Anleitung Booking Engine

Die Booking Engine ist eine öffentliche Seite Ihrer Unterkunft, auf der der Gast die freien Daten ansieht, ein Zimmer wählt und bucht. Eine Buchung, die von hier kommt, geht durch kein Portal und zahlt darum keine Portalprovision.

Die Standardadresse ist vezpa.it/prenota/ihre-adresse. In der App erreichen Sie sie unter «Konfiguration» → «Booking Engine», und die Einrichtungsseite hat vier Registerkarten: «Unterkunftseinstellungen», «Sprachen der Booking Engine», «Zahlung» und «Typen im Booking Engine».

Was der Gast tut

Auf einer einzigen Seite wählt er die Daten und wie viele Unterkünfte er braucht, bis zu fünf, und gibt an, wer in jeder wohnt. Direkt darunter erscheinen die Preise: für jede freie Unterkunft eine Zeile pro Verpflegungsart, die Sie anbieten (nur Übernachtung, Frühstück, Halb- oder Vollpension), mit dem Preis der Unterkunft mit dieser Verpflegung für den ganzen Aufenthalt und einer eigenen Schaltfläche «Buchen». Unter den Zeilen liest er, wie bezahlt wird — Zahlung bei der Buchung, Anzahlung, Karte als Garantie oder Zahlung in der Unterkunft —, so wie Sie es in der Registerkarte «Zahlung» eingestellt haben. Dort sieht er auch die Pflicht-Extras und eventuelle automatische Zuschläge, die in der Zusammenfassung vor dem Bezahlen hinzugerechnet werden. Automatische Zuschläge werden für jede gebuchte Unterkunft berechnet, wenn der Preis der Unterkunft ihre Schwelle überschreitet; gewählte Extras lösen sie nicht aus. Sie werden im Katalog eingestellt. Die Kurtaxe, falls vorhanden, wird gesondert angegeben und steckt weder im Preis der Zeile noch in der Summe, die auf der Seite bezahlt wird. Sie wird vor Ort bezahlt, außer Sie haben «Steuern in Online-Zahlungen einschließen» unter «Steuer & Rechtliches» → «Steuern» eingeschaltet: dann wird sie über die Stripe-Zahlungslinks eingezogen, und die Zusammenfassung fordert nicht mehr dazu auf, sie nach dem Check-in zu zahlen. Bei der Karte als Garantie liest er, wenn die Anreise so nah ist, dass der Tag der Belastung schon gekommen ist, dass die Stornierung nicht mehr kostenlos ist. Nicht verfügbare Unterkünfte stehen grau ganz unten, mit dem Grund dazu (ausgebucht, Mindestaufenthalt, zu viele Gäste, kein Preis) und der Schaltfläche «Freie Daten ansehen», die den Kalender dieser Unterkunft mit den bereits belegten Nächten öffnet. Derselbe Kalender öffnet sich, wenn er «Buchen» drückt, bevor er Daten gewählt hat. Sind weniger Unterkünfte frei als verlangt, sagt die Seite es und bietet die ersten Daten an, an denen alle verfügbar sind. Über fünf hinaus laden wir ihn ein, Ihnen zu schreiben. Hat er schon eine Unterkunft gewählt und startet eine neue Suche, weist die Seite ihn darauf hin und bittet um Bestätigung, denn die neue Suche nimmt das bereits Gewählte aus der Buchung. Sobald die Daten gewählt sind, machen das große Foto, die Galerie und die Ausstattung Ihres Betriebs den Ergebnissen Platz, die nach oben rücken.

Wird die Unterkunft als Wohnungen oder Häuser und nicht als Hotel geführt, spricht die Seite in jeder Sprache von Unterkünften und nicht von Zimmern: das ist, was der Gast wirklich bucht.

Wer diese Seite anfassen darf

Die Einrichtung der Unterkunft ist dem vorbehalten, der die Unterkunft konfigurieren darf: dem Hoteldirektor und dem Assistenten. Ein Beobachter oder eine Hausdame kann sie nicht ändern. Mit einer Ausnahme: «Erscheinungsbild der Website» — Farben, Schriften und «Vorteile der Direktbuchung» — kann nur der Hoteldirektor ändern; für alle anderen ist die Schaltfläche ausgegraut.

