Welk register en formaat moet ik exporteren, en waarom kan een AVG-verwijdering worden geweigerd?

De aangeboden registers hangen af van het land van uw accommodatie: er is altijd een generiek register en een overzicht van de toeristenbelasting, en sommige landen hebben ook een eigen register met kolommen afgestemd op het systeem dat het land al gebruikt (voor Tsjechie: Evidenční kniha en Domovní kniha). U exporteert als PDF, Excel of CSV. Als een gast nog binnen de wettelijke bewaartermijn van zijn land valt - 6 jaar voor Tsjechie - weigert Vezpa een AVG-verwijdering voor die gast en toont de reden.

Gastenregister-gids

Periode kiezenFilter gasten op datumbereik

Het Gastenregister toont de personen die bij uw accommodatie zijn geregistreerd. Voordat u resultaten ziet, geeft u Vezpa aan welke periode u wilt bekijken.

Waar u het Register vindt

Accommodatie → Belasting & juridische naleving → Gastenregister → Laden

De data instellen

Overzicht → ⋮ → Configuratie → Belasting & juridische naleving
Tik op de knop Gastenregister: de pagina met de periodeselectie opent.
Tik op Startdatum en daarna op Einddatum om de eerste en laatste dag van de gewenste periode te kiezen.
Druk op Laden om de gasten op te halen met een verblijf, ook gedeeltelijk, in de gekozen periode.

Standaard zijn de data vooraf ingevuld met de eerste en laatste dag van de huidige maand. U kunt ze vrij wijzigen, ook over meerdere maanden of jaren.

De periode mag niet langer zijn dan 366 dagen: voor langere periodes laadt en exporteert u telkens één jaar.

Deze pagina is zichtbaar voor Directeur en Assistent. Andere rollen zien het onderdeel Gastenregister onder Belasting & juridische naleving niet.

Register bekijkenDe gastenlijst van de periode

Na het drukken op Laden toont de lijst elke gast met een verblijf in de gekozen periode: voor- en achternaam, aankomst- en vertrekdatum, nationaliteit en accommodatie-eenheid.

Een gast die nog in de accommodatie verblijft, heeft geen vertrekdatum: in plaats daarvan ziet u “Lopend”, geen verzonnen datum.

Rijen om te controleren vóór het exporteren

Signaal	Betekenis
Rood pictogram	Persoonsgegevens zijn onvolledig: er ontbreekt informatie over de gast. Vul deze aan voordat u het register toont.
Privacypictogram	Gast is geanonimiseerd: een AVG-verzoek tot verwijdering is al uitgevoerd. De rij blijft staan als bewijs van het verblijf, zonder de persoonsgegevens.

Boven aan de lijst vindt u het aantal gevonden gasten en, indien aanwezig, het aantal rijen met onvolledige gegevens: in één oogopslag wat u moet aanpassen vóór het exporteren.

Wat het geëxporteerde register bevat

De lijst op het scherm is bedoeld voor een snel overzicht. Het register dat u exporteert (zie volgende sectie) bevat daarentegen alle gegevens die uw accommodatie van elke gast heeft vastgelegd: achternaam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, documenttype en -nummer, aankomstdatum, vertrekdatum, accommodatie-eenheid — de exacte kolommen hangen af van het gekozen register.

Register exporterenKies het register en het formaat

Zodra de lijst is geladen, tikt u op Exporteren. Een venster opent met de periode die u gaat exporteren — altijd de zojuist geladen periode, ook als u de data hierboven inmiddels heeft aangepast — en vraagt twee dingen: welk register en welk formaat.

Drie formaten, drie verschillende toepassingen

Formaat	Waarvoor
PDF	Het register klaar om te tonen, opgemaakt en in de taal die u in de app gebruikt.
Excel	Dezelfde gegevens in een bewerkbaar spreadsheet: sommen, filters, sorteren.
CSV	Een eenvoudige tabel, compatibel met elk spreadsheetprogramma.

