Przewodnik po automatyzacjach e-mail

Skonfiguruj automatyczne e-maile na każdym etapie pobytu: przed przyjazdem, przy meldowaniu, opłata miejscowa, podziękowanie i wiele więcej

Spis treści

1. Czym jest automatyzacja e-mail 2. 6 szablonów 3. Wyzwalacze — kiedy wysyłany jest e-mail 4. Teksty wielojęzyczne 5. Pola scalania 6. Aktywacja 7. Uprawnienia, obiekty i limity

1. Czym jest automatyzacja e-mail Konfigurowalne automatyczne e-maile dla każdego obiektu

Automatyzacje e-mail umożliwiają wysyłanie automatycznych e-maili do gości (i do siebie) na różnych etapach pobytu, bez żadnych ręcznych działań. Każda automatyzacja jest wyzwalana przez wyzwalacz (zdarzenie lub moment w czasie) i wysyła tekst napisany przez Ciebie w języku gościa.

Do czego służą

  • Gość: otrzymuje przydatne informacje we właściwym momencie (instrukcje przyjazdu, kod dostępu, przypomnienie o podatku, podziękowanie).
  • Gospodarz: otrzymuje automatyczne powiadomienia, gdy gość ukończy zameldowanie online lub gdy wymagane są działania.

Zakres per pokój

Każda automatyzacja może być przypisana do określonych typów pokoi obiektu: możesz używać różnych tekstów dla różnych jednostek lub wyłączyć automatyzację dla pokoju w remoncie.

Automatyzacje nigdy nie zakłócają przepływu rezerwacji: jeśli wysyłka nie powiedzie się z powodu brakującego adresu e-mail lub tymczasowego błędu, rezerwacja pozostaje niezmieniona, a błąd jest rejestrowany w dzienniku wysyłek.

2. 6 szablonów Gotowe modele do natychmiastowej aktywacji

Vezpa automatycznie tworzy 6 wstępnie skonfigurowanych automatyzacji dla Twojego obiektu. Są tworzone z pustymi tekstami i wyłączonym przełącznikiem: napisz tekst w używanych językach i aktywuj. Przycisk "Użyj przykładowego tekstu" wstępnie wypełnia tekst startowy w każdym języku, który możesz swobodnie edytować.

Przed przyjazdem
2 dni przed meldowaniem
Przypomnienie z godzinami, wskazówkami dojazdu i praktycznymi informacjami o przyjeździe.
Regulamin / Kody dostępu
Po ukończeniu zameldowania online
Wysyła kod drzwi, Wi-Fi, regulamin i ostateczne instrukcje dostępu.
Powiadomienie gospodarza — dane gościa gotowe
Po ukończeniu zameldowania online
Powiadamia zarządcę, że gość ukończył rejestrację i dane są dostępne.
Przypomnienie o opłacie miejscowej
1 dzień przed wymeldowaniem
Przypomina gościowi o saldzie opłaty miejscowej, z kwotą i linkiem do płatności.
Podziękowanie / Prośba o recenzję
1 dzień po wymeldowaniu
Żegna gościa i zaprasza do zostawienia recenzji na Booking, Airbnb lub Google.
Przypomnienie o niezrealizowanej płatności
Przy nieudanej lub niezrealizowanej płatności
Informuje gościa, że płatność nie powiodła się i podaje link do ponownej próby.
Szablony obejmują najczęstsze przypadki użycia. Możesz również tworzyć niestandardowe automatyzacje przyciskiem "+" na liście automatyzacji, swobodnie wybierając wyzwalacze i teksty.

3. Wyzwalacze — kiedy wysyłany jest e-mail Czasowe lub zdarzeniowe

Każda automatyzacja ma wyzwalacz określający, kiedy e-mail jest wysyłany. Istnieją dwie rodziny wyzwalaczy:

Wyzwalacze czasowe

E-mail jest wysyłany na podstawie daty referencyjnej z konfigurowalnym przesunięciem w dniach, godzinach lub minutach, przed lub po:

  • Względem zameldowania — np. «2 dni przed zameldowaniem» (przed przyjazdem)
  • Względem wymeldowania — np. «1 dzień przed wymeldowaniem» (przypomnienie o podatku) lub «1 dzień po wymeldowaniu» (podziękowanie)
  • Względem rezerwacji — np. «1 godzina po rezerwacji» (spersonalizowane potwierdzenie)

Wyzwalacze czasowe są oceniane co 30 minut przez harmonogram. Czas jest obliczany w strefie czasowej obiektu.

