Gids Overheidssystemen

Het registreren van gasten werkt in elk land waar Vezpa beschikbaar is, en blijft werken. Wat niet overal is ingeschakeld, is de automatische koppeling met de autoriteit: het doorsturen van de gegevens die u al hebt vastgelegd.

Waar de koppeling nog niet actief is, vindt u boven aan Profiel → Overheidsregistratie een informatiekader dat het zegt: de automatische verzending naar de autoriteit van dat land wordt getest, en het registreren van gasten werkt gewoon. Het is alleen informatie: het blokkeert niets, er valt niets te bevestigen of weg te klikken, en het kader verschijnt ook wanneer er voor uw land nog helemaal geen connector in te stellen is.

Het kader verdwijnt vanzelf zodra de koppeling voor uw land actief wordt: u hoeft niets te doen en er hoeft geen instelling bijgewerkt te worden. De onderstaande onderdelen beschrijven hoe elk systeem wordt ingesteld; de melding zegt hoe ver het is.

De andere onderdelen zeggen aan wie Vezpa meldt en met welke inloggegevens. Dit zegt wanneer, want de beslissing hoort bij de accommodatie en u neemt haar: open Configuratie → Overheidsregistratie en kies in het kader "Wanneer er aan de autoriteiten wordt doorgegeven" een van de drie ritmes. Het geldt in elk land: in Italië bestuurt het de meldingen aan de Questura (het plaatselijke politiehoofdbureau) via de dienst Alloggiati Web van de Polizia di Stato, elders de verzendingen van de connector van uw land.

• "Elke 4 uur" — zes doorgangen per dag. U registreert de gast en denkt er niet meer aan.
• "Om 23:15" — één enkele doorgang, aan het eind van de dag.
• "Handmatig" — er gaat alleen weg wat u selecteert en verzendt.

De mand "Te verzenden meldingen"

Zodra u het handmatige ritme kiest, verschijnt in hetzelfde kader het item "Te verzenden meldingen": de mand met de boekingen die wachten, gegroepeerd per aankomstdag. U vinkt die aan die u wilt melden en drukt op "Geselecteerde verzenden". Bij de andere twee ritmes is dat item er niet, en er ontbreekt niets: er is niets te kiezen, alles gaat van zichzelf weg.

Vrijgeven is niet verzenden, en het verschil is geen muggenzifterij. Als u drukt, wordt de toestemming vóór het vertrek weggeschreven, en één druk kan maar een deel van het werk meenemen: dan zegt de pagina het — "vrijgegeven, maar nog niet volledig verzonden" — en biedt "Nu afronden" aan. U drukt opnieuw en het gaat verder waar het bleef staan: dit is geen fout. Om dezelfde reden leest u op het scherm nooit het woord verzonden: een boeking is "Vrijgegeven" zodra de toestemming bestaat, en of de autoriteit haar werkelijk heeft aanvaard, zegt de uitkomst, één voor één.

ISTAT en PayTourist volgen de Questura

Hier valt niets te beslissen en er is geen tweede schakelaar: ISTAT en PayTourist volgen de Questura van zichzelf. Is een boeking aan de Questura gemeld, dan melden zij haar ook; is zij dat niet, dan melden zij haar niet. Zo is het gebouwd, en handmatig heeft dat een gevolg dat u beter vooraf weet: een nacht die u nog niet hebt verzonden, komt bij ISTAT aan als gesloten kamer. Zet het handmatige ritme alleen aan als u klaar bent om regelmatig te verzenden, anders veranderen uw bezettingscijfers om een reden die niets met uw kamers te maken heeft.

Handmatig neemt de Questura alleen vandaag en gisteren

Dit is niet onze keuze, het is het portaal: Alloggiati Web neemt als aankomstdatum alleen vandaag of gisteren, en voorbij die grens wordt de melding geweigerd. Het is geen formaliteit, want een melding met een oude datum verklaart uit zichzelf een verzending na de termijn. Daarom heeft de mand een venster: bij het handmatige ritme is twee dagen uitstellen geen uitstellen, maar verliezen.

