Beste PMS for hotell, pensjonat og leiligheter i Norge 2026

Paolo Vezzola

Grunnlegger · Vezpa PMS · Profil →

Driver du et lite hotell, et pensjonat, hytteutleie eller ferieleiligheter i Norge, må PMS-et (Property Management System) dekke mer enn kalender og Booking.com: gjesteregister etter utlendingsforskriften § 4-25, kassasystem med produkterklæring når du tar betalt med kort eller kontanter ved levering, MVA på 12, 15 og 25 % på riktig fakturalinje, SAF-T til regnskapet, EHF-faktura til offentlige kunder og, fra 2027, besøksbidrag i kommunene som innfører det. Her går vi gjennom kravene, gir deg en sjekkliste du kan bruke mot enhver leverandør, og viser ærlig hva Vezpa dekker i dag.

Hva er en PMS og hva bør den gjøre for deg

Property Management System er programvaren som håndterer den daglige driften av en overnattingsbedrift: bookinger, kalender, priser, gjester, fakturering, innsjekking og utsjekking. For et lite hotell eller pensjonat i Norge må PMS-en tilby minst:

• Oversiktlig bookingplanlegger: en kalender som viser med ett blikk hvilke rom som er ledige og opptatte
• Channel manager: automatisk synkronisering med Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda uten manuelle oppdateringer
• Bookingmotor: mulighet til å ta imot direkte bookinger fra eget nettsted uten provisjon
• Gjesteregistrering: digitalt register over hver gjest etter utlendingsforskriften § 4-25, helst utfylt av gjesten selv før ankomst
• Kassasystem: med produkterklæring etter kassasystemlova, eller integrasjon med et slikt system
• Betalinger: integrasjon med Nets, Vipps, DNB, Sparebank1, Stripe, betalingskort og Apple Pay / Google Pay
• EHF-faktura: elektronisk faktura i PEPPOL BIS 3.0-format for B2B og B2G
• MVA 12 / 15 / 25 %: riktig sats på hver linje, med frokost og servering skilt fra overnattingen

Mange PMS-systemer er sterke på ett av disse områdene og svakere på andre. Typisk er internasjonale leverandører gode på channel manager, mens norske krav som kassasystem med produkterklæring, SAF-T og EHF må sjekkes punkt for punkt. Sjekklisten lenger ned hjelper deg med det.

Særtrekk ved det norske markedet

Gjesteregister (utlendingsloven § 20 a og utlendingsforskriften § 4-25)

Overnattingssteder skal føre fortegnelse over alle som overnatter (utlendingsforskriften § 4-25). For alle gjester registreres navn, fødselsdato, yrke, bosted, statsborgerskap og ankomstdato, og barn under 18 år som reiser med dem. For gjester fra land utenfor Norden kommer type og nummer på reisedokumentet i tillegg. Gjesten skal selv fylle ut og undertegne et erklæringsskjema, politiet skal til enhver tid ha adgang til fortegnelsen, og på forespørsel skal overnattingsstedet utlevere listen over utenlandske gjester.

Norge har ingen sentral sanntidsrapportering av gjester til myndighetene, slik Italia, Slovenia eller Kroatia har: kravet er at registeret finnes og er tilgjengelig. Oppbevaring, sletting og sanksjoner går vi gjennom i guiden til gjesteregistrering på hotell.

Kassasystemlova og kassasystemforskrifta

Kassasystemlova (LOV-2015-06-19-58) og kassasystemforskrifta trådte i kraft 1. januar 2017. Det er leverandøren som sender Skatteetaten en produkterklæring om at systemet oppfyller kravene. Skatteetaten godkjenner ikke kassasystemer, men kontrollerer at reglene følges.

Etter bokføringsforskriften § 5-3-2 skal kontantsalg registreres i et kassasystem med produkterklæring, og kontantsalg omfatter også betaling med kort ved levering. Et hotell som tar betalt med kort i resepsjonen, trenger altså kassasystem. Salg på internett regnes ikke som kontantsalg, og det finnes unntak, blant annet for kontantsalg under 50 000 kr ekskl. MVA i året. Systemet skal kunne eksportere den elektroniske journalen i standardformatet Skattedirektoratet har fastsatt (SAF-T Cash Register).

