Przewodnik po rejestracji gościa

Rejestracja zaczyna się od danych osobowych gościa. Każde pole zostało zaprojektowane tak, aby ograniczyć wpisywanie z klawiatury: inteligentne autouzupełnianie, podpowiedzi z historii oraz automatyczne wstępne wypełnianie sprawiają, że proces jest szybki także w przypadku gości zagranicznych.

Wypełnianie krok po kroku

1. Nazwisko — zacznij pisać, a system zaproponuje gości zarejestrowanych już w przeszłości dzięki autouzupełnianiu z historii klientów. Po wybraniu podpowiedzi wszystkie pola danych osobowych wypełnią się automatycznie (imię, data urodzenia, obywatelstwo, dokument itd.). To najszybszy sposób na zarejestrowanie powracającego gościa.
2. Imię — imię gościa. Jeśli w poprzednim kroku wybrano podpowiedź, imię jest już wypełnione.
3. Płeć — pole pojawia się tylko tam, gdzie jest naprawdę potrzebne: gdzie wymagają tego przepisy kraju obiektu albo gdzie drukuje je księga gości. Jeśli go nie widzisz, nic nie zostało pominięte: tam nie żąda go żaden urząd i nie musisz go wypełniać. Tam, gdzie się pojawia, może też być obowiązkowe: jeśli jest, aplikacja powie Ci to przy zapisie i przeniesie Cię do pola do uzupełnienia.
4. Data urodzenia — wybierz ją z wbudowanego kalendarza. Data służy również do automatycznego obliczania zwolnień z opłaty miejscowej (np. dzieci poniżej 14 lat) oraz do wykrywania urodzin gości przebywających w obiekcie, pokazywanych w banerze Dyrekcji.
5. Miejsce urodzenia — pole z autouzupełnianiem i flagą kraju obok każdej propozycji w menu oraz obok już zapisanej wartości. W obiektach we Włoszech proponuje włoskie gminy wraz z prowincją (np. „ROMA - RM”, „FIRENZE - FI”) oraz kraje zagraniczne (np. „Niemcy”); w obiektach w innych krajach proponuje najważniejsze miasta świata, każde razem ze swoim krajem (np. „Berlin (Niemcy)”). Wartość należy wybrać z listy, która pojawia się podczas pisania: tekst wpisany i niepotwierdzony zostaje usunięty po opuszczeniu pola, ponieważ tylko wybrana pozycja niesie odniesienie jednoznacznie identyfikujące miejsce. Tam, gdzie przepisy kraju tego nie wymagają, pole jest opcjonalne.
6. Obywatelstwo — autouzupełnianie dostępnych krajów, z których każdy jest wyświetlany w bieżącym języku aplikacji (włoskim, angielskim lub niemieckim). Po wybraniu kraju międzynarodowy numer kierunkowy zostaje ustawiony automatycznie (np. +39 dla Włoch, +49 dla Niemiec, +33 dla Francji). Flaga kraju pojawia się obok każdej propozycji w menu i obok pola, tak samo jak przy miejscu urodzenia i miejscu zamieszkania.
7. Miejsce zamieszkania — gmina lub miasto zamieszkania, z tym samym autouzupełnianiem, tą samą flagą i tym samym formatem co miejsce urodzenia.

Dane do faktury

W opcjonalnej sekcji Dane do faktury (poniżej danych kontaktowych, widocznej tylko dla osoby odpowiedzialnej za rezerwację) pola ponownie zmieniają się w zależności od kraju. W obiektach we Włoszech blok pozostaje taki jak zawsze: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI i PEC. We wszystkich innych obiektach blok nie wymaga ani SDI, ani PEC — pojęć, które istnieją tylko we Włoszech — i pokazuje zamiast tego przełącznik Osoba prywatna / Firma: przy „Osoba prywatna” nie pojawia się żadne pole podatkowe; przy „Firma” pojawiają się nazwa firmy, numer VAT oraz — jeśli kraj klienta go posiada — numer z rejestru przedsiębiorców.

