1. Qu'est-ce qu'une automatisation email Emails automatiques configurables pour chaque hébergement

Les Automatisations Email vous permettent d'envoyer des emails automatiques aux clients (et à vous-même) aux différentes étapes du séjour, sans aucune action manuelle. Chaque automatisation est déclenchée par un déclencheur (un événement ou un moment précis) et envoie le texte que vous avez rédigé dans la langue du client.

À quoi servent-elles

Client : reçoit des informations utiles au bon moment (instructions d'arrivée, code d'accès, rappel de taxe, remerciement).
Hôte : reçoit des notifications automatiques lorsque le client finalise le check-in en ligne ou lorsque des actions sont nécessaires.

Portée par chambre

Chaque automatisation peut être assignée à des types de chambres spécifiques de votre hébergement : vous pouvez utiliser des textes différents pour les différentes unités, ou désactiver une automatisation pour une chambre en maintenance.

Les automatisations n'interfèrent jamais avec le flux des réservations : si l'envoi échoue en raison d'une adresse email manquante ou d'une erreur temporaire, la réservation reste inchangée et l'erreur est enregistrée dans le journal d'envoi.

2. Les 6 modèles Modèles prêts à activer immédiatement

Vezpa crée automatiquement 6 automatisations prédéfinies pour votre hébergement. Elles sont créées avec des textes vides et l'interrupteur désactivé : rédigez simplement le texte dans les langues que vous utilisez et activez. Le bouton "Utiliser le texte exemple" pré-remplit un texte de départ dans chaque langue que vous pouvez modifier librement.

Pré-arrivée

2 jours avant le check-in

Rappel avec horaires, indications routières et informations pratiques d'arrivée.

Règlement / Codes d'accès

Après la finalisation du check-in en ligne

Envoie le code de porte, le Wi-Fi, le règlement et les instructions finales d'accès.

Alerte hôte — données client prêtes

Après la finalisation du check-in en ligne

Notifie le gestionnaire que le client a finalisé l'enregistrement et que les données sont disponibles.

Rappel taxe de séjour

1 jour avant le check-out

Rappelle au client le solde de la taxe de séjour, avec montant et lien de paiement.

Remerciement / Demande d'avis

1 jour après le check-out

Salue le client et l'invite à laisser un avis sur Booking, Airbnb ou Google.

Rappel paiement incomplet

Sur paiement échoué ou incomplet

Informe le client que le paiement a échoué et fournit un lien pour réessayer.

Les modèles couvrent les cas d'usage les plus courants. Vous pouvez également créer des automatisations personnalisées via le bouton "+" dans la liste des automatisations, en choisissant librement les déclencheurs et les textes.

3. Déclencheurs — quand l'email est envoyé Temporels ou événementiels

Chaque automatisation possède un déclencheur qui détermine quand l'email est envoyé. Il existe deux familles de déclencheurs :

Déclencheurs temporels

L'email est envoyé en fonction d'une date de référence, avec un décalage configurable en jours, heures ou minutes, avant ou après :

Relatif au check-in — ex. « 2 jours avant le check-in » (pour la pré-arrivée)
Relatif au check-out — ex. « 1 jour avant le check-out » (pour le rappel de taxe), ou « 1 jour après le check-out » (pour le remerciement)
Relatif à la réservation — ex. « 1 heure après la réservation » (pour une confirmation personnalisée)

Les déclencheurs temporels sont évalués toutes les 30 minutes par le planificateur. L'heure est calculée dans le fuseau horaire de l'hébergement.

Avec l'intervalle en jours vous choisissez aussi l'heure d'envoi, à l'heure locale de l'établissement : par exemple le jour du départ à 10h00. Avec les heures ou les minutes l'heure n'apparaît pas, car le décompte part de minuit du jour de référence.

Déclencheurs événementiels

L'email est envoyé au moment où un événement spécifique se produit dans le système :

Check-in en ligne finalisé — le client a terminé l'enregistrement en libre-service
Paiement réussi — le paiement Stripe a abouti
Paiement échoué — la tentative de paiement a échoué
Annulation — la réservation a été annulée

Idempotence garantie : chaque email est envoyé au maximum une fois par réservation et occurrence, même en cas de multiples balayages rapprochés ou d'événements dupliqués.

Pas de rattrapage : les automatisations ne sont pas envoyées pour les réservations créées avant l'activation de l'automatisation. Seules les nouvelles réservations (après l'activation) sont prises en compte.

4. Textes multilingues Un texte par langue du Booking Engine

Pour chaque automatisation, vous pouvez rédiger un texte séparé dans chacune des langues actives de votre Booking Engine. Lors de l'envoi de l'email, le système détecte automatiquement la langue du client et envoie le texte correspondant.

Comment fonctionne la sélection de la langue

Priorité 1 : langue du portail utilisée par le client pour réserver (ex. s'il a utilisé le Booking Engine en anglais, il reçoit l'email en anglais)
Priorité 2 : langue par défaut de la sous-unité (configurée dans la section Configuration)
Repli : italien

Texte exemple

Le bouton "Utiliser le texte exemple", disponible pour chaque langue dans le générateur, pré-remplit un texte de départ avec des champs de fusion déjà insérés. Vous pouvez le modifier librement en conservant les espaces réservés dont vous avez besoin.

Il n'est pas obligatoire de remplir toutes les langues. Si le texte pour une langue est absent, l'email n'est pas envoyé aux clients de cette langue (aucun envoi vide ni en italien par défaut).

