Jak zarządzać zespołem w Vezpa?

W sekcji Obiekt > Zespół możesz zaprosić współpracowników z 6 różnymi rolami: «Asystent», «Revenue Manager», «Pracownik wellness», «Użytkownik», «Gospodyni» i «Obserwator». Każda rola ma specyficzne uprawnienia.

Przewodnik Zarządzanie zespołem

Zapraszanie członkaTworzenie konta dla personelu obiektu

Tylko właściciel konta — osoba, która zarejestrowała obiekt i na którą wystawione są umowa i płatności — może dodawać i usuwać członków zespołu. Konto współpracownika tworzysz sam, wybierając login i hasło: Vezpa nie wysyła żadnego e-maila z zaproszeniem.

Jak utworzyć konto współpracownikowi

Zarządzanie → ⋮ → Konfiguracja → Team
Na dole strony Zarządzanie zespołem dotknij Dodaj użytkownika — przycisk jest dostępny, dopóki w Twoim planie są wolne miejsca, a licznik u góry pokazuje, ile już zajęto
W oknie Nowy użytkownik wpisz Login, który chcesz nadać współpracownikowi: dowolna nazwa logowania, co najmniej 3 znaki, inna niż u każdego innego użytkownika Vezpa. Adres e-mail nie jest potrzebny
Wpisz początkowe Hasło — ikona po prawej je pokazuje lub ukrywa. Musi przejść standardowe kontrole bezpieczeństwa, więc żadnych haseł zbyt krótkich ani zbyt popularnych
Wybierz język, w którym współpracownik będzie korzystał z aplikacji i otrzymywał komunikaty: domyślnie jest to język obiektu
Dotknij Dodaj: konto jest gotowe od razu i pojawia się na liście zespołu z rolą Użytkownik

Vezpa nie wysyła współpracownikowi żadnego e-maila. Login i hasło wybrałeś Ty, więc to Ty przekazujesz je tak, jak wolisz — osobiście, wiadomością, telefonicznie. Dopóki ich nie dostanie, nie zaloguje się do aplikacji.

Obiekt → Team → Dodaj użytkownika → Przekazanie danych → Powiązanie urządzenia

Współpracownik pobiera aplikację Vezpa i loguje się loginem oraz hasłem, które od Ciebie dostał. Przy pierwszym logowaniu konto zostaje automatycznie powiązane z użytym urządzeniem (powiązanie urządzenia).

Roli nie wybiera się tutaj: każdy nowy członek powstaje jako Użytkownik. Aby ją zmienić, otwórz Konfiguracja → Role i uprawnienia (pozycja zarezerwowana dla dyrektora): stamtąd przypiszesz Asystenta, Revenue Managera, Pracownika wellness, Użytkownika, Gospodynię lub Obserwatora i awansujesz na Dyrektora.

Jeśli współpracownik zgubi hasło, nie trzeba tworzyć konta od nowa: na stronie Zarządzanie zespołem, na jego karcie, użyj Zmień hasło, ustaw nowe i przekaż mu je.

RoleSiedem poziomów dostępu, po jednym dla każdego profilu

Vezpa dzieli zespół na 7 ról. Pięć pracuje na standardowym panelu aplikacji, dwie mają panel dedykowany. Przypisz każdemu współpracownikowi rolę najbliższą temu, co faktycznie robi.

Rola	Dostęp	Typowe zastosowanie
Dyrektor	Pełny dostęp: cennik, RMS, OTA, zespół, statystyki, panel admin, silnik rezerwacji.	Właściciel, główny zarządca
Asystent	Pełny dostęp operacyjny: rezerwacje pokoi i wellness, zameldowanie/wymeldowanie, rejestracja gości, obciążenia i zaliczki, cennik i ceny, konfiguracja obiektu, OTA i silnik rezerwacji, dane podatkowe. Nie zarządza zespołem ani rolami.	Zastępca dyrektora, kierownik recepcji
Revenue Manager	Ceny i strategia przychodów: widzi i zmienia cennik oraz otwiera RMS — jeśli moduł jest aktywny —, kalendarz i rezerwacje tylko do odczytu. Nie dotyka konfiguracji, zespołu, wellness ani danych podatkowych; cofnięcie automatycznych działań RMS pozostaje przy dyrektorze.	Zewnętrzny konsultant revenue, osoba odpowiedzialna za pricing
Pracownik wellness	Spa i usługi wellness: tworzy i prowadzi rezerwacje wellness oraz otwiera sekcję wellness. Nie widzi cen pokoi, konfiguracji ani zespołu.	Pracownik spa, kosmetyczka, kierownik centrum wellness
Użytkownik	Podstawowa praca na rezerwacjach, pokoje i wellness: tworzenie i edycja, zameldowanie/wymeldowanie i obciążenia. Bez cennika, konfiguracji, zespołu i danych podatkowych. Z tą rolą powstaje każdy nowy członek.	Pracownik sezonowy, pomoc na recepcji
Gospodyni	Dedykowany interfejs sprzątania: statusy pokoi, notatki, tablica działu. Bez kwot, danych gości, rezerwacji.	Osoba sprzątająca, odpowiedzialna za housekeeping
Obserwator	Dostęp tylko do odczytu, ograniczony do przypisanych pokoi. Bez cennika, OTA, zespołu, statystyk.	Właściciel apartamentu w grupie

