Kasse für Pension und Hotel: Bar, Frühstück, Minibar und Shop mit Buchung aufs Zimmer

Paolo Vezzola

Gründer · Vezpa PMS · Profil →

Das Weißbier auf einem Zettel notiert, die Flasche Wasser aus dem Kühlschrank im Frühstücksraum, das Glas Wein, das „wir nachher auf die Rechnung setzen“. In einer Pension oder einem Gasthof ist jeder einzelne Zusatzverkauf wenig wert – zusammen ergibt er echten Umsatz. Und was nicht erfasst wird, kommt nie an. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Kasse in Pension, Gasthof oder kleinem Hotel organisieren: Warengruppen, Buchung aufs Zimmer, Ausgleich beim Check-out und Tagesabschluss – mit konkreten Beispielen und den häufigsten Fehlern.

1. Warum ein vergessener Bon Geld kostet

Rechnen wir mit einer Pension mit acht Zimmern und einer kleinen Hausbar. Gehen jeden Abend zwei Getränke zu 4 € und ein Minibar-Artikel zu 3 € verloren, sind das 11 € am Tag – über eine Saison von 200 Tagen 2.200 €, also der Ertrag etlicher verkaufter Nächte. Und das Geld ist nicht der einzige Schaden:

• Diskussionen beim Check-out: Der Gast erinnert sich nicht an den zweiten Aperol, Sie haben nichts Schriftliches – am Ende lässt man es.
• Bestand, der nie stimmt: Wer nicht weiß, was verkauft wurde, weiß nicht, was nachbestellt werden muss. Am Sonntagmorgen fehlt die Milch.
• Kassenschublade, die nicht aufgeht: Am Ende der Schicht passt das Bargeld zu nichts Bestimmtem, und niemand kann erklären, warum.
• Improvisierte Preise: Ohne Preisliste kostet derselbe Hugo bei der einen Aushilfe 7 €, bei der anderen 8 €.

Sie brauchen kein Gastro-Kassensystem mit zehn Tablets. Sie brauchen eine einfache Routine, die immer gilt, und ein Werkzeug, das diese Routine bequemer macht als den Zettel.

2. Übernachtungsrechnung und Nebenkostenrechnung: zwei Rechnungen, nicht eine

Der erste Schritt: zwei verschiedene Dinge trennen – im Kopf und in der Software.

Wer beides vermischt, produziert fast alle typischen Fehler: Ein Booking.com-Gast mit vorausbezahltem Aufenthalt soll das Zimmer noch einmal zahlen, oder er reist ab, nachdem er das Zimmer, aber nicht die Bar bezahlt hat. Beides getrennt in derselben Buchung zu führen, erlaubt einen einzigen Satz: „Das Zimmer ist bezahlt, offen sind noch 23 € von der Bar.“

3. Warengruppen: So ordnen Sie, was Sie verkaufen

Eine Warengruppe ist eine Gruppe von Artikeln, die man am Abend sinnvoll zusammen betrachtet. Wenige klare Gruppen sind besser als viele genaue. Ein realistisches Beispiel für Pension oder kleines Hotel:

Zwei Regeln: Jeder Artikel hat einen Preis in der Liste (außer Artikeln mit freiem Preis, die als solche markiert sind) und jeder Artikel gehört zu genau einer Warengruppe. Dann stimmen die Gruppensummen am Abend.

4. Buchung aufs Zimmer – aber richtig

„Aufs Zimmer schreiben“ ist der Komfort, den Gäste am meisten schätzen, und für Sie das größte Risiko. Es funktioniert unter drei Bedingungen:

1. Nur auf anwesende Gäste buchen. Keine zugerufene Zimmernummer, sondern ein eingecheckter Gast, aus einer Liste gewählt. So landet nichts beim Zimmernachbarn oder bei jemandem, der heute früh abgereist ist.
2. Sofort erfassen, nicht am Schichtende. Jede verschobene Buchung ist eine gefährdete Buchung.
3. Ausgleich beim Check-out, mit Einzelaufstellung. Der Gast sieht jede Zeile (Datum, Artikel, Menge, Betrag) und zahlt ohne Diskussion. Ist schon etwas bezahlt, drucken Sie nur den offenen Betrag.

