Руководство по управлению командой

Приглашайте персонал, назначайте роли и права, управляйте устройствами и безопасностью аккаунтов

Содержание

Приглашение участника Роли Права по ролям Управление устройствами Безопасность аккаунта Номера наблюдателя Кто управляет доступами

Приглашение участникаСоздание аккаунтов для персонала объекта размещения

Только владелец аккаунта — тот, кто зарегистрировал объект и на кого оформлены договор и платежи — может добавлять и удалять участников команды. Аккаунт сотрудника создаёте вы сами и сами выбираете имя пользователя и пароль: Vezpa не отправляет никаких писем с приглашением.

Как создать аккаунт сотруднику

  1. Главная → ⋮ → Конфигурация → Команда
  2. Внизу страницы Управление командой нажмите Добавить пользователя — кнопка есть, пока в вашем тарифе остаются свободные места, а счётчик вверху показывает, сколько уже занято
  3. В окне Новый пользователь впишите Имя пользователя, которое хотите дать сотруднику: произвольный логин, не короче 3 символов, отличный от логина любого другого пользователя Vezpa. Адрес электронной почты не нужен
  4. Впишите первоначальный Пароль — значок справа показывает или скрывает его. Он должен пройти стандартные проверки безопасности, поэтому никаких слишком коротких или слишком распространённых паролей
  5. Выберите язык, на котором сотрудник будет работать в приложении и получать сообщения: по умолчанию стоит язык объекта
  6. Нажмите Добавить: аккаунт готов сразу и появляется в списке команды с ролью Пользователь
Vezpa не отправляет сотруднику никаких писем. Имя пользователя и пароль выбрали вы, поэтому вы и передаёте их так, как вам удобно — лично, сообщением, по телефону. Пока он их не получит, войти в приложение он не сможет.
Объект → Команда → Добавить пользователя → Передача данных → Привязка устройства

Сотрудник скачивает приложение Vezpa и входит с именем пользователя и паролем, которые вы ему дали. При первом входе аккаунт автоматически привязывается к использованному устройству (привязка устройства).

Роль здесь не выбирается: каждый новый участник создаётся как Пользователь. Чтобы её изменить, откройте Конфигурация → Роли и разрешения (только для директора гостиницы): оттуда назначаются Ассистент, Revenue Manager, Сотрудник велнес-центра, Пользователь, Горничная или Наблюдатель, а также повышение до Директора гостиницы.
Если сотрудник потерял пароль, пересоздавать аккаунт не нужно: на странице Управление командой в его карточке нажмите Изменить пароль, задайте новый и сообщите его сотруднику.

РолиСемь уровней доступа — по одному на каждый профиль

Vezpa делит команду на 7 ролей. Пять работают в стандартном дашборде приложения, у двух — собственный дашборд. Дайте каждому сотруднику роль, наиболее близкую к тому, что он действительно делает.

РольДоступТипичный случай использования
Директор гостиницы Полный и неограниченный доступ: тарифы и управление доходами, настройка OTA, управление командой, статистика, панель администратора, настройки объекта размещения, Система бронирования. Владелец, главный управляющий, менеджер объекта размещения
Ассистент Полный оперативный доступ: бронирования номеров и велнеса, заезд/выезд, регистрация гостей, начисления и депозиты, тарифы и цены, настройки объекта, OTA и Booking Engine, налоговые данные. Не управляет командой и ролями. Заместитель директора гостиницы, руководитель службы приёма
Revenue Manager Цены и стратегия доходов: видит и меняет тарифы и открывает RMS — если модуль активен —, календарь и бронирования только для чтения. Не касается настроек, команды, велнеса и налоговых данных; отмена автоматических действий RMS остаётся за директором гостиницы. Внешний revenue-консультант, специалист по ценообразованию
Сотрудник велнес-центра СПА и велнес-услуги: создаёт и ведёт велнес-бронирования и открывает раздел велнеса. Не видит тарифы номеров, настройки и команду. Сотрудник СПА, косметолог, руководитель велнес-центра
Пользователь Базовая работа с бронированиями номеров и велнеса: создание и изменение, заезд/выезд и начисления. Без тарифов, настроек, команды и налоговых данных. С этой ролью создаётся каждый новый участник. Сезонный сотрудник, помощник на стойке приёма
Горничная Специализированный интерфейс для уборки: статус номеров (убрано), заметки по номерам, доска отдела. Не видит суммы, данные гостей или бронирования. Персонал уборки, руководитель горничных
Наблюдатель Доступ только для чтения, ограниченный исключительно назначенными номерами. Видит отфильтрованный календарь и бронирования. Нет доступа к тарифам, OTA, команде или статистике. Владелец апартамента в группе, партнёр с частичной видимостью
Управляющих может быть несколько. Любой управляющий может назначить ещё одного в разделе «Роли и права»; снять роль управляющего может только владелец объекта, и хотя бы один должен оставаться. Отключить или удалить управляющего нельзя, пока с него не снята эта роль.

