Dynamische Preise für kleine Betriebe: Saisons aus der eigenen Buchungshistorie aufbauen

Paolo Vezzola

Gründer · Vezpa PMS · Profil →

Wer eine Pension, ein paar Ferienwohnungen oder ein kleines Hotel führt, setzt Preise meist auf eine von zwei Arten: ein Preis für das ganze Jahr oder das, was die Nachbarn auf Booking.com verlangen. Beides übersieht die verlässlichsten Daten, die Sie haben: was in Ihrem eigenen Haus in den Vorjahren tatsächlich passiert ist. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie aus Auslastung und Durchschnittspreis der Vorjahre Saisonzeiten ableiten – mit Mindest- und Höchstpreis, Mindestaufenthalt und Last-Minute-Regeln.

1. Warum Sie bei der eigenen Historie anfangen sollten, nicht bei den Nachbarpreisen

Die Preise der Konkurrenz zeigen, was andere verlangen, nicht was sie verkaufen – und an wen. Die Ferienwohnung nebenan hat vielleicht mehr Platz, einen Parkplatz, bessere Bewertungen oder schlicht falsche Preise. Ihre eigene Historie enthält dagegen die Antwort des Marktes auf Ihr Angebot: welche Wochen sich gefüllt haben, zu welchem Preis und mit welchem Vorlauf.

Der Blick auf die Umgebung bleibt nützlich, aber als Gegenprobe: Er zeigt, ob Sie aus dem Rahmen fallen, nicht welcher Preis der richtige ist.

2. Schritt 1: die richtigen Zahlen herausziehen

Für jede Woche der letzten zwei bis drei Jahre (oder mindestens des letzten) brauchen Sie nur wenige Werte:

• Verfügbare und verkaufte Nächte, daraus die Auslastung (verkauft ÷ verfügbar).
• ADR (Durchschnittspreis pro verkaufter Nacht): Logisumsatz ÷ verkaufte Nächte, ohne Kurtaxe und Zusatzleistungen.
• RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer): ADR × Auslastung. Er verbindet Preis und Belegung in einer Zahl, und auf ihm vergleichen Sie die Wochen.
• Vorlaufzeit: wie viele Tage vor Anreise die Buchungen eingegangen sind. Sie zeigt später, ob Last Minute sinnvoll ist.

Zwei Vorsichtsmaßnahmen. Nehmen Sie Nächte heraus, in denen Sie geschlossen hatten oder Zimmer nicht vermietbar waren – sonst sehen sie unverkauft aus. Und markieren Sie Ausnahmejahre (Umbau, ein Sonderereignis, ein gerade neu angebundener Kanal): vorsichtig lesen, nicht wegwerfen.

Arbeiten Sie wochenweise, nicht monatsweise: Ein Monat wie Mai kann zwei volle Brückentag-Wochenenden und zwei ruhige Wochen enthalten, und der Monatsdurchschnitt verdeckt alles.

3. Schritt 2: die Wochen zu 4-6 Saisons zusammenfassen

Sortieren Sie die Wochen vom niedrigsten zum höchsten RevPAR und suchen Sie die Sprünge: Wo der Ertrag das Niveau wechselt, verläuft die Grenze zwischen zwei Saisons. Übertragen Sie sie dann zurück in den Kalender und korrigieren Sie einzelne Ausreißer von Hand: Eine schwache Woche zwischen zwei mittleren ist fast immer Zufall, keine Saison.

• Weniger als 4 Saisons fassen zu unterschiedliche Zeiträume zusammen: Entweder verschenken Sie Umsatz in den starken Wochen oder sind in den schwachen zu teuer.
• Mehr als 6 Saisons sind schwer zu pflegen, und die Grenzen dazwischen werden willkürlich.

Eine nützliche Faustregel für jede Saison: War die Auslastung sehr hoch (etwa über 85-90 %), überstieg die Nachfrage Ihre Zimmer, und der Preis war wahrscheinlich zu niedrig. War sie sehr niedrig, fehlt Nachfrage – und ein stark gesenkter Preis schafft sie selten.

4. Schritt 3: Feiertage, Brückentage, Ferien und Events

Termine, die jedes Jahr wandern, sind die größte Falle für alle, die die Preise vom Vorjahr kopieren: Ostern und Pfingsten verschieben sich, Christi Himmelfahrt und Fronleichnam erzeugen Brückentage, die Schulferien unterscheiden sich je nach Bundesland (in Österreich ebenso die Semesterferien), und Messen, Weihnachtsmärkte oder Konzerte haben eigene Kalender.

• Denken Sie in Ereignissen, nicht in Daten: „Osterwochenende“, nicht „5. April“.
• Ordnen Sie jedes Ereignis einer Ihrer bestehenden hohen Saisons zu, statt eine weitere Saison anzulegen.
• Führen Sie eine Liste der Events in Ihrer Region und tragen Sie die Termine des Folgejahres ein, sobald sie feststehen.

5. Schritt 4: Mindestaufenthalt pro Saison

Der Mindestaufenthalt ist ein Preishebel wie der Zimmerpreis selbst. In der Hauptsaison schützt er die besten Wochen vor Einzelnächten, die unverkäufliche Lücken hinterlassen; in der Nebensaison kostet ein hoher Mindestaufenthalt nur Buchungen.