Ein typischer Fall: Familie Huber kommt über Booking.com, der Aufenthalt ist vorausbezahlt. In drei Nächten trinkt sie zwei Runden an der Bar, bestellt einmal Frühstück aufs Zimmer und kauft ein Glas Honig im Hofladen. Jeder Posten landet auf der Nebenkostenrechnung der Buchung; bei der Abreise heißt es Zimmer bezahlt, Extras 38 €, Sie kassieren per Karte, und der Gast erhält einen Zahlungsbeleg.

5. Ein Artikelkatalog mit Bestand

Viele Betriebe führen denselben Artikel an drei Stellen: in der Barkarte, auf der Extras-Seite der Website und in der Lagerliste. Abweichende Preise und ein Bestand, der nie stimmt, sind die Folge. Die Lösung ist ein einziger Katalog: eine Liste von Warengruppen und Artikeln mit Preis und Lagerbestand, die überall gilt, wo Sie verkaufen – an der Kasse, in der Buchungsmaschine (zum Beispiel das Frühstück als Extra bei der Direktbuchung) und im Wellnessbereich.

Für den Bestand genügt wenig: Menge bei Wareneingang erfassen und jeden Verkauf automatisch abziehen lassen. Sie müssen nicht alles zählen – führen Sie Bestand nur für das, was wirklich ausgeht (Wein, Shop-Artikel, Minibar-Getränke), und lassen Sie Kaffee oder Services ohne.

6. Der Tagesabschluss: Kassenbericht

Am Abend, bevor Sie die Schublade zählen, brauchen Sie vier Zahlen:

• Einnahmen nach Zahlungsart: bar, Karte über das verbundene Terminal, Karte über ein anderes Terminal.
• Aufs Zimmer gebucht: heute verkauft, aber erst beim Check-out kassiert.
• Summen je Warengruppe: was die Bar, der Shop, der Wellnessbereich gebracht haben.
• Stornos: was rückgängig gemacht wurde, wann und in welcher Höhe.

Stimmt das Bargeld mit der Zeile „bar“ überein, ist der Tag abgeschlossen. Stimmt es nicht, wissen Sie wenigstens, wo Sie suchen müssen. Wer den Bericht jeden Abend druckt oder speichert, hat am Saisonende ein Archiv, das zeigt, welche Bereiche sich wirklich lohnen.

7. Der Zahlungsbeleg nach der Kartenzahlung

Zahlt der Gast mit Karte, vor allem beim Check-out, möchte er etwas in der Hand: Betrag, Datum, Ihr Haus, wofür er bezahlt hat. Ein klarer Zahlungsbeleg, gedruckt oder aufs Handy geschickt, beendet das Gespräch und vermeidet Rückfragen. Zu den steuerlichen Pflichten in Ihrem Land fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.

8. Checkliste für eine aufgeräumte Kasse

• 4–6 Warengruppen anlegen, nicht mehr.
• Preisliste mit einem Preis pro Artikel; Artikel mit freiem Preis kennzeichnen.
• Bestand nur für Artikel führen, die wirklich ausgehen.
• Eine Regel vereinbaren: Jeder Posten wird erfasst, wenn er serviert wird.
• Nur auf anwesende Gäste aufs Zimmer buchen, aus einer Liste gewählt.
• Übernachtungs- und Nebenkostenrechnung getrennt halten.
• Beim Check-out die Extras einzeln zeigen und den offenen Betrag kassieren.
• Jeden Abend Kassenbericht und Bargeld abgleichen.
• Fehler mit einem Storno korrigieren, nicht löschen: Die Spur muss bleiben.
• Einmal im Monat die Gruppensummen prüfen und die Preisliste anpassen.

9. Die häufigsten Fehler

Der Zettel „trage ich später ein“

Der sicherste Weg, Umsatz zu verlieren. Dauert das Erfassen länger als zehn Sekunden, macht es in der Frühstücksspitze niemand: Das Werkzeug muss schnell sein und auf dem Handy, das Sie ohnehin in der Tasche haben.

