Veiledning for gjesteregistrering

Registreringen starter med gjestens personopplysninger. Hvert felt er utformet for å minimere skrivingen: intelligent autofullføring, forslag fra historikken og automatisk forhåndsutfylling gjør prosessen rask, også med utenlandske gjester.

Utfylling trinn for trinn

1. Etternavn — begynn å skrive, så foreslår systemet gjester som allerede er registrert tidligere, takket være autofullføring fra kundehistorikken. Hvis du velger et forslag, fylles alle feltene med personopplysninger ut automatisk (fornavn, fødselsdato, statsborgerskap, dokument og så videre). Det er den raskeste måten å registrere en gjest som kommer tilbake.
2. Fornavn — gjestens fornavn. Hvis du valgte et forslag i forrige trinn, er fornavnet allerede fylt ut.
3. Kjønn — feltet vises bare der det faktisk trengs: der lovgivningen i eiendommens land krever det, eller der gåsteregisteret trykker det. Ser du det ikke, er ingenting glemt: der ber ingen myndighet om det, og du trenger ikke fylle det ut. Der det vises, kan det også være obligatorisk: er det det, sier appen fra når du lagrer og tar deg til feltet.
4. Fødselsdato — velg fra den innebygde kalenderen. Datoen brukes også til automatisk beregning av fritak fra turistskatten (f.eks. mindreårige under 14 år) og til å oppdage bursdager blant gjestene på stedet, som vises i banneret til Ledelsen.
5. Fødested — felt med autofullføring og et landsflagg ved siden av hvert forslag i menyen og ved siden av verdien som allerede er lagret. På overnattingssteder i Italia foreslås italienske kommuner med provins (f.eks. "ROMA - RM", "FIRENZE - FI") og utenlandske land (f.eks. "Tyskland"); på overnattingssteder i andre land foreslås verdens viktigste byer, hver med sitt land (f.eks. "Berlin (Tyskland)"). Verdien må velges fra listen som vises mens du skriver: en innskrevet, ubekreftet tekst fjernes når du forlater feltet, for bare et valgt oppslag bærer referansen som peker ut stedet entydig. Der landets regler ikke krever det, er feltet valgfritt.
6. Statsborgerskap — autofullføring av tilgjengelige land, hvert vist på appens gjeldende språk (italiensk, engelsk eller tysk). Når du velger et land, settes det internasjonale retningsnummeret automatisk (f.eks. +39 for Italia, +49 for Tyskland, +33 for Frankrike). Landets flagg vises ved hvert forslag i menyen og ved siden av feltet, akkurat som ved fødested og bosted.
7. Bosted — kommune eller by der gjesten bor, med samme autofullføring, samme flagg og samme format som fødestedet.

Fakturaopplysninger

I den valgfrie seksjonen Fakturaopplysninger (under kontaktene, kun synlig for den ansvarlige for bestillingen) endrer feltene seg igjen avhengig av landet. For italienske overnattingssteder forblir blokken som alltid: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI og PEC. For alle andre overnattingssteder ber blokken verken om SDI eller PEC — begreper som bare finnes i Italia — og viser i stedet en "Privatperson / Bedrift"-bryter: ved "Privatperson" vises ikke noe skattefelt; ved "Bedrift" vises firmanavn, MVA-nummer og — når kundens land har et — organisasjonsnummer fra foretaksregisteret.

Etikettene på disse feltene bærer det ekte navnet identifikatoren har i riktig land: MVA-feltet får navnet sitt fra overnattingsstedets land (et tsjekkisk overnattingssted kaller det DIČ, uansett kundens land), mens feltet for foretaksregisteret får navnet sitt fra kundens land og vises bare hvis det landet har et slikt register — en tysk bedrift har ingen IČO og ser derfor ikke det feltet. Hvis kunden er en tsjekkisk bedrift, vises det også en knapp som fyller ut firmanavn, MVA-nummer og fullstendig adresse (gate, husnummer, postnummer, sted og region) fra det offentlige registeret ARES, uansett hvilket land overnattingsstedet ligger i. Til slutt starter ikke faktureringslandet lenger alltid fra "Italia": det starter fra gjestens nasjonalitet hvis den allerede er kjent, ellers fra overnattingsstedets land, og må alltid velges fra listen som vises mens du skriver — uten et gyldig valg forblir lagring blokkert.

Vezpa har et innebygd system for optisk tegngjenkjenning (OCR) som leser opplysningene direkte fra gjestens legitimasjonsdokument. I stedet for å skrive inn fornavn, etternavn, fødselsdato og dokumentnummer manuelt, er det nok å rette kameraet mot dokumentet, så fyller systemet ut alt automatisk.