Et PMS er ikke automatisk et kassasystem. Spør derfor alltid: har kasse-delen produkterklæring, eller må du ha en egen kasseløsning ved siden av?

SAF-T Financial

Bokføringspliktige skal kunne levere bokførte opplysninger i standardformatet SAF-T Financial for perioder fra 1. januar 2020 (bokføringsforskriften § 7-8). Virksomheter med under 5 millioner kroner i omsetning ekskl. MVA er unntatt fra plikten til å ha opplysningene elektronisk tilgjengelig (§ 7-7). Begge paragrafene er endret med virkning fra 1. januar 2027, så sjekk Skatteetaten før du legger dem til grunn. I praksis er det regnskapsprogrammet som lager SAF-T-filen; PMS-et må levere salgstallene dit på en ryddig måte.

MVA 12 %, 15 % og 25 %

Satsene for 2026 står på Skatteetatens satsside:

• 12 % for overnatting på hotell, pensjonat, hytte og ferieleilighet (og for persontransport og adgang til kino og idrettsarrangementer)
• 15 % for næringsmidler solgt uten servering, for eksempel fra minibar eller kiosk
• 25 % for servering, også frokost som inngår i romprisen, og for de fleste tilleggsytelser (parkering, vask, utleie av utstyr)

Det finnes ingen 6 %-sats i Norge. PMS-et må bruke riktig sats på hver fakturalinje, og frokosten må skilles ut fra romprisen, ellers blir MVA-oppgjøret feil. Mer om dette i guiden til MVA på overnatting.

Besøksbidrag (turistskatt): lov fra 1. juli 2026, innkreving tidligst fra 2027

Besøksbidragsloven (LOV-2025-06-20-104) trådte i kraft 1. juli 2026. Kommuner kan få godkjent et besøksbidrag på 3 % av vederlaget for overnatting ekskl. MVA; hver kommunes ordning må godkjennes av departementet, og innkrevingen kan tidligst starte i 2027. Den som selger overnattingen, krever inn bidraget og betaler det til kommunen.

For PMS-et betyr det en ny linje på fakturaen i kommunene som innfører ordningen. Spør leverandøren om dette støttes før 2027.

Hva koster Vezpa i Norge?

Vezpa har fast månedspris etter antall enheter, uten etableringskostnad og uten provisjon på bookinger fra portalene (OTA). På betalinger som kreves inn på nett gjennom Vezpa, er gebyret 0,5 %.

PMS, channel manager og bookingmotor er inkludert i alle planer. Alle detaljer står på prissiden. Når du sammenligner med andre leverandører, be alltid om totalpris for ditt antall enheter med alle modulene du trenger, og spør om provisjon per booking.

Sjekkliste: norske krav og hva Vezpa dekker i dag

Bruk tabellen som spørreliste når du snakker med leverandører. Siste kolonne viser hva Vezpa gjør i Norge per november 2026.

Mangler et av disse punktene, betyr det manuelt arbeid eller et ekstra system ved siden av. Det er ikke nødvendigvis et nei, men det bør være med i regnestykket.

Sammenligningskriterier for en liten eier

Hvis du driver et lite hotell, pensjonat eller leiligheter med 1-15 enheter i Norge, er disse seks kriteriene som virkelig teller ved valg av PMS:

1. Totalprisen på fakturaen, ikke startprisen. Be alltid om et tilbud med alle nødvendige moduler (channel manager, bookingmotor, gjesteregistrering, kassasystem, EHF) for ditt eksakte antall enheter.
2. Direkte integrasjon med Booking.com og Airbnb uten ekstra kostnader og provisjoner.
3. Gjesteregistrering der gjesten fyller ut selv før ankomst — ikke bare et skjema med felt i resepsjonen.
4. Kassasystem med produkterklæring etter kassasystemlova, eller direkte integrasjon med et slikt system.
5. EHF-faktura nativ via PEPPOL BIS 3.0 eller direkte integrasjon med norsk regnskapsprogram (Tripletex, Fiken, Visma, Poweroffice Go).
6. Kundestøtte på norsk: når problemer oppstår, vil du snakke med noen som forstår språket ditt og norsk lovverk.

