1. Wat is een e-mailautomatisering Configureerbare automatische e-mails voor elk verblijf

Met E-mailautomatiseringen kunt u automatische e-mails sturen naar gasten (en uzelf) in de verschillende fasen van het verblijf, zonder handmatige actie. Elke automatisering wordt geactiveerd door een trigger (een gebeurtenis of een tijdstip) en verstuurt de tekst die u in de taal van de gast heeft geschreven.

Waarvoor dienen ze

Gast: ontvangt nuttige informatie op het juiste moment (aankomstinstructies, toegangscode, belastingherinnering, bedankje).
Gastheer: ontvangt automatische meldingen wanneer de gast de online check-in voltooit of wanneer er acties vereist zijn.

Bereik per kamer

Elke automatisering kan worden toegewezen aan specifieke kamertypes van uw accommodatie: u kunt verschillende teksten gebruiken voor de verschillende eenheden, of een automatisering uitschakelen voor een kamer in onderhoud.

Automatiseringen verstoren nooit de boekingsstroom: als het verzenden mislukt door een ontbrekend e-mailadres of tijdelijke fout, blijft de boeking ongewijzigd en wordt de fout geregistreerd in het verzendlogboek.

2. De 6 sjablonen Kant-en-klare modellen om direct te activeren

Vezpa maakt automatisch 6 vooraf ingestelde automatiseringen aan voor uw accommodatie. Ze worden aangemaakt met lege teksten en de schakelaar uitgeschakeld: schrijf gewoon de tekst in de talen die u gebruikt en activeer. De knop "Voorbeeldtekst gebruiken" vult een starttekst in elke taal in die u vrij kunt bewerken.

Pre-aankomst

2 dagen voor check-in

Herinnering met tijden, routebeschrijving en praktische aankomstinformatie.

Huisregels / Toegangscodes

Na het voltooien van de online check-in

Stuurt deurcode, Wi-Fi, huisregels en definitieve toegangsinstructies.

Gastheer-melding — gastgegevens klaar

Na het voltooien van de online check-in

Meldt de beheerder dat de gast de registratie heeft voltooid en de gegevens beschikbaar zijn.

Herinnering toeristenbelasting

1 dag voor check-out

Herinnert de gast aan het openstaande saldo van de toeristenbelasting, met bedrag en betaallink.

Bedankje / Recensieverzoek

1 dag na check-out

Neemt afscheid van de gast en nodigt hem uit een recensie achter te laten op Booking, Airbnb of Google.

Herinnering onvolledige betaling

Bij mislukte of onvolledige betaling

Informeert de gast dat de betaling mislukt is en biedt een link om het opnieuw te proberen.

De sjablonen dekken de meest voorkomende gebruiksscenario's. U kunt ook aangepaste automatiseringen aanmaken via de knop "+" in de automatiseringslijst, waarbij u triggers en teksten vrij kiest.

3. Triggers — wanneer de e-mail wordt verzonden Tijdgebaseerd of gebeurtenisgebaseerd

Elke automatisering heeft een trigger die bepaalt wanneer de e-mail wordt verzonden. Er zijn twee families van triggers:

Tijdgebaseerde triggers

De e-mail wordt verzonden op basis van een referentiedatum, met een configureerbare offset in dagen, uren of minuten, voor of na:

Relatief aan check-in — bijv. «2 dagen voor check-in» (voor pre-aankomst)
Relatief aan check-out — bijv. «1 dag voor check-out» (voor de belastingherinnering), of «1 dag na check-out» (voor het bedankje)
Relatief aan de boeking — bijv. «1 uur na de boeking» (voor een persoonlijke bevestiging)

Tijdgebaseerde triggers worden elke 30 minuten door de planner geëvalueerd. De tijd wordt berekend in de tijdzone van de accommodatie.

Met het interval in dagen kiest u ook de verzendtijd, in de lokale tijd van de accommodatie: bijvoorbeeld op de vertrekdag om 10:00. Bij uren of minuten verschijnt de tijd niet, omdat de telling begint om middernacht van de referentiedag.

