Hvordan administrerer jeg teamet i Vezpa?

Fra Overnattingssted > Team kan du invitere medarbeidere med 6 forskjellige roller: «Assistent», «Revenue Manager», «Wellnessmedarbeider», «Bruker», «Husøkonom» og «Observatør», hver med spesifikke rettigheter.

Guide for teamadministrasjon

Invitere et medlemOpprette kontoer for eiendommens personale

Bare kontoeieren — den som registrerte overnattingsstedet og står for kontrakt og betalinger — kan legge til eller fjerne teammedlemmer. Kontoen til medarbeideren oppretter du selv, og du velger selv brukernavn og passord: Vezpa sender ingen invitasjons-e-post.

Slik oppretter du en konto for en medarbeider

Oversikt → ⋮ → Konfigurasjon → Team
Nederst på siden Teamadministrasjon trykker du på Legg til bruker — knappen er der så lenge abonnementet har ledige plasser, og telleren øverst viser hvor mange du allerede har brukt
I vinduet Ny bruker skriver du Brukernavnet du vil gi medarbeideren: et fritt valgt påloggingsnavn på minst 3 tegn, forskjellig fra alle andre Vezpa-brukere. Det trengs ingen e-postadresse
Skriv det første Passordet — ikonet til høyre viser eller skjuler det. Det må bestå de vanlige sikkerhetskontrollene, så ingen for korte eller for vanlige passord
Velg språket medarbeideren skal bruke appen på og motta meldinger på: det står allerede på språket til overnattingsstedet
Trykk på Legg til: kontoen er klar med én gang og vises i teamlisten med rollen Bruker

Vezpa sender ingen e-post til medarbeideren. Brukernavn og passord er det du som har valgt, så det er du som gir dem videre slik du vil — personlig, i en melding, på telefon. Før medarbeideren har dem, kommer han eller hun ikke inn i appen.

Eiendom → Team → Legg til bruker → Overlever påloggingen → Enhetsbinding

Medarbeideren laster ned Vezpa-appen og logger inn med brukernavnet og passordet du har gitt. Ved første pålogging blir kontoen automatisk knyttet til enheten som brukes (enhetsbinding).

Rollen velges ikke her: hvert nytt medlem starter som Bruker. For å endre den åpner du Konfigurasjon → Roller og tillatelser (kun for lederen): derfra tildeler du Assistent, Revenue Manager, Wellnessmedarbeider, Bruker, Husøkonom eller Observatør, og forfremmer til Leder.

Hvis medarbeideren mister passordet, trenger du ikke lage kontoen på nytt: på siden Teamadministrasjon bruker du Endre passord på kortet hans, setter et nytt og gir det videre.

RollerSju tilgangsnivåer, ett for hver profil

Vezpa organiserer teamet i 7 roller. Fem jobber på appens standard dashbord, to har sitt eget. Gi hver medarbeider rollen som ligger nærmest det de faktisk gjør.

Rolle	Tilgang	Typisk brukstilfelle
Leder	Full og ubegrenset tilgang: priser og inntektsadministrasjon, OTA-konfigurasjon, teamadministrasjon, statistikk, adminpanel, eiendomsinnstillinger, Booking Engine.	Eier, hovedleder, eiendomsforvalter
Assistent	Full operativ tilgang: rom- og wellnessbestillinger, innsjekking/utsjekking, gjesteregistrering, tillegg og depositum, priser, innstillinger for overnattingsstedet, OTA og Booking Engine, skattedata. Administrerer verken team eller roller.	Assisterende leder, resepsjonsansvarlig
Revenue Manager	Priser og inntektsstrategi: ser og endrer priser og åpner RMS — hvis modulen er aktiv —, kalender og bestillinger i kun-les-modus. Rører ikke innstillinger, team, wellness eller skattedata; å angre RMS' automatiske handlinger blir hos lederen.	Ekstern revenue-konsulent, prisansvarlig
Wellnessmedarbeider	Spa og wellnesstjenester: oppretter og administrerer wellnessbestillinger og åpner wellnessdelen. Ser ikke rompriser, innstillinger eller team.	Spamedarbeider, kosmetolog, leder for wellnessavdelingen
Bruker	Grunnleggende arbeid med bestillinger, rom og wellness: opprette og redigere, innsjekking/utsjekking og tillegg. Ingen priser, innstillinger, team eller skattedata. Hvert nytt medlem starter med denne rollen.	Sesongmedarbeider, hjelp i resepsjonen
Husøkonom	Dedikert rengjøringgrensesnitt: romstatus (rengjort), romnotater, avdelingstavlen. Kan ikke se beløp, gjestedata eller bestillinger.	Rengjøringspersonale, rengjøringsleder
Observatør	Kun lesetilgang, begrenset utelukkende til tildelte rom. Ser filtrert kalender og bestillinger. Ingen tilgang til priser, OTA-er, team eller statistikk.	Leilighetseier i en gruppe, partner med delvis synlighet