Gdy odstęp jest podany w dniach, wybierasz też godzinę wysyłki w czasie lokalnym obiektu: na przykład w dniu wyjazdu o 10:00. Przy godzinach lub minutach godzina się nie pojawia, ponieważ liczenie zaczyna się od północy dnia odniesienia.

Wyzwalacze zdarzeniowe

E-mail jest wysyłany w momencie wystąpienia określonego zdarzenia w systemie:

  • Zameldowanie online ukończone — gość zakończył samoobsługową rejestrację
  • Płatność udana — płatność Stripe zakończyła się sukcesem
  • Płatność nieudana — próba płatności nie powiodła się
  • Anulowanie — rezerwacja została anulowana
Gwarantowana idempotencja: każdy e-mail jest wysyłany co najwyżej raz na rezerwację i wystąpienie, nawet przy wielu bliskich sweep'ach lub zduplikowanych zdarzeniach.
Brak uzupełnienia wstecznego: automatyzacje nie są wysyłane dla rezerwacji utworzonych przed aktywacją automatyzacji. Uwzględniane są tylko nowe rezerwacje (po aktywacji).

4. Teksty wielojęzyczne Jeden tekst na język Booking Engine

Dla każdej automatyzacji możesz napisać osobny tekst w każdym z aktywnych języków Booking Engine. Po wysłaniu e-maila system automatycznie wykrywa język gościa i wysyła odpowiadający tekst.

Jak działa wybór języka

  • Priorytet 1: język portalu użyty przez gościa do rezerwacji (np. jeśli używał Booking Engine po angielsku, otrzymuje e-mail po angielsku)
  • Priorytet 2: domyślny język podjednostki (skonfigurowany w sekcji Konfiguracja)
  • Fallback: włoski

Przykładowy tekst

Przycisk "Użyj przykładowego tekstu", dostępny dla każdego języka w kreatorze, wstępnie wypełnia tekst startowy z już wstawionymi polami scalania. Możesz go swobodnie edytować, zachowując potrzebne symbole zastępcze.

Nie jest obowiązkowe wypełnianie wszystkich języków. Jeśli tekst dla danego języka jest nieobecny, e-mail nie jest wysyłany do gości tego języka (brak pustej lub domyślnie włoskiej wysyłki).

5. Pola scalania Dynamiczne symbole zastępcze w tekście

Możesz wstawiać w tekście symbole zastępcze, które są automatycznie zastępowane rzeczywistymi danymi rezerwacji w momencie wysyłki. Symbole zastępcze używają składni pojedynczego nawiasu klamrowego: Nie musisz ich pamiętać: w kreatorze przycisk «Wstaw pole» wypisuje je razem z nazwą danych, które wstawiają.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Opis symboli zastępczych

  • {ospite_nome} — imię głównego gościa
  • {ospiti_num} — łączna liczba gości
  • {check_in} / {check_out} — daty sformatowane w języku e-maila
  • {notti} — liczba nocy pobytu
  • {camera_nome} — nazwa typu pokoju/jednostki
  • {struttura_nome} — nazwa obiektu
  • {indirizzo} — adres obiektu
  • {link_self_checkin} — bezpośredni link do zameldowania online gościa
  • {link_pagamento_tassa} — link do płatności opłaty miejscowej
  • {importo_tassa} — opłata miejscowa pozostała do zapłaty (saldo), w walucie obiektu
  • {importo_tassa_totale} — całkowita kwota opłaty miejscowej za pobyt
  • {saldo_residuo} — pozostałe saldo rezerwacji
  • {link_prenotazione} — link do strony podglądu rezerwacji
  • {whatsapp_struttura} — numer WhatsApp obiektu (jeśli skonfigurowany)
Nieznane symbole zastępcze (spoza tej listy) są pozostawiane w tekście dokładnie tak, jak napisano, bez błędów. Możesz pisać teksty jak «Wi-Fi: {klucz_wifi}» bez problemów — ale ten symbol zastępczy nie zostanie zastąpiony.
Nie używaj składni podwójnych nawiasów klamrowych (jak w szablonach webowych): teksty automatyzacji nie są szablonami Django, więc podwójne nawiasy klamrowe powodują błędy renderowania.
{importo_tassa} to opłata miejscowa pozostała do zapłaty (saldo), a nie całość, sformatowana w walucie i z separatorami obiektu. Dla kwoty całkowitej użyj {importo_tassa_totale}.

