Guía Historial de clientes

La ficha del cliente reúne todo lo que sabes de un huésped: datos personales, documento, contactos, notas, datos de factura y la lista de todas sus estancias. Desde aquí corriges lo que se puede corregir, vuelves a reservar en dos toques y, si lo piden, borras sus datos personales.

Cómo se llega aquí

La pestaña «Secciones» de la barra de navegación tiene tres solapas: «Habitaciones», «Reservas» y «Clientes». La tercera es esta. También llegas aquí desde una ficha de reserva, por la entrada de su menú de tres puntos que abre el cliente.

Es una búsqueda, no un listado

La solapa «Clientes» no lista todos tus huéspedes: con la búsqueda vacía muestra los clientes más recientes, y a todos los demás se los busca. Dos criterios, y la app deduce por su cuenta cuál estás usando.

La búsqueda se ejecuta al pulsar enter, no mientras escribes. Los apellidos se buscan también sin acentos: si la forma exacta no encuentra nada, Vezpa lo intenta otra vez ignorando los diacríticos, así que Cesko encuentra Česko. Vuelven como máximo veinte resultados, el editado más recientemente primero.

Cada tarjeta de resultado lleva el nombre y, debajo, la fecha de nacimiento, la nacionalidad, el número de teléfono y la primera línea de las notas. Tócala para abrir la ficha completa.

Las seis secciones de la ficha

Bajando desde arriba: «Datos personales», «Documento», «Contactos y notas», «Datos para la factura», «Historial de reservas» con el número entre paréntesis, y al final la nueva reserva y el borrado de los datos.

El lápiz: qué abre de verdad

El icono del lápiz en la barra pone dos secciones en modo edición, no una: «Contactos y notas» y «Datos para la factura». Todo lo demás — apellido, nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, residencia, documento — se queda de solo lectura: esos datos se corrigen donde se recogen, en la pantalla de registro del huésped.

En modo edición tienes «Teléfono», «Correo», «Notas / Recuerdo» y dos interruptores: «Exento de tasa turística» y «Recordar cumpleaños». En las notas van las preferencias que se repiten — la planta alta, la almohada extra, una intolerancia — y su primera línea aparece ya en los resultados de la búsqueda. La marca de la barra guarda, la cruz cancela y devuelve los valores de partida.

«Datos para la factura»: la dirección de aquí es la de la factura

Bajo «Datos para la factura» encuentras los identificadores fiscales del cliente y una dirección. Esa dirección es la dirección de facturación — la que acaba en el documento que emites — y no la residencia de la persona, que es la dirección que los sistemas gubernamentales declaran a las autoridades. Son dos datos distintos, y desde esta pantalla solo se escribe el primero.

Las etiquetas de los identificadores siguen dos reglas distintas. El número de IVA lleva el nombre que tiene en el país de tu alojamiento, porque eres tú quien emite la factura; el código del registro mercantil sigue en cambio el país del cliente, y donde ese país no tiene ninguno conocido el campo no aparece. «Código Destinatario SDI (7 caracteres)» y «Correo certificado» existen solo para alojamientos italianos: son una obligación italiana, no una función negada a los demás.

Si el cliente no tiene todavía datos de factura, en lugar de las filas lees que no hay ninguno, con una invitación a usar el lápiz.

El historial de las estancias

Debajo viene la lista de todas las reservas de la persona, la más reciente primero. Cada tarjeta lleva la etiqueta de color del canal, el régimen, las fechas de llegada y salida y el total en la moneda del alojamiento; una reserva anulada lleva además la etiqueta «Cancelada». Tocar una tarjeta abre esa reserva, con cargos, pagos y todo lo demás.

La etiqueta verde de las estancias

En los resultados de la búsqueda, debajo del nombre, y arriba en la ficha del cliente aparece una etiqueta verde con las estancias que la persona ha hecho en tu alojamiento: «1 estancia» la primera vez y, a partir de dos, «Habitual · 3 estancias». Se calcula sola, no hay nada que configurar: cuentan las reservas de la persona no canceladas y ya iniciadas, reconocida a través del historial, es decir, también las reservas pasadas vinculadas a ella. Una reserva futura no cuenta hasta que el huésped llega.

La misma información aparece en la ficha de una reserva: si el huésped principal ya ha estado contigo, ves «Habitual · 2 estancias anteriores», y allí basta una sola estancia anterior. Está descrita en la guía de la reserva.

VIP y etiquetas del huésped

Debajo de la etiqueta verde de las estancias, la ficha del cliente lleva la pastilla «VIP»: tócala para activarla y vuelve a tocarla para desactivarla. Vale para todo el historial de la persona: también las reservas posteriores, que crean una ficha nueva en cada estancia, la ven activada. La estrella aparece también en la lista de clientes y en la ficha de una reserva de ese huésped.

Al lado están las etiquetas del huésped, de colores: las preferencias que quieres recordar, por ejemplo «piso alto» o «almohada extra». La x de una etiqueta la quita; «Etiqueta», con el signo +, abre una hoja donde eliges una ya existente o creas una con «Nueva etiqueta»: un nombre de hasta 30 caracteres, un color y «Añadir». Las etiquetas también valen para todo el historial, y al quitar una la quitas de todas las fichas vinculadas a la persona.

En la lista de clientes, con la búsqueda vacía, aparecen los clientes más recientes, y encima de la lista están los filtros «VIP», «Habitual», «Etiqueta» y «Nacionalidad». El detalle está en la guía de las reservas.