Het dagoverzicht

Boven aan de pagina "Te verzenden meldingen" opent u het "Dagoverzicht": waar u vandaag staat, in drie getallen — "Gasten vandaag", "Vrijgegeven" en "Geselecteerd voor verzending". De pagina is alleen om te lezen: hier wordt niets toegevoegd en niets verwijderd, naar de mand gaat u terug met "Boekingen toevoegen of verwijderen". Twee plaatsen die dezelfde lijst schrijven, zouden twee verschillende lijsten zijn.

Dit zijn de twee regels om naar te kijken, want dat zijn die waarop u handelt:

• Geselecteerde gasten die nog niet gemeld kunnen worden — hun registratie ontbreekt. Zij gaan niet weg: registreer ze, en ze komen terug in de melding.
• Gasten wier selectie uit het venster is gevallen — zij gaan niet weg, de selectie kan niet meer verwijderd worden, en vanuit de app is er niets meer te doen: voor die dagen gaat u via het portaal van de autoriteit. Zij worden apart van de geselecteerde geteld, niet daartussen, en dit overzicht is de enige plek die ze u nog toont.

De pagina met inloggegevens is niet voor iedereen hetzelfde formulier. Naast de gemeenschappelijke vakjes — gebruikersnaam, wachtwoord, identificatie van de locatie, adres van de dienst — geeft elk land de extra velden op die zijn instantie verlangt, en de pagina tekent ze vanzelf: open Profiel → Overheidsregistratie, kies het systeem en vul in wat je ziet. De labels dragen de officiële naam die de instantie eraan geeft en worden niet vertaald, zodat je ze onveranderd terugvindt in het portaal waaruit je de waarden kopieert. Waar de instantie een testomgeving aanbiedt, staat er ook een schakelaar voor: daarmee controleer je de instelling voordat er echt iets verzonden wordt. Een vakje dat je niet ziet ontbreekt niet per ongeluk: in jouw land wordt het niet gevraagd.

En dan is er iets wat je niet verwacht: sommige inloggegevens horen niet bij de locatie, maar bij de afzonderlijke accommodatie. Waar de instantie per logiesbedrijf een eigen identificatie afgeeft, verschijnt onder de gemeenschappelijke vakjes een extra kaart: Inloggegevens per accommodatie. Kies de accommodatie uit het menu en vul alleen in wat afwijkt: wat je leeg laat neemt de waarde van de locatie over en hoeft niet herhaald te worden. Verschijnt die kaart niet, dan is ze in jouw land niet nodig en geldt alles voor de hele locatie.

Heeft het account meerdere locaties, dan toont het menu van de kaart eerst één optie per locatie, ‘Alle accommodaties van …’: de inloggegevens die je daar opslaat, worden bij elk van de accommodaties ervan vastgelegd. Handig als de instantie je één code per adres gaf en niet per appartement: je vult hem één keer in en kunt een afzonderlijke accommodatie nog altijd via het menu corrigeren.

Alle Italiaanse accommodaties zijn verplicht de gegevens van hun gasten door te geven aan de Questura (het plaatselijke politiehoofdbureau) via de dienst Alloggiati Web van de Polizia di Stato. Vezpa verstuurt de gastgegevens automatisch zodra ze zijn geregistreerd.

Hoe je de inloggegevens verkrijgt

1. Registreer je op alloggiatiweb.poliziadistato.it
2. Dien het activeringsverzoek in bij je plaatselijke Questura
3. Ontvang de inloggegevens per e-mail: Gebruikersnaam, Wachtwoord en WS-token
4. Voer de inloggegevens in Vezpa in: Profiel → Configuratie → Questura
5. Zet de schakelaar "Ingeschakeld" aan

Automatische flow

Verplichte velden Questura

Veld	Omschrijving
Achternaam, Voornaam	Persoonsgegevens van de gast
Geslacht	M / F (alleen verplicht voor Italië)
Geboortedatum en -plaats	Met de ISTAT-code van de gemeente
Nationaliteit	Landcode Alloggiatiweb
Documenttype en -nummer	95 beschikbare types (paspoort, identiteitskaart, enz.)
Type gast	Individuele gast (16), Gezinshoofd (17), Groepsleider (18)

Italië heeft 19 verschillende regionale systemen voor het verzamelen van statistische toerismegegevens. Vezpa beheert ze allemaal: de meeste volledig automatisch, sommige regio's vereisen het downloaden van een bestand.

