Vodič za automatizacije e-pošte

E-pošta koja se šalje sama: koje već postoje, kada izlaze i što pokrivaju

Sadržaj

Što je automatizacija Šest koje već postoje Kada e-pošta izlazi Tekstovi, jezik po jezik Polja koja se zamjenjuju Uključivanje, i što pokriva Tko ih može mijenjati, i na kojem objektu Ako nešto ne štima

Što je automatizacijaE-pošta koja izlazi sama kad se nešto dogodi

Automatizacija je e-pošta koju Vezpa šalje bez da vi učinite bilo što, čim se ispuni uvjet koji ste odabrali: dva dana prije dolaska, u trenutku u kojem gost završi online check-in, dan nakon odlaska. U aplikaciji do njih dolazite iz odjeljka Konfiguracija, pod «Automatizacije».

Tko ju prima

Polje «Komu poslati e-poštu» ima dvije vrijednosti i nijednu više: «Gost», koji poruku dobiva na svojem jeziku, i «Vi (domaćin)», što je unutarnja napomena na adresu objekta.

Pripadaju objektu, a ne računu

Svaka automatizacija pripada jednom objektu. Ako vaš račun vodi više njih, svaka kartica liste pod sažetkom imenuje objekt kojemu pripada, a objekt odabirete iz menija na vrhu pri stvaranju: pri uređivanju ostaje zaključan, jer premjestiti automatizaciju s jednoga objekta na drugi promijenilo bi za koje se rezervacije brine.

Neuspjelo slanje ne dira rezervaciju: zapisuje se u zapisnik slanja sa svojim razlogom (nema teksta ni na jednom od zamjenskih jezika, nema načina da se gost dosegne, veza koja bi izašla prazna), a rezervacija ostaje kakva je bila.

Šest koje već postojePostoje od prvoga dana, s tekstom unutra i ugašenom sklopkom

Za svaki objekt Vezpa pripremi šest automatizacija. Ne rađaju se prazne: primjer teksta već je napisan na svakom jeziku vašega Booking Enginea. Ono što se rađa ugašeno je sklopka: dok je ne uključite, ništa ne izlazi.

«Potvrda rezervacije»
Čim je rezervacija upisana
Računa od trenutka u kojem je rezervacija upisana i vrijedi za rezervacije upisane rukom i za one s portala. Ne šalje se za rezervacije iz Booking Enginea, koje već šalju vlastitu potvrdu s ishodom plaćanja.
«Prije dolaska - self check-in»
Dva dana prije prijave
Poruka prije dolaska, s vezom na online check-in.
«Pravila kuće / kodovi za ulaz»
Čim gost završi online check-in
Pravila kuće i kodovi za ulaz, poslani samo gostima koji su se prijavili.
«Upozorenje: podaci gosta spremni»
U istom trenutku, ali vama
Unutarnja napomena na adresu objekta: podaci gosta su ispunjeni.
«Podsjetnik turističke pristojbe»
Dan prije odjave
Poziva gosta da plati pristojbu. Ako pristojba već vrijedi kao plaćena, e-pošta ne izlazi.
«Zahvala / zahtjev za recenziju»
Dan nakon odjave
Pozdravite gosta i zamolite recenziju.
Na tih šest gumb «Koristi primjer teksta» vraća početni tekst u jezik na kojem pišete. Na automatizacijama koje sami stvorite toga gumba nema: primjer teksta postoji samo za poruku čiju svrhu znamo.

Vaše vlastite automatizacije

Gumbom «Nova automatizacija» dodajete ih još, birajući ime, okidač, primatelja i tekstove. Kad je lista prazna, stranica to kaže: «Nema automatizacija. Dodirnite + za kreiranje.»

Kada e-pošta izlaziTri okidača broje vrijeme, tri prate činjenicu

Okidač se bira u odjeljku «Kada». Ima ih šest, u dvije porodice.

