Руководство по автоматизации электронной почты

Настройте автоматические электронные письма для каждого этапа пребывания: до прибытия, заселение, туристический налог, благодарность и многое другое

Содержание

1. Что такое автоматизация электронной почты 2. 6 шаблонов 3. Триггеры — когда отправляется письмо 4. Многоязычные тексты 5. Поля слияния 6. Активация 7. Права, объекты и ограничения

1. Что такое автоматизация электронной почтыНастраиваемые автоматические письма для каждого объекта

Автоматизации электронной почты позволяют отправлять автоматические письма гостям (и себе) на разных этапах пребывания без каких-либо ручных действий. Каждая автоматизация запускается триггером (событием или моментом времени) и отправляет текст, написанный вами на языке гостя.

Для чего они нужны

  • Гость: получает полезную информацию в нужный момент (инструкции по прибытию, код доступа, напоминание о налоге, благодарность).
  • Хозяин: получает автоматические уведомления, когда гость завершает онлайн-заселение или когда требуются действия.

Охват по номерам

Каждую автоматизацию можно назначить конкретным типам номеров вашего объекта: вы можете использовать разные тексты для разных единиц или отключить автоматизацию для номера на ремонте.

Автоматизации никогда не нарушают поток бронирований: если отправка не удалась из-за отсутствующего адреса электронной почты или временной ошибки, бронирование остаётся неизменным, а ошибка записывается в журнал отправки.

2. 6 шаблоновГотовые модели для немедленной активации

Vezpa автоматически создаёт 6 предустановленных автоматизаций для вашего объекта. Они создаются с пустыми текстами и выключенным переключателем: просто напишите текст на языках, которые вы используете, и активируйте. Кнопка "Использовать образцовый текст" предварительно заполняет стартовый текст на каждом языке, который вы можете свободно редактировать.

До прибытия
За 2 дня до заселения
Напоминание с расписанием, маршрутом и практической информацией о прибытии.
Правила дома / Коды доступа
После завершения онлайн-заселения
Отправляет код двери, Wi-Fi, правила дома и окончательные инструкции по доступу.
Оповещение хозяина — данные гостя готовы
После завершения онлайн-заселения
Уведомляет директора гостиницы о том, что гость завершил регистрацию и данные доступны.
Напоминание о туристическом налоге
За 1 день до выселения
Напоминает гостю о сальдо туристического налога с суммой и ссылкой для оплаты.
Благодарность / Просьба оставить отзыв
Через 1 день после выселения
Прощается с гостем и приглашает оставить отзыв на Booking, Airbnb или Google.
Напоминание о незавершённой оплате
При неудачной или незавершённой оплате
Уведомляет гостя о том, что оплата не прошла, и предоставляет ссылку для повторной попытки.
Шаблоны охватывают наиболее распространённые случаи использования. Вы также можете создавать пользовательские автоматизации с помощью кнопки "+" в списке автоматизаций, свободно выбирая триггеры и тексты.

3. Триггеры — когда отправляется письмоВременные или событийные

У каждой автоматизации есть триггер, определяющий, когда отправляется письмо. Существует два вида триггеров:

Временные триггеры

Письмо отправляется на основе референсной даты с настраиваемым смещением в днях, часах или минутах, до или после:

  • Относительно заселения — напр. «За 2 дня до заселения» (до прибытия)
  • Относительно выселения — напр. «За 1 день до выселения» (напоминание о налоге) или «Через 1 день после выселения» (благодарность)
  • Относительно бронирования — напр. «Через 1 час после бронирования» (персонализированное подтверждение)

Временные триггеры оцениваются каждые 30 минут планировщиком. Время рассчитывается в часовом поясе объекта.

Когда интервал задан в днях, вы выбираете и время отправки по местному времени объекта: например в день выезда в 10:00. При часах или минутах время не показывается, потому что отсчёт начинается с полуночи опорного дня.

Событийные триггеры

Письмо отправляется в момент, когда в системе происходит определённое событие:

  • Онлайн-заселение завершено — гость завершил самостоятельную регистрацию
  • Оплата прошла успешно — платёж Stripe прошёл успешно
  • Оплата не прошла — попытка оплаты была неудачной
  • Отмена — бронирование было отменено
Гарантированная идемпотентность: каждое письмо отправляется не более одного раза за бронирование и событие, даже при нескольких близких по времени обходах или дублированных событиях.
Без ретроактивного заполнения: автоматизации не отправляются для бронирований, созданных до активации автоматизации. Учитываются только новые бронирования (после активации).

4. Многоязычные текстыОдин текст на каждый язык Booking Engine

Для каждой автоматизации вы можете написать отдельный текст на каждом из активных языков вашего Booking Engine. При отправке письма система автоматически определяет язык гостя и отправляет соответствующий текст.

Как работает выбор языка

  • Приоритет 1: язык портала, использованный гостем для бронирования (напр. если гость использовал Booking Engine на английском, письмо придёт на английском)
  • Приоритет 2: язык по умолчанию подъединицы (настроен в разделе Конфигурация)
  • Резервный: итальянский

Образец текста

Кнопка "Использовать образцовый текст", доступная для каждого языка в конструкторе, предзаполняет исходный текст с уже вставленными полями подстановки. Вы можете свободно его изменить, сохранив нужные вам заполнители.

Заполнять все языки не обязательно. Если текст для языка отсутствует, письмо не отправляется гостям этого языка (никакой пустой отправки и никакого итальянского по умолчанию).