Dyrektorów może być więcej niż jeden. Każdy dyrektor może powołać kolejnego w sekcji «Role i uprawnienia»; odebrać rolę dyrektora może tylko właściciel obiektu, a zawsze musi pozostać co najmniej jeden. Dezaktywacja lub usunięcie dyrektora pozostaje zablokowane, dopóki nie zostanie mu odebrana ta rola.

Dwie rodziny paneli

Pięć ról pracuje na standardowym panelu aplikacji, każda z sekcjami, które jej rola udostępnia:

Dyrektor Asystent Revenue Manager Pracownik wellness Użytkownik

Gospodyni i obserwator mają natomiast panel dedykowany, zbudowany wyłącznie pod ich pracę:

Gospodyni Obserwator

Gospodyni ma całkowicie dedykowany interfejs: widzi tylko listę pokoi z jednym statusem (posprzątane), może zostawiać notatki i komunikować się z dyrekcją na tablicy działu. Nigdy nie widzi kwot, cen ani danych osobowych gości.

Każdej nocy system automatycznie resetuje na do sprzątania status pokoi zajętych oraz tych z wyjazdem lub zmianą, dzięki czemu gospodyni zawsze zastaje rano aktualną sytuację.

Uprawnienia wg roliPełna tabela funkcjonalności

Poniżej znajdziesz pełną mapę tego, co każda rola może robić w aplikacji. Wiersze z gwiazdką (*) oznaczają szczególne ograniczenia.

Funkcjonalność	Dyrektor	Asystent	Revenue Manager	Pracownik wellness	Użytkownik	Gospodyni	Obserwator
Panel Zarządzanie (statystyki i podsumowania)	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Nie	Tylko odczyt*
Kalendarz rezerwacji	Tak	Tak	Tylko odczyt	Tylko odczyt	Tak	Nie	Tylko odczyt*
Działy (lista rezerwacji pokoi)	Tak	Tak	Tylko odczyt	Nie	Tak	Nie	Tylko odczyt*
Tworzenie / edycja rezerwacji pokoi	Tak	Tak	Nie	Nie	Tak	Nie	Nie
Zameldowanie / wymeldowanie i rejestracja gości	Tak	Tak	Nie	Nie	Tak	Nie	Nie
Obciążenia, zaliczki i wpłaty	Tak	Tak	Nie	Nie	Tak	Nie	Nie
Rezerwacje wellness (tworzenie / edycja)	Tak	Tak	Nie	Tak	Tak	Nie	Nie
Sekcja Wellness / Spa	Tak	Tak	Nie	Tak	Nie	Nie	Nie
Cennik i ceny	Tak	Tak	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie
RMS — Revenue Management (otwieranie i konfiguracja)	Tak	Tak	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie
Cofanie automatycznych działań RMS	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Zarządzanie OTA / Channel Manager	Tak	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Silnik rezerwacji (ustawienia)	Tak	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Konfiguracja pokoju	Tak	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Dane podatkowe i opłata miejscowa	Tak	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Status sprzątania pokoi	Tak	Tak	Tylko odczyt	Tylko odczyt	Tak	Tak	Nie
Tablica działu	Tak	Tak	Nie	Nie	Tak	Tak	Nie
Role i uprawnienia	Tak	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Zarządzanie zespołem (Zespół)	Tylko właściciel	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Zmiana własnego hasła	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak

* Obserwator widzi kalendarz tylko do odczytu i ograniczony do pokoi przypisanych przez dyrektora.

Uprawnienia są zarządzane po stronie serwera: nawet jeśli członek próbowałby uzyskać dostęp do nieautoryzowanej funkcji, backend zablokuje żądanie.

Zarządzanie urządzeniamiJedno konto, jedno urządzenie — gwarantowane bezpieczeństwo

Aby chronić dane obiektu, Vezpa używa powiązania urządzenia: każde konto zespołu jest powiązane z jednym urządzeniem przy pierwszym logowaniu. Uniemożliwia to używanie tego samego konta na kilku urządzeniach jednocześnie i chroni przed nieautoryzowanym dostępem.

