Ghid gestionare echipa

Doar proprietarul contului — cel care a înregistrat unitatea și pe numele căruia sunt contractul și plățile — poate adăuga sau elimina membri ai echipei. Contul colaboratorului îl creezi tu, alegând chiar tu numele de utilizator și parola: Vezpa nu trimite niciun e-mail de invitație.

Cum creezi contul unui colaborator

1. Panou de control → ⋮ → Configurare → Echipă
2. În partea de jos a paginii Gestionare echipa atinge Adaugă utilizator — butonul există cât timp planul tău mai are locuri libere, iar contorul de sus îți spune câte ai folosit deja
3. În fereastra Utilizator nou scrie Numele de utilizator pe care vrei să i-l dai colaboratorului: un nume de autentificare liber, de cel puțin 3 caractere, diferit de al oricărui alt utilizator Vezpa. Nu este nevoie de o adresă de e-mail
4. Scrie Parola inițială — pictograma din dreapta o afișează sau o ascunde. Trebuie să treacă verificările de securitate standard, deci fără parole prea scurte sau prea comune
5. Alege limba în care colaboratorul va folosi aplicația și va primi comunicările: pornește deja pe limba unității
6. Atinge Adaugă: contul este gata imediat și apare în lista echipei cu rolul Utilizator

Colaboratorul descarcă aplicația Vezpa și intră cu numele de utilizator și parola pe care i le-ai dat. La prima autentificare contul este asociat automat dispozitivului folosit (asociere dispozitiv).

Vezpa organizează echipa în 7 roluri. Cinci lucrează pe panoul standard al aplicației, două au un panou dedicat. Atribuie fiecărui colaborator rolul cel mai apropiat de ceea ce face în realitate.

Două familii de panouri

Cinci roluri lucrează pe panoul standard al aplicației, fiecare cu secțiunile pe care rolul le activează:

Menajera și observatorul au în schimb un panou dedicat, construit doar pentru munca lor:

* Observatorul vede calendarul în modul doar citire și limitat doar la camerele alocate de director de hotel.

Pentru a proteja datele proprietății, Vezpa folosește legarea dispozitivului: fiecare cont de echipa este legat de un singur dispozitiv la prima conectare. Aceasta previne utilizarea aceluiași cont pe mai multe dispozitive și protejează împotriva accesului neautorizat.

Cum funcționează legarea dispozitivului

• La prima conectare, aplicația înregistrează un identificator unic al dispozitivului (UUID) și îl leagă de cont
• Din acel moment, contul funcționează exclusiv pe acel dispozitiv
• Orice încercare de conectare de pe un alt dispozitiv este blocată cu un mesaj de eroare

Cum se efectuează o resetare

1. Mergeți la Configurare > Roluri și permisiuni
2. Selectați membrul care are nevoie de resetare
3. Atingeți butonul Resetează dispozitivul
4. Membrul se poate conecta de pe noul dispozitiv — legarea va avea loc automat la următoarea conectare

Dacă pierzi accesul la contul tău — parolă uitată sau aplicația authenticator nu mai este disponibilă — îl poți restabili singur, fără a contacta suportul.

Parolă uitată

Dacă nu-ți amintești parola, o poți reseta singur direct din ecranul de conectare.

1. Pe ecranul de conectare, atinge Ai uitat parola?
2. Introdu emailul sau username-ul contului tău și confirmă
3. Verifică-ți emailul — dacă adresa este înregistrată, vei primi un link pentru resetarea parolei
4. Deschide linkul și setează noua parolă

Cod de recuperare

Când activezi verificarea în doi pași (2FA), aplicația îți arată un cod de recuperare personal: păstrează-l într-un loc sigur. Îl poți folosi în locul codului din aplicația authenticator de fiecare dată când te conectezi, dacă nu ai telefonul cu authenticator la îndemână.