Welk register te kiezen

De aangeboden registers hangen af van het land van uw accommodatie. Er zijn altijd minstens twee opties: een generiek register en een overzicht van de toeristenbelasting bedoeld voor de aangifte bij de gemeente. Sommige landen hebben ook een eigen register, met kolommen afgestemd op het systeem dat dat land al gebruikt. Waar we de heffing van jouw land hebben gedocumenteerd, noemt het overzicht die bij de lokale naam — bijvoorbeeld poplatek z pobytu in Tsjechië, taxe de séjour in Frankrijk, toeristenbelasting in Nederland; in andere landen blijft het algemene overzicht. In alle gevallen worden bedragen, vrijstellingen en termijnen door de lokale overheid vastgesteld: het overzicht zet je gegevens op een rij, het past de regels van jouw gemeente niet toe.

Voor Tsjechië zijn de twee registers wettelijk voorgeschreven: Evidenční kniha (alle gasten, met de belastingkolom — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) en Domovní kniha (alleen buitenlanders, met het doel van het verblijf — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). Voor alle andere landen heeft het eigen register kolommen afgestemd op het genoemde systeem: controleer altijd of uw lokale regelgeving meer vereist.

Land	Register
Tsjechië	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, alleen buitenlanders (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Italië	Kolommen afgestemd op Alloggiati Web / ISTAT + registergegevens (accommodatie, toeristenbelasting)
Duitsland	Kolommen afgestemd op de Meldeschein + registergegevens (accommodatie)
Oostenrijk	Kolommen afgestemd op het Meldeamt (Gästemeldung) + registergegevens (accommodatie)
Frankrijk	Kolommen afgestemd op de fiche de police + registergegevens (accommodatie)
België	Kolommen afgestemd op het gastenregister + registergegevens (accommodatie)
Spanje	Kolommen afgestemd op SES Hospedajes + registergegevens (accommodatie)
Portugal	Kolommen afgestemd op SIBA + registergegevens (accommodatie)
Kroatië	Kolommen afgestemd op eVisitor + registergegevens (accommodatie)
Slovenië	Kolommen afgestemd op eTurizem + registergegevens (accommodatie)
Hongarije	Kolommen afgestemd op NTAK + registergegevens (naamgegevens)
Bulgarije	Kolommen afgestemd op ESTI
Alle andere landen	Generiek register — controleer de vereisten van uw land

De bestandsnaam

Het gedownloade bestand draagt het register en de periode in de naam, bijvoorbeeld cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: wie het ontvangt — een boekhouder, een inspecteur — weet meteen wat erin staat zonder het te openen.

Na het genereren opent het deelmenu van het apparaat: u kunt het bestand per e-mail versturen, opslaan of uploaden naar cloudopslag.

Bewaring en AVGWaarom een verwijderingsverzoek kan worden geweigerd

Het gastenregister bestaat naast het recht op verwijdering van persoonsgegevens (AVG). Als beide botsen, wint de wettelijke verplichting: de AVG zelf voorziet hierin in art. 17 lid 3 sub b, dat gegevens die een nationale wet verplicht te bewaren, uitzondert van verwijdering.

Tsjechië: de wet verplicht het gastenregister 6 jaar na het einde van het verblijf te bewaren. Als u AVG-verwijdering aanvraagt voor een gast die nog binnen deze termijn valt, weigert Vezpa het verzoek en toont de reden: het is geen storing, het is de wet waaraan uw accommodatie is onderworpen.

Na afloop van de bewaartermijn slaagt de verwijdering: de gast blijft zichtbaar in het register met geanonimiseerde gegevens (privacypictogram), als bewijs dat het verblijf heeft plaatsgevonden, zonder de persoonsgegevens.

Voor andere landen dan Tsjechië heeft Vezpa vandaag geen geverifieerde bewaartermijn: controleer de termijnen die de lokale regelgeving van uw accommodatie voorschrijft.