Jak działa powiązanie urządzenia

Przy pierwszym logowaniu aplikacja rejestruje unikalny identyfikator (UUID) urządzenia i przypisuje go do konta
Od tego momentu konto działa wyłącznie na tym urządzeniu
Każda próba logowania z innego urządzenia jest blokowana komunikatem o błędzie

Sytuacja	Co zrobić
Członek zmienił telefon	Dyrektor musi wykonać reset urządzenia ze strony Role i uprawnienia
Członek nie może się zalogować	Sprawdź, czy to powiązane urządzenie. Jeśli trzeba, zresetuj
Członek ponownie zainstalował aplikację	Jeśli to samo urządzenie, logowanie działa normalnie. Jeśli inne, potrzebny jest reset
Dyrektor loguje się z wielu urządzeń	Bez działań: dyrektor jest zwolniony z powiązania urządzenia

Jak wykonać reset

Przejdź do Konfiguracja > Role i uprawnienia
Wybierz członka, który potrzebuje resetu
Dotknij przycisku Resetuj urządzenie
Członek będzie mógł zalogować się z nowego urządzenia — powiązanie nastąpi automatycznie przy następnym logowaniu

Dostęp zamyka się, wyłączając lub usuwając konto: «Role i uprawnienia» → «Wyłącz użytkownika» / «Usuń użytkownika».

Dyrektor (właściciel) jest zwolniony z powiązania urządzenia i może swobodnie logować się z dowolnego urządzenia.

Bezpieczeństwo kontaZapomniane hasło, kod odzyskiwania i utracony authenticator

Jeśli stracisz dostęp do konta — zapomnisz hasła lub aplikacja authenticator przestanie być dostępna — możesz je samodzielnie przywrócić, bez kontaktu z pomocą techniczną.

Zapomniane hasło

Jeśli nie pamiętasz hasła, możesz je samodzielnie zresetować bezpośrednio z ekranu logowania.

Na ekranie logowania dotknij Nie pamiętasz hasła?
Wpisz email lub username swojego konta i potwierdź
Sprawdź skrzynkę email — jeśli adres jest zarejestrowany, otrzymasz link do zresetowania hasła
Otwórz link i ustaw nowe hasło

Ze względów bezpieczeństwa wyświetlany komunikat jest zawsze taki sam, niezależnie od tego, czy adres jest zarejestrowany: nikt nie może odkryć, czy dany email jest powiązany z kontem Vezpa.

Kod odzyskiwania

Gdy włączysz weryfikację dwuetapową (2FA), aplikacja pokaże Ci osobisty kod odzyskiwania: zachowaj go w bezpiecznym miejscu. Możesz go użyć zamiast kodu z aplikacji authenticator za każdym razem, gdy się logujesz, jeśli nie masz pod ręką telefonu z authenticatorem.

Kod odzyskiwania jest unikalny: zawsze istnieje tylko jeden aktywny na konto
Za każdym razem, gdy użyjesz go do logowania, system automatycznie zastępuje go nowym — od razu zapisz nowo wyświetlony kod
Nowy kod jest również generowany i wyświetlany za każdym razem, gdy ponownie konfigurujesz weryfikację dwuetapową (na przykład po „Utraciłem authenticator”)
Jeśli stracisz zarówno kod, jak i authenticator, użyj przy logowaniu opcji „Utraciłem authenticator”, aby zresetować weryfikację dwuetapową przez email

Kod odzyskiwania daje dostęp do Twojego konta tak samo jak hasło: traktuj go z taką samą poufnością i nie udostępniaj go nikomu.

Utraciłem authenticator

Jeśli straciłeś zarówno dostęp do aplikacji authenticator, jak i kod odzyskiwania, możesz wyłączyć weryfikację dwuetapową za pomocą emaila.

Na ekranie weryfikacji kodu dotknij Utraciłem authenticator
Potwierdź swoje dane logowania (username i hasło)
Sprawdź skrzynkę email i otwórz otrzymany link
Weryfikacja dwuetapowa zostanie wyłączona: przy następnym logowaniu zostaniesz poproszony o jej ponowną konfigurację

Ten proces również wymaga poprawnego hasła: nikt nie może wyłączyć Twojej weryfikacji dwuetapowej bez znajomości hasła do konta.

Pokoje obserwatoraWidoczność ograniczona do przypisanych pokoi

Tworząc użytkownika z rolą Obserwator, musisz określić, które pokoje może widzieć. Mechanizm ten jest kluczowy dla obiektów z wieloma właścicielami lub gdy chcesz przyznać częściowy dostęp zewnętrznym współpracownikom.