Etykiety tych pól noszą prawdziwą nazwę, jaką identyfikator ma we właściwym kraju: pole VAT przyjmuje nazwę z kraju obiektu (obiekt w Czechach nazywa je DIČ, niezależnie od kraju klienta), natomiast pole rejestru przedsiębiorców przyjmuje nazwę z kraju klienta i pojawia się tylko wtedy, gdy ten kraj taki rejestr posiada — niemiecka firma nie ma IČO, więc tego pola nie widzi. Jeśli klientem jest czeska firma, pojawia się także przycisk, który uzupełnia nazwę firmy, numer VAT i pełny adres (ulica, numer domu, kod pocztowy, miejscowość i region) z publicznego rejestru ARES, niezależnie od kraju obiektu. Wreszcie kraj rozliczenia nie zaczyna się już zawsze od „Włoch”: zaczyna się od narodowości gościa, jeśli jest już znana, w przeciwnym razie od kraju obiektu, i zawsze trzeba go wybrać z listy, która pojawia się podczas wpisywania — bez prawidłowego wyboru zapis pozostaje zablokowany.

Vezpa ma wbudowany system optycznego rozpoznawania znaków (OCR), który odczytuje dane bezpośrednio z dokumentu tożsamości gościa. Zamiast ręcznie wpisywać imię, nazwisko, datę urodzenia i numer dokumentu, wystarczy skierować aparat na dokument, a system wypełni wszystko automatycznie.

Jak to działa

1. Dotknij „Skanuj dokument” na ekranie rejestracji. Otworzy się aparat urządzenia.
2. Skieruj aparat na dokument — system automatycznie wykrywa krawędzie dowodu osobistego lub paszportu i robi zdjęcie, gdy dokument jest dobrze ustawiony.
3. OCR analizuje obraz i wyodrębnia: imię, nazwisko, datę urodzenia, miejsce urodzenia, płeć, numer dokumentu oraz datę ważności. Dane są wpisywane do odpowiednich pól danych osobowych.
4. Sprawdź i popraw — skontroluj wstępnie wypełnione pola. OCR ma bardzo wysoką dokładność, ale nazwiska ze znakami specjalnymi lub zniszczone dokumenty mogą wymagać drobnych poprawek ręcznych.

Odczyt NFC

Tam, gdzie telefon to obsługuje, obok "Skanuj dokument" pojawia się także „Odczytaj przez NFC”: zbliżając dokument do urządzenia, chip elektroniczny przekazuje te same dane z większą dokładnością niż sama fotografia.

Jak przyłożyć dokument: przesuwaj go powoli po telefonie, aż chip zostanie wykryty. W iPhonie czytnik NFC jest u góry: przeprowadź dokument wzdłuż górnej krawędzi. W Androidzie jest z tyłu, na środku lub przy aparatach: przeprowadź dokument po tylnej stronie telefonu. Gdy tylko usłyszysz dźwięk lub poczujesz wibrację, zatrzymaj się i niczym nie ruszaj aż do końca odczytu: jeśli dokument się przesunie, odczyt zostaje przerwany i trzeba go powtórzyć.

Niemiecki dowód osobisty. Jego chip może odczytać tylko organ państwowy: gdy aparat rozpozna niemiecki dowód osobisty, aplikacja nawet nie próbuje go odczytać i od razu o tym informuje. Zrób zdjęcie tyłu dowodu, gdzie są wiersze ze znakami <<<, albo wpisz dane ręcznie. Niemiecki paszport odczytuje się natomiast normalnie.

Akceptowane rodzaje dokumentów zależą od kraju, w którym znajduje się obiekt, oraz od obowiązujących tam przepisów. Vezpa automatycznie pokazuje wyłącznie dokumenty właściwe dla danego kraju, co eliminuje nieporozumienia i zapewnia zgodność z wymogami właściwych organów.

Dokumenty według kraju

Pola dokumentu

Przy każdym dokumencie wymagane są co najmniej rodzaj i numer; pozostałe pola zależą od kraju obiektu:

• Rodzaj dokumentu — wybierany z listy właściwej dla danego kraju
• Numer dokumentu — kod alfanumeryczny nadrukowany na dokumencie
• Wydany przez — pojawia się tam, gdzie przewiduje to kraj obiektu, i nie wszędzie pyta o to samo: we Włoszech jest to miejsce lub organ, który wydał dokument (potrzebne dla wysyłki do Alloggiati Web), gdzie indziej — państwo, które go wydało. Jeśli go nie widzisz, w Twoim kraju nie jest wymagane.
• Data ważności — system automatycznie sprawdza, czy dokument jest jeszcze ważny, i sygnalizuje dokumenty przeterminowane

