Ce este registrul oaspeților și unde îl găsesc?

Este lista oaspeților unității pentru o perioadă aleasă. Îl găsiți în Unitate > Fiscalitate și conformitate legală > Registrul oaspeților, vizibil pentru Director de hotel și Asistent. Indicați o dată de început și de sfârșit (până la 366 de zile) și apăsați Încarcă.

Ce registru și format ar trebui să exportez, și de ce poate fi refuzată o cerere de ștergere GDPR?

Registrele disponibile depind de țara unității: există întotdeauna un registru generic și un rezumat al taxei de stațiune, iar unele țări au și un registru dedicat cu coloane aliniate la sistemul deja folosit (pentru Cehia, Evidenční kniha și Domovní kniha). Exportul se face în PDF, Excel sau CSV. Dacă un oaspete este încă în perioada legală de păstrare a țării sale — 6 ani pentru Cehia — Vezpa refuză cererea de ștergere GDPR pentru el și afișează motivul.

Ghid Registrul Oaspeților

Alegerea PerioadeiFiltrați oaspeții după interval de date

Registrul Oaspeților afișează persoanele înregistrate la proprietatea dumneavoastră. Înainte de a vedea rezultate, spuneți Vezpa ce perioadă doriți să consultați.

Unde găsiți Registrul

Proprietate → Conformitate fiscală & legală → Registrul oaspeților → Încarcă

Cum să setați datele

Panou de control → ⋮ → Configurare → Conformitate fiscală & legală
Atingeți butonul Registrul oaspeților: se deschide pagina de selectare a perioadei.
Atingeți Data de început, apoi Data de sfârșit, pentru a alege prima și ultima zi a perioadei dorite.
Apăsați Încarcă pentru a obține oaspeții cu un sejur, chiar și parțial, în perioada indicată.

Implicit, datele sunt precompletate cu prima și ultima zi a lunii curente. Le puteți modifica liber, chiar și pe mai multe luni sau ani.

Perioada nu poate depăși 366 de zile: pentru intervale mai lungi, încărcați și exportați câte un an o dată.

Această pagină este vizibilă pentru Director de hotel și Asistent. Celelalte roluri nu văd intrarea Registrul oaspeților în Conformitate fiscală & legală.

Vizualizarea RegistruluiLista oaspeților pentru perioadă

După apăsarea butonului Încarcă, lista afișează fiecare oaspete cu un sejur în perioada aleasă: nume și prenume, datele de sosire și plecare, cetățenia și unitatea.

Un oaspete încă prezent la proprietate nu are dată de plecare: în loc vedeți „În curs”, nu o dată inventată.

Rânduri de verificat înainte de export

Semnal	Semnificație
Pictogramă roșie	Datele personale sunt incomplete: lipsesc informații despre oaspete. Completați-le înainte de a prezenta registrul.
Pictogramă de confidențialitate	Oaspetele este anonimizat: o cerere de ștergere GDPR a fost deja executată. Rândul rămâne ca dovadă a sejurului, fără datele personale.

În partea de sus a listei găsiți numărul de oaspeți găsiți și, dacă există, al rândurilor cu date incomplete: o privire rapidă asupra a ceea ce trebuie corectat înainte de export.

Ce conține registrul exportat

Lista de pe ecran este destinată unei priviri rapide. Registrul pe care îl exportați (vezi secțiunea următoare) conține în schimb toate datele pe care proprietatea dumneavoastră le-a înregistrat pentru fiecare oaspete: nume, prenume, data nașterii, cetățenia, tipul și numărul actului, data sosirii, data plecării, unitatea — coloanele exacte depind de registrul ales.

Exportarea RegistruluiAlegeți registrul și formatul

Odată lista încărcată, atingeți Exportă. Se deschide o fișă care arată perioada pe care urmează să o exportați — mereu cea tocmai încărcată, chiar dacă între timp ați modificat deja datele de mai sus — și cere două lucruri: ce registru și ce format.