5. Поля слиянияДинамические заполнители в тексте

Вы можете вставлять в текст заполнители, которые автоматически заменяются реальными данными бронирования при отправке. Заполнители используют синтаксис одинарных фигурных скобок: Их не нужно запоминать: в редакторе кнопка «Вставить поле» перечисляет их вместе с названием данных, которые они подставляют.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Описание заполнителей

  • {ospite_nome} — имя основного гостя
  • {ospiti_num} — общее количество гостей
  • {check_in} / {check_out} — даты в формате языка письма
  • {notti} — количество ночей проживания
  • {camera_nome} — название типа номера/размещения
  • {struttura_nome} — название вашего объекта
  • {indirizzo} — адрес объекта
  • {link_self_checkin} — прямая ссылка на онлайн-регистрацию гостя
  • {link_pagamento_tassa} — ссылка для оплаты туристического налога
  • {importo_tassa} — сумма туристического налога, которую ещё предстоит оплатить (остаток), в валюте объекта
  • {importo_tassa_totale} — полная сумма туристического налога за всё проживание
  • {saldo_residuo} — остаток к оплате по бронированию
  • {link_prenotazione} — ссылка на страницу просмотра бронирования
  • {whatsapp_struttura} — номер WhatsApp объекта (если настроен)
Неизвестные заполнители (не из этого списка) остаются в тексте именно так, как написаны, без ошибок. Это позволяет без ошибок писать тексты вроде «Wi-Fi: {wifi_klyuch}» — но такой заполнитель не будет заменён.
Не используйте синтаксис двойных фигурных скобок (как в веб-шаблонах): тексты автоматизаций не являются шаблонами Django, поэтому двойные скобки вызывают ошибки рендеринга.
{importo_tassa} — это ещё не оплаченный туристический сбор (остаток), а не полная сумма; он форматируется с валютой и разделителями объекта. Для полной суммы используйте {importo_tassa_totale}.

Для бронирований с порталов с чатом (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) автоматизация для гостя может прийти в переписку на портале вместо электронной почты. Текст со ссылкой, например {link_self_checkin}, сначала пробует настоящий e-mail гостя; если его нет, он уходит в чат, где ссылки Vezpa (vezpa.it и ваш активный собственный домен) сохраняются всегда, в Airbnb и в Booking.com. В Expedia и VRBO ссылки удаляются.

В Booking.com нужно один раз сделать один шаг в экстранете: Объект → Настройки сообщений → Настройки безопасности → «Добавить ссылку» → vezpa.it, а также ваш собственный домен, если объект его использует (с него начинается ссылка на check-in). Пока вы этого не сделаете, гость получает текст сообщения, но на месте ссылки видит [Link was removed]: Booking.com заменяет ссылки, которые вы не одобрили. В Airbnb ничего делать не нужно.

Сообщение со ссылкой никогда не уходит урезанным: если единственный путь — чат, который удалил бы ссылку (Expedia, VRBO), отправка пропускается и записывается в журнал отправок с указанием причины.

6. АктивацияПереключатель, номера и живой предпросмотр

Автоматизация ничего не отправляет, пока не будет активирована. Для активации:

  1. Откройте автоматизацию из списка в разделе Автоматизации приложения
  2. Напишите (или заполните образцовым текстом) текст на языке по умолчанию вашего объекта — это обязательно для активации
  3. Добавьте тексты на других языках, которые вы хотите поддерживать
  4. В разделе Номера конструктора выберите типы номеров, к которым будет применяться автоматизация (по умолчанию все выбраны)
  5. Включите переключатель "Активировать автоматизацию"
Живой предпросмотр в конструкторе показывает, как будет выглядеть письмо с полями слияния, заменёнными образцовыми значениями. Используйте предпросмотр для проверки форматирования перед активацией.

Деактивация и редактирование

Вы можете деактивировать автоматизацию в любой момент, просто выключив переключатель. Изменения в тексте или назначенных номерах сохраняются немедленно и применяются к следующим письмам в очереди.

Помните: автоматизации никогда не отправляются для демонстрационных объектов и для гостей без зарегистрированного адреса электронной почты.

7. Права, объекты и ограничения Кто может изменять, на каком объекте и с какими пределами

Несколько объектов и режим только для чтения

Если ваш аккаунт управляет несколькими объектами, в Автоматизациях каждая карточка списка показывает под сводкой объект, к которому она относится, а при создании вы выбираете объект в выпадающем меню. Объект выбирается только при создании: при изменении он остаётся заблокированным. Если ваша роль не может настраивать объект, страница остаётся доступной для просмотра, но только для чтения: без кнопки +, без переключателей, без кнопки Сохранить.

Кто может изменять автоматизации

Создание, изменение, включение или удаление автоматизации требует права настраивать объект: оно есть у директора гостиницы и ассистента. Журнал отправок также предназначен только для них, поскольку показывает адреса электронной почты гостей; наблюдатель и горничная к нему доступа не имеют.

Предпросмотр и пределы полей

Предпросмотр показывает текст с примерами данных на вашем языке, с датами вблизи сегодняшней и суммами в валюте объекта. Если вы напишете несуществующее поле, под предпросмотром появится красное предупреждение со списком нераспознанных полей: исправьте их до включения. Внимание: {importo_tassa} — это ещё не оплаченный сбор, а {importo_tassa_totale} — полная сумма. У числовых полей есть предел: не более 10 напоминаний, интервал повторения не более 30 и смещение не более 60; оставленное пустым поле возвращается к последнему допустимому значению вместо сохранения нуля.

Нужна помощь?

Если у вас есть вопросы по настройке автоматизаций, откройте обращение в службу поддержки прямо из приложения Vezpa — наша команда ответит в кратчайшие сроки.