Es gibt nichts, worum Sie uns bitten müssten: die Einrichtungsseite ist sofort da, und bis Sie veröffentlichen sieht kein Gast etwas. Sie können sie halb fertig lassen und wiederkommen, wann Sie wollen.

1. Füllen Sie «Seitentitel» und den beschreibenden Text aus, laden Sie die Fotos hoch, schreiben Sie die Anreiseinformationen
2. Machen Sie in der Registerkarte «Typen im Booking Engine» mindestens ein Zimmer sichtbar: gleich nach der ersten Einrichtung sind alle ausgeschlossen angelegt, und solange sie das bleiben, findet jeder, der Ihre Seite öffnet, nichts zu buchen
3. Prüfen Sie die Adresse unter «Seiten-URL»: sie ist schon da, aus dem Seitentitel abgeleitet, und mit dem Stift ändern Sie sie
4. Tippen Sie «Veröffentlichen»: von diesem Moment an können Gäste buchen

Die Adresse ist das Einzige, was Pflicht ist

Das Veröffentlichen wird nur verweigert, wenn die Adresse fehlt: ohne sie würde die Seite unter keinem Link antworten. Sie finden sie schon geschrieben, und «URL bearbeiten» ändert sie: nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche, mindestens drei Zeichen, und sie muss frei sein. Ein paar Wörter sind von Vezpa reserviert und werden abgewiesen.

Die Hinweise vor dem Veröffentlichen halten Sie nicht auf

Bevor Sie veröffentlichen, zählt die App auf, was fehlt: kein Zimmer im Verkauf, Online-Zahlung nicht eingerichtet, keine Fotos, keine Beschreibungen. Es sind Hinweise, keine Bedingungen: wollen Sie mit wenigen Fotos veröffentlichen, veröffentlichen Sie. Die ersten zwei heißen allerdings, dass Sie nicht verkaufen, und sie sind es wert, zuerst geschlossen zu werden.

Stripe zu verbinden braucht es zum Veröffentlichen nicht, und niemand verlangt es vorher von Ihnen. Es braucht es, um online zu kassieren, und in dem Moment, in dem Ihre Einstellungen eine Anzahlung oder eine Kaution verlangen, wird es unverzichtbar: der Gast kommt ans Ende der Buchung, kann nicht zahlen, und es wird überhaupt keine Buchung angelegt. Da die Anzahlung bei 100 % beginnt, sieht genau so eine brandneue Einrichtung aus.

Sie haben zwei Auswege, und sie sind gleichwertig: Stripe verbinden, oder Anzahlung und Kaution beide auf null bringen und bei der Ankunft kassieren. Jeder von beiden lässt den Hinweis vor dem Veröffentlichen verschwinden.

Stripe verbinden

1. Tippen Sie in der Registerkarte der Zahlungen, im Feld «Online-Zahlungen», auf «Stripe konfigurieren»: die Seite von Stripe geht auf, mit Name und Website der Unterkunft, die Vezpa schon ausgefüllt hat
2. Füllen Sie aus, was Stripe verlangt: persönliche Angaben, IBAN, Ausweisdokument. Das sind echte Daten, und Stripe prüft sie
3. Kommen Sie in die App zurück: das Feld aktualisiert sich von selbst, und das Symbol «Konfiguration überprüfen» lädt es sofort neu. Verlangt Stripe noch etwas, listet das Feld es mit dem Datum auf, bis zu dem es zu erledigen ist: tippen Sie «Onboarding abschließen» und machen Sie dort weiter, wo Sie aufgehört haben
4. Wenn das Feld «Online-Zahlungen aktiv» anzeigt, ist die Online-Zahlung in Betrieb

Das Geld der Gäste landet auf dem Konto, das Sie Stripe gegeben haben, nicht bei uns. Vezpa behält 0,5 % von dem, was Sie online kassieren, gerechnet auf den wirklich belasteten Betrag: bei einer Anzahlung von 30 % sind es 0,5 % jener 30 %, nicht des Aufenthalts. Die Kosten der Kartenzahlung selbst setzt Stripe, und sie sind von Land zu Land verschieden: Sie finden sie in deren Preisliste.