Gebeurtenisgebaseerde triggers

De e-mail wordt verzonden op het moment dat een specifieke gebeurtenis in het systeem plaatsvindt:

Online check-in voltooid — de gast heeft de zelfbedieningsregistratie afgerond
Betaling geslaagd — de Stripe-betaling is geslaagd
Betaling mislukt — de betalingspoging is mislukt
Annulering — de boeking is geannuleerd

Idempotentie gegarandeerd: elke e-mail wordt maximaal één keer per boeking en voorval verzonden, ook bij meerdere opeenvolgende sweeps of dubbele gebeurtenissen.

Geen backfill: automatiseringen worden niet verzonden voor boekingen die zijn aangemaakt vóór de activering van de automatisering. Alleen nieuwe boekingen (na activering) worden meegenomen.

4. Meertalige teksten Eén tekst per taal van de Booking Engine

Voor elke automatisering kunt u een aparte tekst schrijven in elk van de actieve talen van uw Booking Engine. Wanneer de e-mail wordt verzonden, detecteert het systeem automatisch de taal van de gast en stuurt de bijbehorende tekst.

Hoe taalselectie werkt

Prioriteit 1: portaaltaal waarmee de gast heeft geboekt (bijv. als hij de Booking Engine in het Engels heeft gebruikt, ontvangt hij de e-mail in het Engels)
Prioriteit 2: standaardtaal van de subeenheid (geconfigureerd in de sectie Configuratie)
Terugval: Italiaans

Voorbeeldtekst

De knop "Voorbeeldtekst gebruiken", beschikbaar voor elke taal in de bouwer, vult een starttekst in met al ingevoegde samenvoegvelden. U kunt hem vrij bewerken terwijl u de tijdelijke aanduidingen behoudt die u nodig heeft.

Het is niet verplicht om alle talen in te vullen. Als de tekst voor een taal ontbreekt, wordt de e-mail niet verzonden naar gasten van die taal (geen lege of standaard Italiaanse verzending).

5. Samenvoegvelden Dynamische tijdelijke aanduidingen in de tekst

U kunt in de tekst tijdelijke aanduidingen invoegen die automatisch worden vervangen door de werkelijke boekingsgegevens op het moment van verzending. De tijdelijke aanduidingen gebruiken de enkele accolade-syntaxis: U hoeft ze niet uit uw hoofd te kennen: in de builder somt de knop «Veld invoegen» ze op samen met de naam van het gegeven dat ze invoegen.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Beschrijving van de tijdelijke aanduidingen

{ospite_nome} — naam van de hoofdgast
{ospiti_num} — totaal aantal gasten
{check_in} / {check_out} — datums opgemaakt in de e-mailtaal
{notti} — aantal nachten van het verblijf
{camera_nome} — naam van het kamertype/de eenheid
{struttura_nome} — naam van uw accommodatie
{indirizzo} — adres van de accommodatie
{link_self_checkin} — directe link naar de online check-in van de gast
{link_pagamento_tassa} — link voor betaling van de toeristenbelasting
{importo_tassa} — nog te betalen toeristenbelasting (restant), in de valuta van de accommodatie
{importo_tassa_totale} — totaalbedrag van de toeristenbelasting voor het verblijf
{saldo_residuo} — resterend saldo van de boeking
{link_prenotazione} — link naar de boekingsweergavepagina
{whatsapp_struttura} — WhatsApp-nummer van de accommodatie (indien geconfigureerd)

Onbekende tijdelijke aanduidingen (niet in deze lijst) worden precies zo in de tekst gelaten als geschreven, zonder fouten. Zo kunt u teksten schrijven als «Wi-Fi: {wifi_sleutel}» zonder problemen — maar die tijdelijke aanduiding wordt niet vervangen.

Gebruik niet de syntaxis met dubbele accolades (zoals bij websjablonen): automatiseringsteksten zijn geen Django-sjablonen, dus dubbele accolades veroorzaken renderfouten.

{importo_tassa} is de nog te betalen toeristenbelasting (het restant), niet het totaal, en wordt opgemaakt met de valuta en scheidingstekens van de accommodatie. Voor het totaalbedrag gebruik je {importo_tassa_totale}.