• Nebensaison: meist 1 Nacht.
• Zwischensaison: 2 Nächte, vor allem am Wochenende.
• Hauptsaison, Brückentage und Events: 3 Nächte oder mehr, je nachdem, wie lange Ihre Gäste in diesem Zeitraum tatsächlich geblieben sind.

Je näher die Anreise rückt, desto kürzer sollte der Mindestaufenthalt werden, nicht länger: Drei Tage vorher lässt sich eine einzelne Nacht zwischen zwei Buchungen nur noch allein verkaufen.

6. Schritt 5: Basispreis, Mindest- und Höchstpreis

Jede Saison braucht drei Zahlen, nicht eine:

• Basispreis: der Ausgangspunkt, abgeleitet vom historischen ADR der Saison und korrigiert um die Auslastung (siehe Faustregel in Abschnitt 3).
• Mindestpreis: die Untergrenze, die Sie nie unterschreiten. Sie ergibt sich aus den Kosten einer verkauften Nacht (Reinigung, Wäsche, Energie, Frühstück falls inklusive, Provision des Kanals) plus der Mindestmarge, die Sie akzeptieren.
• Höchstpreis: die Obergrenze, ab der in Ihrer eigenen Historie keine Buchungen mehr kommen. Sie verhindert, dass eine automatische Regel oder eine hastige Änderung den Preis an der Realität vorbeischiebt.

7. Last Minute und Frühbucher: wann sie wirklich helfen

Es sind gegensätzliche Werkzeuge, und die Entscheidung sollte aus Ihrer Vorlaufzeit-Historie kommen, nicht aus dem Bauch.

Last Minute

Lohnt sich nur, wenn Ihre Daten zeigen, dass in den letzten Tagen vor Anreise im Verhältnis zu den freien Zimmern nur noch wenige Buchungen eingehen. Lebt Ihre Region von kurzfristigen Buchungen (Städtereisen, Geschäftsreisen, Durchreisende), verkaufen sich die Zimmer ohnehin, und der Rabatt verschenkt Marge. Wenn Sie ihn einsetzen: kurzes Fenster (wenige Tage), moderater Rabatt, nie unter dem Mindestpreis der Saison.

Frühbucher

Funktioniert in der Zwischensaison, um Monate im Voraus eine Grundauslastung zu sichern, oft kombiniert mit einer nicht erstattbaren Rate. In der Hauptsaison senkt ein Frühbucherrabatt den Umsatz, ohne Nächte hinzuzufügen, wenn Ihre Historie sagt, dass Sie ohnehin voll werden.

8. Wann Sie den Preis NICHT senken sollten

• Weit entfernte Termine, die noch leer sind: zwei, drei Monate vorher ist das normal. Wer jetzt rabattiert, bringt Gästen bei zu warten.
• Direkt nach einer Buchung: Die Nachfrage ist da; eher ist eine Erhöhung zu prüfen.
• Termine, die sich schneller füllen als in den Vorjahren bei gleichem Vorlauf.
• Events und Brückentage: Die Nachfrage kommt spät, aber sie kommt.
• Unter Ihrem Mindestpreis: Eine mit Verlust verkaufte Nacht bleibt ein Verlust, auch wenn die Auslastung besser aussieht.
• Auf einem einzelnen Kanal ohne Überlegung: Ein auf einem Portal veröffentlichter Rabatt ist für alle sichtbar und addiert sich zu bereits laufenden Aktionen.

9. Ein Rechenbeispiel (zur Veranschaulichung)

So lesen Sie die Tabelle: In Hoch zeigt die Auslastung von 91 %, dass die Nachfrage die Zimmer überstieg; der Basispreis steigt deshalb über den historischen ADR (von 128 auf 138 €), und Last Minute ist überflüssig. In Niedrig zeigen 22 %, dass Nachfrage fehlt: Der Basispreis bleibt nahe am historischen ADR, weil ein starker Preisschnitt nicht genug zusätzliche Gäste brächte. Der RevPAR (ADR × Auslastung) zeigt, wie verschieden die Saisons sind: In diesem Beispiel bringt eine Nacht in der Hauptsaison pro verfügbarem Zimmer rund achtmal so viel wie eine Nacht in der Nebensaison.

10. Die häufigsten Fehler

• Die Vorjahresdaten kopieren, ohne Ostern, Brückentage und Events zu verschieben.
• Nur auf die Auslastung schauen: Hohe Auslastung bei niedrigem ADR kann weniger bringen als mittlere Auslastung bei gutem Preis. Schauen Sie auf den RevPAR.
• Zu viele Saisons, jede Woche von Hand nachjustiert, bis niemand mehr weiß, warum ein Preis so ist, wie er ist.
• Kein Mindestpreis: Eine Rabattregel ohne Untergrenze verkauft früher oder später unter Kosten.
• Das ganze Jahr derselbe Mindestaufenthalt: In der Hauptsaison entstehen Lücken, in der Nebensaison gehen Buchungen verloren.
• Frühbucherrabatte auf starke Termine, die den Umsatz senken, ohne Nächte hinzuzufügen.
• Die Saisons nie überprüfen: Die Historie dieses Jahres ist der Ausgangspunkt für das nächste.