Slik fungerer det

1. Trykk på "Skann dokument" i registreringsskjermen. Kameraet på enheten åpnes.
2. Rett kameraet mot dokumentet — systemet oppdager automatisk kantene på identitetskortet eller passet og tar bildet når dokumentet er riktig plassert.
3. OCR analyserer bildet og henter ut: fornavn, etternavn, fødselsdato, fødested, kjønn, dokumentnummer og utløpsdato. Opplysningene settes inn i de tilsvarende feltene for personopplysninger.
4. Kontroller og rett — gå gjennom de forhåndsutfylte feltene. OCR har svært høy nøyaktighet, men navn med spesialtegn eller slitte dokumenter kan kreve små manuelle rettelser.

NFC-lesing

Der telefonen støtter det, vises det i tillegg til "Skann dokument" også "Les med NFC": ved å holde dokumentet nær enheten overfører den elektroniske brikken de samme dataene med større nøyaktighet enn bare bildet.

Slik holder du dokumentet: før det sakte over telefonen til brikken fanges opp. På iPhone sitter NFC-sensoren øverst: før dokumentet langs den øverste kanten. På Android sitter den på baksiden, midt på eller nær kameraene: før dokumentet over baksiden av telefonen. Så snart du hører en lyd eller kjenner en vibrasjon, stopper du og lar alt ligge stille til avlesningen er ferdig: flytter dokumentet seg, avbrytes avlesningen og må gjentas.

Tysk ID-kort. Brikken kan bare leses av myndighetene: når kameraet gjenkjenner et tysk ID-kort, prøver ikke appen engang å lese den og sier ifra med en gang. Ta bilde av baksiden av kortet, der linjene med tegnene <<< står, eller skriv inn opplysningene manuelt. Et tysk pass leses derimot helt normalt.

Hvilke dokumenttyper som godtas, avhenger av landet der overnattingsstedet ligger, og av gjeldende lokalt regelverk. Vezpa viser automatisk bare de relevante dokumentene, noe som unngår forvirring og sikrer samsvar overfor de kompetente myndighetene.

Dokumenter per land

Feltene i dokumentet

For hvert dokument bes det minst om type og nummer; de andre feltene avhenger av eiendommens land:

• Dokumenttype — velges fra landets spesifikke liste
• Dokumentnummer — den alfanumeriske koden som er trykt på dokumentet
• Utstedt av — det vises der eiendommens land krever det, og ber ikke om det samme overalt: i Italia er det stedet eller myndigheten som har utstedt dokumentet (nødvendig for innsendingen til Alloggiati Web), andre steder staten som utstedte det. Ser du det ikke, kreves det ikke i ditt land.
• Utløpsdato — systemet kontrollerer automatisk at dokumentet fortsatt er gyldig, og varsler om dem som er utløpt

Bildene av identitetsdokumentet

Har du slått på «Bilde av identitetsdokument» under «Konfigurasjon» › «Skatt & juridisk samsvar» › «Nettinnsjekking», fotograferer gjesten som gjør nettinnsjekkingen for- og baksiden av dokumentet, og her vises feltet «Bilde av identitetsdokument» med miniatyrene «Forside» og «Bakside». Trykk på en miniatyr for å forstørre den og på søppelkassen for å slette den. Feltet finnes bare hvis gjesten har lastet opp minst ett bilde, og bare rollene som håndterer bestillinger ser det.

Hvor de vises, avhenger av skjermen. På en datamaskin eller et bredt nettbrett ligger bildene i et panel til høyre for skjemaet: bildet du trykker på, forstørres i panelet, og feltene er ledige ved siden av, så du kan skrive av opplysningene mens du ser på dokumentet. På en telefon er miniatyrene sidens første blokk: bildet du trykker på, åpnes i en boks øverst, og skjemaet ruller under; «Fullskjerm» viser det på hele skjermen, og et trykk tar deg tilbake til boksen. I begge tilfeller bytter «Forside» og «Bakside» mellom sidene, fingrene eller musehjulet zoomer inn, og X lukker bildet og gir hele siden tilbake til skjemaet.

Bildene lagres kryptert og slettes av seg selv 7 dager etter avreise. Hvordan det slås på, og hvorfor bare når det virkelig trengs, står i veiledningen for Eiendom.

Under dokumentet dukker det i noen land opp to felt til: visumnummer og formål med oppholdet. I dag ber Tsjekkia om dem, der utlendingspolitiet har dem med i overnattingsmeldingen. Som med adressen trenger du ikke stille inn noe: de dukker opp av seg selv der de trengs.

Ingen av dem er obligatoriske, og det er med vilje: mange utenlandske gjester har ikke visum, og et formål som ikke er oppgitt, registrerer myndigheten som «annet». Fyll dem ut når gjesten gir deg svaret, og la dem stå tomme når det ikke finnes noe: et tomt felt er en manglende opplysning, et tilfeldig utfylt felt er en gal opplysning.

Blokken med bostedsadresse er ikke lik for alle: det appen viser deg, bestemmes av eiendommens land. I en del land vises blokken ikke i det hele tatt, og bostedet oppgis bare med byen i persondataene; andre steder vises den med flere felt, og de er ikke de samme overalt.

