Qu'est-ce que le registre des clients et où le trouve-t-on ?

C'est la liste des clients de l'établissement pour une période choisie. Il se trouve dans Établissement > Fiscalité & conformité légale > Registre des clients, visible pour Directeur et Assistant. On choisit une date de début et de fin (jusqu'à un an) puis on appuie sur Charger.

Quel registre et quel format exporter, et pourquoi une suppression RGPD peut-elle être refusée ?

Les registres proposés dépendent du pays de l'établissement : il y a toujours un registre générique et un récapitulatif de la taxe de séjour, et certains pays disposent en plus d'un registre dédié avec des colonnes alignées sur le système déjà utilisé (pour la République tchèque, Evidenční kniha et Domovní kniha). L'export se fait en PDF, Excel ou CSV. Si un client est encore dans la période de conservation légale de son pays - 6 ans pour la République tchèque - Vezpa refuse la suppression RGPD le concernant et affiche le motif.

Guide Registre des Clients

Choisir la PériodeFiltrer les clients par plage de dates

Le Registre des Clients affiche les personnes enregistrées dans votre établissement. Avant de voir les résultats, indiquez à Vezpa quelle période vous voulez consulter.

Où trouver le Registre

Établissement → Fiscalité & conformité légale → Registre des clients → Charger

Comment régler les dates

Direction → ⋮ → Configuration → Fiscalité & conformité légale
Touchez le bouton Registre des clients : la page de sélection de la période s'ouvre.
Touchez Date de début, puis Date de fin, pour choisir le premier et le dernier jour de la période souhaitée.
Appuyez sur Charger pour récupérer les clients ayant un séjour, même partiel, dans la période indiquée.

Par défaut, les dates sont pré-remplies avec le premier et le dernier jour du mois en cours. Vous pouvez les modifier librement, même sur plusieurs mois ou années.

La période ne peut pas dépasser 366 jours : pour des périodes plus longues, chargez et exportez une année à la fois.

Cette page est visible pour Directeur et Assistant. Les autres rôles ne voient pas l'entrée Registre des clients sous Fiscalité & conformité légale.

Consulter le RegistreLa liste des clients de la période

Après avoir appuyé sur Charger, la liste affiche chaque client ayant séjourné pendant la période choisie : nom et prénom, dates d'arrivée et de départ, nationalité et logement.

Un client encore présent dans l'établissement n'a pas de date de départ : à la place, vous voyez « En cours », pas une date inventée.

Lignes à vérifier avant d'exporter

Signal	Signification
Icône rouge	Les données personnelles sont incomplètes : des informations sur le client manquent. Complétez-les avant de présenter le registre.
Icône confidentialité	Le client est anonymisé : une demande d'effacement RGPD a déjà été exécutée. La ligne reste comme preuve du séjour, sans les données personnelles.

En haut de la liste, vous trouvez le nombre de clients trouvés et, le cas échéant, de lignes aux données incomplètes : un coup d'œil sur ce qu'il faut corriger avant d'exporter.

Ce que contient le registre exporté

La liste à l'écran sert à un aperçu rapide. Le registre que vous exportez (voir section suivante) contient en revanche toutes les données enregistrées par votre établissement pour chaque client : nom, prénom, date de naissance, nationalité, type et numéro de document, date d'arrivée, date de départ, logement — les colonnes exactes dépendent du registre choisi.

Exporter le RegistreChoisissez le registre et le format

Une fois la liste chargée, touchez Exporter. Une fenêtre s'ouvre montrant la période que vous vous apprêtez à exporter — toujours celle qui vient d'être chargée, même si vous avez déjà modifié les dates ci-dessus — et demande deux choses : quel registre et quel format.

Trois formats, trois usages différents

Format	À quoi il sert
PDF	Le registre prêt à présenter, mis en page et dans la langue que vous utilisez dans l'application.
Excel	Les mêmes données dans un tableur exploitable : sommes, filtres, tris.
CSV	Un tableau simple, compatible avec n'importe quel tableur.

Quel registre choisir

Les registres proposés dépendent du pays de votre établissement. Il y a toujours au moins deux options : un registre générique et un récapitulatif de la taxe de séjour destiné à la déclaration à la commune. Certains pays disposent en plus d'un registre dédié, avec des colonnes alignées sur le système déjà utilisé dans ce pays. Lorsque nous avons documenté la taxe de votre pays, le récapitulatif l'appelle par son nom local — par exemple poplatek z pobytu en République tchèque, taxe de séjour en France, Kurtaxe / Übernachtungsteuer en Allemagne ; ailleurs, le récapitulatif générique est utilisé. Dans tous les cas, les montants, les exonérations et les échéances sont fixés par la collectivité locale : le récapitulatif aligne vos données, il n'applique pas les règles de votre commune.

Pour la République tchèque, les deux registres sont ceux prévus par la loi : Evidenční kniha (tous les clients, avec la colonne de la taxe — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) et Domovní kniha (étrangers uniquement, avec le motif du séjour — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). Pour tous les autres pays, le registre dédié a des colonnes alignées sur le système cité : vérifiez toujours si votre réglementation locale exige davantage.

Pays	Registre
République tchèque	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, étrangers uniquement (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Italie	Colonnes alignées sur Alloggiati Web / ISTAT + données de registre (logement, taxe de séjour)
Allemagne	Colonnes alignées sur le Meldeschein + données de registre (logement)
Autriche	Colonnes alignées sur le Meldeamt (Gästemeldung) + données de registre (logement)
France	Colonnes alignées sur la fiche de police + données de registre (logement)
Belgique	Colonnes alignées sur le registre des clients + données de registre (logement)
Espagne	Colonnes alignées sur SES Hospedajes + données de registre (logement)
Portugal	Colonnes alignées sur SIBA + données de registre (logement)
Croatie	Colonnes alignées sur eVisitor + données de registre (logement)
Slovénie	Colonnes alignées sur eTurizem + données de registre (logement)
Hongrie	Colonnes alignées sur NTAK + données de registre (données nominatives)
Bulgarie	Colonnes alignées sur ESTI
Tous les autres pays	Registre générique — vérifiez les exigences de votre pays

Le nom du fichier

Le fichier téléchargé porte dans son nom le registre et la période, par exemple cz_evidencni_20260701_20260731.pdf : celui qui le reçoit — comptable, inspecteur — sait tout de suite ce qu'il contient sans avoir à l'ouvrir.

Une fois généré, le menu de partage de l'appareil s'ouvre : vous pouvez envoyer le fichier par e-mail, l'enregistrer ou le charger sur un service de stockage en ligne.

Conservation et RGPDPourquoi une demande d'effacement peut être refusée

Le registre des clients coexiste avec le droit à l'effacement des données personnelles (RGPD). En cas de conflit, l'obligation légale l'emporte : le RGPD lui-même le prévoit à l'art. 17.3.b, qui exempte d'effacement les données qu'une loi nationale impose de conserver.

République tchèque : la loi impose de conserver le registre des clients pendant 6 ans après la fin du séjour. Si vous demandez l'effacement RGPD d'un client encore dans cette période, Vezpa refuse la demande et affiche le motif : ce n'est pas un bug, c'est la loi à laquelle l'établissement est soumis.

Une fois la période de conservation passée, l'effacement aboutit : le client reste visible dans le registre avec des données anonymisées (icône confidentialité), comme preuve que le séjour a eu lieu, sans les données personnelles.

Pour les pays autres que la République tchèque, Vezpa n'a pas aujourd'hui de durée de conservation vérifiée : vérifiez les délais prévus par la réglementation locale de votre établissement.