten eller tilldelade rum sparas omedelbart och gäller för nästa e-postmeddelanden i kön.

Kom ihåg: automatiseringar skickas aldrig för demoboendon eller för gäster utan registrerad e-postadress.

7. Behörigheter, anläggningar och gränser Vem får ändra, på vilken anläggning och med vilka tak

Flera anläggningar och skrivskydd

Om ditt konto hanterar mer än en anläggning visar varje kort i listan i Automatiseringar under sammanfattningen vilken anläggning det tillhör, och när du skapar en väljer du anläggning i rullgardinsmenyn. Anläggningen väljs bara när du skapar: vid redigering är den låst. Om din roll inte får konfigurera anläggningen går sidan fortfarande att läsa men är skrivskyddad: ingen plusknapp, inga reglage, ingen Spara.

Vem får ändra automatiseringar

Att skapa, ändra, slå på eller ta bort en automatisering kräver behörighet att konfigurera anläggningen: föreståndaren och assistenten har den. Sändloggen är också reserverad för dem, eftersom den visar gästernas e-postadresser; observatör och husfru kommer inte åt den.

Förhandsvisning och fältgränser

Förhandsvisningen visar texten med exempeldata på ditt språk, datum nära i dag och belopp i anläggningens valuta. Skriver du ett fält som inte finns visas under förhandsvisningen en röd notis med de fält som inte känns igen: rätta dem innan du aktiverar. Obs: {importo_tassa} är den skatt som återstår att betala, medan {importo_tassa_totale} är hela beloppet. Sifferfälten har en gräns: högst 10 påminnelser, upprepningsintervall högst 30 och förskjutning högst 60; ett tomt fält återgår till det senaste giltiga värdet i stället för att spara noll.

Behöver du hjälp?

Om du har frågor om konfigurering av automatiseringar öppnar du ett supportärende direkt från Vezpa-appen — vårt team svarar så snart som möjligt.