Λογισμικό για αγροτουρισμό: κρατήσεις, επισκέπτες και υποχρεώσεις σε μία εφαρμογή

Paolo Vezzola

Ιδρυτής · Vezpa PMS · Προφίλ →

Ένα αγροτουριστικό κατάλυμα δεν είναι ξενοδοχείο και δεν είναι ένα διαμέρισμα στην πόλη: έχει τη δική του εποχικότητα, επισκέπτες που επιστρέφουν κάθε χρόνο, συχνά την κουζίνα ή το κτήμα να φροντίσεις. Το σωστό λογισμικό είναι αυτό που σε βγάζει από τον υπολογιστή και σε ξαναβάζει στα χωράφια και στους επισκέπτες.

Τι κάνει διαφορετική τη διαχείριση ενός αγροτουρισμού

Όποιος διαχειρίζεται αγροτουριστικό κατάλυμα έχει προβλήματα που ένα λογισμικό φτιαγμένο για ξενοδοχεία πόλης δεν καταλαβαίνει πραγματικά.

Η έντονη εποχικότητα. Δουλεύεις πάρα πολύ στα Σαββατοκύριακα, στον τρύγο, στα τριήμερα και το καλοκαίρι· μετά υπάρχουν άδειες εβδομάδες. Οι τιμές αλλάζουν πολύ ανάμεσα σε υψηλή και χαμηλή περίοδο, και το να κλείνεις ή να ανοίγεις τα δωμάτια τη σωστή στιγμή σε όλες τις πλατφόρμες, με το χέρι, είναι συνεχής δουλειά. Χρειάζονται διαφορετικές τιμές ανά περίοδο, που μπαίνουν μία φορά και διαδίδονται παντού.

Δωμάτια συν ενδεχόμενη εστίαση. Πολλά αγροτουριστικά δεν πουλάνε μόνο τη διανυκτέρευση: υπάρχει η ημιδιατροφή, το δείπνο με τα προϊόντα του κτήματος, το πρωινό με τοπικά. Αυτό σημαίνει διαχείριση διαφορετικών πακέτων (διανυκτέρευση, πρωινό, ημιδιατροφή, πλήρης διατροφή) και τιμές ανά άτομο, όχι μόνο ανά δωμάτιο. Ένα σοβαρό λογισμικό πρέπει να το κάνει χωρίς αγκυλώσεις.

Πολλοί άμεσοι επισκέπτες, όχι μόνο OTA. Ο αγροτουρισμός ζει από τη φήμη και τους πελάτες που επιστρέφουν: τηλέφωνα, email, άμεσες κρατήσεις από όσους έχουν ήδη μείνει σε σένα. Αυτοί οι επισκέπτες αξίζουν περισσότερο γιατί δεν πληρώνεις προμήθεια, αλλά πρέπει να μπουν στο ίδιο ημερολόγιο με τις κρατήσεις Booking και Airbnb, αλλιώς ο κίνδυνος διπλής κράτησης επιστρέφει.

Οι υποχρεώσεις: ίδιες με όλους, αλλά με το κτήμα να τρέχει

Κι ο αγροτουρισμός, όπως κάθε κατάλυμα, οφείλει να τηρεί τις νόμιμες υποχρεώσεις για κάθε επισκέπτη. Το πρόβλημα είναι ότι όποιος έχει την κουζίνα, τα ζώα και τα χωράφια δεν έχει χρόνο να κάθεται στον υπολογιστή:

• Δήλωση στοιχείων επισκεπτών: τα στοιχεία κάθε επισκέπτη πρέπει να δηλώνονται στις αρμόδιες αρχές.
• myDATA: τα παραστατικά για τη φιλοξενία διαβιβάζονται στην ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ.
• Τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης: υπολογίζεται ανά διανυκτέρευση, με βάση την κατηγορία του καταλύματος και την εποχή (υψηλή Απρίλιο-Οκτώβριο, χαμηλή Νοέμβριο-Μάρτιο), και αποδίδεται μηνιαία στην ΑΑΔΕ.

Καμωμένες με το χέρι μετά από μια μέρα στο κτήμα, αυτές οι υποχρεώσεις γίνονται το τελευταίο πράγμα που θες να κάνεις το βράδυ — κι έτσι γεννιούνται οι παραλείψεις και τα πρόστιμα.

Τι κάνει το Vezpa για το αγρόκτημά σου

Ένα ημερολόγιο, τιμές ανά εποχή

Όλες οι κρατήσεις — Booking, Airbnb, η ιστοσελίδα σου, τα τηλεφωνήματα των σταθερών πελατών — έρχονται σε ένα μόνο ημερολόγιο. Ορίζεις τις τιμές για υψηλή, μεσαία και χαμηλή περίοδο μία φορά, και το σύστημα τις εφαρμόζει και τις συγχρονίζει σε όλα τα κανάλια. Όταν μπαίνει μια κράτηση, οι νύχτες κλείνουν παντού: καμία διπλή κράτηση ούτε στα πιο γεμάτα Σαββατοκύριακα.

