Handleiding kortingscodes

Een kortingscode is een woord, bijvoorbeeld CARSO26, dat u aan een bedrijf, een vriend of in een actie geeft. De gast typt het op uw boekingssite en ziet zijn prijs: hij boekt zelf, zonder OTA-commissie.

De pagina opent via «Tarieven» → «Kortingscodes». Iedereen die tarieven mag bewerken, kan haar gebruiken; de melding over een opgebruikte code gaat naar de Directeur.

1. Tik op «Nieuwe code».
2. Code: 3 tot 32 letters of cijfers. Hoofdletters en spaties maken niet uit: «carso 26» en «CARSO26» zijn dezelfde code.
3. Interne notitie: om te onthouden aan wie u hem gaf. De gast ziet die niet.
4. Kies de soort korting (hieronder).
5. Als u wilt, beperkt u de verblijfsdata, het minimaal aantal nachten en het aantal keren gebruik.
6. Tik op «Opslaan».

Met meerdere boekingssites in hetzelfde account hoort elke code bij één ervan en heeft hij zijn eigen telling.

• Percentage: bijvoorbeeld −15 % op de dagprijs. Het volgt het seizoen: als de prijs stijgt, stijgt ook de prijs met korting.
• Bedrag per nacht: bijvoorbeeld −100 per nacht voor elke kamer. Op 2 kamers voor 3 nachten is dat −600.
• Vaste prijs per nacht: bijvoorbeeld de tweepersoonskamer met ontbijt voor 900, het hele jaar. De prijs is all-in, personen inbegrepen, en u vult hem in voor elk paar kamertype + verzorging: waar u hem leeg laat, geldt de code niet.

De korting geldt voor de prijs van het verblijf: kamer, verzorging en personen. Toeristenbelasting, extra's en automatische kosten vallen erbuiten.

Bij percentage en bedrag kiest u voor welke kamertypes en welke verzorging de code geldt: «Alle», of alleen de geselecteerde. Op de site houden de andere kamers hun normale prijs.

Elke code kan onbeperkt worden gebruikt of een aantal keren, bijvoorbeeld 10. Elke boeking met de code gebruikt er één, ook met meerdere kamers.

Als het gebruik op nul komt, werkt de code niet meer en krijgt de directeur een melding. Als u erop tikt, opent deze pagina, waar de code als «Opgebruikt» staat.

1. Kies in het menu van de code «Vernieuwen».
2. Vul in hoeveel keer gebruik u toevoegt (leeg = onbeperkt).
3. De code is weer actief; de telling van het eerdere gebruik blijft.

Vanuit hetzelfde menu kunt u een code uitschakelen zonder hem te verwijderen, of hem verwijderen: boekingen die al gemaakt zijn, houden de code en de korting.

Het zoekformulier heeft een veld «Kortingscode», en de bevestigingspagina ook, met een knop «Toepassen», voor gasten die er pas bij de laatste stap aan denken. Met een geldige code tonen de kamers waarvoor hij geldt de prijs met korting, de normale prijs doorgestreept en de tekst «Code toegepast».

Als de code klopt maar voor andere kamers of verzorging geldt, leest de gast voor welke, bijvoorbeeld «Deze code geldt niet voor de gekozen accommodatie. Hij geldt voor: Suite.» Bij een verkeerde, opgebruikte of verlopen code leest de gast altijd hetzelfde bericht, «Ongeldige code», en ziet hij de normale prijzen: zo kan niemand achterhalen of een code bestaat en alleen op is. Na te veel verkeerde pogingen achter elkaar geldt elke code een paar minuten als ongeldig.

Als u de data, verzorging of kamer van een boeking met een code wijzigt, wordt de korting opnieuw berekend met de regels van de code voor de nieuwe nachten, zonder nog een keer gebruik. Nachten buiten de data van de code, of een uitgesloten verzorging, gaan terug naar de normale prijs.

Op de boekingskaart laat de regel «Code: CARSO26 (−136,00)» zien welke code is gebruikt en hoeveel die eraf haalde.

De korting is zichtbaar in de afrekening: factuur, e-factuur, bon en afdruk van de rekening tonen de kamer tegen de oorspronkelijke prijs met daaronder de regel «Korting code CARSO26» als negatief bedrag, tegen hetzelfde btw-tarief; het totaal is wat betaald is. Ook de bevestigingspagina op uw site en de pagina na de online betaling tonen de oorspronkelijke prijs en de korting.

Voordat u een wijziging bevestigt, toont het voorbeeld de prijzen al met korting en de regel «Kortingscode CARSO26, al in de prijzen» met de korting na de wijziging. Als de keuze de korting verliest (een ander kamertype of een uitgesloten verzorging), staat er in de regel «Code CARSO26 geldt niet voor deze keuze».