Die drei Arten zu kassieren

• Alles im Voraus — der Gast zahlt den ganzen Aufenthalt beim Buchen. Das ist der Standard: «Anzahlung erforderlich (%)» beginnt bei 100
• Eine Anzahlung — bringen Sie diesen Prozentsatz unter 100, und der Gast zahlt nur diesen Anteil; der Rest wird vor der Ankunft beglichen
• Nichts online — Anzahlung und Kaution auf null: der Gast bucht, ohne zu zahlen, und Sie kassieren bei der Ankunft. In diesem Fall brauchen Sie Stripe nicht

Was der Gast oben liest

• «Seitentitel» — der Name der Unterkunft, wie Gäste ihn lesen
• «Linkbeschreibung» — höchstens 240 Zeichen, eine für jede auf der Booking Engine eingeschaltete Sprache. Sie ist nicht nur für Suchmaschinen: sie ist auch der Untertitel, den der Gast auf der Startseite der Seite unter dem Namen der Unterkunft liest. Jeder Gast sieht sie in seiner Sprache; ist diese leer, fällt sie auf Englisch und dann auf den Grundtext zurück, und sind alle leer, erscheint der Untertitel überhaupt nicht
• «Seiten-URL» — die öffentliche Adresse, nur lesbar, bis Sie «URL bearbeiten» antippen
• «Sichtbare Adresse» und «Google Maps-Link» — wo Sie sind und wie man hinkommt
• Der Registercode — wo Ihr Land ein Register der Unterkünfte führt (CIN in Italien, RNAL in Portugal, eine Registrierungsnummer in Frankreich, Spanien, den Niederlanden und Belgien), erscheint das Feld hier, und es ist Pflicht, um diese Seite zu speichern: die Seite druckt es offen aus. Verwalten Sie Wohnungen, gehört der Code nicht der Unterkunft, sondern jeder einzelnen Einheit, und er steht in ihrer Karte unter «Typen»: eine Einheit ohne Code wird nicht veröffentlicht, die anderen bleiben online

Die Sprachen der Seite

In der Registerkarte «Sprachen der Booking Engine» wählen Sie, welche Sprachen die Seite spricht: bis zu zweiundzwanzig. Die Sprache des Landes der Unterkunft ist immer an und lässt sich nicht ausschalten — Sie erkennen sie am Schloss. Für jede eingeschaltete Sprache werden Sie um die Beschreibung des Links und die Anreiseinformationen gebeten; eine leer gelassene Sprache fällt auf Englisch zurück, und dann auf den Grundtext.

Die Anreiseinformationen

Unter «Anreiseinformationen», in derselben Registerkarte wie die Sprachen, schreiben Sie, was der Gast in der Buchungsbestätigung wiederfindet: Check-in- und Check-out-Zeiten, wie man zu Ihnen kommt, wo man die Schlüssel abholt, die Notizen, die zählen. Der Name des WLAN-Netzes und sein Kennwort wohnen auch dort, und sie sind für jede Sprache dieselben.

Die vier Zahlen, die über das Geld entscheiden

Drei stehen in der Registerkarte «Zahlung». Die erste, der Vorlauf, sitzt stattdessen neben den Anreiseinformationen, in der Registerkarte der Sprachen: dort suchen Sie sie.

• Mindestvorlauf (Tage) — wie viel Vorlauf eine Buchung braucht. 0 = Sie nehmen Buchungen auch für heute. «Buchungen für denselben Tag bis»: Nach dieser Uhrzeit können Gäste, die heute buchen, erst ab morgen anreisen. Gilt nur für die Booking Engine: OTA-Kanäle haben ihre eigene Einstellung.
• Tage für die Zahlung — standardmäßig 14. Sie werden nicht von der Buchung gezählt, sondern rückwärts vom Check-in. Innerhalb dieser Schwelle verlangt die Seite den ganzen Betrag, und die Buchung hört auf erstattbar zu sein; außerhalb kann der Gast noch stornieren und sein Geld zurückbekommen
• Anzahlung erforderlich (%) — standardmäßig 100, also der ganze Aufenthalt sofort bezahlt. Ein niedrigerer Wert kassiert beim Buchen nur diesen Anteil, und den Rest vor der Ankunft
• Kaution — die Sicherheit für Schäden: die Karte bleibt hinterlegt, und Sie belasten sie nur, wenn es sein muss. 0 = keine Kaution