Два семейства дашбордов

Пять ролей работают в стандартном дашборде приложения, каждая — с разделами, которые открывает её роль:

Директор гостиницы Ассистент Revenue Manager Сотрудник велнес-центра Пользователь

У горничной и наблюдателя, напротив, собственный дашборд, созданный только под их работу:

Горничная Наблюдатель
Горничная имеет полностью специализированный интерфейс: видит только список номеров с одним статусом (убрано), может оставлять заметки и коммуницировать с руководством на доске отдела. Никогда не видит сумм, цен или персональных данных гостей.
Каждую ночь система автоматически сбрасывает на к уборке статус занятых номеров и тех, где есть отъезд или смена, так что утром горничная всегда видит актуальную ситуацию.

Права по ролямПолная таблица функций

Функция Директор гостиницы Ассистент Revenue Manager Сотрудник велнес-центра Пользователь Горничная Наблюдатель
Дашборд (статистика и сводки)ДаДаДаДаДаНетТолько чтение*
Календарь бронированийДаДаТолько чтениеТолько чтениеДаНетТолько чтение*
Отделы (список бронирований номеров)ДаДаТолько чтениеНетДаНетТолько чтение*
Создание / редактирование бронирований номеровДаДаНетНетДаНетНет
Заезд / Выезд и регистрация гостейДаДаНетНетДаНетНет
Начисления, депозиты и платежиДаДаНетНетДаНетНет
Велнес-бронирования (создание / редактирование)ДаДаНетДаДаНетНет
Раздел Велнес / СПАДаДаНетДаНетНетНет
Тарифы и ценыДаДаДаНетНетНетНет
RMS — Revenue Management (открытие и настройка)ДаДаДаНетНетНетНет
Отмена автоматических действий RMSДаНетНетНетНетНетНет
OTA / Channel ManagerДаДаНетНетНетНетНет
Booking Engine (настройки)ДаДаНетНетНетНетНет
Настройки объектаДаДаНетНетНетНетНет
Налоговые данные и туристический сборДаДаНетНетНетНетНет
Статус уборки номеровДаДаТолько чтениеТолько чтениеДаДаНет
Доска отделаДаДаНетНетДаДаНет
Роли и праваДаНетНетНетНетНетНет
Управление командой (Команда)Только владелецНетНетНетНетНетНет
Смена собственного пароляДаДаДаДаДаДаДа

* Наблюдатель видит календарь в режиме только для чтения и ограничен только номерами, назначенными директором гостиницы.

Права применяются сервером: даже если участник попытается получить доступ к неавторизованной функции, бэкенд заблокирует запрос. Безопасность не зависит исключительно от интерфейса.

Управление устройствамиОдин аккаунт, одно устройство — гарантированная безопасность

Для защиты данных объекта размещения Vezpa использует привязку устройства: каждый аккаунт команды привязан к одному устройству при первом входе. Это предотвращает использование одного и того же аккаунта на нескольких устройствах и защищает от несанкционированного доступа.

