Veiledning for Gjesteregister

Gjesteregisteret viser personene som er registrert hos overnattingsstedet ditt. Før du ser resultater, fortell Vezpa hvilken tidsperiode du vil se.

Hvor du finner Registeret

Slik stiller du inn datoene

1. Oversikt → ⋮ → Konfigurasjon → Skatt & juridisk samsvar
2. Trykk på knappen Gjesteregister: siden med periodevelgeren åpnes.
3. Trykk på Startdato, deretter Sluttdato, for å velge første og siste dag i perioden du vil se.
4. Trykk Last inn for å hente gjester med et opphold, også delvis, i den angitte perioden.

Etter å ha trykket Last inn, viser listen hver gjest med et opphold i den valgte perioden: for- og etternavn, ankomst- og avreisedato, nasjonalitet og overnattingsenhet.

Rader å sjekke før eksport

Hva det eksporterte registeret inneholder

Listen på skjermen er ment for en rask oversikt. Registeret du eksporterer (se neste avsnitt) inneholder derimot alle opplysningene overnattingsstedet ditt har registrert om hver gjest: etternavn, fornavn, fødselsdato, nasjonalitet, dokumenttype og -nummer, ankomstdato, avreisedato, overnattingsenhet — de nøyaktige kolonnene avhenger av registeret du velger.

Når listen er lastet inn, trykk på Eksporter. Et ark åpnes som viser perioden du er i ferd med å eksportere — alltid den du nettopp lastet inn, selv om du allerede har endret datoene ovenfor — og spør om to ting: hvilket register og hvilket format.

Tre formater, tre ulike bruksområder

Hvilket register velge

Registrene som tilbys avhenger av landet til overnattingsstedet ditt. Det finnes alltid minst to alternativer: et generisk register og en oversikt over oppholdsavgift beregnet på melding til kommunen. Noen land har i tillegg et eget register, med kolonner tilpasset systemet landet allerede bruker. Der vi har dokumentert avgiften i landet ditt, kaller oversikten den ved det lokale navnet — for eksempel poplatek z pobytu i Tsjekkia, taxe de séjour i Frankrike, Kurtaxe / Übernachtungsteuer i Tyskland; i de øvrige landene beholdes den generiske oversikten. Uansett fastsettes beløp, fritak og frister av den lokale myndigheten: oversikten stiller opp dataene dine, den anvender ikke reglene i kommunen din.

Filnavnet

Den nedlastede filen har register og periode i navnet, f.eks. cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: den som mottar den — en regnskapsfører, en inspektør — vet umiddelbart hva den inneholder uten å åpne den.

Gjesteregisteret eksisterer side om side med retten til sletting av personopplysninger (GDPR). Når de to er i konflikt, vinner den lovpålagte plikten: GDPR selv fastsetter dette i art. 17 nr. 3 bokstav b, som unntar fra sletting data som en nasjonal lov krever oppbevart.

Når oppbevaringsperioden er over, lykkes slettingen: gjesten forblir synlig i registeret med anonymiserte data (personvernikon), som bevis på at oppholdet fant sted, uten personopplysningene.