Zdjęcia dokumentu

Jeśli w «Konfiguracja» › «Podatki & zgodność prawna» › «Meldunek online» włączyłeś «Zdjęcie dokumentu tożsamości», gość, który robi meldunek online, fotografuje przód i tył dokumentu, a tutaj pojawia się ramka «Zdjęcie dokumentu tożsamości» z miniaturami «Przód» i «Tył». Dotknij miniatury, aby ją powiększyć, a kosza, aby ją usunąć. Ramka jest tylko wtedy, gdy gość przesłał co najmniej jedno zdjęcie, i widzą ją tylko role zarządzające rezerwacjami.

Miejsce zdjęć zależy od ekranu. Na komputerze lub szerokim tablecie zdjęcia są w panelu po prawej stronie formularza: dotknięte zdjęcie powiększa się w panelu, a pola obok pozostają wolne, więc przepisujesz dane, patrząc na dokument. Na telefonie miniatury są pierwszym blokiem strony: dotknięte zdjęcie otwiera się w ramce u góry, a formularz przewija się pod nią; «Pełny ekran» pokazuje je na całym ekranie, a jedno dotknięcie wraca do ramki. W obu przypadkach «Przód» i «Tył» przełączają strony dokumentu, palce lub kółko myszy powiększają, a X zamyka zdjęcie i oddaje całą stronę formularzowi.

Zdjęcia są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i usuwają się same 7 dni po wyjeździe. Jak to włączyć i dlaczego tylko wtedy, gdy naprawdę jest potrzebne, wyjaśnia przewodnik po Obiekcie.

Pod dokumentem w niektórych krajach pojawiają się dwa dodatkowe pola: numer wizy i cel pobytu. Dziś wymagają ich Czechy, gdzie policja do spraw cudzoziemców uwzględnia je w zgłoszeniu zakwaterowania. Podobnie jak przy adresie niczego nie konfigurujesz: pojawiają się same tam, gdzie są potrzebne.

Żadne z nich nie jest obowiązkowe, i tak ma być: wielu cudzoziemców nie potrzebuje wizy, a niepodany cel pobytu urząd zapisuje jako «inne». Wypełnij je, gdy gość poda ci odpowiedź, i zostaw puste, gdy jej nie ma: puste pole to brakująca dana, wypełnione na chybił trafił to dana fałszywa.

Blok adresu zamieszkania nie jest taki sam dla wszystkich: to, co pokazuje aplikacja, zależy od kraju obiektu. W części krajów blok w ogóle się nie pojawia, a miejsce zamieszkania podaje się samą miejscowością w danych osobowych; gdzie indziej pojawia się z kilkoma polami, a nie wszędzie są to te same pola.

Do zapamiętania jest tylko jedna zasada: wypełnij pola, które widzisz. Pola obowiązkowe same to powiedzą — jeśli zostawisz jedno puste, zapis się zatrzyma, a aplikacja wskaże które; pozostałe możesz zostawić puste. Nie ma listy pól obowiązującej wszędzie, a pole, którego nie widzisz, nie jest ukryte przez pomyłkę: w Twoim kraju nie jest wymagane.

Sekcja podpisu pojawia się tylko tam, gdzie prawo wymaga podpisu gościa na formularzu meldunkowym: w Niemczech, Austrii, Francji i Hiszpanii. Podpis jest nieobowiązkowy. W pozostałych krajach, które mają formularz meldunkowy, przycisk generujący formularz nadal jest dostępny, a PDF drukuje się z linią do podpisania na papierze. Nie ma czego konfigurować.

Podpis służy jako dowód obiektowi, nie urzędowi: żaden z podłączonych systemów państwowych go nie otrzymuje. Dlatego tam, gdzie formularz istnieje, zebranie go i przechowanie razem z PDF-em jest tym, co chroni Cię podczas kontroli.

Jak zebrać podpis

1. Dotknij przycisku „Podpis gościa” na ekranie rejestracji. Otworzy się białe pole do podpisu na pełnym ekranie.
2. Gość podpisuje się na ekranie palcem lub rysikiem. Pole obsługuje płynne kreski i pozwala wyczyścić podpis oraz zacząć od nowa.
3. Dotknij „Potwierdź”, aby zapisać podpis. Podpis zostaje zapisany jako obraz wektorowy w wysokiej rozdzielczości.
4. Podpis jest automatycznie dołączany w PDF-ie formularza meldunkowego przewidzianego przez Twój kraj, gotowego do wydruku lub archiwizacji cyfrowej.

