Czym jest rejestr gości i gdzie go znajdę?

To lista gości obiektu za wybrany okres. Znajduje się w Obiekt > Podatki & zgodność prawna > Rejestr gości, widoczny dla Dyrektora i Asystenta. Wybiera się datę początkową i końcową (do roku) i naciska Wczytaj.

Który rejestr i format wyeksportować, i dlaczego wniosek o usunięcie danych RODO może zostać odrzucony?

Oferowane rejestry zależą od kraju obiektu: zawsze jest dostępny rejestr ogólny i podsumowanie opłaty klimatycznej, a niektóre kraje mają także dedykowany rejestr z kolumnami dopasowanymi do systemu, który ten kraj już używa (dla Czech: Evidenční kniha i Domovní kniha). Eksportuje się w PDF, Excel lub CSV. Jeśli gość nadal jest w okresie przechowywania wymaganym przez prawo swojego kraju - 6 lat dla Czech - Vezpa odrzuca wniosek o usunięcie RODO dla niego i pokazuje powód.

Przewodnik po rejestrze gości

Wybór okresuFiltruj gości według zakresu dat

Rejestr gości pokazuje osoby zarejestrowane w Twoim obiekcie. Zanim zobaczysz wyniki, wskaż aplikacji Vezpa, jaki okres chcesz przejrzeć.

Gdzie znaleźć Rejestr

Obiekt → Podatki & zgodność prawna → Rejestr gości → Wczytaj

Jak ustawić daty

Zarządzanie → ⋮ → Konfiguracja → Podatki & zgodność prawna
Dotknij przycisku Rejestr gości: otworzy się strona wyboru okresu.
Dotknij pola Data początkowa, a następnie Data końcowa, aby wybrać pierwszy i ostatni dzień żądanego okresu.
Naciśnij Wczytaj, aby pobrać gości z pobytem, choćby częściowym, w podanym okresie.

Domyślnie daty są wypełnione pierwszym i ostatnim dniem bieżącego miesiąca. Możesz je dowolnie zmieniać, także obejmując kilka miesięcy lub lat.

Okres nie może przekraczać 366 dni: dla dłuższych zakresów wczytuj i eksportuj po jednym roku naraz.

Ta strona jest widoczna dla ról Dyrektor i Asystent. Pozostałe role nie widzą pozycji Rejestr gości w sekcji Podatki & zgodność prawna.

Podgląd rejestruLista gości z danego okresu

Po naciśnięciu Wczytaj lista pokazuje każdego gościa z pobytem w wybranym okresie: imię i nazwisko, daty przyjazdu i wyjazdu, obywatelstwo i obiekt.

Gość nadal przebywający w obiekcie nie ma daty wyjazdu: zamiast niej widać „W trakcie”, a nie zmyśloną datę.

Wiersze do sprawdzenia przed eksportem

Sygnał	Znaczenie
Czerwona ikona	Dane osobowe są niekompletne: brakuje informacji o gościu. Uzupełnij je przed okazaniem rejestru.
Ikona prywatności	Gość jest zanonimizowany: wniosek o usunięcie danych na podstawie RODO został już wykonany. Wiersz pozostaje jako dowód pobytu, bez danych osobowych.

U góry listy znajdziesz liczbę znalezionych gości oraz, jeśli występują, wierszy z niekompletnymi danymi: szybki podgląd tego, co poprawić przed eksportem.

Co zawiera wyeksportowany rejestr

Lista na ekranie służy do szybkiego przeglądu. Rejestr, który eksportujesz (zobacz kolejną sekcję), zawiera natomiast wszystkie dane, jakie Twój obiekt zarejestrował dla każdego gościa: nazwisko, imię, datę urodzenia, obywatelstwo, rodzaj i numer dokumentu, datę przyjazdu, datę wyjazdu, obiekt — dokładne kolumny zależą od wybranego rejestru.

Eksport rejestruWybierz rejestr i format

Po wczytaniu listy dotknij Eksportuj. Otworzy się arkusz pokazujący okres, który zamierzasz wyeksportować — zawsze ten właśnie wczytany, nawet jeśli w międzyczasie zmieniłeś daty powyżej — i poprosi o dwie rzeczy: który rejestr i jaki format.