Det kan være flere ledere. Enhver leder kan utnevne en ny under «Roller og tillatelser»; bare eieren av overnattingsstedet kan fjerne lederrollen, og minst én må alltid bli igjen. Å deaktivere eller slette en leder er fortsatt sperret til rollen er fjernet.

To familier av dashbord

Fem roller jobber på appens standard dashbord, hver med punktene rollen deres åpner:

Leder Assistent Revenue Manager Wellnessmedarbeider Bruker

Husøkonomen og observatøren har derimot et eget dashbord, laget kun for arbeidet deres:

Husøkonom Observatør

Husøkonomen har et fullstendig dedikert grensesnitt: ser kun romlisten med én status (rengjort), kan legge igjen notater og kommunisere med ledelsen på avdelingstavlen. Ser aldri beløp, priser eller personlige gjestedata.

Hver natt tilbakestiller systemet automatisk til må rengjøres de opptatte rommene og dem med avreise eller bytte, slik at husøkonomen alltid finner en oppdatert situasjon om morgenen.

Tillatelser etter rolleKomplett funksjonstabell

Funksjon	Leder	Assistent	Revenue Manager	Wellnessmedarbeider	Bruker	Husøkonom	Observatør
Dashboard (statistikk og sammendrag)	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Nei	Kun les*
Bestillingskalender	Ja	Ja	Kun les	Kun les	Ja	Nei	Kun les*
Avdelinger (liste over rombestillinger)	Ja	Ja	Kun les	Nei	Ja	Nei	Kun les*
Opprette / redigere rombestillinger	Ja	Ja	Nei	Nei	Ja	Nei	Nei
Innsjekking / Utsjekking og gjesteregistrering	Ja	Ja	Nei	Nei	Ja	Nei	Nei
Tillegg, depositum og betalinger	Ja	Ja	Nei	Nei	Ja	Nei	Nei
Wellnessbestillinger (opprette / redigere)	Ja	Ja	Nei	Ja	Ja	Nei	Nei
Wellness- / spadelen	Ja	Ja	Nei	Ja	Nei	Nei	Nei
Priser	Ja	Ja	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei
RMS — Revenue Management (åpne og konfigurere)	Ja	Ja	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei
Angre RMS' automatiske handlinger	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei
OTA / Channel Manager	Ja	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei
Booking Engine (innstillinger)	Ja	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei
Innstillinger for overnattingsstedet	Ja	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei
Skattedata og turistskatt	Ja	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei
Romrengjøringsstatus	Ja	Ja	Kun les	Kun les	Ja	Ja	Nei
Avdelingstavle	Ja	Ja	Nei	Nei	Ja	Ja	Nei
Roller og tillatelser	Ja	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei
Teamadministrasjon (Team)	Kun eieren	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei	Nei
Endre eget passord	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja

* Observatøren ser kalenderen i kun-les-modus og begrenset til kun rommene tildelt av lederen.

Tillatelser håndheves på serversiden: selv om et medlem prøvde å få tilgang til en uautorisert funksjon, ville backend blokkere forespørselen. Sikkerhet avhenger ikke bare av grensesnittet.

EnhetsadministrasjonEn konto, en enhet — garantert sikkerhet

For å beskytte eiendomsdata bruker Vezpa enhetsbinding: hver teamkonto er bundet til en enkelt enhet ved første innlogging. Dette forhindrer bruk av samme konto på flere enheter og beskytter mot uautorisert tilgang.