Regio's met automatische verzending (16 regio's)

Voor deze regio's verstuurt Vezpa de gegevens elke avond automatisch via een webservice. Je hebt alleen de regionale inloggegevens nodig.

ID	Regio	Protocol	Inloggegevens
0	Piemonte	SOAP v2	Gebruikersnaam + Wachtwoord
1	Toscane	SOAP v2	Gebruikersnaam + Wachtwoord
2	Basilicata	SOAP v1	Gebruikersnaam + Wachtwoord
3	Ligurië	SOAP v2	Gebruikersnaam + Wachtwoord
4	Abruzzen	SOAP v2 (Turismo5)	Gebruikersnaam + Wachtwoord
5	Veneto	SOAP v2	Gebruikersnaam + Wachtwoord
6	Emilia-Romagna	SOAP v2	Gebruikersnaam + Wachtwoord
7	Marche	ROSS1000	Gebruikersnaam + Wachtwoord
8	Lombardije	Turismo5	Gebruikersnaam + Wachtwoord
9	Calabrië	SOAP v2	Gebruikersnaam + Wachtwoord
10	Sardinië	ROSS1000	Gebruikersnaam + Wachtwoord
11	Lazio	ROSS1000	Gebruikersnaam + Wachtwoord
12	Molise	ROSS1000	Gebruikersnaam + Wachtwoord
13	Sicilië	REST XML	PMS User + HotelCode
14	Campanië	REST JSON (Sinfonia)	CUSR + API Key
17	Trentino	SOAP DTU C59	Gebruikersnaam + Wachtwoord
19	Valle d'Aosta	SOAP VIT (INVA)	Gebruiker + Wachtwoord + Accommodatie-ID

Regio's met bestandsdownload (3 regio's)

Voor deze regio's genereert Vezpa het bestand dat je vanuit de app moet downloaden en handmatig moet uploaden op het regionale portaal.

ID	Regio	Formaat	Uploadportaal
15	Umbrië	TXT (ROSS 1000)	Turismatica
16	Friuli-Venezia Giulia	TXT (ROSS 1000)	WebTur
18	Apulië	XML (SPOT)	www.dms.puglia.it (SPID)

Hoe je ISTAT configureert

1. Open Profiel → Configuratie en selecteer je kamer/accommodatie
2. Zet in de sectie ISTAT de schakelaar "Ingeschakeld" aan
3. Selecteer je regio in het uitklapmenu
4. Voer de inloggegevens in die je van het regionale portaal hebt ontvangen
5. Voer de ISTAT-code van de accommodatie in
6. Sla op. De automatische verzending start dezelfde avond

PayTourist is een optioneel platform dat het innen en afdragen van de toeristenbelasting voor veel Italiaanse gemeenten automatiseert. Vezpa integreert rechtstreeks met PayTourist om de gastgegevens door te sturen.

Benodigde inloggegevens

Veld	Waar je het verkrijgt
PayTourist-ID	Registratie op paytourist.it (self-service)
API-token	PayTourist-dashboard na de registratie

De digitale handtekening wordt zowel in de Flutter-app (tijdens de registratie van de gast) als bij de online self check-in (touchcanvas) verzameld. De handtekening wordt als PNG-afbeelding opgeslagen in het profiel van de gast.

De handtekening van de gast wordt alleen gevraagd in landen waar de wet die op het registratieformulier voorschrijft: Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk en Spanje. Ook daar is ze optioneel — in de app en bij de online check-in — omdat de gast het formulier bij aankomst op papier kan tekenen; in geen enkel land wordt de handtekening naar de autoriteit gestuurd, ze dient de accommodatie als bewijs. In de andere landen verschijnt het handtekeningonderdeel niet, en waar Vezpa het formulier kan maken, wordt de pdf toch gegenereerd, met een regel om op papier te tekenen.

