Ghid Automatizări E-mail

Configurați e-mailuri automate pentru fiecare fază a sejurului: pre-sosire, check-in, taxă turistică, mulțumire și multe altele

Cuprins

1. Ce este o automatizare e-mail 2. Cele 6 șabloane 3. Declanșatoare — când se trimite e-mailul 4. Texte multilingve 5. Câmpuri de îmbinare 6. Activare 7. Permisiuni, proprietăți și limite

1. Ce este o automatizare e-mailE-mailuri automate configurabile pentru fiecare proprietate

Automatizările E-mail vă permit să trimiteți e-mailuri automate oaspeților (și dvs. înșivă) în diferite faze ale sejurului, fără nicio acțiune manuală. Fiecare automatizare este declanșată de un declanșator (un eveniment sau un moment în timp) și trimite textul pe care l-ați scris în limba oaspetelui.

La ce servesc

  • Oaspete: primește informații utile la momentul potrivit (instrucțiuni de sosire, cod de acces, reminder taxă, mulțumire).
  • Gazdă: primește notificări automate când oaspetele finalizează check-in-ul online sau când sunt necesare acțiuni.

Domeniu de aplicare per cameră

Fiecare automatizare poate fi atribuită tipurilor specifice de camere ale proprietății dvs.: puteți folosi texte diferite pentru diferite unități sau dezactiva o automatizare pentru o cameră în renovare.

Automatizările nu interferează niciodată cu fluxul rezervărilor: dacă trimiterea eșuează din cauza unui e-mail lipsă sau a unei erori temporare, rezervarea rămâne neschimbată, iar eroarea este înregistrată în jurnalul de trimitere.

2. Cele 6 șabloaneModele gata de activat imediat

Vezpa creează automat 6 automatizări preconfigurate pentru proprietatea dvs. Sunt create cu texte goale și comutatorul dezactivat: scrieți pur și simplu textul în limbile pe care le folosiți și activați. Butonul "Folosiți textul de exemplu" completează în prealabil un text de pornire în fiecare limbă pe care îl puteți edita liber.

Pre-sosire
2 zile înainte de check-in
Reminder cu ore, indicații rutiere și informații practice de sosire.
Regulament / Coduri de acces
După finalizarea check-in-ului online
Trimite codul ușii, Wi-Fi, regulamentul casei și instrucțiunile finale de acces.
Alertă gazdă — date oaspete gata
După finalizarea check-in-ului online
Notifică administratorul că oaspetele a finalizat înregistrarea și datele sunt disponibile.
Reminder taxă turistică
1 zi înainte de check-out
Amintește oaspetelui soldul taxei turistice, cu suma și linkul de plată.
Mulțumire / Solicitare recenzie
1 zi după check-out
Își ia rămas bun de la oaspete și îl invită să lase o recenzie pe Booking, Airbnb sau Google.
Reminder plată incompletă
La plată eșuată sau incompletă
Anunță oaspetele că plata nu a reușit și furnizează linkul pentru a încerca din nou.
Șabloanele acoperă cele mai frecvente cazuri de utilizare. Puteți crea și automatizări personalizate cu butonul "+" din lista de automatizări, alegând liber declanșatoarele și textele.

3. Declanșatoare — când se trimite e-mailulTemporale sau bazate pe evenimente

Fiecare automatizare are un declanșator care determină când se trimite e-mailul. Există două familii de declanșatoare:

Declanșatoare temporale

E-mailul se trimite pe baza unei date de referință, cu un decalaj configurabil în zile, ore sau minute, înainte sau după:

  • Relativ la check-in — ex. «2 zile înainte de check-in» (pentru pre-sosire)
  • Relativ la check-out — ex. «1 zi înainte de check-out» (pentru reminderul de taxă) sau «1 zi după check-out» (pentru mulțumire)
  • Relativ la rezervare — ex. «1 oră după rezervare» (pentru o confirmare personalizată)

Declanșatoarele temporale sunt evaluate la fiecare 30 de minute de planificator. Ora este calculată în fusul orar al proprietății.