Hva Vezpa gjør for norske overnattingssteder

Vezpa er et PMS for små og mellomstore overnattingssteder i Europa, på norsk, med priser i NOK og norske MVA-satser. Konkret:

• Digitalt gjesteregister med nettbasert innsjekk og eksport til PDF, Excel eller CSV når politiet ber om det
• Kasse, varekatalog og regning for bar, restaurant og butikk; kassasystem med norsk produkterklæring: vi jobber med det
• Channel manager med Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo og Agoda inkludert, uten provisjon på bookingene
• Stripe for nettbetalinger med kort, og kortbetaling i resepsjonen med Tap to Pay; Vipps: vi jobber med det
• Fakturaer med MVA (12 % på overnatting, egen sats per vare) sendt til gjesten på e-post; EHF-faktura via Peppol: vi jobber med det
• Gratis og ubegrenset support, alltid

Les også: hva programvaren for et lite hotell må kunne, programvare for pensjonat og gjestehus og channel manager for Airbnb og Booking.com.

Ofte stilte spørsmål

Fungerer Vezpa også for fjellhytter og gårdsovernatting?

Ja. Vezpa brukes av hoteller, pensjonater, B&B, hytteutleiere og ferieleiligheter, fra én enhet. Ved oppstart velger du oppsett: hotell eller B&B med romtyper, utleie av flere hytter eller leiligheter med egen styring per enhet, eller én enkelt enhet.

Kan jeg importere bookingene mine fra en annen PMS?

Import direkte fra andre PMS (Cloudbeds, Visbook, Smoobu, Hostaway, Mews): vi jobber med det. I dag kobler du til Booking.com eller Airbnb, og Vezpa importerer rommene med bilder automatisk, mens prisene setter du selv, og fra Airbnb kan du starte med grunnprisen i annonsen; bookingene fra kanalene kommer inn av seg selv.

Finnes det et minimum antall rom for å bruke Vezpa?

Nei. Vezpa fungerer fra én enhet. Smart koster 39 € per måned for opptil 8 rom eller 3 leiligheter, Smart+ 59 € (15 rom eller 5 leiligheter) og Pro 89 € (25 rom eller 8 leiligheter).

Overfører Vezpa data til Skatteetaten automatisk?

Ikke i dag. Kassasystem med norsk produkterklæring og eksport til norsk regnskap (Tripletex, Fiken, Visma): vi jobber med det. Vezpa lager allerede fakturaer med MVA og betalingskvittering etter hver kortbetaling.

Må et hotell ha kassasystem i Norge?

Ja, hvis du har kontantsalg. Bokføringsforskriften krever at kontantsalg, også betaling med kort ved levering, registreres i et kassasystem med produkterklæring etter kassasystemlova. Salg på internett regnes ikke som kontantsalg, og det finnes unntak, blant annet for kontantsalg under 50 000 kr ekskl. MVA i året.

Hva må gjesteregisteret inneholde i Norge?

Etter utlendingsforskriften § 4-25 registreres navn, fødselsdato, yrke, bosted, statsborgerskap og ankomstdato for alle gjester, og barn under 18 år som reiser med dem. For gjester fra land utenfor Norden kommer type og nummer på reisedokumentet i tillegg. Gjesten fyller selv ut og undertegner et erklæringsskjema, og politiet skal til enhver tid ha adgang til registeret.

Konklusjon

Valg av PMS i Norge avgjøres på fire punkter: korrekt gjesteregister etter utlendingsforskriften § 4-25, kassasystem med produkterklæring hvis du tar betalt med kort eller kontanter ved levering, EHF-faktura via Peppol og riktig MVA: 12 % på overnatting, 25 % på servering og 15 % på næringsmidler uten servering. Hvis ett av disse fire mangler, gjør du daglig manuelt arbeid som PMS-en nettopp skulle ha løst.

Hvis du velger PMS for første gang, start med en gratis prøveperiode, koble til Booking.com, legg inn noen reelle bookinger og se om prosessen flyter uten hindringer. Forskjellen mellom en god og en dårlig PMS blir først tydelig ved den andre og tredje bookingforespørselen, når rutinene begynner og du ikke lenger har tålmodighet til manuelt arbeid.

Merk: informasjon om konkurrerende produkter er basert på offentlig tilgjengelige kilder på publiseringstidspunktet; for kjøpsbeslutninger bør du alltid verifisere på leverandørens offisielle nettsted.