Volver a reservar

«Nueva reserva con este huésped» no salta directamente a la pantalla de reserva: primero comprueba los datos que el país de tu alojamiento exige para registrar a un huésped.

• Si no falta nada, un mensaje verde lo confirma y la pantalla se abre.
• Si falta algo, un aviso enumera exactamente qué datos faltan. Desde ahí puedes volver y completarlos, o pulsar «Reservar de todos modos»: la reserva sigue igualmente, y los datos se completan en el momento del registro.

En cualquier caso la pantalla de la nueva reserva se abre ya rellena con lo que sabes de la persona: nada hay que volver a escribir.

Borrar los datos personales de un huésped

Al final de la ficha, la sección «Eliminación GDPR» lleva el botón rojo «Eliminar datos personales». Está ahí para contestar a un huésped que pide ser borrado.

1. El primer aviso explica que estás a punto de borrar irreversiblemente todos los datos personales de este huésped. Sigues con «Continuar».
2. El segundo pide la confirmación final. Sigues con «Eliminar definitivamente».

Hay dos confirmaciones a propósito, porque no hay vuelta atrás.

Qué se vacía: apellido y nombre, sexo, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, residencia, tipo y número de documento y quién lo expidió, teléfono, correo, notas, firma, los identificadores fiscales y la dirección de facturación. El recordatorio del cumpleaños y la exención de la tasa se apagan también.

Qué queda: las filas de las reservas con sus fechas e importes — la contabilidad del alojamiento no se reescribe — y las comunicaciones ya enviadas a las autoridades, que viven en los archivos de quien las recibió, no en los tuyos. En el registro de huéspedes la fila de la estancia sigue visible con los datos anonimizados.

Cuando el borrado se rechaza

En algunos países la ley obliga a conservar el registro de huéspedes durante un plazo mínimo, y allí el deber de conservar vence a la petición de borrado. Si el huésped — o incluso un solo registro ligado — está todavía dentro de esa ventana, Vezpa rechaza y escribe el motivo.

En el ordenador la ficha es un panel

En una pantalla ancha «Clientes» se parte en dos: la lista a la izquierda y la ficha a la derecha, que cambia cuando eliges otro cliente. En ese panel la guía paso a paso no arranca por su cuenta, porque se reconstruiría con cada cliente que seleccionas: la vuelves a abrir cuando quieras desde el menú de arriba a la derecha, entrada «Guía en pantalla». El icono de expandir de la barra abre la misma ficha a página completa.

Quién puede qué

Abrir y leer una ficha de cliente está abierto a todos excepto al observador. Corregir los datos, volver a reservar y borrar datos personales siguen en cambio el permiso de escribir en las reservas: lo tienen el director, el asistente y el rol Usuario. Borrar datos personales no está por tanto reservado solo al director: acordad en el equipo quién lo hace.

Activar o desactivar «VIP» y poner o quitar etiquetas del huésped sigue el mismo permiso de escribir en las reservas: quien abre la ficha sin ese permiso ve la estrella y las etiquetas, pero no las cambia.

• Escribo el nombre y no sale nada. La búsqueda mira el apellido, y solo desde el principio de la palabra. El nombre no es un criterio de búsqueda, y el correo tampoco.
• He escrito y no ha pasado nada. La búsqueda se ejecuta con enter, no mientras escribes.
• Busco un número de teléfono y no lo encuentra. Hacen falta al menos dos dígitos; los espacios no cuentan. Si también has escrito letras, la app está buscando un apellido.
• El cliente que quiero no está, pero sé que se alojó. Vuelven como máximo veinte resultados: estréchalo con algunas letras más.
• No puedo corregir la residencia desde aquí. Es de solo lectura a propósito. La residencia es la dirección declarada a las autoridades y se corrige en la pantalla de registro del huésped; aquí solo se escribe la dirección de factura.
• He corregido la dirección de factura y la residencia se ha quedado como estaba. Es el comportamiento correcto: son dos datos distintos.
• No veo el Código Destinatario SDI ni el Correo certificado. Aparecen solo para alojamientos italianos.
• No veo el campo del código fiscal del cliente. Fuera de Italia aparece solo si el país del cliente tiene un registro mercantil que podamos nombrar. El número de IVA, en cambio, está siempre.
• He guardado y dice que el número de IVA no es válido. La comprobación del formato italiano salta solo cuando el país del cliente es Italia. Para un cliente extranjero los dos campos son libres.
• Una reserva de la lista no se abre. Se abren las que tienen una habitación asociada; si no la hay, llega a la reserva desde la lista de reservas.
• La guía paso a paso no ha arrancado. En el ordenador, en la ficha mostrada al lado de la lista no arranca por su cuenta: ábrela desde el menú de arriba a la derecha.
• El cliente ya ha estado conmigo, pero la etiqueta de las estancias no aparece o el número es más bajo. Solo cuentan las reservas de este alojamiento no canceladas y ya iniciadas: una reserva futura todavía no cuenta. Una estancia pasada registrada como otra persona, y no vinculada a esta ficha, no se cuenta.
• Con un filtro activo no encuentro a un cliente que sé que es VIP. Con la búsqueda vacía los filtros miran entre los clientes modificados más recientemente, no en todo el archivo: para un cliente de hace mucho, escribe también el apellido.