Podczas rejestracji możesz wskazać, czy gościowi przysługuje zwolnienie lub zniżka w opłacie miejscowej (city tax / Kurtaxe). Ta sekcja pojawia się tylko wtedy, gdy obiekt skonfigurował w ustawieniach co najmniej jedną opłatę.

Automatyczne zwolnienie ze względu na wiek

Jeśli w ustawieniach opłaty skonfigurowano przedziały wiekowe (np. dzieci poniżej 14 lat zwolnione, osoby powyżej 65 lat ze zniżką), system automatycznie oblicza zwolnienie na podstawie daty urodzenia gościa wprowadzonej w danych osobowych. Nie jest potrzebna żadna czynność ręczna: Vezpa porównuje wiek gościa ze skonfigurowanymi przedziałami i stosuje właściwe zwolnienie lub właściwą zniżkę.

Zwolnienie ręczne

W przypadku zwolnień, których nie można obliczyć automatycznie na podstawie wieku, możesz ręcznie wybrać powód z listy. Oto kilka typowych przykładów:

• Mieszkańcy gminy — wiele gmin zwalnia swoich mieszkańców z opłaty miejscowej
• Służby porządkowe podczas służby — wojsko i policja na misji operacyjnej
• Pacjenci w trakcie leczenia — goście hospitalizowani lub przebywający na oddziale dziennym w pobliskich placówkach medycznych
• Kierowcy grup turystycznych — piloci wycieczek i kierowcy autokarów
• Osoby z niepełnosprawnością i ich opiekunowie — przewidziane w wielu regulaminach gminnych

Zniżka

Jeśli gmina przewiduje obniżone stawki dla określonych kategorii gości, możesz zastosować zniżkę procentową lub kwotową skonfigurowaną w ustawieniach opłaty. Zniżka jest obliczana automatycznie od kwoty dziennej pomnożonej przez liczbę nocy pobytu.

Na liście rozwijanej «Pokój», gdzie wybierasz, do którego pokoju należy rejestrowany gość, pozycja rezerwacji bez przypisanego zakwaterowania jest napisana na czerwono i pogrubiona i zawiera «Pokój nieprzypisany» po numerze rezerwacji, zamiast nazwy zakwaterowania. Tekst mówi to, co mówi kolor, więc rozumie się to bez rozróżniania czerwieni.

Możesz zarejestrować gościa mimo to: rejestracja nie zależy od przypisania zakwaterowania, tak samo jak zgłoszenie do władz. Czerwony przypomina tylko, że przy tej rezerwacji zostało zakwaterowanie do przypisania; przypisujesz je z karty rezerwacji, przyciskiem «Przypisz pokój».

Gdy formularz jest wypełniony, gościa rejestruje się pomarańczowym przyciskiem — a przyciski są dwa. Jeden znajduje się na dole strony i nosi pełny napis «Zarejestruj gościa» (albo «Zarejestruj głównego gościa», gdy rejestrujesz gościa głównego rezerwacji), wraz z liczbą nocy pobytu. Drugi jest u góry, tuż obok strzałki powrotu, i nosi samo słowo «ZAREJESTRUJ».

To ten sam gest, a nie dwie różne funkcje: naciśnięcie jednego albo drugiego robi dokładnie to samo. Są dwa, ponieważ formularz rejestracji jest długi: kto wypełnia pierwsze pola, nie musi już przewijać do samego końca, aby zapisać — górny przycisk pozostaje widoczny podczas przewijania. W trakcie rejestracji oba wyłączają się jednocześnie i pokazują wskaźnik oczekiwania, dzięki czemu gość nie zostanie zarejestrowany dwa razy.

Przy zapisie Vezpa wykonuje kontrole opisane w tym przewodniku: pola obowiązkowe wymagane przez kraj obiektu, dokument tożsamości tam, gdzie jest wymagany, oraz podpis tam, gdzie przewidują go przepisy. Jeśli czegoś brakuje albo wartość nie została wybrana z listy, formularz pozostaje otwarty i wskazuje, co poprawić; gdy wszystko jest w porządku, gość zostaje dodany do rezerwacji, a formularz się zamyka.