E-mail of portaalchat, en de links

Bij boekingen van portalen met een chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kan een automatisering voor de gast in het gesprek op het portaal aankomen in plaats van per e-mail. Een tekst met een link, zoals {link_self_checkin}, probeert eerst het echte e-mailadres van de gast; is dat er niet, dan gaat hij naar de chat, waar de links van Vezpa (vezpa.it en je actieve eigen domein) op Airbnb en op Booking.com altijd blijven staan. Op Expedia en VRBO worden links verwijderd.

Op Booking.com is er één stap die je één keer doet, in het extranet: Accommodatie → Berichtvoorkeuren → Beveiligingsinstellingen → ‘Link toevoegen’ → vezpa.it, en ook je eigen domein als de accommodatie er een gebruikt (daar begint de check-inlink). Zolang je dat niet hebt gedaan, krijgt de gast de tekst van het bericht, maar leest hij [Link was removed] op de plek van de link: Booking.com vervangt de links die je niet hebt goedgekeurd. Op Airbnb hoef je niets te doen.

Een bericht met een link gaat nooit verminkt de deur uit: is de enige weg een chat die de link zou verwijderen (Expedia, VRBO), dan wordt de verzending overgeslagen en met de reden in het verzendlogboek genoteerd.

6. Activering Schakelaar, kamers en live-voorbeeld

Een automatisering verstuurt niets totdat deze geactiveerd is. Om het te activeren:

Open de automatisering vanuit de lijst in de sectie Automatiseringen van de app
Schrijf (of vul in met de voorbeeldtekst) de tekst in de standaardtaal van uw accommodatie — dit is verplicht om te activeren
Voeg teksten toe in de andere talen die u wilt ondersteunen
Selecteer in de sectie Kamers van de bouwer de kamertypes waarop de automatisering van toepassing is (standaard zijn alle geselecteerd)
Activeer de schakelaar "Automatisering activeren"

Het live-voorbeeld in de bouwer toont hoe de e-mail eruitziet met samenvoegvelden vervangen door voorbeeldwaarden. Gebruik het voorbeeld om de opmaak te controleren voor activering.

Deactivering en bewerking

U kunt een automatisering op elk moment deactiveren door de schakelaar eenvoudig uit te schakelen. Wijzigingen in de tekst of de toegewezen kamers worden direct opgeslagen en gelden voor de volgende e-mails in de wachtrij.

Vergeet niet: automatiseringen worden nooit verzonden voor demo-accommodaties of voor gasten zonder geregistreerd e-mailadres.

7. Rechten, accommodaties en limieten Wie mag wijzigen, voor welke accommodatie en met welke limieten

Meerdere accommodaties en alleen-lezen

Beheert je account meer dan één accommodatie, dan toont in Automatiseringen elke kaart in de lijst onder de samenvatting bij welke accommodatie hij hoort, en bij het aanmaken kies je de accommodatie in het keuzemenu. De accommodatie kies je alleen bij het aanmaken: bij bewerken blijft die vergrendeld. Mag jouw rol de accommodatie niet instellen, dan blijft de pagina leesbaar maar alleen-lezen: geen plusknop, geen schakelaars, geen Opslaan.

Wie automatiseringen mag wijzigen

Een automatisering aanmaken, wijzigen, inschakelen of verwijderen vereist het recht om de accommodatie in te stellen: de directeur en de assistent hebben dat. Ook het verzendlogboek is voor hen voorbehouden, want het toont de e-mailadressen van gasten; waarnemer en huishouding hebben er geen toegang toe.

Voorbeeld en veldlimieten

Het voorbeeld toont de tekst met voorbeeldgegevens in jouw taal, data dicht bij vandaag en bedragen in de valuta van de accommodatie. Schrijf je een veld dat niet bestaat, dan verschijnt onder het voorbeeld een rode melding met de niet-herkende velden: corrigeer ze voordat je inschakelt. Let op: {importo_tassa} is de nog te betalen toeristenbelasting, {importo_tassa_totale} het totaalbedrag. De getalvelden hebben een limiet: maximaal 10 herinneringen, herhaalinterval maximaal 30 en verschuiving maximaal 60; een leeggelaten veld keert terug naar de laatste geldige waarde in plaats van nul op te slaan.

Handleiding E-mailautomatiseringen

Inhoud