Die Ausstattung sagt dem Gast, was er findet: im Zimmer (Fernseher, WLAN, Kühlschrank, Haartrockner, Küche) und in der Unterkunft (Parkplatz, Aufzug, Pool, Frühstück).

Die Ausstattung des Zimmers wird in der Zimmerkonfiguration gesetzt, im Feld Ausstattung unter den Merkmalen. Arbeiten Sie mit Zimmertypen, setzen Sie sie am Typ, und sie gilt für die Zimmer, die dazugehören. Die Ausstattung der Unterkunft wird einmal auf der Seite der Booking Engine gesetzt und muss nicht bei jedem Zimmer wiederholt werden.

Die Einträge unseres Katalogs haben ihr eigenes Symbol und kommen in jede Sprache Ihrer Booking Engine schon übersetzt an. Fehlt etwas, kann der Hoteldirektor einen eigenen Eintrag hinzufügen: Sie können ihm auch ein Symbol geben, gewählt unter allen verfügbaren, und dasselbe Symbol darf auf so vielen Einträgen stehen, wie Sie wollen. Den Eintrag schreiben Sie in den Sprachen, in denen Sie verkaufen. Ein Eintrag ohne Übersetzung wird trotzdem gezeigt, in dem Text, den Sie geschrieben haben, damit er nicht verschwindet, ohne dass Sie es merken.

Der Gast sieht sie auf der Booking Engine: die Ausstattung des Zimmers auf der Karte des Zimmers, sowohl bei der Wahl unter den verfügbaren Einheiten als auch auf der Seite der Unterkunft; die Ausstattung der Unterkunft über der Liste der Unterkünfte.

Die Registerkarte «Typen im Booking Engine» entscheidet, was die Seite verkauft. Bei einem Hotel gelten die Einstellungen für den ganzen Typ: jedes Doppelzimmer trägt dieselbe Beschreibung und dieselben Fotos. Für wen Häuser und Wohnungen führt, hat jede Einheit ihre eigenen.

• «Im Booking Engine sichtbar» — der Schalter, der ein Zimmer zeigt oder es draußen hält, ohne es zu löschen
• «Beschreibung» — der Name und der Text des Zimmers, einer für jede eingeschaltete Sprache
• Die Optionen — Kinderbett, Barrierefreiheit, Haustiere, drittes Bett, trennbare Betten, Aussicht. Hier lesen Sie sie nur: eingeschaltet werden sie in der «Zimmer konfigurieren», nicht von dieser Seite aus
• Die Fotos — die, die ein Gast ansieht, während er wählt, wo er schläft

Barrierefreiheit, und warum sie aus beginnt

Ist die Option für Barrierefreiheit an, zeigt die Seite dem Gast ein Feld «Barrierefrei», das er ankreuzen kann, und die Anfrage erreicht die Buchung. Zimmer, die ab September 2026 angelegt werden, beginnen mit der Option aus: Barrierefreiheit auf einer öffentlichen Seite zu erklären ist geregeltes Gebiet, und es muss Ihre eigene Entscheidung sein. Ältere haben sie womöglich von früher an, und es ist es wert, sie eines nach dem anderen zu prüfen.