11. So macht es Vezpa

In Vezpa steckt die Methode dieses Leitfadens im Revenue Management (RMS), dem Modul des Pro-Tarifs (89 € pro Monat, inkl. MwSt.). Konkret:

• Saisons aus Ihrer Historie vorgeschlagen. Im RMS-Kalender ordnet „Saisons vorschlagen“ jedem Tag eine von fünf Saisons zu (Niedrig, Mittel-Niedrig, Mittel, Mittel-Hoch, Hoch) – abhängig davon, wie viel Sie an denselben Tagen der Vorjahre verkauft haben und zu welchem Preis. Gefüllt werden nur Tage ohne Saison; bereits zugeordnete bleiben, wie sie sind. Ohne Historie wird nichts erfunden: Es wird die Saison des Vorjahres übernommen oder der Tag bleibt leer.
• Basispreis, Minimum, Maximum und Mindestaufenthalt pro Saison und pro Zimmertyp, wie im Beispiel oben.
• Last Minute pro Saison: ein Rabatt und ein verkürzter Mindestaufenthalt in den letzten 3 Tagen vor Anreise, dazu eine Buchungskurve aus Ihren vergangenen Terminen, die zeigt, ob in diesen letzten Tagen noch etwas zu verkaufen ist.
• Ein optionaler automatischer Motor. Er ist ab Werk ausgeschaltet. Wenn Sie ihn einschalten, startet er bei dem Preis, der für diesen Tag bereits in der Kalenderzelle steht – nicht beim Basispreis der Saison – und bewegt sich nur innerhalb der Grenzen, die Sie Saison für Saison festlegen, nie unter das Minimum oder über das Maximum. Weit entfernte Termine rabattiert er nicht, nur weil sie leer sind, und nach einer Buchung kann er erhöhen, aber nicht senken.
• Widerrufbare Vetos. Jede automatische Entscheidung landet mit ihrer Begründung im Protokoll „RMS-Aktionen“. Wenn Sie sie rückgängig machen, wird der vorherige Wert wiederhergestellt und ein Veto gesetzt: Der Motor lässt diesen Termin in Ruhe, bis Sie das Veto widerrufen.
• Aufschläge und Aktionen pro Kanal. Sie können für jeden verbundenen Kanal einen prozentualen Aufschlag festlegen und Aktionen (Last Minute, Frühbucher, allgemeine Rabatte) Kanal für Kanal veröffentlichen.

Preise und Saisons gelten auch bei ausgeschaltetem Motor: Sie können das RMS rein als Saisonkalender nutzen und alles selbst entscheiden.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Saisons braucht eine Pension oder Ferienwohnung?

Für einen kleinen Betrieb genügen 4 bis 6 Saisons. Weniger als 4 fassen zu unterschiedliche Zeiträume zusammen; mehr als 6 sind schwer zu pflegen, und die Grenzen zwischen ihnen werden willkürlich. Feiertage, Brückentage und Events ordnen Sie einer der hohen Saisons zu, statt eigene Saisons anzulegen.

Wie viele Jahre Buchungshistorie brauche ich?

Idealerweise zwei bis drei Jahre, Woche für Woche ausgewertet. Ein Jahr reicht als Ausgangspunkt, muss aber mit gesundem Menschenverstand korrigiert werden: Ein Jahr mit Umbau, Schließzeiten oder einem Sonderereignis verzerrt die Durchschnitte. Ohne Historie starten Sie mit begründeten Saisons und überprüfen sie nach der ersten vollen Saison.

Sollte ich leere Termine immer mit Last-Minute-Rabatt verkaufen?

Nein. Ein Last-Minute-Rabatt lohnt sich nur, wenn Ihre Historie zeigt, dass in den letzten Tagen vor Anreise im Verhältnis zu den freien Zimmern nur noch wenige Buchungen eingehen. Füllen sich die letzten Tage ohnehin, verschenkt der Rabatt Marge. Ein weit entfernter, noch leerer Termin ist normal und sollte nicht rabattiert werden.

Wie lege ich Mindest- und Höchstpreis einer Saison fest?

Der Mindestpreis ergibt sich aus den Kosten einer verkauften Nacht (Reinigung, Wäsche, Energie, Frühstück, Provision des Kanals) plus der Marge, unter die Sie nicht gehen wollen. Der Höchstpreis ist der Preis, ab dem in Ihrer eigenen Historie keine Buchungen mehr eingehen. Beide legen Sie Saison für Saison fest.

Welchen Mindestaufenthalt sollte ich pro Saison einstellen?

Je gefragter die Saison, desto länger darf der Mindestaufenthalt sein: typischerweise 1 Nacht in der Nebensaison, 2 in der Zwischensaison, 3 oder mehr in der Hauptsaison und an Brückentagen. Je näher die Anreise rückt, desto eher sollten Sie ihn verkürzen, damit einzelne Nächte zwischen zwei Buchungen noch verkauft werden.