Πακέτα και ημιδιατροφή που λειτουργούν πραγματικά

Το Vezpa διαχειρίζεται διανυκτέρευση, πρωινό, ημιδιατροφή και πλήρη διατροφή, με τιμές ανά άτομο πέρα από ανά δωμάτιο. Αν πουλάς το δείπνο με τα προϊόντα σου, το ορίζεις ως πακέτο και η τιμή υπολογίζεται μόνη της στην κράτηση, ξεχωριστά για ενήλικες και παιδιά.

Online check-in και αυτόματες υποχρεώσεις

Ο επισκέπτης κάνει check-in από το σπίτι: καταχωρεί τα στοιχεία και φωτογραφίζει το έγγραφο πριν φτάσει. Αυτά τα στοιχεία χρησιμοποιούνται για τη δήλωση των στοιχείων των επισκεπτών στις αρμόδιες αρχές, το τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης υπολογίζεται μόνο του ανά διανυκτέρευση, και τα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ. Εσύ δεν ανοίγεις καμία κρατική πύλη.

Περισσότερες άμεσες κρατήσεις, λιγότερες προμήθειες OTA

Το Vezpa σου δίνει μια μηχανή κρατήσεων για την ιστοσελίδα σου: οι πελάτες που σε γνωρίζουν ήδη κρατούν απευθείας από σένα, με πληρωμή μέσω Stripe, και δεν αφήνεις προμήθεια στις πλατφόρμες. Στις κρατήσεις που έρχονται από τα OTA δεν υπάρχει κανένα ποσοστό επί των κρατήσεων OTA — το 0% μένει δικό σου. Στη δική σου μηχανή κρατήσεων υπάρχει μόνο 0,2%, κλάσμα του 15-18% των πλατφορμών: για ένα αγροτουριστικό που ζει από πιστούς πελάτες, να μετακινήσεις έστω ένα μέρος των κρατήσεων στο άμεσο κανάλι αξίζει αρκετά στο τέλος της χρονιάς. Και διαχειρίζεσαι τα πάντα από την εφαρμογή κινητού, ακόμη και μέσα από τα χωράφια.

Συχνές ερωτήσεις

Διαχειρίζεται την ημιδιατροφή και το δείπνο του αγροτουρισμού;

Ναι. Το Vezpa δουλεύει με τέσσερα πακέτα (διανυκτέρευση, πρωινό, ημιδιατροφή, πλήρης διατροφή) και με τιμές ανά άτομο, ξεχωρίζοντας ενήλικες, εφήβους και παιδιά. Αν πουλάς το δείπνο ή το πρωινό με τοπικά προϊόντα, τα ορίζεις ως πακέτο και το σύνολο της κράτησης υπολογίζεται μόνο του.

Πόσο κοστίζει;

Οι τιμές είναι δημόσιες: τρία πλάνα στα 39 €, 59 € και 89 € τον μήνα, ανάλογα με τον αριθμό δωματίων και διαμερισμάτων. Όλα περιλαμβάνονται — channel manager, μηχανή κρατήσεων, online check-in, δήλωση επισκεπτών, τέλος κλιματικής κρίσης, εφαρμογή κινητού — χωρίς κρυφά modules επί πληρωμή. Δοκιμάζεις δωρεάν για 14 ημέρες, χωρίς πιστωτική κάρτα, και ακυρώνεις όποτε θες.

Λειτουργεί αν έχω λίγα δωμάτια και δουλεύω μόνο σε σεζόν;

Ναι. Το Vezpa είναι φτιαγμένο για τις μικρές δομές: διαχειρίζεσαι εύκολα την εποχικότητα ανοίγοντας και κλείνοντας τις τιμές όποτε θες, και δεν πληρώνεις περισσότερα επειδή δουλεύεις μόνο μερικούς μήνες. Μπορείς επίσης να αναθέσεις τη διαχείριση των αφίξεων σε έναν συγγενή ή σε όποιον σε βοηθάει, από το δικό του κινητό.

Κι αν χρειαστώ βοήθεια;

Η υποστήριξη απαντά εντός 12 ωρών, και το προτιμώμενο κανάλι είναι το WhatsApp: σου απαντά μια ομάδα που γνωρίζει τη δήλωση επισκεπτών, το τέλος κλιματικής κρίσης και το myDATA γιατί τα διαχειρίζεται κάθε μέρα. Καμία υποχρεωτική κλήση, καμία αναμονή στο τηλέφωνο.