W rezerwacjach z portali z czatem (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) automatyzacja do gościa może dotrzeć w rozmowie na portalu zamiast e-mailem. Tekst z linkiem, np. {link_self_checkin}, najpierw próbuje prawdziwego e-maila gościa; jeśli go nie ma, trafia na czat, gdzie linki Vezpa (vezpa.it i twoja aktywna własna domena) zostają zawsze, na Airbnb i na Booking.com. Na Expedii i VRBO linki są usuwane.

Na Booking.com trzeba wykonać jeden krok, tylko raz, w extranecie: Obiekt → Preferencje wiadomości → Ustawienia bezpieczeństwa → „Dodaj link” → vezpa.it, a także swoją domenę, jeśli obiekt z niej korzysta (stamtąd zaczyna się link do check-inu). Dopóki tego nie zrobisz, gość dostaje tekst wiadomości, ale w miejscu linku widzi [Link was removed]: to Booking.com zastępuje linki, których nie zatwierdziłeś. Na Airbnb nie trzeba nic robić.

Wiadomość z linkiem nigdy nie wychodzi okrojona: jeśli jedyną drogą jest czat, który usunąłby link (Expedia, VRBO), wysyłka zostaje pominięta i zapisana w dzienniku wysyłek z powodem.

6. Aktywacja Przełącznik, pokoje i podgląd na żywo

Automatyzacja nie wysyła niczego, dopóki nie jest aktywowana. Aby ją aktywować:

  1. Otwórz automatyzację z listy w sekcji Automatyzacje aplikacji
  2. Napisz (lub wypełnij przykładowym tekstem) tekst w domyślnym języku obiektu — jest to wymagane do aktywacji
  3. Dodaj teksty w innych językach, które chcesz obsługiwać
  4. W sekcji Pokoje kreatora wybierz typy pokoi, do których ma być stosowana automatyzacja (domyślnie wszystkie są zaznaczone)
  5. Włącz przełącznik "Aktywuj automatyzację"
Podgląd na żywo w kreatorze pokazuje, jak będzie wyglądał e-mail z polami scalania zastąpionymi przykładowymi wartościami. Użyj podglądu, aby sprawdzić formatowanie przed aktywacją.

Dezaktywacja i edycja

Możesz dezaktywować automatyzację w dowolnym momencie, po prostu wyłączając przełącznik. Zmiany w tekście lub przypisanych pokojach są zapisywane natychmiast i stosowane do kolejnych e-maili w kolejce.

Pamiętaj: automatyzacje nigdy nie są wysyłane dla obiektów demonstracyjnych ani dla gości bez zarejestrowanego adresu e-mail.

7. Uprawnienia, obiekty i limity Kto może zmieniać, w którym obiekcie i z jakimi limitami

Wiele obiektów i tryb tylko do odczytu

Jeśli Twoje konto obsługuje więcej niż jeden obiekt, w Automatyzacjach każda karta na liście pokazuje pod podsumowaniem obiekt, do którego należy, a przy tworzeniu wybierasz obiekt z listy rozwijanej. Obiekt wybiera się tylko przy tworzeniu: przy edycji pozostaje zablokowany. Jeśli Twoja rola nie może konfigurować obiektu, strona pozostaje do wglądu, ale tylko do odczytu: bez przycisku +, bez przełączników, bez Zapisz.

Kto może zmieniać automatyzacje

Tworzenie, zmiana, włączanie i usuwanie automatyzacji wymaga uprawnienia do konfiguracji obiektu: mają je dyrektor i asystent. Rejestr wysyłek również jest zarezerwowany dla nich, ponieważ pokazuje adresy e-mail gości; obserwator i gospodyni nie mają do niego dostępu.

Podgląd i limity pól

Podgląd pokazuje tekst z przykładowymi danymi w Twoim języku, z datami bliskimi dzisiejszej i kwotami w walucie obiektu. Jeśli wpiszesz pole, które nie istnieje, pod podglądem pojawi się czerwone ostrzeżenie z listą nierozpoznanych pól: popraw je przed włączeniem. Uwaga: {importo_tassa} to opłata pozostała do zapłaty, a {importo_tassa_totale} to kwota całkowita. Pola liczbowe mają limit: maksymalnie 10 przypomnień, odstęp powtarzania maksymalnie 30 i przesunięcie maksymalnie 60; pole pozostawione puste wraca do ostatniej poprawnej wartości, zamiast zapisywać zero.

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli masz pytania dotyczące konfiguracji automatyzacji, otwórz zgłoszenie pomocy technicznej bezpośrednio z aplikacji Vezpa — nasz zespół odpowiada w najkrótszym możliwym czasie.