• Codul de recuperare este unic: există mereu doar unul activ per cont
• De fiecare dată când îl folosești pentru conectare, sistemul îl înlocuiește automat cu unul nou — salvează imediat noul cod afișat
• Un cod nou este de asemenea generat și afișat de fiecare dată când reconfigurezi verificarea în doi pași (de exemplu, după „Am pierdut authenticator-ul”)
• Dacă pierzi atât codul, cât și authenticator-ul, folosește „Am pierdut authenticator-ul” la conectare pentru a reseta verificarea în doi pași prin email

Am pierdut authenticator-ul

Dacă ai pierdut atât accesul la aplicația authenticator, cât și codul de recuperare, poți dezactiva verificarea în doi pași prin email.

1. Pe ecranul de verificare a codului, atinge Am pierdut authenticator-ul
2. Confirmă-ți datele de conectare (username și parolă)
3. Verifică-ți emailul și deschide linkul primit
4. Verificarea în doi pași este dezactivată: la următoarea conectare ți se va cere să o configurezi din nou

Când creați un utilizator cu rolul Observator, trebuie să specificați exact ce camere poate vedea. Acest mecanism este esențial pentru proprietățile cu mai mulți proprietari sau pentru acordarea accesului parțial colaboratorilor externi.

Cum se alocă camerele

1. Creați noul membru cu rolul Observator din secțiunea Echipă
2. În ecranul de configurare, selectați una sau mai multe camere de alocat din lista completă de camere
3. Confirmați selecția — observatorul va vedea exclusiv rezervările și calendarul pentru camerele selectate

Ce vede observatorul

• Calendar — doar rândurile pentru camerele alocate; toate celelalte rânduri sunt complet ascunse
• Rezervări — doar rezervările care includ cel puțin o cameră alocată, cu detaliile aferente
• Panou de control — indisponibil, rezervat pentru director de hotel și asistent
• Tarife, OTA, echipa, statistici — complet ascunse, nu apar în meniu

Caz de utilizare: manageri de apartamente

Într-o proprietate care gestionează apartamente de la proprietari diferiți, fiecare proprietar poate primi un cont de observator cu vizibilitate limitată la propriul apartament. Astfel:

• Fiecare proprietar vede doar rezervările propriului apartament
• Nu are acces la date, prețuri sau rezervări ale altor apartamente
• Poate monitoriza ocuparea și datele fără a putea modifica nimic

Cele două pagini care guvernează accesele au destinatari diferiți și în aplicație apar doar celor care le pot folosi cu adevărat.

Eliminarea unui colaborator care lucrează pe mai multe proprietăți

Dacă un colaborator are acces la mai multe proprietăți, eliminarea lui dintr-una nu îi șterge contul: pierde accesul doar la proprietatea din care îl eliminați și continuă să lucreze normal pe celelalte. Aplicația vă confirmă acest lucru printr-un mesaj dedicat.

• Colaborator prezent doar în această proprietate → contul este șters, ca înainte
• Colaborator prezent și în alte proprietăți → se revocă doar accesul la această proprietate
• Același lucru este valabil pentru dezactivarea din „Roluri și permisiuni”: nu oprește contul în celelalte proprietăți

Schimbarea propriei parole

Parola este un dat personal: fiecare rol — inclusiv menajera și observatorul — o schimbă din meniul de cont din dreapta sus al propriului ecran, fără să treacă prin conducere. Proprietarul poate totuși reseta parola unui membru din pagina Echipă, de exemplu dacă acesta rămâne blocat în afara aplicației.

Panourile menajerei și observatorului

Cine are rolul de menajera sau observator lucrează într-un ecran dedicat. Bara de sus oferă acum aceleași facilități ca celelalte panouri:

• „?” — redeschide ghidul pas cu pas al ecranului, oricând doriți
• Temă — trece între modul luminos și cel întunecat
• Limbă — schimbă limba aplicației, independent de țara proprietății; se aplică și notificărilor și e-mailurilor pe care ți le trimite Vezpa
• Meniu cont — schimbarea propriei parole și ieșirea; delogarea duce înapoi la ecranul de autentificare