Când intervalul este exprimat în zile alegeți și ora de trimitere, în ora locală a proprietății: de exemplu în ziua plecării la 10:00. Cu ore sau minute ora nu apare, pentru că numărătoarea pornește de la miezul nopții zilei de referință.

Declanșatoare bazate pe evenimente

E-mailul pleacă în momentul în care în sistem are loc un anumit eveniment:

  • Check-in online finalizat — oaspetele a terminat înregistrarea self-service
  • Plată reușită — plata Stripe a fost reușită
  • Plată eșuată — tentativa de plată nu a reușit
  • Anulare — rezervarea a fost anulată
Idempotență garantată: fiecare e-mail se trimite cel mult o dată per rezervare și apariție, chiar și în cazul mai multor sweep-uri consecutive sau evenimente duplicate.
Fără completare retroactivă: automatizările nu se trimit pentru rezervările create înainte de activarea automatizării. Sunt luate în considerare doar rezervările noi (după activare).

4. Texte multilingveUn text per limbă a Booking Engine-ului

Pentru fiecare automatizare puteți scrie un text separat în fiecare dintre limbile active ale Booking Engine-ului dvs. Când se trimite e-mailul, sistemul detectează automat limba oaspetelui și trimite textul corespunzător.

Cum funcționează selecția limbii

  • Prioritate 1: limba portalului folosit de oaspete pentru rezervare (de ex. dacă a folosit Booking Engine în engleză, primește e-mailul în engleză)
  • Prioritate 2: limba implicită a subunității (configurată în secțiunea Configurare)
  • Fallback: italiană

Text de exemplu

Butonul "Folosiți textul de exemplu", disponibil pentru fiecare limbă în editor, precompletează un text de pornire cu câmpurile de îmbinare deja inserate. Îl puteți modifica liber, păstrând substituenții de care aveți nevoie.

Nu este obligatoriu să completați toate limbile. Dacă textul pentru o limbă lipsește, e-mailul nu este trimis oaspeților din acea limbă (fără trimitere goală și fără italiană implicită).

5. Câmpuri de îmbinareSubstituenți dinamici în text

Puteți insera în text substituenți care sunt înlocuiți automat cu datele reale ale rezervării la momentul trimiterii. Substituenții folosesc sintaxa cu acoladă simplă: Nu trebuie să le memorați: în editor, butonul «Inserează câmp» le enumeră împreună cu numele datelor pe care le inserează.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Descrierea substituenților

  • {ospite_nome} — numele oaspetelui principal
  • {ospiti_num} — numărul total de oaspeți
  • {check_in} / {check_out} — date formatate în limba e-mailului
  • {notti} — numărul de nopți ale sejurului
  • {camera_nome} — numele tipului de cameră/unitate de cazare
  • {struttura_nome} — numele proprietății dumneavoastră
  • {indirizzo} — adresa proprietății
  • {link_self_checkin} — link direct către check-in-ul online al oaspetelui
  • {link_pagamento_tassa} — link pentru plata taxei de ședere
  • {importo_tassa} — suma taxei de ședere rămasă de plătit (restul), în moneda proprietății
  • {importo_tassa_totale} — suma totală a taxei de ședere pentru întregul sejur
  • {saldo_residuo} — soldul rămas al rezervării
  • {link_prenotazione} — link către pagina de vizualizare a rezervării
  • {whatsapp_struttura} — numărul de WhatsApp al proprietății (dacă este configurat)
Substituenții necunoscuți (care nu sunt în această listă) rămân în text exact cum au fost scrise, fără erori. Astfel puteți scrie fără probleme texte precum «Wi-Fi: {wifi_cheie}» — dar acel substituent nu va fi înlocuit.
Nu folosiți sintaxa cu acolade duble (ca în template-urile web): textele automatizărilor nu sunt template-uri Django, deci acoladele duble cauzează erori de randare.
{importo_tassa} este taxa de sejur rămasă de plată (soldul), nu totalul, și este formatată cu moneda și separatorii proprietății. Pentru suma totală folosește {importo_tassa_totale}.