Het formulier wordt gegenereerd vanuit het reserveringsdetail door op "Registratiedocument" te tikken: het komt er al ingevuld uit met de gegevens van de gast, in de taal van het land van de accommodatie, klaar om te laten ondertekenen en te bewaren. De knop verschijnt vanzelf waar Vezpa het formulier kan maken, en blijft uitgeschakeld — met een bericht dat het uitlegt — totdat de verantwoordelijke voor de reservering is geregistreerd.

Voor accommodaties in een van de volgende Europese landen kan Vezpa de gastgegevens automatisch naar het nationale overheidssysteem sturen. De configuratie vind je onder Profiel → Overheidsregistratie. Is de koppeling voor uw land nog niet actief, dan zegt de app het met een melding boven aan de pagina: zie Hoe ver de koppeling is.

🇪🇸 Spanje — SES.Hospedajes

Verplicht sinds 2 december 2024 (Real Decreto 933/2021). Registro de viajeros bij het Ministerio del Interior.

Inloggegeven	Waar je het verkrijgt
API Key	seshospedajes.es (self-service)
Establishment ID	SES-portaal na registratie van de accommodatie

🇭🇷 Kroatië — eVisitor

Nationaal telematicasysteem beheerd door de Hrvatska turisticka zajednica (HTZ).

Inloggegeven	Waar je het verkrijgt
Gebruikersnaam + Wachtwoord	evisitor.hr (self-service)
API Key	eVisitor-portaal na registratie
Facility Code	Toegewezen bij de registratie

🇭🇺 Hongarije — NTAK

Nationaal systeem NTAK (Nemzeti Turisztikai Adatszolgaltatasi Kozpont). Vezpa maakt verbinding via de tussenpartij NTAK.guru om de integratie te vereenvoudigen.

Inloggegeven	Waar je het verkrijgt
Bearer Token	ntak.guru (self-service)
Accommodation ID	NTAK.guru-portaal na registratie

🇵🇹 Portugal — SIBA

Boletim de Alojamento verplicht op grond van Lei nr. 23/2007 (art. 15-16).

Inloggegeven	Waar je het verkrijgt
Gebruikersnaam + Wachtwoord	siba.ssi.gov.pt
Estabelecimento-code	SIBA-registratie

🇨🇿 Tsjechië — UbyPort

Verplicht vreemdelingenregister beheerd door de Cizinecká policie (vreemdelingenpolitie).

Sinds 9 oktober 2026 is Vezpa goedgekeurd door de Tsjechische politie (Ředitelství služby cizinecké policie, RSCP) als software voor het automatisch versturen van gegevens van buitenlandse gasten naar UbyPort. Het versturen gaat vanzelf, in de ronde van elk uur. Ontbreken bij een gast gegevens of wijst de politie een registratie af, dan krijg je de melding «Gastgegevens controleren» met de naam van de gast en de reden: een afgewezen registratie wordt niet vanzelf opnieuw geprobeerd, maar opnieuw verstuurd zodra je de gegevens hebt gecorrigeerd.

Inloggegeven	Waar je het verkrijgt
Gebruikersnaam + Wachtwoord	Account voor robotmatige gegevensverzending (účet pro robotické zasílání dat), uitgegeven door de RSCP
IDUB	Toegekend door de RSCP bij de registratie van de accommodatie
Zkratka	Afkorting van de accommodatie, toegekend samen met de IDUB (optioneel, aanbevolen)

Zo krijg je het account. Het wordt niet automatisch aangemaakt; er zijn drie gevallen:

• Je hebt al een robotaccount (bijvoorbeeld gebruikt met een ander PMS): bij de politie hoef je niets te doen, het account is overdraagbaar. Vul je bestaande inloggegevens in Vezpa in.
• Je hebt een IDUB maar geen robotaccount: schrijf de RSCP via datová schránka (ID ybndqw9) of per e-mail naar [email protected] en vraag een account voor robotmatige gegevensverzending aan. Vermeld de IDUB, de naam en het volledige adres van de accommodatie, de producent en de naam van de software, die precies «Vezpa» moet zijn: met een andere naam wordt de aanvraag niet goedgekeurd.
• Je hebt geen IDUB en geen account: dien de gewone aanvraag voor registratie van een nieuwe accommodatie in (Žádost o registraci nového ubytovacího zařízení) op ubyport.pcr.cz (opent in een nieuw tabblad), kies «Účet pro ubytovatele + 1x Účet pro robotické zasílání dat» en vul «Vezpa» in als programmanaam.

