Több apartman kezelése: irányítsd több egységedet egyetlen pultról

Paolo Vezzola

Alapító · Vezpa PMS · Profil →

Amikor az apartmanok háromra, ötre, tízre nőnek, a gond már nem az értékesítés: hanem hogy mindent egyetlen helyről tarts kézben. Ki érkezik ma, melyik egységbe, ki takarított, mely éjszakák szabadok a Bookingon. Egy több apartman kezelő szoftver arra való, hogy minden egységet együtt láss, anélkül, hogy elveszítenéd a fonalat.

A használati eset: több egység, egyetlen vezérlőpont

Aki több apartmant kezel — sajátot vagy másokét megbízásból —, jól ismeri a napi káoszt. Minden egységnek megvannak a saját hirdetései a Bookingon és az Airbnb-n, a saját érkezései, a saját takarításai, talán egy másik ember, aki gondozza. Excel-táblákon, WhatsApp-csoportokon és négy megnyitott extranetben tartani a képet addig megy, amíg két apartman van. Az ötödiknél tarthatatlanná válik.

A kérdések, amiket minden reggel felteszel, mindig ugyanazok: ki érkezik ma és melyik egységbe? Melyik apartman van már kitakarítva és kész? Vannak még szabad éjszakák erre a hétvégére? Jelentettem-e már a tegnapi vendégeket az NTAK és a VIZA felé? Egységes pult nélkül minden válaszhoz egy másik portált kell megnyitni vagy felhívni valakit. Az erre fordított idő minden új apartmannal nő, vele együtt a kockázat, hogy elrontasz egy érkezést vagy két vendéget küldesz ugyanabba az egységbe.

Hogyan készült a Vezpa a több apartmanra

A Vezpa architekturálisan éppen erre az esetre készült. A logika egyszerű: egy szálláshely, amely több apartmant tartalmaz, mind látható és kezelhető egyetlen fiókból.

Egységes naptár, minden egység szem előtt

Megnyitod a pultot, és látod az összes apartmant egymás mellett, mindegyik érkezéseivel, távozásaival és szabad éjszakáival. Az összes csatorna foglalásai — Booking, Airbnb, Vrbo, a saját oldalad — ide futnak be, és amikor egy egységre befut egy foglalás, annak éjszakái lezárulnak az adott apartman összes portálján. Nincs több ugrálás egyik extranetből a másikba.

Egyetlen foglalás több apartmant is lefedhet

Ez az az előny, ami a csoportoknál és a nagy családoknál számít: a Vezpával létrehozhatsz egyetlen foglalást, amely több apartmant fog össze. Működik a pult oldaláról (amikor felhívnak vagy írnak, hogy két-három egységet foglalnának ugyanarra az időszakra) és a saját nyilvános foglalási motorodon is, ahol a vendég több apartmant választ és egyetlen tranzakcióban fizet. Az érintett egységek naptárai automatikusan zárolódnak, mert ugyanazon foglaláson belül vannak.

Dedikált kezelő minden apartmanhoz

Ha minden apartmant más-más személy gondoz — aki takarít, aki fogadja a vendégeket, aki egy körzetet visz —, minden egységhez külön kezelőt rendelhetsz. Mindenki csak a saját apartmanjait látja és kezeli a saját telefonjáról, miközben te megtartod az átfogó képet mindenen. Így kezeli a Vezpa az „apartmankezelőket”: a tulajdonos koordinál, a munkatársak a hozzájuk rendelt egységeken dolgoznak.

Adatszolgáltatás minden egységre

Minden apartmannak megvannak a kötelezettségei: NTAK adatszolgáltatás, VIZA rendőrségi vendégadat, idegenforgalmi adó éjszakánként és személyenként. A Vezpa ezeket minden egységre automatikusan kezeli, az online check-in adataiból kiindulva. Minden apartmannak lehet saját hatósági konfigurációja is, hogy a jelentések egységenként helyesen induljanak.

A korlátok, őszintén

Hogy pontosan tudd, mit fogsz használni, íme, mit nem csinál a Vezpa a több apartman esetében:

• Nincs portálokon meghirdethető, virtuális „összevont” egység. A Vezpa nem hoz létre egy kamu A+B apartmant, amit a Booking.com-on vagy az Airbnb-n egyetlen nagyobb egységként hirdetnél. Minden apartman önálló OTA-listing marad. A több apartmant lefedő egyetlen foglalás a saját pultodról és a saját foglalási motorodról működik, de nem összevont hirdetésként a portálokon.
• Az OTA-n keresztül foglaló csoportok több foglalást adnak le. Ha egy társaság két apartmant szeretne a Bookingon vagy az Airbnb-n keresztül, két külön foglalást kell leadnia a portálokon (egységenként egyet). Az egységes, több apartmant lefedő foglalás a saját közvetlen csatornáidon érhető el, nem az OTA-kon belül.

Ha a portálokon át több egységet együtt foglaló csoportok adják az üzleted fő részét, érdemes közösen átgondolni, megfelel-e a standard beállítás. A több önálló apartman napi kezelésére — ami a leggyakoribb eset — a Vezpa pontosan erre született.

Gyakran ismételt kérdések

Hány apartmant kezelhetek?

A Vezpa csomagjai az alapcsomagban körülbelül 8 apartmant fednek le, a magasabb csomagokban többet; nagyobb igények esetén az aktiváláskor egyeztetünk. Minden apartman egyetlen szálláshely alá tartozik, egyetlen pulttal és egyetlen előfizetéssel.

Eladhatok két apartmant úgy, mintha egy nagyobb lenne?

Létrehozhatsz egyetlen foglalást, amely több apartmant fed le, a pultról és a saját nyilvános foglalási motorodról is: a vendég kiválasztja az egységeket és egyszer fizet. Amit a Vezpa nem csinál, az egy virtuális összevont egység meghirdetése az OTA-portálokon: a Bookingon és az Airbnb-n minden apartman önálló listing marad. Ezt a korlátot inkább előre megmondjuk, mintsem olyat ígérjünk, amit a rendszer ma nem tud.

Rábízhatom minden apartmant egy másik személyre?

Igen. Minden egységhez külön kezelőt rendelsz: mindenki csak a saját apartmanjain dolgozik a saját eszközéről, miközben te mint tulajdonos felülről látsz és koordinálsz mindent.

Mennyibe kerül és van segítség?

Az árak nyilvánosak: három csomag havi €39, €59 és €89 áron, a szobák és apartmanok száma szerint, minden benne van, rejtett fizetős modulok nélkül. 14 napig ingyen kipróbálod, bankkártya nélkül. A támogatás 12 órán belül válaszol WhatsAppon, egy csapattal, amely minden nap ilyen eseteket kezel.