Okidači koji broje vrijeme

Polaze od datuma i pomiču se za razmak, «prije» ili «nakon», mjeren u jedinicama «dana», «sati» ili «minuta»:

  • «Vezano uz check-in» — datum dolaska
  • «Vezano uz check-out» — datum odlaska
  • «Vezano uz datum rezervacije» — trenutak u kojem je rezervacija upisana

S razmakom u danima dobivate i polje «Vrijeme slanja», u lokalnom vremenu objekta: na primjer u 10:00 na dan odjave. Sa satima ili minutama to se polje ne pojavljuje, jer brojanje počinje u ponoć referentnoga dana.

Okidači po vremenu provjeravaju se svakih trideset minuta. Razmak ima gornju granicu: najviše 60 dana, sati ili minuta.

Okidači koji prate činjenicu

Pale se u trenutku u kojem se činjenica dogodi, i nemaju ni razmak ni vrijeme slanja:

  • «Na događaj: online check-in dovršen»
  • «Na događaj: plaćanje dovršeno»
  • «Na događaj: rezervacija otkazana»
Neuspjelo plaćanje nije okidač. Nije na listi, i to ne iz nepažnje: ništa u sustavu ne javlja plaćanje koje nije prošlo, pa bi automatizacija postavljena na njega zauvijek ostala tiha. Da pođete za gostom koji nije platio, upotrijebite ponavljanje opisano niže.

Ponavljanje podsjetnika, i gdje se zaustavlja

Postavkom «Ponovi podsjetnik» ista poruka izlazi opet u razmacima dok se ne ispuni uvjet koji ste odabrali. Ima četiri uvjeta: «Turistička pristojba plaćena», «Preostali iznos rezervacije plaćen», «Predujam plaćen», «Online prijava dovršena». Jedan od njih je obvezan za uključivanje ponavljanja: bez njega se uključivanje odbija.

Gornje granice: «Ponavljaj svaki» najviše 30 (dana ili sati) i «Maksimalan broj slanja» najviše 10. I u svakom slučaju, kako aplikacija kaže: «Podsjetnik se svakako zaustavlja nakon odjave ili kada se rezervacija otkaže.»

Uvjet zaustavljanja vrijedi i bez ponavljanja: postavite ga na poruku koja izlazi jednom, i ta poruka neće doseći gosta koji je tu stvar već učinio. To je razlog zbog kojega podsjetnik za pristojbu ne dolazi onomu koji je već platio.
Ista poruka izlazi samo jednom po rezervaciji i po pojavi: dvije provjere blizu jedna drugoj, ili događaj javljen dvaput, ne daju dvije e-pošte.

Tekstovi, jezik po jezikJedna kartica za svaki jezik Booking Enginea

Za svaku automatizaciju pišete polja «Predmet» i «Tijelo poruke» na svakom od jezika aktivnih u vašem Booking Engineu: jezične kartice su točno one. Dodajte jezik Booking Engineu i nova se kartica pojavi tu.

Koji jezik gost prima

Vezpa pokušava po redu i zaustavlja se na prvom ispunjenom tekstu:

  1. jezik portala na kojem je gost rezervirao, ako je jedan od omogućenih
  2. zadani jezik objekta
  3. engleski
  4. talijanski
Dakle jezik ostavljen prazan ne zaustavlja slanje: njemački gost bez njemačkoga teksta ipak dobiva poruku, na engleskom ili na talijanskom. Slanje se preskače samo kad nijedan od tih četiriju jezika nema tekst. Ako vam je važno da svatko čita na svojem jeziku, te kartice treba ispuniti.

Polja koja se zamjenjujuRezervirana mjesta u vitičastim zagradama, ispunjena pri slanju

U tekst možete staviti rezervirana mjesta koja pri izlasku e-pošte postaju pravi podaci rezervacije. Pišu se u jednostrukim vitičastim zagradama, sve malim slovima. Ne morate ih učiti: gumb «Umetni polje» popisuje ih zajedno s imenom podatka koji svako od njih umeće.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}
Imena rezerviranih mjesta ista su na svakom jeziku: to su imena polja, a ne riječi za prijevod. Napišite ih točno onako kako stoje gore.