Extras und SPA

Nach der Wahl aller Unterkünfte kommt der Gast zum Schritt «Aufenthalt anpassen»: Für jede Unterkunft sieht er die buchbaren Extras als Karten, mit Foto, Symbol oder nichts, wie Sie es festgelegt haben, und mit der Beschreibung in seiner Sprache; Pflicht-Extras erscheinen als «Inklusive» und stehen schon in der Liste neben der Unterkunft, weil man einen Preis, den man nicht abwählen kann, vor der Wahl sehen muss. Ist Ihr SPA aktiv und verkaufen Sie Produkte oder Behandlungen auf der Seite, erscheinen sie im selben Schritt, mit denselben Zahlungsregeln wie bisher. Die Summe aktualisiert sich bei jeder Wahl; «Weiter» führt dann zu den Gastdaten. Gibt es nichts anzubieten, erscheint der Schritt nicht. Die Extras sind die Artikel des Katalogs mit eingeschaltetem «Booking Engine», in der Reihenfolge, die Sie dort gewählt haben; die gekauften kommen als eigene Zeilen in die Aufenthaltsrechnung der Buchung, jede mit ihrer eigenen MwSt. Unten auf der Seite bleibt der Bereich «SPA und Shop» mit dem Link zum SPA und, falls aktiviert, zum Shop; ist die Buchungsmaschine in Ihre Website eingebettet, öffnen sich diese Links in einem neuen Tab.

Die Fotos, und wo sie hochgeladen werden

Das Feld «Bilder» hält das Logo — das im Kopf der Seite nur erscheint, wenn Sie «Logo auf der Seite anzeigen» einschalten — und das «Werbebild», das am Fuß der Seite unter den Zimmern herauskommt. Darunter finden Sie Abkürzungen zu jeder Galerie: die der Unterkunft und eine pro Zimmer, jede mit ihrem Namen und damit, wie viele Fotos sie schon hält. Tippen Sie eine Zeile an, um sie zu öffnen und Fotos hinzuzufügen oder umzuordnen; die Zahl aktualisiert sich, wenn Sie zurückkommen.

Über «Erscheinungsbild der Website», in der ersten Registerkarte, öffnen Sie das Feld, das Ihre Seite kleidet. Was Sie in Ruhe lassen, bleibt, wie es ist: bis Sie selbst etwas ändern, bewegt sich die Seite um keinen Bildpunkt.

Dieses Feld ändert nur der Hoteldirektor. Die anderen Rollen sehen die Schaltfläche «Erscheinungsbild der Website» ausgegraut, mit dem Satz «Nur der Hoteldirektor kann das Erscheinungsbild der Website ändern.»: Farben, Schriften und Vorteile der Direktbuchung bleiben so, wie der Hoteldirektor sie eingestellt hat.

• «Vorschau» — oben, und sie zeigt Ihnen gleich die Schaltfläche, die das Geld nimmt
• «Fertige Farbsets» — ein Tippen, und die Farben fallen zusammen an ihren Platz; dann stellen Sie sie eine nach der anderen nach. Sie ändern weder die Schriften noch die Ecken
• «Farben» — eine nach der anderen, in Hex. Jedes Feld zeigt «Standardwert wiederherstellen», sobald Sie es anfassen
• «Schriften und Form» — die Schrift der Überschriften, die des Textes und die Rundung der Ecken
• «Vorteile der Direktbuchung» — ein Grund pro Zeile, in jeder Sprache der Seite. Sie erscheinen auf der Startseite; der Gast liest seine Sprache, mit Englisch als Rückfall

Ihre Seite antwortet unter vezpa.it/prenota/ihre-adresse. Sie können eine «Eigene Domain» daran hängen — ihrhotel.com, etwa — und es selbst tun, ohne auf jemanden zu warten. Die Domain kaufen Sie bei einem Registrar: wir verkaufen sie nicht, wir verbinden sie und halten ihr Zertifikat. Von unserer Seite kostet sie nichts extra.

Wie die Adresse zu tippen ist

Tippen Sie die Adresse, wie sie Ihnen gerade kommt: mit www., mit https://, mit einem Schrägstrich am Ende. Wir verbinden immer die Grundadresse — zum Beispiel wird www.ihreseite.com zu ihreseite.com — und wir sagen es Ihnen, bevor wir weitermachen. Ist die Adresse eine der obersten Ebene — wie ihreseite.com —, verbinden wir auch die Fassung mit www., und Sie brauchen nichts weiter zu tun; verbinden Sie stattdessen eine Unterdomain — wie booking.ihreseite.com —, veröffentlichen wir nur diese.