Eine Rechnung für alles

Wer die Extras in die Gesamtsumme der Buchung packt, sieht nicht mehr, was das Portal schon kassiert hat. Ergebnis: falsche Zahlungsaufforderungen und verärgerte Gäste.

Buchungen ohne Gast

„Zimmer 4“ auf einem Block reicht nicht: Zimmer 4 hat heute einen Gast und gestern einen anderen. Die Belastung gehört zur Buchung, nicht zur Türnummer.

Löschen statt stornieren

Ein Fehler wird mit einem Storno korrigiert, das im Bericht sichtbar bleibt. Wer einen Verkauf löscht, verwischt die Spur und macht die Abendkontrolle wertlos.

Unterschiedliche Preise je Kanal

Frühstück für 12 € an der Theke und 15 € auf der Website, ohne dass das gewollt ist, führt zu Fragen, die schwer zu beantworten sind. Ein einziger Katalog verhindert das.

10. So macht es Vezpa

Seit Version 3.8.1 enthält Vezpa eine Kasse nach Abteilungen (so heißen die Warengruppen in der App) in derselben App, mit der Sie Kalender und Buchungen verwalten – auf iPhone, Android, Windows und macOS:

• Ein Katalog mit Abteilungen, Artikeln und Bestand, gemeinsam genutzt von Kasse, Buchungsmaschine und Wellness. Artikel mit festem oder freiem Preis.
• Bar, mit Karte (Stripe-Kartenterminal oder Tap to Pay am Handy, oder ein anderes Terminal) oder aufs Zimmer kassieren – der Gast wird aus den anwesenden Gästen gewählt.
• Übernachtungs- und Nebenkostenrechnung getrennt in der Buchung: Drucken Sie die komplette Rechnung oder nur den offenen Betrag, in A5 oder im 80-mm-Format für Bondrucker.
• Kassenbericht des Tages: Einnahmen nach Zahlungsart, aufs Zimmer gebucht, Summen je Abteilung, Liste der Verkäufe und Stornos, auch als PDF.
• Zahlungsbeleg nach jeder Kartenzahlung (Terminal, Tap to Pay, Wellness), in A5 oder 80 mm, zum Drucken oder Teilen.

Extras aus dem Katalog – Frühstück, Transfer, Late Check-out – können außerdem mit Foto und Beschreibung in der Buchungsmaschine erscheinen und dem Gast bei der Direktbuchung angeboten werden. Alles Weitere finden Sie unter Funktionen und Preise.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Übernachtungsrechnung und Nebenkostenrechnung?

Die Übernachtungsrechnung enthält Zimmer, gebuchte Verpflegung und gegebenenfalls Kurtaxe – oft schon teilweise online oder über das Buchungsportal bezahlt. Die Nebenkostenrechnung sammelt alles, was der Gast während des Aufenthalts kauft: Bar, zusätzliches Frühstück, Minibar, Shop, Anwendungen. Getrennt geführt, verwechseln Sie nie, was das Portal schon kassiert hat und was der Gast noch vor Ort zahlt.

Kann ich auch bei Gästen von Booking.com oder Airbnb aufs Zimmer buchen?

Ja. Die Zimmerbelastung landet auf der Nebenkostenrechnung der Buchung, egal über welchen Kanal sie kam. Beim Check-out begleicht der Gast die Extras bar oder mit Karte, getrennt von der Übernachtung.

Brauche ich eine eigene Kasse für die Bar?

Nicht unbedingt. Mit einer Kasse nach Warengruppen verkaufen Sie Bar, Frühstück, Minibar und Shop aus demselben Werkzeug und sehen am Abend die Summe jeder Gruppe. Zu den steuerlichen Pflichten in Ihrem Land fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.

Kann ich dem Gast nach der Kartenzahlung einen Beleg schicken?

In Vezpa ja: Nach jeder Kartenzahlung (Kartenterminal, Tap to Pay oder Wellness) erstellen Sie einen Zahlungsbeleg in A5 oder im 80-mm-Format für Bondrucker, zum Ausdrucken oder Teilen.