Što svako od njih umeće

  • {ospite_nome} — ime glavnoga gosta
  • {ospiti_num} — ukupan broj gostiju
  • {check_in} / {check_out} — datumi, napisani na jeziku e-pošte
  • {notti} — broj noći boravka
  • {camera_nome} — ime vrste smještaja
  • {struttura_nome} — ime objekta
  • {indirizzo} — adresa objekta
  • {link_self_checkin} — veza na gostov online check-in
  • {link_pagamento_tassa} — veza za plaćanje turističke pristojbe
  • {importo_tassa} — turistička pristojba koja još treba platiti
  • {importo_tassa_totale} — ukupna turistička pristojba boravka
  • {saldo_residuo} — ono što je na rezervaciji ostalo podmiriti
  • {link_prenotazione} — veza na stranicu rezervacije
  • {whatsapp_struttura} — WhatsApp broj objekta, ako ste ga upisali

Iznosi izlaze u valuti objekta, s razdjelnicima jezika e-pošte.

{importo_tassa} je turistička pristojba koju još treba platiti, a ne ukupna. Za cijeli iznos boravka upotrijebite {importo_tassa_totale}: to su dva različita broja, i na djelomično plaćenoj pristojbi razlika se vidi.
Polje koje ne postoji ne može se spremiti. Napišite {nome_ospite} umjesto {ospite_nome} i crvena napomena pod pregledom popisuje neprepoznata polja, dok se gumb «Spremi» odbija i imenuje prvo od njih. Dakle to nije način da u tekstu ostane zagrada: tekst sa zagradom koja nije polje ne prolazi.

Pregled je primjer, a ne dokaz

Okvir «Pregled» pokazuje tekst s izmišljenim podacima (izmišljeno ime, datumi blizu današnjega) i tu je da provjerite oblik poruke. Izračunava ga aplikacija, a ne poslužitelj: nije prava e-pošta, i nekoliko polja pojavljuje se u uglatim zagradama umjesto s vrijednošću. Prava slanja vidite u zapisniku slanja.

Kod rezervacija s portala koji imaju razgovor (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) automatizacija gostu može stići unutar razgovora na portalu umjesto e-poštom. Tekst s poveznicom, poput {link_self_checkin}, najprije pokušava pravu e-poštu gosta; ako je nema, ide u razgovor, gdje poveznice Vezpa (vezpa.it i vaša aktivna vlastita domena) ostaju uvijek, na Airbnbu i na Booking.comu. Na Expediji i VRBO-u poveznice se uklanjaju.

Na Booking.comu treba napraviti jedan korak, samo jednom, u extranetu: Objekt → Postavke poruka → Sigurnosne postavke → «Dodaj poveznicu» → vezpa.it, a i svoju domenu ako je objekt koristi (odande polazi poveznica za check-in). Dok to ne učinite, gost prima tekst poruke, ali umjesto poveznice čita [Link was removed]: Booking.com zamjenjuje poveznice koje niste odobrili. Na Airbnbu nema ništa za napraviti.

Poruka s poveznicom nikada ne izlazi osakaćena: ako je jedini put razgovor koji bi uklonio poveznicu (Expedia, VRBO), slanje se preskače i bilježi u zapisniku s razlogom.

Uključivanje, i što pokrivaPrvo «Spremi», onda sklopka

Automatizacija ne šalje ništa dok je sklopka «Aktivna» ugašena. Put je ovaj:

  1. otvorite automatizaciju s liste, ili stvorite jednu gumbom «Nova automatizacija»
  2. u odjeljku «Kada» odaberite okidač, razmak i, gdje se primjenjuje, polje «Vrijeme slanja»
  3. napišite polja «Predmet» i «Tijelo poruke» barem na zadanom jeziku objekta: bez toga teksta uključivanje se odbija
  4. u odjeljku «Vrste» odlučite na koje se smještaje primjenjuje
  5. dodirnite «Spremi»
  6. uključite «Aktivna»
Dva su pokreta razdvojena i red je važan: na tek stvorenoj automatizaciji sklopka ostaje ugašena i nedirljiva dok ne spremite. Promjene tekstova i vrsta ne spremaju se same: bez gumba «Spremi» izgube se.