5. Champs de fusion Espaces réservés dynamiques dans le texte

Vous pouvez insérer dans le texte des espaces réservés qui sont automatiquement remplacés par les données réelles de la réservation au moment de l'envoi. Les espaces réservés utilisent la syntaxe à accolade simple : Inutile de les mémoriser : dans le builder, le bouton « Insérer un champ » les répertorie avec le nom de la donnée qu'ils insèrent.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Description des espaces réservés

{ospite_nome} — nom du client principal
{ospiti_num} — nombre total de clients
{check_in} / {check_out} — dates formatées dans la langue de l'email
{notti} — nombre de nuits du séjour
{camera_nome} — nom du type de chambre/unité
{struttura_nome} — nom de votre hébergement
{indirizzo} — adresse de l'hébergement
{link_self_checkin} — lien direct vers le check-in en ligne du client
{link_pagamento_tassa} — lien pour le paiement de la taxe de séjour
{importo_tassa} — taxe de séjour encore à payer (solde), dans la devise de l'établissement
{importo_tassa_totale} — montant total de la taxe de séjour pour le séjour
{saldo_residuo} — solde restant de la réservation
{link_prenotazione} — lien vers la page de visualisation de la réservation
{whatsapp_struttura} — numéro WhatsApp de l'hébergement (si configuré)

Les espaces réservés inconnus (absents de cette liste) sont laissés dans le texte exactement tels qu'écrits, sans erreur. Cela vous permet d'écrire des textes comme « Wi-Fi : {cle_wifi} » sans problème — mais cet espace réservé ne sera pas remplacé.

N'utilisez pas la syntaxe à doubles accolades (comme celle des templates web) : les textes des automatisations ne sont pas des templates Django, les doubles accolades provoquent donc des erreurs de rendu.

{importo_tassa} est la taxe de séjour encore à payer (le solde), pas le total, et elle est formatée avec la devise et les séparateurs de l'établissement. Pour le montant total, utilisez {importo_tassa_totale}.

E-mail ou chat du portail, et les liens

Pour les réservations des portails avec chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), une automatisation destinée au client peut arriver dans la conversation du portail au lieu de l'e-mail. Un texte avec un lien, comme {link_self_checkin}, essaie d'abord l'e-mail réel du client ; s'il n'y en a pas, il part dans le chat, où les liens de Vezpa (vezpa.it et votre domaine personnalisé actif) restent toujours, sur Airbnb et sur Booking.com. Sur Expedia et VRBO, les liens sont supprimés.

Sur Booking.com, il y a une étape à faire une seule fois, dans l'extranet : Établissement → Préférences de messagerie → Paramètres de sécurité → « Ajouter un lien » → vezpa.it, et aussi votre propre domaine si l'établissement en utilise un (c'est de là que part le lien du check-in). Tant que ce n'est pas fait, le client reçoit le texte du message mais lit [Link was removed] à la place du lien : c'est Booking.com qui remplace les liens que vous n'avez pas approuvés. Sur Airbnb, il n'y a rien à faire.

Un message avec un lien ne part jamais tronqué : si la seule voie est un chat qui supprimerait le lien (Expedia, VRBO), l'envoi est ignoré et noté dans le journal des envois avec le motif.

6. Activation Interrupteur, chambres et aperçu en direct

Une automatisation n'envoie rien tant qu'elle n'est pas activée. Pour l'activer :

Ouvrez l'automatisation depuis la liste dans la section Automatisations de l'application
Rédigez (ou pré-remplissez avec le texte exemple) le texte dans la langue par défaut de votre hébergement — ceci est obligatoire pour activer
Ajoutez des textes dans les autres langues que vous souhaitez prendre en charge
Dans la section Chambres du générateur, sélectionnez les types de chambres auxquels appliquer l'automatisation (toutes sont sélectionnées par défaut)
Activez l'interrupteur « Activer l'automatisation »

L'aperçu en direct dans le générateur montre comment l'email apparaîtra avec les champs de fusion remplacés par des valeurs exemples. Utilisez l'aperçu pour vérifier la mise en forme avant d'activer.

Désactivation et modification

Vous pouvez désactiver une automatisation à tout moment en éteignant simplement l'interrupteur. Les modifications du texte ou des chambres assignées sont sauvegardées immédiatement et s'appliquent aux prochains emails en file d'attente.

Rappel : les automatisations ne sont jamais envoyées pour les hébergements de démonstration ni pour les clients sans adresse email enregistrée.

7. Autorisations, établissements et limites Qui peut modifier, sur quel établissement et avec quels plafonds

Plusieurs établissements et lecture seule

Dans Automatisations, si votre compte gère plusieurs établissements, chaque fiche de la liste affiche sous le résumé l'établissement auquel elle appartient, et à la création vous choisissez l'établissement dans le menu déroulant. L'établissement se choisit uniquement à la création : en modification il reste verrouillé. Si votre rôle ne peut pas configurer l'établissement, la page reste consultable mais en lecture seule : pas de bouton +, pas d'interrupteurs, pas d'Enregistrer.

Qui peut modifier les automatisations

Créer, modifier, activer ou supprimer une automatisation exige l'autorisation de configurer l'établissement : le directeur et l'assistant l'ont. Le journal des envois leur est également réservé, car il affiche les adresses e-mail des clients ; l'observateur et la gouvernante n'y accèdent pas.

Aperçu et limites des champs

L'aperçu montre le texte avec des données d'exemple dans votre langue, des dates proches d'aujourd'hui et des montants dans la devise de l'établissement. Si vous écrivez un champ qui n'existe pas, un avis rouge apparaît sous l'aperçu avec la liste des champs non reconnus : corrigez-les avant d'activer. Attention : {importo_tassa} est la taxe encore à payer, tandis que {importo_tassa_totale} est le montant total. Les champs numériques ont un plafond : au maximum 10 relances, intervalle de répétition au maximum 30 et décalage au maximum 60 ; un champ laissé vide revient à la dernière valeur valide au lieu d'enregistrer zéro.

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