Det er bare én regel å huske: fyll ut feltene du ser. De obligatoriske sier det selv — lar du ett stå tomt, stopper lagringen og appen viser hvilket; de andre kan stå tomme. Det finnes ingen feltliste som gjelder overalt, og et felt du ikke ser, er ikke skjult ved en feil: i ditt land blir det ikke krevd.

Signaturdelen vises bare der loven krever gjestens signatur på registreringsskjemaet: i Tyskland, Østerrike, Frankrike og Spania. Signaturen er frivillig. I de andre landene med registreringsskjema er knappen som lager skjemaet der fortsatt, og PDF-en skrives ut med en linje som signeres på papir. Det er ingenting å stille inn.

Signaturen tjener eiendommen som bevis, ikke myndigheten: ingen av de tilkoblede offentlige systemene mottar den. Derfor er det, der skjemaet finnes, å samle den inn og oppbevare den sammen med PDF-en som beskytter deg ved en kontroll.

Slik samler du inn signaturen

1. Trykk på knappen "Gjestens signatur" i registreringsskjermen. Det åpnes et hvitt felt i fullskjerm.
2. Gjesten signerer på skjermen med fingeren eller med en penn. Feltet støtter myke strøk og gjør det mulig å slette og begynne på nytt.
3. Trykk på "Bekreft" for å lagre signaturen. Signaturen lagres som et vektorbilde med høy oppløsning.
4. Signaturen inkluderes automatisk i PDF-en med registreringsskjemaet landet ditt krever, klar til utskrift eller digital arkivering.

Under registreringen kan du angi om gjesten har rett til fritak eller reduksjoner på turistskatten (eller city tax / Kurtaxe). Denne delen vises bare hvis overnattingsstedet har konfigurert minst én skatt i innstillingene.

Automatisk fritak etter alder

Hvis du har konfigurert aldersgrupper i innstillingene for skatten (f.eks. mindreårige under 14 år fritatt, over 65 år med reduksjon), beregner systemet fritaket automatisk ut fra gjestens fødselsdato som er lagt inn i personopplysningene. Ingen manuell handling er nødvendig: Vezpa sammenligner gjestens alder med de konfigurerte gruppene og bruker riktig fritak eller reduksjon.

Manuelt fritak

For fritak som ikke kan beregnes automatisk ut fra alderen, kan du velge årsaken manuelt fra listen. Noen vanlige eksempler:

• Personer bosatt i kommunen — mange kommuner fritar sine innbyggere fra turistskatten
• Ordensmakten i tjeneste — militære og politi på operativt oppdrag
• Pasienter under behandling — gjester som er innlagt eller til dagbehandling ved nærliggende helseinstitusjoner
• Sjåfører for turistgrupper — reiseledere og bussjåfører
• Personer med funksjonsnedsettelse og ledsagere — fastsatt i mange kommunale forskrifter

Reduksjon

Hvis kommunen har reduserte satser for bestemte kategorier av gjester, kan du bruke den prosentvise eller faste reduksjonen som er konfigurert i innstillingene for skatten. Reduksjonen beregnes automatisk på dagsbeløpet for antall netter i oppholdet.

I nedtrekkslisten «Rom / Innkvartering», der du velger hvilket rom gjesten du registrerer hører til, står oppføringen for en bestilling uten tildelt overnatting i rødt og halvfet og bærer «Innkvartering ikke tildelt» etter bestillingsnummeret i stedet for navnet på overnattingen. Teksten sier det fargen sier, så det forstås uten å skille rødt.

Du kan registrere gjesten likevel: registreringen avhenger ikke av at overnattingen er tildelt, og det gjør heller ikke innsendingen til myndighetene. Det røde minner bare om at den bestillingen har en overnatting igjen å tildele; det gjør du fra bestillingskortet med knappen «Tildel innkvartering».

Når skjemaet er fylt ut, registrerer du gjesten med en oransje knapp — og det finnes to av dem. Den ene sitter nederst på siden og har den fullt utskrevne teksten «Registrer gjest» (eller «Registrer hovedgjest» når du registrerer hovedgjesten på bestillingen), sammen med antall netter i oppholdet. Den andre sitter øverst, rett ved tilbakepilen, og har bare ordet «REGISTRER».

Det er samme handling, ikke to ulike funksjoner: å trykke på den ene eller den andre gjør nøyaktig det samme. Det er to av dem fordi registreringsskjemaet er langt: når du fyller ut de første feltene, trenger du ikke lenger å rulle helt ned for å lagre — knappen øverst blir værende synlig mens du ruller. Mens registreringen pågår, slås begge av samtidig og viser ventesymbolet, slik at gjesten ikke registreres to ganger.

Ved lagring utfører Vezpa kontrollene som er beskrevet i denne veiledningen: feltene som kreves av landet overnattingsstedet ligger i, legitimasjonsdokumentet der det kreves, og signaturen der regelverket krever den. Mangler noe, eller er en verdi ikke valgt fra listen, forblir skjemaet åpent og du får vite hva som må rettes; når alt er i orden, legges gjesten til bestillingen og skjemaet lukkes.