Wenn jene Adresse schon belegt ist

Bevor wir verbinden, prüfen wir, wohin Ihre Adresse heute zeigt. Zeigt sie schon auf einen anderen Server — zum Beispiel weil Sie dort schon eine Seite haben —, halten wir an und sagen es Ihnen: sie mit Vezpa zu verbinden würde jene Seite unerreichbar machen. Wir schlagen eine freie Adresse zum Ausweichen vor, meistens booking.ihreseite.com, damit Ihre Seite bleibt, wo sie ist, und die Buchungen gleich daneben wohnen. Wollen Sie dennoch weitermachen, steht die Schaltfläche «Trotzdem verbinden» gleich daneben.

Die Domain kaufen Sie selbst

Vezpa verkauft keine Domains. Haben Sie noch keine, kaufen Sie sie bei einem Registrar und kommen Sie hierher zurück, um sie zu verbinden: wir hängen sie an und kümmern uns um das Sicherheitszertifikat.

1. Tippen Sie «Domain verbinden» und schreiben Sie die Adresse, wie sie Ihnen kommt — um den Rest kümmern wir uns
2. Vezpa zeigt Ihnen die DNS-Einträge, die Sie in das Feld des Registrars kopieren, mit fertigen Anleitungen für die gängigsten Registrare
3. Speichern Sie die Einträge beim Registrar, kommen Sie dann hierher zurück und tippen Sie «Jetzt prüfen»
4. Sobald das DNS auf uns zeigt, wird das HTTPS-Zertifikat ausgestellt und die Domain geht in Betrieb

Die Karte oben sagt immer, wo Sie stehen: «Warten auf DNS», «SSL wird ausgestellt...», «Aktiv», «Fehler» mit seinem Grund, oder überhaupt keine Domain eingerichtet. Mit «Entfernen» gehen Sie zur Adresse auf vezpa.it zurück und können eine andere anhängen: denken Sie danach daran, die Links zu aktualisieren, die Sie schon geteilt hatten.

Den Link teilen

In der «Konfiguration» trägt die Karte der Booking Engine zwei Schaltflächen: «Link kopieren», die ihn in die Zwischenablage legt, und «Teilen», die das Teilen-Menü des Geräts öffnet. Nehmen Sie diesen Link und nicht einen, den Sie selbst getippt haben: der Server setzt ihn zusammen, und er berücksichtigt Ihre eigene Domain, wenn es eine gibt.

Wie der Gast Kinder angibt

Im Feld der Gäste erscheint unter dem Zähler «Kinder» für jedes Kind eine numerierte Auswahl, mit «Unter 1 Jahr» als erstem Eintrag. Es ist nicht Sache dessen, der bucht, Ihre Schwellen zu kennen: er gibt das Alter an, und unser Server rechnet die Gruppe aus.

Die Auswahl reicht bis zur höchsten Schwelle unter den Zimmern, die die Seite zeigt, und jeder Typ bepreist dann mit seiner eigenen: ein Alter, das auf einem Zimmer noch als Jugendlicher zählt, kann auf einem anderen als Erwachsener zählen, und der Preis, den der Gast sieht, berücksichtigt schon das Zimmer, das er ansieht. Hat kein gezeigtes Zimmer eine Kindergruppe, erscheinen weder der Zähler noch die Auswahl.

Die Buchungen, die hereinkommen

• Sie zeigen sich im Kalender mit dem Kanal «Booking Engine», wie jede andere Buchung
• Sie bekommen für jede eine Benachrichtigung auf dem Telefon
• Der Gast bekommt die Bestätigung per E-Mail, mit den Anreiseinformationen in der Sprache, in der er gebucht hat

Etwas richten

Die Einstellungen lassen sich jederzeit ändern, und mit «Speichern» zeigt die Seite sie gleich. Ändern sich die Check-in-Zeiten oder der Weg, auf dem Gäste hereinkommen, aktualisieren Sie die Anreiseinformationen: jener Text landet in der Bestätigung des Gastes, und eine alte Bestätigung schickt ihn an die falsche Klingel.