La rezervările de pe portalurile cu chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), o automatizare către oaspete poate ajunge în conversația de pe portal în loc de e-mail. Un text cu un link, de exemplu {link_self_checkin}, încearcă mai întâi e-mailul real al oaspetelui; dacă nu există, merge în chat, unde linkurile Vezpa (vezpa.it și domeniul tău propriu activ) rămân întotdeauna, pe Airbnb și pe Booking.com. Pe Expedia și VRBO linkurile sunt eliminate.

Pe Booking.com există un pas de făcut o singură dată, în extranet: Proprietate → Preferințe mesaje → Setări de securitate → „Adaugă un link” → vezpa.it, și de asemenea domeniul tău, dacă proprietatea folosește unul (de acolo pornește linkul de check-in). Până nu îl faci, oaspetele primește textul mesajului, dar în locul linkului citește [Link was removed]: Booking.com înlocuiește linkurile pe care nu le-ai aprobat. Pe Airbnb nu e nimic de făcut.

Un mesaj cu un link nu pleacă niciodată mutilat: dacă singura cale este un chat care ar elimina linkul (Expedia, VRBO), trimiterea este omisă și notată în jurnalul trimiterilor, cu motivul.

6. ActivareComutator, camere și previzualizare live

O automatizare nu trimite nimic până nu este activată. Pentru a o activa:

  1. Deschideți automatizarea din lista din secțiunea Automatizări a aplicației
  2. Scrieți (sau completați cu textul de exemplu) textul în limba implicită a proprietății dvs. — acest lucru este obligatoriu pentru activare
  3. Adăugați texte în celelalte limbi pe care doriți să le susțineți
  4. În secțiunea Camere a constructorului, selectați tipurile de camere la care să se aplice automatizarea (implicit toate sunt selectate)
  5. Activați comutatorul "Activare automatizare"
Previzualizarea live din constructor arată cum va apărea e-mailul cu câmpurile de îmbinare înlocuite cu valori de exemplu. Folosiți previzualizarea pentru a verifica formatarea înainte de activare.

Dezactivare și editare

Puteți dezactiva o automatizare în orice moment pur și simplu oprind comutatorul. Modificările la text sau camerele atribuite sunt salvate imediat și se aplică la următoarele e-mailuri din coadă.

Reamintire: automatizările nu sunt niciodată trimise pentru proprietăți demo sau pentru oaspeți fără adresă de e-mail înregistrată.

7. Permisiuni, proprietăți și limite Cine poate modifica, pe ce proprietate și cu ce plafoane

Mai multe proprietăți și doar citire

În Automatizări, dacă contul tău gestionează mai multe proprietăți, fiecare card din listă arată sub rezumat proprietatea căreia îi aparține, iar la creare alegi proprietatea din meniul derulant. Proprietatea se alege doar la creare: la modificare rămâne blocată. Dacă rolul tău nu poate configura proprietatea, pagina rămâne de consultat, dar numai în citire: fără butonul +, fără comutatoare, fără Salvează.

Cine poate modifica automatizările

Crearea, modificarea, activarea sau ștergerea unei automatizări necesită permisiunea de a configura proprietatea: o au directorul de hotel și asistentul. Și registrul trimiterilor le este rezervat, pentru că afișează adresele de e-mail ale oaspeților; observatorul și guvernanta nu îl accesează.

Previzualizare și limitele câmpurilor

Previzualizarea arată textul cu date de exemplu în limba ta, cu date apropiate de azi și sume în moneda proprietății. Dacă scrii un câmp care nu există, sub previzualizare apare un avertisment roșu cu lista câmpurilor nerecunoscute: corectează-le înainte de activare. Atenție: {importo_tassa} este taxa rămasă de plată, iar {importo_tassa_totale} este suma totală. Câmpurile numerice au un plafon: cel mult 10 memento-uri, interval de repetare cel mult 30 și decalaj cel mult 60; un câmp lăsat gol revine la ultima valoare validă în loc să salveze zero.

Aveți nevoie de ajutor?

Dacă aveți întrebări despre configurarea automatizărilor, deschideți un bilet de suport direct din aplicația Vezpa — echipa noastră răspunde în cel mai scurt timp posibil.