Как работает привязка устройства

  • При первом входе приложение регистрирует уникальный идентификатор устройства (UUID) и привязывает его к аккаунту
  • С этого момента аккаунт работает исключительно на этом устройстве
  • Любая попытка входа с другого устройства блокируется с сообщением об ошибке
СитуацияЧто делать
Участник сменил телефон или планшетДиректор гостиницы должен выполнить сброс устройства со страницы Роли и разрешения
Участник не может войтиПроверьте, является ли устройство привязанным. При необходимости выполните сброс
Участник переустановил приложениеЕсли это то же устройство, вход работает нормально. Если другое, необходим сброс
Директор гостиницы получает доступ с нескольких устройствНикаких действий не требуется: директор гостиницы освобождён от привязки устройства

Как выполнить сброс

  1. Перейдите в Конфигурация > Роли и разрешения
  2. Выберите участника, нуждающегося в сбросе
  3. Нажмите кнопку Сбросить устройство
  4. Участник может войти с нового устройства — привязка произойдёт автоматически при следующем входе
Доступ закрывается отключением или удалением аккаунта: «Роли и разрешения» → «Отключить пользователя» / «Удалить пользователя».
Директор гостиницы (владелец) освобождён от привязки устройства и может свободно получать доступ с любого устройства: телефон, планшет, настольный компьютер.

Безопасность аккаунтаЗабытый пароль, код восстановления и утерянный authenticator

Если вы потеряли доступ к своему аккаунту — забыли пароль или приложение authenticator больше недоступно — вы можете восстановить его самостоятельно, не обращаясь в поддержку.

Забытый пароль

Если вы не помните пароль, вы можете сбросить его самостоятельно прямо с экрана входа.

  1. На экране входа нажмите Забыли пароль?
  2. Введите email или username своего аккаунта и подтвердите
  3. Проверьте свою почту — если адрес зарегистрирован, вы получите ссылку для сброса пароля
  4. Откройте ссылку и установите новый пароль
По соображениям безопасности отображаемое сообщение всегда одинаково, независимо от того, зарегистрирован ли адрес: никто не может узнать, связан ли email с аккаунтом Vezpa.

Код восстановления

Когда вы включаете двухфакторную проверку (2FA), приложение показывает вам личный код восстановления: сохраните его в надёжном месте. Вы можете использовать его вместо кода из приложения authenticator при каждом входе, если у вас нет под рукой телефона с authenticator.

  • Код восстановления уникален: для аккаунта всегда активен только один
  • Каждый раз, когда вы используете его для входа, система автоматически заменяет его новым — сразу сохраните новый показанный код
  • Новый код также генерируется и показывается каждый раз, когда вы заново настраиваете двухфакторную проверку (например, после «Я потерял(а) authenticator»)
  • Если вы потеряли и код, и authenticator, используйте при входе «Я потерял(а) authenticator», чтобы сбросить двухфакторную проверку по email
Код восстановления даёт доступ к вашему аккаунту так же, как пароль: относитесь к нему с той же конфиденциальностью и никому не передавайте его.

Я потерял(а) authenticator

Если вы потеряли и доступ к приложению authenticator, и код восстановления, вы можете отключить двухфакторную проверку по email.

  1. На экране проверки кода нажмите Я потерял(а) authenticator
  2. Подтвердите свои учётные данные (username и пароль)
  3. Проверьте свою почту и откройте полученную ссылку
  4. Двухфакторная проверка отключается: при следующем входе вам будет предложено настроить её заново
Этот процесс также требует правильного пароля: никто не может отключить вашу двухфакторную проверку, не зная пароль аккаунта.

Номера наблюдателяВидимость, ограниченная назначенными номерами

Когда Вы создаёте пользователя с ролью Наблюдатель, Вы должны точно указать, какие номера он может видеть. Этот механизм существенен для объектов размещения с несколькими владельцами или для предоставления частичного доступа внешним сотрудникам.