Jak przypisać pokoje

Utwórz nowego członka z rolą Obserwator w sekcji Zespół
Na ekranie konfiguracji wybierz jeden lub więcej pokoi do przypisania z pełnej listy pokoi obiektu
Potwierdź wybór — obserwator zobaczy wyłącznie rezerwacje i kalendarz wybranych pokoi

Co widzi obserwator

Kalendarz — tylko wiersze odpowiadające przypisanym pokojom; wszystkie pozostałe wiersze są całkowicie ukryte
Rezerwacje — tylko rezerwacje zawierające przynajmniej jeden z przypisanych pokoi, wraz z ich szczegółami
Zarządzanie — niedostępne, panel jest zarezerwowany dla dyrektora i asystenta
Cennik, OTA, zespół, statystyki — całkowicie ukryte, nieobecne w menu

Przykład zastosowania: zarządca apartamentów

W obiekcie, który zarządza apartamentami różnych właścicieli, każdy właściciel może otrzymać konto obserwatora z widocznością ograniczoną do własnego apartamentu. Dzięki temu:

Każdy właściciel widzi tylko rezerwacje własnego lokalu
Nie ma dostępu do danych, cen ani rezerwacji pozostałych apartamentów
Może monitorować obłożenie i daty, nie mogąc niczego zmienić

Przejrzystość bez ryzyka: obserwator może samodzielnie sprawdzić rezerwacje własnego lokalu, co zmniejsza liczbę zapytań o informacje do zarządcy i zwiększa zaufanie do usługi.

Jeśli nie przypiszesz żadnego pokoju obserwatorowi, zobaczy pusty ekran. Upewnij się, że wybrałeś przynajmniej jeden pokój.

Kto zarządza dostępamiWłaściciel, dyrektor i odbieranie dostępu

Dwie strony, które rządzą dostępami, mają różnych odbiorców i w aplikacji pojawiają się tylko tym, którzy naprawdę mogą z nich korzystać.

Strona	Kto ją widzi	Co pozwala zrobić
Zespół	Tylko właściciel konta	Dodawanie i usuwanie członków, resetowanie hasła członka, odblokowanie urządzenia, zmiana języka członka
Role i uprawnienia	Tylko dyrektor	Przypisanie roli, aktywacja lub dezaktywacja konta, wybór pokoi widocznych dla obserwatora

Asystent nie widzi już tych dwóch pozycji na stronie Obiekt: wcześniej je otwierał i otrzymywał wyłącznie komunikaty o odmowie, ponieważ serwer zawsze zastrzegał je dla właściciela i dyrektora.

Usuwanie współpracownika pracującego przy kilku nieruchomościach

Jeśli współpracownik ma dostęp do kilku nieruchomości, usunięcie go z jednej nie kasuje jego konta: traci dostęp tylko do tej nieruchomości, z której go usuwasz, i normalnie pracuje dalej przy pozostałych. Aplikacja potwierdza to osobnym komunikatem.

Współpracownik obecny tylko w tej nieruchomości → konto zostaje usunięte, tak jak wcześniej
Współpracownik obecny także w innych nieruchomościach → odbierany jest wyłącznie dostęp do tej nieruchomości
To samo dotyczy dezaktywacji z „Role i uprawnienia”: nie wyłącza konta w pozostałych nieruchomościach

Dyrektora nie można usunąć z zespołu: aby to zrobić, trzeba go najpierw zdegradować w „Role i uprawnienia”. Właściciela konta nie można usunąć w żadnym przypadku.

Zmiana własnego hasła

Hasło to dane osobiste: każda rola — łącznie z gospodynią i obserwatorem — zmienia je z menu konta w prawym górnym rogu własnego ekranu, bez pośrednictwa dyrekcji. Właściciel może jednak zresetować hasło członka ze strony Zespół, na przykład gdy współpracownik nie może dostać się do aplikacji.

Panele gospodyni i obserwatora

Osoba z rolą gospodyni lub obserwatora pracuje na dedykowanym ekranie. Górny pasek oferuje teraz te same udogodnienia co pozostałe panele:

„?” — ponownie otwiera przewodnik krok po kroku dla danego ekranu, kiedy tylko chcesz
Motyw — przełącza między jasnym a ciemnym
Język — zmienia język aplikacji, niezależnie od kraju obiektu; dotyczy również powiadomień i e-maili wysyłanych przez Vezpa
Menu konta — zmiana własnego hasła i wylogowanie; wylogowanie przenosi z powrotem na ekran logowania

Gospodyni widzi listę pokoi wybranego dnia, a kafelki podsumowania działają jak filtr; obserwator ma trzy zakładki tylko do odczytu (rezerwacje, statystyki, kalendarz) ograniczone do przypisanych mu pokoi.