Slik fungerer enhetsbinding

Ved første innlogging registrerer appen en unik enhetsidentifikator (UUID) og binder den til kontoen
Fra det øyeblikket fungerer kontoen utelukkende på den enheten
Ethvert innloggingsforsøk fra en annen enhet blokkeres med en feilmelding

Situasjon	Hva du gjør
Medlem byttet telefon eller nettbrett	Lederen må utføre en enhetstilbakestilling fra siden Roller og tillatelser
Medlem kan ikke logge inn	Sjekk at enheten er den bundne. Utfør en tilbakestilling ved behov
Medlem installerte appen på nytt	Hvis samme enhet, fungerer innlogging normalt. Hvis annen, er tilbakestilling nødvendig
Lederen får tilgang fra flere enheter	Ingen handling nødvendig: lederen er fritatt fra enhetsbinding

Slik utfører du en tilbakestilling

Gå til Konfigurasjon > Roller og tillatelser
Velg medlemmet som trenger tilbakestilling
Trykk på knappen Tilbakestill enhet
Medlemmet kan logge inn fra den nye enheten — binding skjer automatisk ved neste innlogging

En tilgang lukkes ved å deaktivere eller slette kontoen: «Roller og tillatelser» → «Deaktiver bruker» / «Slett bruker».

Lederen (eieren) er fritatt fra enhetsbinding og kan fritt få tilgang fra enhver enhet: telefon, nettbrett, stasjonær datamaskin.

KontosikkerhetGlemt passord, gjenopprettingskode og mistet authenticator

Hvis du mister tilgangen til kontoen din — glemt passord eller authenticator-appen ikke lenger tilgjengelig — kan du gjenopprette den selv, uten å kontakte support.

Glemt passord

Hvis du ikke husker passordet, kan du tilbakestille det selv direkte fra påloggingsskjermen.

Trykk på Glemt passord? på påloggingsskjermen
Skriv inn e-posten eller brukernavnet til kontoen din og bekreft
Sjekk e-posten din — hvis adressen er registrert, får du en lenke for å tilbakestille passordet
Åpne lenken og angi det nye passordet

Av sikkerhetsgrunner er meldingen som vises alltid den samme, uansett om adressen er registrert eller ikke: ingen kan finne ut om en e-post er knyttet til en Vezpa-konto.

Gjenopprettingskode

Når du aktiverer topartsverifisering (2FA), viser appen deg en personlig gjenopprettingskode: oppbevar den på et trygt sted. Du kan bruke den i stedet for koden fra authenticator-appen hver gang du logger inn, hvis du ikke har telefonen med authenticatoren for hånden.

Gjenopprettingskoden er unik: det finnes alltid bare én aktiv per konto
Hver gang du bruker den for å logge inn, erstatter systemet den automatisk med en ny — lagre straks den nye koden som vises
En ny kode genereres og vises også hver gang du konfigurerer topartsverifisering på nytt (for eksempel etter «Jeg har mistet authenticatoren min»)
Hvis du mister både koden og authenticatoren, bruk «Jeg har mistet authenticatoren min» ved pålogging for å tilbakestille topartsverifisering via e-post

Gjenopprettingskoden gir tilgang til kontoen din på samme måte som passordet: behandle den med samme fortrolighet og ikke del den med noen.

Mistet authenticator

Hvis du har mistet både tilgangen til authenticator-appen og gjenopprettingskoden, kan du deaktivere topartsverifisering via e-post.

Trykk på Jeg har mistet authenticatoren min på kodeverifiseringsskjermen
Bekreft påloggingsdetaljene dine (brukernavn og passord)
Sjekk e-posten din og åpne lenken du mottok
Topartsverifisering deaktiveres: neste gang du logger inn, blir du bedt om å konfigurere den på nytt

Også denne prosessen krever riktig passord: ingen kan deaktivere topartsverifiseringen din uten også å kjenne kontopassordet.

ObservatørromSynlighet begrenset til tildelte rom

Når du oppretter en bruker med Observatør-rollen, må du angi nøyaktig hvilke rom de kan se. Denne mekanismen er essensiell for eiendommer med flere eiere eller for å gi delvis tilgang til eksterne samarbeidspartnere.