Voorbeeldtekst voor de aanvraag (in het Tsjechisch): «Žádám o přihlašovací údaje do Ubyport Webová služba pro ubytovací zařízení <název>, <adresa>, IDUB: <IDUB>, které budu zasílat prostřednictvím programu Vezpa, výrobce Vezpa.» Meer op de officiële pagina van de Tsjechische politie (opent in een nieuw tabblad).

In Vezpa, onder Configuratie → Overheidsregistratie: gebruikersnaam en wachtwoord van het robotaccount, de IDUB in het veld «Accommodatiecode», de Zkratka bij «Aanvullende instellingen», en zet daarna «Automatische verzending» aan. Laat het endpoint leeg en «Testomgeving» uit: die is alleen voor testaccounts van ontwikkelaars. Meerdere accommodaties met eigen IDUB: gebruik «Inloggegevens per accommodatie».

🇦🇹 Oostenrijk — Meldeamt

Gaestemeldung verplicht op grond van het Meldegesetz. Elk Bundesland heeft zijn eigen systeem; Vezpa ondersteunt alle 9 Bundeslaender met een instelbaar endpoint.

Inloggegeven	Waar je het verkrijgt
Gebruikersnaam + Wachtwoord of API Key	Portaal van je eigen Bundesland (feratel Deskline, GMS, enz.)
Betriebsnummer	Toegewezen door het regionale Meldeamt
Endpoint URL	Specifiek per Bundesland

🇸🇮 Slovenië — eTurizem (AJPES)

Verplichte toeristenregistratie beheerd door AJPES. Vereist een gekwalificeerd digitaal certificaat afgegeven door een geaccrediteerde Sloveense aanbieder.

Inloggegeven	Waar je het verkrijgt
Digitaal PEM-certificaat	SIGEN-CA, Halcom, NLB of een andere geaccrediteerde instantie
ID Nastanitvenega Obrata	AJPES-portaal na registratie

🇮🇸 IJsland — Gistiskrá (gastenregister)

Volgens de IJslandse wet op accommodatiebedrijven (Lög um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald) moet elke accommodatie een gastenregister (gistiskrá) bijhouden met de gegevens van alle gasten. Het register moet beschikbaar zijn voor inspectie door de IJslandse politie (Lögreglan).

Vezpa registreert automatisch alle vereiste gegevens tijdens de check-in. Er hoeven geen inloggegevens te worden geconfigureerd — de gegevens zijn altijd beschikbaar in de app en kunnen op elk moment worden geëxporteerd of afgedrukt.

Verplicht veld	Omschrijving
Volledige naam	Voor- en achternaam van de gast
Geboortedatum	Volledige datum
Nationaliteit	Land van staatsburgerschap
Document	Type en nummer (paspoort of identiteitskaart)
Woonplaats	Volledig adres
Verblijfsdata	Aankomst en vertrek

De regio's Umbrië, Friuli-Venezia Giulia en Apulië beschikken niet over een webservice voor automatische verzending. Voor deze regio's genereert Vezpa het bestand dat je moet downloaden en handmatig moet uploaden.

Hoe je het bestand downloadt

1. Open de configuratie van de accommodatie (Profiel → tik op een kamer)
2. Controleer in de sectie ISTAT of de juiste regio is geselecteerd
3. Tik op de knop "ISTAT-bestand downloaden"
4. Selecteer de begindatum en de einddatum van de periode
5. Tik op "Bestand genereren en downloaden"
6. Het bestand wordt gegenereerd en je kunt het delen (e-mail, WhatsApp, opslaan in het bestandssysteem)

Bestandsformaten per regio

Regio	Formaat	Waar uploaden
Umbrië	TXT (ROSS 1000, 338 tekens/record)	Turismatica
Friuli V.G.	TXT (ROSS 1000, 338 tekens/record)	WebTur
Apulië	XML (SPOT, formaat movimentogiornaliero-0.6.xsd)	www.dms.puglia.it (toegang met SPID)