Trzy formaty, trzy różne zastosowania

Format	Do czego służy
PDF	Rejestr gotowy do okazania, sformatowany i w języku używanym w aplikacji.
Excel	Te same dane w edytowalnym arkuszu kalkulacyjnym: sumy, filtry, sortowanie.
CSV	Prosta tabela, kompatybilna z dowolnym programem do arkuszy kalkulacyjnych.

Który rejestr wybrać

Oferowane rejestry zależą od kraju Twojego obiektu. Zawsze dostępne są co najmniej dwie opcje: rejestr ogólny i podsumowanie opłaty klimatycznej przeznaczone do zgłoszenia do gminy. Niektóre kraje mają też dedykowany rejestr, z kolumnami dopasowanymi do systemu już używanego w tym kraju. Tam, gdzie udokumentowaliśmy opłatę obowiązującą w Twoim kraju, podsumowanie nazywa ją jej lokalną nazwą — na przykład poplatek z pobytu w Czechach, taxe de séjour we Francji, opłata miejscowa / uzdrowiskowa w Polsce; w pozostałych krajach pozostaje podsumowanie ogólne. W każdym przypadku stawki, zwolnienia i terminy ustala organ lokalny: podsumowanie porządkuje Twoje dane, nie stosuje przepisów Twojej gminy.

Dla Czech oba rejestry wynikają z przepisów: Evidenční kniha (wszyscy goście, z kolumną opłaty — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) i Domovní kniha (tylko cudzoziemcy, z celem pobytu — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). Dla wszystkich pozostałych krajów dedykowany rejestr ma kolumny dopasowane do wskazanego systemu: zawsze sprawdź, czy lokalne przepisy wymagają czegoś więcej.

Kraj	Rejestr
Czechy	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, tylko cudzoziemcy (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Włochy	Kolumny dopasowane do Alloggiati Web / ISTAT + dane rejestru (obiekt, opłata klimatyczna)
Niemcy	Kolumny dopasowane do formularza Meldeschein + dane rejestru (obiekt)
Austria	Kolumny dopasowane do Meldeamt (Gästemeldung) + dane rejestru (obiekt)
Francja	Kolumny dopasowane do fiche de police + dane rejestru (obiekt)
Belgia	Kolumny dopasowane do rejestru gości + dane rejestru (obiekt)
Hiszpania	Kolumny dopasowane do SES Hospedajes + dane rejestru (obiekt)
Portugalia	Kolumny dopasowane do SIBA + dane rejestru (obiekt)
Chorwacja	Kolumny dopasowane do eVisitor + dane rejestru (obiekt)
Słowenia	Kolumny dopasowane do eTurizem + dane rejestru (obiekt)
Węgry	Kolumny dopasowane do NTAK + dane rejestru (dane osobowe)
Bułgaria	Kolumny dopasowane do ESTI
Wszystkie pozostałe kraje	Rejestr ogólny — sprawdź wymagania swojego kraju

Nazwa pliku

Pobrany plik ma w nazwie rejestr i okres, np. cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: osoba, która go otrzymuje — księgowy, kontroler — od razu wie, co zawiera, bez otwierania.

Po wygenerowaniu otwiera się menu udostępniania urządzenia: możesz wysłać plik e-mailem, zapisać go lub przesłać do chmury.

Przechowywanie i RODODlaczego wniosek o usunięcie może zostać odrzucony

Rejestr gości współistnieje z prawem do usunięcia danych osobowych (RODO). Gdy oba wchodzą w konflikt, zwycięża obowiązek prawny: samo RODO przewiduje to w art. 17 ust. 3 lit. b, który wyłącza spod usunięcia dane, których przechowywania wymaga prawo krajowe.

Czechy: prawo nakazuje przechowywać rejestr gości przez 6 lat od zakończenia pobytu. Jeśli zażądasz usunięcia danych gościa na podstawie RODO, gdy nadal mieści się on w tym okresie, Vezpa odrzuci wniosek i pokaże powód: to nie usterka, lecz prawo, któremu podlega obiekt.

Po upływie okresu przechowywania usunięcie się powiedzie: gość pozostaje widoczny w rejestrze z zanonimizowanymi danymi (ikona prywatności), jako dowód, że pobyt miał miejsce, bez danych osobowych.

Dla krajów innych niż Czechy Vezpa nie dysponuje obecnie zweryfikowanym okresem przechowywania: sprawdź terminy określone przez lokalne przepisy Twojego obiektu.