Slik tildeler du rom

Opprett det nye medlemmet med Observatør-rollen fra Team-seksjonen
I konfigurasjonsskjermen velger du ett eller flere rom å tildele fra den fullstendige romlisten
Bekreft valget — observatøren vil utelukkende se bestillinger og kalender for de valgte rommene

Hva observatøren ser

Kalender — kun radene for tildelte rom; alle andre rader er fullstendig skjult
Bestillinger — kun bestillinger som inkluderer minst ett tildelt rom, med relaterte detaljer
Dashboard — ikke tilgjengelig, reservert for leder og assistent
Priser, OTA, team, statistikk — fullstendig skjult, ikke i menyen

Brukstilfelle: leilighetsforvaltere

I en eiendom som forvalter leiligheter fra forskjellige eiere, kan hver eier motta en observatørkonto med synlighet begrenset til sin egen leilighet. På denne måten:

Hver eier ser kun sin egen leilighets bestillinger
Har ikke tilgang til data, priser eller bestillinger for andre leiligheter
Kan overvåke belegg og datoer uten å kunne endre noe

Åpenhet uten risiko: observatøren kan på egen hånd sjekke bestillingene for sin egen leilighet, noe som reduserer antallet informasjonsforespørsler til ledelsen og øker tilliten til tjenesten.

Hvis du ikke tildeler noen rom til observatøren, vil de se en tom skjerm. Forsikre deg at du velger minst ett rom under kontoopprettelse.

Hvem styrer tilgangeneEier, leder og tilbakekalling av tilgang

De to sidene som styrer tilgangene har ulike mottakere, og i appen vises de bare for dem som faktisk kan bruke dem.

Side	Hvem ser den	Hva den tillater
Team	Kun kontoeieren	Legge til og fjerne medlemmer, tilbakestille passordet til et medlem, låse opp enheten, endre språket til et medlem
Roller og tillatelser	Kun lederen	Tildele rollen, aktivere eller deaktivere en konto, velge enhetene observatøren ser

Assistenten ser ikke lenger disse to punktene på Eiendom-siden: før åpnet han dem og fikk bare avvisningsmeldinger, fordi serveren alltid har forbeholdt dem eieren og lederen.

Fjerne en medarbeider som jobber på flere eiendommer

Hvis en medarbeider har tilgang til flere eiendommer, vil det å fjerne vedkommende fra én ikke slette kontoen: han eller hun mister bare tilgangen til eiendommen du fjerner vedkommende fra, og fortsetter å jobbe som normalt på de andre. Appen bekrefter det med en egen melding.

Medarbeider som finnes kun i denne eiendommen → kontoen slettes, som før
Medarbeider som finnes også i andre eiendommer → kun tilgangen til denne eiendommen tilbakekalles
Det samme gjelder deaktivering fra «Roller og tillatelser»: den slår ikke av kontoen i de andre eiendommene

En leder kan ikke fjernes fra teamet: for å ta vedkommende bort må rollen først nedgraderes fra «Roller og tillatelser». Kontoeieren kan ikke fjernes i noe tilfelle.

Endre ditt eget passord

Passordet er en personlig opplysning: alle roller — også husøkonom og observatør — endrer sitt eget fra kontomenyen øverst til høyre på sin egen skjerm, uten å gå via ledelsen. Eieren kan uansett tilbakestille passordet til et medlem fra Team-siden, for eksempel hvis medarbeideren blir stengt ute av appen.

Dashbordene til husøkonom og observatør

Den som har rollen husøkonom eller observatør jobber i en egen skjerm. Linjen øverst gir nå de samme mulighetene som de andre dashbordene:

«?» — åpner den trinnvise guiden for skjermen på nytt, når du vil
Tema — bytt mellom lyst og mørkt
Språk — endre språket i appen, uavhengig av eiendommens land; det gjelder også varslene og e-postene Vezpa sender deg
Kontomeny — endring av eget passord og utlogging; utloggingen tar deg tilbake til innloggingsskjermen

Husøkonomen ser listen over rom for den valgte dagen, og feltene i sammendraget fungerer som filter; observatøren har tre faner kun til lesing (bestillinger, statistikk, kalender) begrenset til enhetene som er tildelt vedkommende.