Na koje se smještaje primjenjuje

Odjeljak «Vrste» grupira po vrsti smještaja, a ne po pojedinoj sobi. Svaka grupa koju dodate gumbom «Nova grupa» drži svoje vrste i svoje tekstove, pa možete napisati jednu poruku za apartmane i drugu za dvokrevetne sobe. Grupa «Ostale vrste» pokriva sve što niste dodijelili, dok postavka «Pošalji i ostalim vrstama» ostaje uključena. Vrsta koja nije ni u jednoj grupi i koju ta sklopka ne pokriva ne dobiva ništa.

Što pokriva: prošlost se ne nadoknađuje

Uključiti automatizaciju ne šalje ništa za ono što je već prošlo. Provjera nije datum rezervacije: to je izračunani datum slanja. Poruka izlazi samo ako taj datum pada nakon trenutka u kojem ste sklopku uključili.

  • rezervacija upisana mjesecima prije, s prijavom sljedeći tjedan, dobiva poruku prije dolaska: njezin datum slanja je u budućnosti
  • rezervacija upisana jučer, s prijavom sutra ujutro, ne dobiva poruku prije dolaska postavljenu dva dana ranije: taj je datum već prošao
Ugasiti sklopku briše trenutak u kojem je bila uključena: ponovno uključivanje počinje odatle, a ono što je u međuvremenu prošlo ostaje iza. Promijeniti razmak, jedinicu, smjer ili vrijeme slanja na uključenoj automatizaciji također vraća tu oznaku, jer pomiče datum slanja svake rezervacije.

Mijenjanje i gašenje

Automatizaciju možete ugasiti u svakom trenutku, s liste ili s njezine vlastite stranice: ta sklopka djeluje odmah, bez prolaska kroz gumb «Spremi».

Tko ih može mijenjati, i na kojem objektuTa e-pošta izlazi u ime objekta

Stvoriti, promijeniti, uključiti ili izbrisati automatizaciju traži dozvolu za konfiguriranje objekta: imaju je Upravitelj i Asistent. Za druge uloge stranica ostaje samo za čitanje: nema gumba za stvaranje, nema sklopki, nema gumba «Spremi».

Zapisnik slanja

Zapisnik svake automatizacije popisuje slanja s njihovim ishodom, upotrijebljenim jezikom, adresom i razlogom svake pogreške. Pridržan je onomu koji može konfigurirati objekt, iz točnoga razloga: pokazuje adrese e-pošte gostiju. Promatrač i Domaćica do njega ne dolaze.

Gornje granice brojčanih polja

Tri polja imaju gornju granicu: razmak okidača najviše 60, «Ponavljaj svaki» najviše 30, «Maksimalan broj slanja» najviše 10. Polje ostavljeno prazno vraća se na posljednju važeću vrijednost umjesto da spremi nulu.

Ako nešto ne štimaRazlozi zbog kojih e-pošta ne izlazi

  • Automatizacija je uključena ali ništa nije izašlo. Pogledajte izračunani datum: ako je pao prije nego ste uključili sklopku, ništa ne izlazi. I provjerite da ste nakon pisanja tekstova dodirnuli gumb «Spremi».
  • Jedna vrsta ne dobiva ništa. U odjeljku «Vrste» ta vrsta mora biti u grupi čiji je tekst ispunjen, ili grupa «Ostale vrste» mora imati uključenu postavku «Pošalji i ostalim vrstama».
  • Spremanje se odbija. Gotovo uvijek postoji rukom upisano rezervirano mjesto koje ne postoji: crvena napomena pod pregledom ga imenuje.
  • Gost je dobio e-poštu na pogrešnom jeziku. Manjka tekst na njegovu jeziku: pada na jezik objekta, pa na engleski, pa na talijanski.
  • Zapisnik kaže da je slanje preskočeno. Razlog stoji pokraj: nema načina da se taj gost dosegne, nema teksta ni na jednom od zamjenskih jezika, veza bi izašla prazna, poveznicu bi uklonio razgovor na portalu (vidi E-pošta ili razgovor na portalu, i poveznice), ili je uvjet zaustavljanja već ispunjen.
  • Na demo objektima ništa ne izlazi, namjerno: probni račun ne piše gostima.

Trebate pomoć?

Ako imate bilo kakvu sumnju o automatizacijama, otvorite zahtjev iz aplikacije Vezpa: sustav podrške je u odjeljku Konfiguracija.