Trei formate, trei utilizări diferite

Format	La ce folosește
PDF	Registrul gata de prezentat, paginat și în limba pe care o folosiți în aplicație.
Excel	Aceleași date într-o foaie de calcul editabilă: sume, filtre, sortare.
CSV	Un tabel simplu, compatibil cu orice program de calcul tabelar.

Ce registru să alegeți

Registrele oferite depind de țara proprietății dumneavoastră. Există întotdeauna cel puțin două opțiuni: un registru generic și o sinteză a taxei de stațiune destinată declarației către primărie. Unele țări au și un registru dedicat, cu coloane aliniate la sistemul deja folosit în acea țară. Acolo unde am documentat taxa din țara ta, sinteza o numește cu denumirea ei locală — de exemplu poplatek z pobytu în Cehia, taxe de séjour în Franța, Kurtaxe / Übernachtungsteuer în Germania; în celelalte țări rămâne sinteza generică. În orice caz, sumele, scutirile și termenele sunt stabilite de autoritatea locală: sinteza îți aliniază datele, nu aplică regulile primăriei tale.

Pentru Cehia, cele două registre sunt cele prevăzute de lege: Evidenční kniha (toți oaspeții, cu coloana taxei — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) și Domovní kniha (doar străini, cu scopul șederii — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). Pentru toate celelalte țări, registrul dedicat are coloane aliniate la sistemul menționat: verificați întotdeauna dacă reglementările locale cer ceva în plus.

Țară	Registru
Cehia	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, doar străini (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Italia	Coloane aliniate la Alloggiati Web / ISTAT + date de registru (unitate, taxă de stațiune)
Germania	Coloane aliniate la Meldeschein + date de registru (unitate)
Austria	Coloane aliniate la Meldeamt (Gästemeldung) + date de registru (unitate)
Franța	Coloane aliniate la fiche de police + date de registru (unitate)
Belgia	Coloane aliniate la registrul oaspeților + date de registru (unitate)
Spania	Coloane aliniate la SES Hospedajes + date de registru (unitate)
Portugalia	Coloane aliniate la SIBA + date de registru (unitate)
Croația	Coloane aliniate la eVisitor + date de registru (unitate)
Slovenia	Coloane aliniate la eTurizem + date de registru (unitate)
Ungaria	Coloane aliniate la NTAK + date de registru (date nominale)
Bulgaria	Coloane aliniate la ESTI
Toate celelalte țări	Registru generic — verifică cerințele țării tale

Numele fișierului

Fișierul descărcat poartă în nume registrul și perioada, de exemplu cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: cine îl primește — un contabil, un inspector — știe imediat ce conține fără să îl deschidă.

După generare, se deschide meniul de partajare al dispozitivului: puteți trimite fișierul prin e-mail, îl puteți salva sau încărca într-un spațiu de stocare în cloud.

Păstrare și GDPRDe ce poate fi refuzată o cerere de ștergere

Registrul oaspeților coexistă cu dreptul la ștergerea datelor cu caracter personal (GDPR). Când cele două intră în conflict, câștigă obligația legală: GDPR însuși prevede acest lucru la art. 17 alin. (3) lit. b, care exceptează de la ștergere datele pe care o lege națională impune să fie păstrate.

Cehia: legea impune păstrarea registrului oaspeților timp de 6 ani de la încheierea șederii. Dacă solicitați ștergerea GDPR pentru un oaspete aflat încă în această perioadă, Vezpa refuză cererea și afișează motivul: nu este o defecțiune, este legea căreia îi este supusă proprietatea.

După trecerea perioadei de păstrare, ștergerea reușește: oaspetele rămâne vizibil în registru cu date anonimizate (pictogramă de confidențialitate), ca dovadă că șederea a avut loc, fără datele personale.

Pentru țările altele decât Cehia, Vezpa nu dispune astăzi de o perioadă de păstrare verificată: verificați termenele stabilite de reglementările locale ale proprietății dumneavoastră.