Как назначить номера

  1. Создайте нового участника с ролью Наблюдатель из раздела Команда
  2. На экране настройки выберите один или несколько номеров для назначения из полного списка номеров
  3. Подтвердите выбор — наблюдатель будет видеть исключительно бронирования и календарь для выбранных номеров

Что видит наблюдатель

  • Календарь — только строки назначенных номеров; все остальные строки полностью скрыты
  • Бронирования — только бронирования, включающие хотя бы один назначенный номер, со связанными деталями
  • Дашборд — недоступен, зарезервирован для директора гостиницы и ассистента
  • Тарифы, OTA, команда, статистика — полностью скрыты, отсутствуют в меню

Случай использования: менеджеры апартаментов

В объекте размещения, управляющем апартаментами разных владельцев, каждый владелец может получить аккаунт наблюдателя с видимостью, ограниченной собственным апартаментом. Таким образом:

  • Каждый владелец видит только бронирования собственного апартамента
  • Нет доступа к данным, ценам или бронированиям других апартаментов
  • Может отслеживать заполняемость и даты, не имея возможности ничего изменить
Прозрачность без рисков: наблюдатель может самостоятельно проверять бронирования собственного апартамента, что снижает количество информационных запросов к директору гостиницы и повышает доверие к сервису.
Если Вы не назначите никаких номеров наблюдателю, он будет видеть пустой экран. Убедитесь, что Вы выбрали хотя бы один номер при создании аккаунта.

Кто управляет доступамиВладелец, директор гостиницы и отзыв доступа

Две страницы, управляющие доступами, предназначены разным людям, и в приложении они показываются только тем, кто действительно может ими пользоваться.

СтраницаКто её видитЧто она позволяет
Команда Только владелец аккаунта Добавлять и удалять участников, сбрасывать пароль участника, разблокировать устройство, менять язык участника
Роли и права Только директор гостиницы Назначать роль, включать или отключать аккаунт, выбирать объекты, видимые наблюдателю
Ассистент больше не видит эти два пункта на странице Объект: раньше он их открывал и получал только сообщения об отказе, потому что сервер всегда оставлял их за владельцем и директором гостиницы.

Удаление сотрудника, работающего на нескольких объектах

Если у сотрудника есть доступ к нескольким объектам, его удаление с одного не удаляет его аккаунт: он теряет доступ только к тому объекту, с которого Вы его удаляете, и продолжает нормально работать на остальных. Приложение подтверждает это отдельным сообщением.

  • Сотрудник, присутствующий только на этом объекте → аккаунт удаляется, как и раньше
  • Сотрудник, присутствующий также на других объектах → отзывается только доступ к этому объекту
  • То же касается отключения из раздела «Роли и права»: оно не выключает аккаунт на других объектах
Директора гостиницы нельзя удалить из команды: чтобы его убрать, сначала нужно понизить его роль в разделе «Роли и права». Владельца аккаунта нельзя удалить ни в каком случае.

Смена собственного пароля

Пароль — личные данные: любая роль — включая горничную и наблюдателя — меняет свой пароль в меню аккаунта справа вверху на своём экране, не обращаясь к руководству. Владелец при этом может сбросить пароль участника со страницы Команда, например если сотрудник не может войти в приложение.

Панели горничной и наблюдателя

Тот, у кого роль горничная или наблюдатель, работает на отдельном экране. Верхняя панель теперь предлагает те же удобства, что и остальные панели:

  • «?» — снова открывает пошаговое руководство по экрану, когда захотите
  • Тема — переключение между светлой и тёмной
  • Язык — смена языка приложения, независимо от страны объекта; это же относится к уведомлениям и письмам, которые присылает Vezpa
  • Меню аккаунта — смена собственного пароля и выход; выход возвращает на экран входа
Горничная видит список номеров на выбранный день, а плитки сводки работают как фильтр; у наблюдателя три вкладки только для чтения (бронирования, статистика, календарь), ограниченные назначенными ему объектами.

Нужна помощь?

Свяжитесь с нами из приложения через интегрированную систему поддержки в разделе Конфигурация.